Ultima modifica: Dicembre 1, 2023

7040 Procedura 1 Accesso e gestione dei documenti/GRAMA

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Accesso e gestione dei documenti/GRAMA

Indice dei contenuti

1. Scopo e filosofia
2. Definizioni
3. Gestori di registri
4. Responsabilità dei gestori di registri
5. Richiesta GRAMA
6. Classificazione dei record
7. Accesso ai registri
8. Tasse
9. Ricorsi
10. Conservazione dei documenti
11. Registri degli studenti 1
12. Materiali protetti da copyright o brevetti

Scopo e filosofia

Questa politica fornisce le linee guida per la gestione, la classificazione, l'accesso, la conservazione e lo smaltimento dei documenti del Distretto in conformità con le leggi e i regolamenti dello Stato dello Utah, tra cui, ma non solo, il Government Records Access and Management Act (GRAMA) (Utah Code Ann., Section 63G-2- 101, et seq.); e per fornire l'accesso pubblico ai documenti del Distretto in conformità con le leggi e i regolamenti dello Stato, proteggendo al contempo i diritti individuali di privacy.

Definizioni

Per "record" o "record" si intende un libro, una lettera, un documento, una carta, una mappa, un piano, una fotografia, un film, una carta, un nastro, una registrazione, un dato elettronico o altro materiale documentale, indipendentemente dalla forma fisica o dalle caratteristiche, preparato, posseduto, ricevuto o conservato dal Distretto e le cui informazioni sono riproducibili mediante fotocopia o altri mezzi meccanici o elettronici. Bozze, appunti personali e documenti di proprietà personale non sono documenti (Utah Code Ann., Section 63G2-103(22)).

Gestori di registri

1. Il Sovrintendente Associato è designato come "Records Manager" per tutti gli archivi e i documenti del Distretto.
2. L'Amministratore commerciale è designato come "Responsabile dei registri" per tutti gli archivi e i documenti commerciali e finanziari del Distretto. 
3. Il Direttore delle risorse umane è il "Records Manager" per tutti i file e i documenti dei dipendenti e del personale del Distretto. 
4. Il Direttore dell'Educazione speciale e dei programmi federali è il "Records Manager" per tutti i file e i documenti del Distretto relativi all'educazione speciale e ai programmi federali. 
5. Il Direttore dei servizi agli studenti è il "Records Manager" per tutti i fascicoli degli studenti e altri documenti nelle scuole secondarie. 
6. Il Direttore dei servizi agli studenti è il "Records Manager" per tutti i fascicoli degli studenti e altri documenti nelle scuole elementari. 
7. Ogni preside e supervisore è un "Records Manager" responsabile della gestione e della conservazione dei documenti nella propria scuola e nel proprio dipartimento. Responsabilità specifiche per la gestione e la manutenzione dei documenti possono essere designate dai responsabili primari dei registri sopra elencati. 

Responsabilità dei gestori di registri

Ciascun Records Manager svolgerà i compiti e le responsabilità di cui allo Utah Code Ann., Sezione 63G-2-101 e seguenti, esaminando e rispondendo a una richiesta di accesso ai documenti sotto la sua supervisione ("richiesta GRAMA"). Tutte le richieste GRAMA devono essere coordinate dal Sovrintendente associato e dal Consulente legale e devono essere elaborate utilizzando i moduli GRAMA del Distretto.

Richiesta GRAMA

Una persona può richiedere di ispezionare o ricevere copie dei documenti del Distretto presentando una richiesta scritta GRAMA. La richiesta GRAMA deve contenere le informazioni necessarie sul richiedente e una descrizione specifica dei documenti richiesti.

Classificazione dei record

1. I responsabili dei registri, con l'assistenza dell'Ufficio Legale, saranno responsabili della valutazione e della classificazione dei registri sotto la loro supervisione, come stabilito dal Codice dello Utah, Sezione 63G-2-306-307. 
2. Un record deve essere classificato in una delle seguenti categorie:
   • Registri "pubblici" come descritto nel Codice dello Utah, Sezione 63G-2-301;
   • Registrazioni "private" come descritto nel Codice dello Utah, Sezione 63G-2-302-303; 
   • Registrazioni "controllate" come descritto nel Codice dello Utah, Sezione 63G-2-304; 
   • Documenti "protetti" come descritto nello Utah Code Ann., Sezione 63G2-305; OPPURE 
   • Un record il cui accesso è limitato come descritto nello Utah Code Ann., Sezione 63G- 2-201(3) (b).

Accesso ai registri

1. Tutte le richieste GRAMA devono essere presentate al Sovrintendente associato. Il Sovrintendente Associato delegherà la responsabilità di rispondere alla richiesta GRAMA in coordinamento con l'Ufficio Legale.
   • Qualsiasi ispezione di un documento "pubblico" deve avvenire durante il normale orario di lavoro, in conformità con il Codice dello Utah, Sezione 63G-2-201. 
   • Tutti i documenti "privati", "controllati" e "protetti" saranno divulgati solo in conformità con il Codice dello Utah, Sezione 63G-2-202.
2. Le richieste di GRAMA approvate devono essere fornite tempestivamente in conformità con lo Utah Code Ann., Sezione 63G-2-204. 
3. Tutte le richieste GRAMA devono essere evase utilizzando i moduli GRAMA del Distretto. 

Tasse 

1. Il Distretto dovrà pagare una tassa per il costo effettivo della duplicazione di un documento richiesto e per il tempo dedicato dal personale alla compilazione e all'ottenimento del documento, come segue (Utah Code Ann., Sezione 63G-2-203):
   •  Una tariffa per le copie di dieci (10) centesimi a pagina per ogni copia su un solo lato.
   •  Un diritto di copia di quindici (15) centesimi a pagina per ogni copia fronte/retro.
   •  Per la ricerca, la formattazione, la manipolazione, l'adattamento, il riassunto e la compilazione di un documento, quando tali attività superano i quindici (15) minuti, verrà addebitato un costo di ventidue dollari ($22,00) all'ora per il tempo impiegato dal personale del Distretto.
2. Il Distretto richiederà un pagamento anticipato al richiedente se si prevede che le spese per la produzione del documento superino i cinquanta dollari ($50,00).
3. Il Distretto non può addebitare spese per:
   • Esaminare una registrazione per determinare se sia soggetta a divulgazione, salvo quanto diversamente consentito dallo Utah Code Ann., Sezione 63G-2-203; OPPURE
   • 8.3.2 La presa visione del documento da parte del richiedente.

Ricorsi

1. Se il richiedente non è soddisfatto della decisione del Records Manager, può presentare un ricorso scritto al Sovrintendente utilizzando il modulo di ricorso del Distretto, secondo i termini e le disposizioni dello Utah Code Ann., Sezione 63G-2-401. 
   • Se il richiedente non è soddisfatto della decisione del Sovrintendente, può presentare un appello al Comitato per i documenti di Stato in conformità con il Codice dello Utah, Sezione 63G-2-403, o presentare una richiesta di revisione giudiziaria presso il tribunale distrettuale come previsto dal Codice dello Utah, Sezione 63G-2-404. 
2. Un individuo può contestare l'accuratezza o la completezza di un record in conformità con il Codice dello Utah, sezione 63G-2-603. 

Conservazione dei documenti

Il Distretto dovrà conservare i documenti secondo il calendario stabilito dalla Commissione per i documenti dello Stato, in conformità con il Codice dello Utah, Sezione 63G-2-604.

Registri degli studenti

Tutti i registri degli studenti sono definiti "registri scolastici" e la loro divulgazione non è disciplinata dal GRAMA, ma dal Family Education Rights and Privacy Act del 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Sezione 1232(g); 34 C.F.R. Sezione 99, e seguenti; e 34 C.F.R. Sezione 300, e seguenti). Il Distretto non può divulgare informazioni relative ai registri scolastici senza il consenso dei genitori, salvo quanto diversamente previsto dal FERPA.

Materiali protetti da copyright o brevetti

Qualsiasi registrazione coperta da copyright, sia attraverso un deposito formale ai sensi delle leggi federali sul copyright, sia attraverso una rivendicazione informale di copyright, o che sia coperta da un brevetto, da un marchio di fabbrica o da un'altra designazione protetta, non può essere copiata o fornita a chiunque senza un'ordinanza valida di un tribunale che ne ordini la divulgazione o senza il permesso scritto dell'autore della registrazione.

Moduli

• Distretto scolastico di Provo Richiesta di documentazione Legge sull'accesso e la gestione dei documenti governativi
• Classificazione dei record
• Richiesto
• Avviso di rifiuto della richiesta di documenti
• Avviso di ricorso
• Avviso Identificazione richiesta
• Avviso di proroga del termine di risposta alla richiesta di documentazione
• Consenso al rilascio di informazioni a terzi
• Termini di divulgazione di un record controllato

Approvazione da parte del Consiglio d'istruzione

14 agosto 2012

Rivisto: 12 marzo 2013

Politica e modulo

Politica n. 7040: Accesso e gestione dei documenti/GRAMA

Modulo GRAMA