見積および入札要件

• $5,000以上の単品購入の場合、最低2通の見積書が必要となります。
• 取引総額が$10,000以上の場合（単品価格に関わらず）、購入前に2つの見積書が必要となります。取引総額が$10,000以上の場合、購入前にLinqへの入力が必要となります。
• $5,000以上の単品購入には、最低2つの見積書が必要であり、承認のためにLinqに入力する必要があります。必要であればビジネスサービスがサポートします。(ただし、Child Nutrition Departmentは$10,000以上の見積書を取得する必要があります)。
• $50,000を超える新規の単品購入には、3件の見積書と理事会の承認が必要である。予算手続き中に理事会により承認された$50,000を超える品目は、追加の購入承認を必要としない。見積もりと承認は、購入または契約書に署名する前に文書化されなければならない。必要であれば、ビジネスサービスが見積もりの取得を支援する。見積書は、承認のためにLinqに入力されなければならない。
• $80,000を超える購入には、封印入札／RFPが必要であり、これはビジネスサービスにより処理され、理事会の承認を得なければならない。
• 州の購買規約および規則に従い、購買方針や購買手順を破るために購買を人為的に分割してはならない。

契約が必要な購入についてはパートIVを参照のこと。

ベンダー選定／表彰

• ユタ州調達規程では、より高価格の業者を使用することが正当化されない限り、資格のある／事前に選定された業者からの最低入札価格を要求しています。調達コードの例外は、ビジネスサービスの承認を得なければなりません。
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• 地区は、追加入札なしで、すべてのレベルの業者選定に州との契約を使用することができます。連邦児童栄養基準は、州との契約状況に関わらず、追加入札を義務付けている。
• プロボ市学区のために物資やサービスを購入する職員は、業者や供給業者にいかなる支払いや個人的な利益を求めたり、受け取ったりすることはできません。
• 単独調達の正当化が認められることはまれであり、地区購買の承認を得るために書面にて要請しなければならない。単独調達正当化書式6210 F4に記入しなければならない。
• Provo City School District Child Nutrition Program 用の購入品は、Buy American Provision Requirements（バイ・アメリカン条項要件）に準拠する必要があります。以下を参照してください。
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

利益相反

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

予算の考慮

購入の承認は、利用可能な予算に基づいて行われる。利用可能な予算を超える購入は依頼者に返却される。

発注

入札提案および／または承認が必要なものは以下の通り：

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

資格停止

• 調達担当官は、契約締結の検討から最長3年間当該人物を除外すること、又は当該人 物が契約締結の検討から除外される可能性のある行為を行ったと信じるに足る理由がある場 合、当該人物を契約締結の検討から除外することができます。ただし、資格剥奪の原因となるような犯罪について起訴された場合を除く。
• 資格剥奪の原因には以下が含まれる：
  • 公共または民間の契約または下請け案件を獲得する、または獲得しようとする際に、あるいは公共または民間の契約または下請け案件の遂行中に、犯罪行為により有罪判決を受けた場合。
  • 州法または連邦法に基づき、横領、窃盗、偽造、贈収賄、記録の改ざんまたは破棄、盗品の受領、あるいは業務上の誠実さまたは業務上の誠実さの欠如を示すその他の犯罪で、現在、深刻かつ直接的に地区の請負業者としての責任に影響を及ぼす有罪判決。
  • 州または連邦の独占禁止法に基づく有罪判決
  • 正当な理由なく契約条件に従わない場合。
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • 他の政府機関による資格剥奪を含め、本区の請負業者としての責任に影響す るほど深刻かつやむを得ないと調達担当職員が判断するその他の事由。
• 地区は、勧誘に応じる者が責任を負わないと判断する根拠として、その者の資格剥奪や資格 停止を求める努力や手続きとは無関係に、また地区が資格剥奪や資格停止を求めない場合でも、資格剥奪 の理由を考慮することができる。
• 入札書、提案書、その他の提出物の受領期限時点で、資格停止、資格剥奪、その他の不適格な人物から受領した入札書、提案書、その他の提出物は、地区により拒否されるものとする。
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

好み

• ユタ州外優先調達品目 地区は、すべての調達品目について、ユタ州で生産、製造、採掘、栽培、又は実施される調達品目 （以下「ユタ州品目」という）を提供する入札者に対し、当該州で生産、製造、採掘、栽培、又は実施される 調達品目（以下「州外優先調達品目」という）を優先的に提供する、又は要求する州で生産、製造、採掘、栽培、 又は実施される調達品目（以下「州外優先調達品目」という）を提供する入札者を相互に優先するものとする。相互優遇の額は、特定の調達品目に対して他州が適用する優遇の額と同額とする。本項に基づく相互優先を受けるためには、入札者は入札書に、提示された調達品目がユタ州の品目であることを証明しなければならない。入札書にその証明がない場合、相互優先は放棄される。
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• 本項の適用が連邦資金の受領を危うくする恐れがある場合、本項は適用されない。
• 居住者請負業者」とは、ユタ州に主たる事業所を置くか、またはユタ州居住者を雇用している個人、パートナーシップ、法人、その他の事業体であり、また、公共契約の入札が最初に募集された日に事業を行っていた業者を指す。
• 建設工事の契約を発注する際、地区は、居住者の請負業者に、同州の請負業者に優遇措置 を与える、または義務付けている州の非居住者の請負業者に対する相互優遇措置を与えるも のとする。相互優遇の金額は、非居住請負業者の州が適用する優遇の金額と同額とする。本項の相互優遇措置を受けるには、入札者は入札書に居住者であることを証明しなければならない。入札書にその証明がない場合、相互優先権は放棄される。
• 最低入札価格を提示した責任ある請負業者が非居住者であり、その州の請負業者を優遇する、または優遇することを義務付けている州に主たる事業所を有している場合、責任ある居住者請負業者も応札し、相互優遇の恩恵を受けている場合、区は居住者請負業者に居住者請負業者としての資格があることを通知し、居住者請負業者に契約を発行するものとする、居住契約者の入札額が当初の最低入札額と同じか、それ以下である場合、地区は、居住契約者が優先居住契約者に該当することを居住契約者に通知し、居住契約者が優先居住契約者であることの通知後72時間以内に低入札額に応じることに居住契約者が書面で同意した場合、居住契約者に契約を発行するものとする。地区の通知には、最低落札価格から提出された正確な価格を含めるものとする。地区は、優先居住請負業者への通知後72時間が経過するまでは、他の入札業者と工事の契約を結ぶことはできない。優先居住契約者が複数いる場合、地区は、当初最低価格であった優先居住契約者に契約を発注するものとする。同等に低い優先居住業者が2社以上あった場合、地区は、どの入札業者に契約を発注すべきかを決定するため、調達方針委員会の規則に従うものとする。
• 本項の適用が連邦資金の受領を危うくする恐れがある場合、本項は適用されない。
• 連邦政府の援助、連邦政府の契約資金、連邦政府の財政参加資金の支出を伴う調達に関する連邦政府の要件に抵触する範囲では、ユタ州産品の優遇もユタ州在住の請負業者の優遇も適用されません。

• 補助的調達手続は、標準的調達手続を補助するために使用することができる。地区方針では、品目又はプロジェクトの購入額が$80,000を超える場合、通常、RFP、RFI又はRFQが使用されます。個人的役務は、これらの規定の対象ではありませんが、新たな提供者を選定するために使用することができます。
• 地区の担当者は、提出された要請に関する情報と仕様書をビジネスサービスに提供する。各仕様書は、地区の要件を明確に説明し、競争を促すことを目的として作成され、地区のニーズを満たすために必要な機能基準または性能基準を強調するものとする。
• 利益相反のある者、または提案に応じることが予想される者は、仕様書の作成に参加したり、募集に応 じる回答書を提出する組織に雇用されたりすることはできない。
• ユタ州の入札サイトは、業者候補から提出された情報の掲載、収集、審査に使用される。また、地区のメインウェブサイトにも掲載する。掲示は、回答提出締切日の少なくとも7日前から可能でなければならない。
• 地区は、公示が開始された後、業者候補者に個別に通知を行うことができる。
• 地区は、地区にとって最善の利益となる場合、募集を取り消すか、入札および提案の全部または一部を拒否することができる。中止または却下の理由は、契約ファイルの一部とし、一般の閲覧に供するものとする。取消し後、地区は再回答を求めるか、又は調達品目の要請を撤回するものとします。
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• 地区が、以下のいずれかの状況が存在すると書面で判断した場合、回答受付後であっても、発注前に募集を取り消すことができる：
  • • 募集文書に記載された業務範囲またはその他の要件を満たす者がおらず、すべての募集回答が無回答または責任を負わないと判断された。
    • 規約、規則、ポリシーに違反した場合
    • 募集要項に不適切、誤り、または曖昧な仕様や要件が記載されていた。
    • 募集要項の仕様が変更された、または変更されなければならない。
    • 募集する調達品目はもはや必要ない
    • この募集では、輸送費、保証、サービス、保守など、地区が負担するすべての要素を考慮することは規定されていなかった。
    • 受領した募集への回答は、地区に対するニーズが、募集に記載されているものとは異なる、より安価な調達品目によって満たされることを示している。
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • 州法（ユタ州調達法 Title 63G、6a 章）または行政規則に規定されたその他の理由
    • その他調達担当官が合理的な理由とみなす事情
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• 地区は、署名漏れ、追補の承認、職業免許証の写しの漏れ、誤字、募集要項の不正確さに起因する誤 り、その他重要でない誤りの訂正を認めることができる。地区は、書面による訂正を要求し、訂正の期限を定めるものとする。
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• 情報提供要請は、入手可能性、スケジュール、標準及び慣行、仕様、訓練、新技術、提供者の能力、代替解決策を含む幅広い情報を求めることができる。RFIは調達プロセスではなく、料金交渉、契約締結、調達の可否の判断に使用することはできない。
• RFIで提出された情報は、ユタ州政府記録アクセス管理法の下で「保護された」情報とみなされます。回答候補者は、業務上の秘密保持を主張する書面と、その主張を裏付ける理由を簡潔に記述した書面を提出しなければならない。

すべての購入/支払いには、地区職員2名の承認が必要です。ベンダーへの請求書はすべてLinqに入力する必要があります。

• 単品で$5,000未満であり、かつ取引総額が$9,999を超えないこと。
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• $5,000以上の単品購入、または$10,000以上の取引総額
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • 新規単品購入またはプロジェクト
  • 予算手続き中に承認を得た場合を除き、承認を得るために教育委員会に提出しなければならない。
  • 適切な校長、理事、地区審議会委員、または教育長、あるいはその代理の署名。
  • 事業管理者の事前の署名。
  • 監督官の事前の署名。
  • 単品購入または$50,000を超えるプロジェクトには、最低3件の見積書が必要であり、理事会の承認後にLinqに入力しなければならない。ビジネスサービスは必要に応じて入札の取得を支援する。
  • 単品購入または$80,000を超えるプロジェクトは、封印入札/RFPを必要とし、これはビジネスサービスにより処理されなければならない。
• 建物の追加、改良、変更
  • 資本設備委員会の事前承認
  • 総費用が$50,000を超えるすべてのプロジェクトについて、理事会の事前承認を得ること。
  • 購買方針や手続きに反するために、プロジェクトを人為的に分割してはならない。
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • $20,000を超える請求には、教育長と事業管理者の承認が必要である。
  • $50,000を超える単品の要請には理事会の承認が必要である。

A.ベンダーの選択（セクション I 参照）

• ベンダーがLinqに登録していない場合は、W-9をDistrict Business Servicesに提出し、Linqに登録する必要があります。

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• 学校/部署のスタッフが発注書を業者に提出する。

C.発注書の受領

レシーバーはそうする：

1. 配達された荷物や箱を開ける。
2. 内容物が正しい数量であるか、破損していないか、出荷された品物が正しいかどうかを確認する。
3. 不足品、過剰品、間違った品目、または破損品についてベンダーに通知すること。
4. Linqで発注書を受け取る。
5. 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、請求書に必要な情報（発注書、受領日、ベンダー番号）を記入する。
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. 学校の当座預金口座で支払いが行われない限り、買掛金が請求書の支払い手続きを行います。

V.契約

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

個人サービス／コンサルタント契約についてはポリシー6220を参照のこと。

VI.変更注文

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII.地区の支払方法

A.未払金

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Linqで商品を確認し、受け取る。
  2. 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、必要事項を記入する。
  3. 請求書と入札書類をスキャンし、Linq ArchiveのUnfiledフォルダに添付する。
  4. 買掛金が請求書の支払いを処理します。
• 毎週のチェックは水曜日に行われます。金曜日までに受領した請求書は翌週に処理されます。
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• 地区チェンジボックス
  • 小銭入れは地区の会計事務所にあり、ブックフェアの立ち上げ資金やその他学校で必要な資金に使用します。小学校は、ビジネスサービスから立ち上げ資金を調達する必要があります。
  • 釣銭箱は安全な場所に保管すること。
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• 中学校の小銭入れ
  • 小口現金は、セカンダリースクールのメインオフィスが雑費として保管することができ、以下の事項を遵守しなければならない：
    1. 小口現金の資金および金額はすべて、ビジネス・サービスの承認を受けなければならない。
    2. 小銭入れには、現在の活動に必要な金額以上のお金を入れてはならない。
    3. 提供されたサービスに対する金銭の受領や購入に使用してはならない。
    4. 毎月の照合を行い、保留ベースで会計処理するものとする。
    5. 安全な場所に保管すること。
    6. 釣銭箱をチェックアウトする従業員は、現金の期首金額を確認し、返却時に照合書を提出すること。期首の合計額を超える金額は、適切な口座に預け入れ、元の合計額を金庫に戻さなければならない。

• 学校の募金活動や生徒からの手数料等から受け取った資金は、すべて認可された学校の当座預金口座に入金される。
• 学校は、学校の当座預金口座を1つだけ開設することが認められており、経営管理者が口座の署名人として設定されていなければならない。
• 学校の当座預金口座から引き落とされる学校デビットカードを発行することができる。学校デビットカードは、地区の購買手続きと方針に従う。
• 当校は、他の当座預金口座、チャージ口座、財務口座を開設することはできません。
• 学校の当座預金口座は、学校会計予算に計上される学校の購入品の支払いにのみ使用される。地区の支払いと業者の選定手続きに従わなければなりません。
• 購入には事前承認が必要。
• 請求書はLinqに入力し、承認と支払いを行うことができます。

• Employee Compensation
  • 現金ベースの従業員報酬はすべて、給与システムを通じて処理されなければなりません。追加業務や表彰のために贈られるギフトカードは、金額に関係なく、ギフトカードが贈られた翌月に給与システムを通じて課税されます。
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  物品を購入し、経費の払い戻しを求める従業員は、購入前に事前に所属長から書面による承認を得なければならない。承認の証明は、経費の払い戻し請求書に添付しなければならない。
  • 払い戻しは購入後30日以内に完了しなければならない。ウェルネス・ポリシー（ポリシー3401参照）に準拠していないものについては、払い戻しは行われない。
  • 教師用備品が全額使用されるまで、教師は経費の支払いを求めてはならない。弁済が行われる前に、使用された教員用品費の領収書を事務局に提出すべきである。