最終更新日10月 4, 2024

6210 Procedure 1 Purchase / Payment

• ダウンロード 6210 購入／支払手続き

I.業者の選定

1. Quote and Bid Requirements
   • $5,000以上の単品購入の場合、最低2通の見積書が必要となります。
   • 取引総額が$10,000以上の場合（単品価格に関わらず）、購入前に2つの見積書が必要となります。取引総額が$10,000以上の場合、購入前にLinqへの入力が必要となります。
   • $5,000以上の単品購入には、最低2つの見積書が必要であり、承認のためにLinqに入力する必要があります。必要であればビジネスサービスがサポートします。(ただし、Child Nutrition Departmentは$10,000以上の見積書を取得する必要があります)。
   • $50,000を超える新規の単品購入には、3件の見積書と理事会の承認が必要である。予算手続き中に理事会により承認された$50,000を超える品目は、追加の購入承認を必要としない。見積もりと承認は、購入または契約書に署名する前に文書化されなければならない。必要であれば、ビジネスサービスが見積もりの取得を支援する。見積書は、承認のためにLinqに入力されなければならない。
   • $80,000を超える購入には、封印入札／RFPが必要であり、これはビジネスサービスにより処理され、理事会の承認を得なければならない。
   •  州の購買規約および規則に従い、購買方針や購買手順を破るために購買を人為的に分割してはならない。
   • 契約が必要な購入についてはパートIVを参照のこと。
2. Vendor Selection/Award
   • Utah State Procurement Code requires lowest bid from qualified/preselected vendors unless use of a higher priced vendor is justified. Exceptions to procurement code must be approved by Business Services.
   • “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the District as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
   • 地区は、追加入札なしで、すべてのレベルの業者選定に州との契約を使用することができます。連邦児童栄養基準は、州との契約状況に関わらず、追加入札を義務付けている。
   • プロボ市学区のために物資やサービスを購入する職員は、業者や供給業者にいかなる支払いや個人的な利益を求めたり、受け取ったりすることはできません。
   • 単独調達の正当化が認められることはまれであり、地区購買の承認を得るために書面にて要請しなければならない。単独調達正当化書式6210 F4に記入しなければならない。
   • Provo City School District Child Nutrition Program 用の購入品は、Buy American Provision Requirements（バイ・アメリカン条項要件）に準拠する必要があります。以下を参照してください。
     • 1998年のWilliam F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act (Public Law 105-336)の第104条(d)では、NSLA (42 USC 1760(n))に第12条(n)の規定が追加され、学校給食当局(SFA)は、実行可能な最大限の範囲で、国産の商品または製品を購入することが義務づけられた。NSLA第12条(n)では、「国産商品または製品」を米国内で生産された農産物、および米国内で生産された農産物を実質的に使用して米国内で加工された食品と定義している。従って、最終加工製品の51%以上（重量または体積）が、国内で生産された農産物で構成されていなければならない。従って、未加工の食品については、農産物は国産でなければならず、加工食品については、重量または体積で51%以上の国産品で構成される国産農産物食品成分を使用して国内で加工されなければならない。加工食品は、国産農産物を使用した加工食品であること。「食品成分」とは、弁済可能な食事を構成する食品群の一つをいう。食品成分とは、肉類／代替肉類、穀類、野菜、果物、流動食乳である。加工製品は、重量または体積で、その製品の食品成分の51%以上が米国産でなければならない。バイ・アメリカン条項（7 CFR 210.21(d)）は、学校給食プログラムで提供される市販の食品を購入する際に、SFAが遵守しなければならない調達基準の一つである。
     • For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception. Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are: 1) The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or 2) Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.
     • バイ・アメリカン条項は、地元企業や小規模企業を支援するものである。地元産の食品を使用することは、地元農家を支援し、学校給食プログラムの子供たちに健康的な選択肢を提供すると同時に、地元経済を支えることになる。バイ・アメリカン条項の遵守を義務付けることは、連邦規則（2 CFR 200.321）で義務付けられているように、地元企業、または小規模、マイノリティ、女性が経営する企業と協力するSFAを支援することにもなる。可能な限り、小規模企業、マイノリティ企業、女性が経営する企業が利用されるよう、積極的な手段を講じなければならない。アファーマティブ・ステップには以下が含まれる：1) 適格な小規模企業、マイノリティ企業、および女性所有企業を募集リストに掲載すること 2) 小規模企業、マイノリティ企業、および女性所有企業が潜在的な供給源である場合には、必ず募集をかけること 3) 小規模企業局（Small Business Administration）や商務省少数民族事業開発局（Minority Business Development Agency）などの組織のサービスや支援を適宜利用すること。
3. 利益相反
   • 利益相反の可能性がある場合、すべての業者選定はビジネスサービスを通じて行われ、利益相反フォーム6210 F5を提出しなければならない。
4. Budget Considerations
   • 購入の承認は、利用可能な予算に基づいて行われる。利用可能な予算を超える購入は依頼者に返却される。
5. Placing Orders
   • 入札提案および／または承認が必要なものは以下の通り：
     • 購入リクエスト - ($からAlioに送信可能)
     • 購買カード(P-cards) - ポリシー/手続き 6215 を参照のこと。
6. Debarment
   • The Procurement Official may either debar a person for cause from consideration for award of contracts for up to three years or suspend a person from consideration for award of contracts if there is cause to believe that the person has engaged in any activity that might lead to debarment. A suspension may not be for more than three months unless an indictment has been issued for an offense which would cause debarment.
     • Causes for debarment include:
       • conviction of a criminal offense as an incident to obtaining or attempting to obtain a public or private contract or subcontract or in the performance of a public or private contract or subcontract
       • conviction under state or federal statutes of embezzlement, theft, forgery, bribery, falsification or destruction of records, receiving stolen property, or any other offense indicating a lack of business integrity or business honesty which currently, seriously, and directly affects responsibility as a contractor for the district
       • conviction under state or federal antitrust statutes
       • failure without good cause to perform in accordance with the terms of the contract
       • a violation of the Procurement Code or the District’s procurement policies
       • any other cause that the Procurement Official determines to be so serious and compelling as to affect responsibility as a contractor for the district, including debarment by another governmental entity
   • The district may consider any cause for debarment as a basis for determining that a person responding to a solicitation is not responsible independent of any effort or proceeding to debar or suspend the person and even if the district does not choose to seek debarment or suspension.
   • Bids, offers, or other submissions received from any person that is suspended, debarred, or otherwise ineligible as of the due date for receipt of bids, proposals, or other submissions shall be rejected by the district.
   • A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the District may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.
7.  Preferences
   • The District shall, for all procurements, give a reciprocal preference to those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in Utah (“Utah items”) over those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in any state that gives or requires a preference to procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in that state (“out of state preferred items”). The amount of reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the other state for that particular procurement item. In order to receive a reciprocal preference under this section, the bidder must certify on the bid that the procurement items offered are Utah items. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
   • If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the district shall (1) notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and (2) make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice. The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
   • This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
   • A “resident contractor” is a person, partnership, corporation, or other business entity that either has its principal place of business in Utah or that employs workers who are residents of this state when available; and also was transacting business on the date when bids for the public contract were first solicited.
   • When awarding contracts for construction, the district shall grant a resident contractor a reciprocal preference over a nonresident contractor from any state that gives or requires a preference to contractors from that state. The amount of the reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the nonresident contractor’s state. To receive the reciprocal preference under this section, the bidder shall certify on the bid that the bidder qualifies as a resident contractor. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
   • If the responsible contractor submitting the lowest responsive bid is a nonresident contractor and has a principal place of business in a state giving or requiring a preference to contractors from that state, and if a responsible resident contractor has also submitted a responsive bid, and, with the benefit of the reciprocal preference, the resident contractor’s bid is equal to or less than the original lowest bid, the District shall notify the resident contractor that the resident contractor qualifies as a preferred resident contractor and issue the contract to the resident contractor if that contractor agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after notice of preferred resident contractor status. The district notice shall include the exact price submitted by the lowest bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the construction until 72 hours have elapsed after notice to the preferred resident contractor. If there is more than one preferred resident contractor, the district shall award the contract to the willing preferred resident contractor who was the lowest preferred resident contractor originally. If there were two or more equally low preferred resident contractors, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
   • This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
   • Neither the Utah products preference nor the Utah resident contractor preference apply to the extent that they conflict with federal requirements relating to a procurement that involves the expenditure of federal assistance, federal contract funds, or federal financial participation funds.

II. Request for Proposals (RFP), Request for Information (RFI), Request for Statement of Qualifications (RFQ)

1. Supplemental procurement processes can be used to assist with the standard procurement process. Within the district policy, the RFP, RFI or RFQ is generally used when the purchase amount of an item or project is over $80,000. Personal Services are not subject to these provisions, but can be used to select new providers.
2. District personnel will provide Business Services with information and specifications regarding any request submitted. Each specification shall be drafted with the objective of clearly describing the district’s requirements and encouraging competition and shall emphasize the functional or performance criteria necessary to meet the district’s needs.
3. A person with a conflict of interest, or who anticipates responding to the proposal, may not participate in writing specifications or be employed by any organization submitting a response to the solicitation.
4. The Utah state bid site will be used to post, gather and review information submitted by potential vendors. Postings shall also be included on the district’s main website. Postings shall be available for at least seven (7) days before the day of the deadline for submitting a response.
5. The district may provide individual notice to potential vendors after public posting has commenced.
6. The district may cancel a solicitation or reject bids and proposals, in whole or in part, if it is in the best interest of the district to do so. The reasons for cancellation or rejection shall be made part of the contract file and shall be available for public inspection. Following cancellation, the district shall either resolicit responses or withdraw the requisition for the procurement item.
7. The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the istrict to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
8. A solicitation may be canceled after opening the responses but before award when the district makes a written determination that one of the following circumstances exist:
   •  The scope of work or other requirements contained in the solicitation documents were not met by any person and all solicitation responses have been determined to be either nonresponsive or not responsible
   • An infraction of code, rule or policy has occurred
   • Inadequate, erroneous, or ambiguous specifications or requirements were cited in the solicitation
   • The specifications in the solicitation have been or must be revised
   • The procurement item being solicited is no longer required
   • The solicitation did not provide for consideration of all factors of cost to the district, such as cost of transportation, warranties, service and maintenance
   • Solicitation responses received show that the needs to the district can be satisfied by a less expensive procurement item differing from that in the solicitation
   • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable process, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
   • Other reasons specified in state code (Title 63G, Chapter 6a, Utah Procurement Code) or administrative rule
   • Other circumstances deemed to constitute reasonable cause by the Procurement official
   • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item
9. The district may allow correction of an immaterial error in a responsive solicitation, including missing signatures, acknowledgements of addendums, missing copies of professional licenses, typographical errors, error resulting from an inaccuracy in the solicitation, and other immaterial errors. The district shall require the corrections to be made in writing and shall establish a deadline for making the correction.
10. The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information
11. Best and final offers are only allowable in the RFP process.
12. A request for information may seek a wide range of information, including availability, schedules, standards and practices, specifications, training, new technologies, capabilities of providers, and alternate solutions. An RFI is not a procurement process and may not be used to negotiate fees, enter into a contract or determine the allowability of procurement.
    • Information submitted with an RFI is considered “protected” information under the Utah Government Records Access and Management Act. Potential responders must provide a written claim of business confidentiality and a concise statement of reasons supporting the claim.

III. Purchase / Payment Approvals

すべての購入/支払いには、地区職員2名の承認が必要です。ベンダーへの請求書はすべてLinqに入力する必要があります。

1. Less than $5,000 for a single item and total transaction does not exceed $9,999
   • 入札は不要。(児童栄養は$3,500を超える場合、2つの見積もりを取る必要がある）。
2. Single item purchases equal to or above $5,000 or a total transaction of equal to or above $10,000
3. Two written quotes are required. Requisitions must be entered into Linq for approval. Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).$50,000+
   • 新規単品購入またはプロジェクト
   • 予算手続き中に承認を得た場合を除き、承認を得るために教育委員会に提出しなければならない。
   • 適切な校長、理事、地区審議会委員、または教育長、あるいはその代理の署名。
   • 事業管理者の事前の署名。
   • 監督官の事前の署名。
   • 単品購入または$50,000を超えるプロジェクトには、最低3件の見積書が必要であり、理事会の承認後にLinqに入力しなければならない。ビジネスサービスは必要に応じて入札の取得を支援する。
   • 単品購入または$80,000を超えるプロジェクトは、封印入札/RFPを必要とし、これはビジネスサービスにより処理されなければならない。
4. Building Additions, Improvements, and Modifications
   • 資本設備委員会の事前承認
   • 総費用が$50,000を超えるすべてのプロジェクトについて、理事会の事前承認を得ること。
   • 購買方針や手続きに反するために、プロジェクトを人為的に分割してはならない。
5. See Construction Procurement Policy 6212.Approval Thresholds
   • $20,000を超える請求には、教育長と事業管理者の承認が必要である。
   • $50,000を超える単品の要請には理事会の承認が必要である。

IV. Purchase Requisitions and Purchase Orders

1. Select a Vendor (See Section I)
   • ベンダーがLinqに登録していない場合は、W-9をDistrict Business Servicesに提出し、Linqに登録する必要があります。
2. Placing an order
   • 請求書はLinqに入力すること。必要な入札書は購入書類と一緒に保管し、発注書作成時にアーカイブにスキャンする必要があります。
   • 学校/部署のスタッフが発注書を業者に提出する。
3. Receiving Purchase Orders
   • レシーバーはそうする：
     • 配達された荷物や箱を開ける。
     • 内容物が正しい数量であるか、破損していないか、出荷された品物が正しいかどうかを確認する。
     • 不足品、過剰品、間違った品目、または破損品についてベンダーに通知すること。
     • Linqで発注書を受け取る。
     • 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、請求書に必要な情報（発注書、受領日、ベンダー番号）を記入する。
     • 請求書をスキャンし、Linq ArchiveのUnfiledフォルダにドロップする。
     • 学校の当座預金口座で支払いが行われない限り、買掛金が請求書の支払い手続きを行います。

V. Contracts

1. Contacts
   • 購入の目的が、契約書、リース契約書、またはその他の法的拘束力のある契約書の締結を必要とする場合、契約書のコピーは、補遺を含め、事業管理者の署名を受けなければならない。
   • すべてのソフトウェア契約には、ベンダーが署名した秘密保持契約を契約の一部として添付しなければならない（6210 F10参照）。

個人サービス／コンサルタント契約についてはポリシー6220を参照のこと。

VI. Change Order

コストを増加させる発注書または契約の変更は、契約の変更、追加物品の納入または検収、または追加作業の開始前に、ビジネスサービスにより承認され、処理されなければならない。

VII. District Payment Methods

1. 買掛金
   • 学校または地区の買掛金支払いは、請求書のある購入の優先支払方法です。
   • 買掛金は、地区の発注品目と請求金額をすべて支払う。
   • 地区発注に関連して受領したすべての請求書；
     • Linqで商品を確認し、受け取る。
     • 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、必要事項を記入する。
     • 請求書と入札書類をスキャンし、Linq ArchiveのUnfiledフォルダに添付する。
     • 買掛金が請求書の支払いを処理します。
   • 毎週のチェックは水曜日に行われます。金曜日までに受領した請求書は翌週に処理されます。
   • 従業員払い戻し
     • すべての従業員の経費精算は、経費精算の事前承認を文書化しなければならない。請求書はLinqに入力され、適切な承認を受け、通常の小切手と一緒に支払われなければならない。支払いは、給与支払いに使用される従業員の主要口座に入金される。
2. Purchase Cards (US Bank p-cards) (see 6211 P1)
3. Change boxes
   • 地区チェンジボックス
     • The change box is available in the district cashier’s office and is to be used for book fair start-up funds and other school needs. Elementary schools must obtain start-up funds from Business Services.
     • 釣銭箱は安全な場所に保管すること。
     • 従業員の経費精算は、買掛金を通じて行わなければならない。
   • 中学校の小銭入れ
     • 小口現金は、セカンダリースクールのメインオフィスが雑費として保管することができ、以下の事項を遵守しなければならない：
       • 小口現金の資金および金額はすべて、ビジネス・サービスの承認を受けなければならない。
       • 小銭入れには、現在の活動に必要な金額以上のお金を入れてはならない。
       • 提供されたサービスに対する金銭の受領や購入に使用してはならない。
       • Shall be accounted for on an intrest basis with a monthly reconciliation.
       • 安全な場所に保管すること。
       • 釣銭箱をチェックアウトする従業員は、現金の期首金額を確認し、返却時に照合書を提出すること。期首の合計額を超える金額は、適切な口座に預け入れ、元の合計額を金庫に戻さなければならない。

VIII. School Account Payments

• 学校の募金活動や生徒からの手数料等から受け取った資金は、すべて認可された学校の当座預金口座に入金される。
• 学校は、学校の当座預金口座を1つだけ開設することが認められており、経営管理者が口座の署名人として設定されていなければならない。
• 学校の当座預金口座から引き落とされる学校デビットカードを発行することができる。学校デビットカードは、地区の購買手続きと方針に従う。
• 当校は、他の当座預金口座、チャージ口座、財務口座を開設することはできません。
• 学校の当座預金口座は、学校会計予算に計上される学校の購入品の支払いにのみ使用される。地区の支払いと業者の選定手続きに従わなければなりません。
• 購入には事前承認が必要。
• 請求書はLinqに入力し、承認と支払いを行うことができます。

IX. Employee Payments

1. Employee Compensation – All employee compensation of a cash basis must be processed through the payroll system. Gift cards given for additional work or recognition, regardless of amount, will be taxed through the payroll system the month after a gift card is given.
2. Employee Reimbursements (not including travel)
   • 追加で提供される購入カードにより、従業員への払い戻しは必要ないはずである。購入カードが機能しなかったり、その他の状況が発生した場合、従業員への払い戻しは、少額かつ頻繁に行われるものでなければならない（$50程度）。いかなる例外も、ビジネスサービスの承認を得なければならない。
   • 物品を購入し、経費の払い戻しを求める従業員は、購入前に事前に所属長から書面による承認を得なければならない。承認の証明は、経費の払い戻し請求書に添付しなければならない。
   • Reimbursements must be completed within 30 days of purchase. Reimbursements will not be made for items that are not in compliance with the wellness policy (see Policy 3401).
   • 教師用備品が全額使用されるまで、教師は経費の支払いを求めてはならない。弁済が行われる前に、使用された教員用品費の領収書を事務局に提出すべきである。

ポリシー、手順、フォーム

• 6210 購買
• 6210 手順 2 児童栄養調達
• 6210フォーム1仕訳
• 6210 様式2 小口現金要求書
• 6210 様式3 請求書支払請求書
• 6210 様式4 単独供給正当化書
• 6210 様式5 利益相反
• 6210 様式6 購入請求書
• 6210 様式7 変更注文
• 6210 様式 8 ザイオンズ・バンク・クレジット・カード照合書
• 6210 様式9 調達カード月次チェックリスト封筒
• 6210 様式 10 領収書の紛失
• 6210 様式11 学校支出要請書
• 6210 様式12 支出見積書