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Última modificación: 1 de diciembre de 2023

7040 Procedimiento 1 Acceso y gestión de registros/GRAMA

Acceso y gestión de registros/GRAMA

Índice

  1. Propósito y filosofía
  2. Definiciones
  3. Gestores de registros
  4. Responsabilidades de los gestores de archivos
  5. Solicitud GRAMA
  6. Clasificación de los registros
  7. Acceso a los registros
  8. Tasas
  9. Recursos
  10. Conservación de documentos
  11. Expediente académico 1
  12. Materiales protegidos por derechos de autor o patentes

Propósito y filosofía

Esta política proporciona directrices para gestionar, clasificar, acceder, preservar y eliminar los registros del Distrito de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables del estado de Utah, incluida, entre otras, la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales (Government Records Access and Management Act, GRAMA) (Utah Code Ann., Section 63G-2- 101, et seq.); y para proporcionar acceso público a los registros del Distrito de acuerdo con las leyes y reglamentos estatales, protegiendo al mismo tiempo los derechos individuales de privacidad.

Definiciones

"Registro" o "Registros" incluye un libro, carta, documento, papel, mapa, plano, fotografía, película, tarjeta, cinta, grabación, datos electrónicos u otro material documental independientemente de su forma física o características que sea preparado, poseído, recibido o retenido por el Distrito, y la información sea reproducible por fotocopia u otros medios mecánicos o electrónicos. Los borradores, notas personales y documentos de propiedad personal no son registros (Utah Code Ann., Section 63G2-103(22)).

Gestores de registros

  1. El Superintendente Asociado es designado "Administrador de Registros" para todos los archivos y registros del Distrito.
  2. Se designa al Administrador de Empresas como "Administrador de Registros" para todos los archivos y registros comerciales y financieros del Distrito. 
  3. El Director de Recursos Humanos es el "Administrador de Registros" para todos los archivos y registros de empleados y personal del Distrito. 
  4. El Director de Educación Especial y Programas Federales es el "Administrador de Registros" para todos los archivos y registros de educación especial/programas federales del Distrito. 
  5. El Director de Servicios Estudiantiles es el "Administrador de Registros" de todos los expedientes de los estudiantes y otros registros en las escuelas secundarias. 
  6. El Director de Servicios Estudiantiles es el "Administrador de Registros" para todos los archivos de los estudiantes y otros registros en las escuelas primarias. 
  7. Cada Director y Supervisor es un "Gestor de Registros" responsable de la gestión y mantenimiento de los registros en su centro escolar y departamento. Las responsabilidades específicas de gestión y mantenimiento de registros pueden ser designadas por los Administradores de Registros principales mencionados anteriormente. 

Responsabilidades de los gestores de archivos

Cada Administrador de Registros desempeñará los deberes y responsabilidades establecidos en el Código de Utah Ann., Sección 63G-2-101, et seq. y revisará y responderá a una solicitud de acceso a los registros bajo su supervisión ("solicitud GRAMA"). Todas las solicitudes GRAMA se coordinarán a través del Superintendente Asociado y el Asesor Jurídico, y se procesarán mediante el uso de los formularios GRAMA del Distrito.

Solicitud GRAMA

Una persona puede solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros del Distrito presentando una solicitud GRAMA por escrito. La solicitud GRAMA debe contener la información necesaria sobre el solicitante y una descripción específica de los registros que se solicitan.

Clasificación de los registros

  1. Los Administradores de Registros, con la asistencia de la Asesoría Jurídica, serán responsables de evaluar y clasificar los registros bajo su supervisión según lo establecido en el Código de Utah Ann., Sección 63G-2-306- 307. 
  2. Un registro se clasificará en una de las siguientes categorías:
    • Registros "públicos", tal como se describen en el Código de Utah, Sección 63G-2-301;
    • Registros "privados", tal como se describen en el Código de Utah, Sección 63G-2-302-303; 
    • Registros "controlados", tal y como se describen en la sección 63G-2-304 del Utah Code Ann; 
    • Registros "protegidos", tal y como se describen en la sección 63G2-305 del Utah Code Ann. 
    • Registro cuyo acceso está restringido según se describe en el Código de Utah, Sección 63G-2-201(3) (b).

Acceso a los registros

  1. Todas las solicitudes GRAMA se presentarán al Superintendente Adjunto. El Superintendente Adjunto delegará la responsabilidad de responder a la solicitud GRAMA en coordinación con el Asesor Jurídico.
    • Toda inspección de un registro "público" se realizará durante el horario laboral normal, de conformidad con el Código de Utah, Sección 63G-2-201. 
    • Todos los registros "privados", "controlados" y "protegidos" se divulgarán únicamente de conformidad con el Código de Utah, Sección 63G-2-202.
  2. Las solicitudes GRAMA aprobadas se facilitarán en tiempo oportuno de conformidad con el Código de Utah, Sección 63G-2-204. 
  3. Todas las solicitudes GRAMA se responderán y tramitarán mediante el uso de los formularios GRAMA del Distrito. 

Tasas 

  1. Se cobrará una tarifa por el coste real del Distrito de duplicar un registro solicitado y también por el tiempo del personal en la recopilación y obtención del registro de la siguiente manera (Utah Code Ann., Section 63G-2-203):
    •  Una tasa por copia de diez (10) céntimos por página por cada copia a una cara.
    •  Una tasa por copia de quince (15) céntimos por página por cada copia a doble cara.
    •  Se cobrará una tarifa de veintidós dólares ($22,00) por hora en concepto de tiempo del personal del Distrito por buscar, formatear, manipular, adaptar, resumir y compilar un registro, cuando dichas actividades superen los quince (15) minutos.
  2. El Distrito exigirá el pago por adelantado al solicitante si se prevé que los honorarios para producir el registro superarán los cincuenta dólares ($50,00).
  3. El Distrito no puede cobrar tasas por:
    • Revisar un registro para determinar si está sujeto a divulgación, excepto en los casos permitidos por el Código de Utah, Sección 63G-2-203; O
    • 8.3.2 Inspección del expediente por parte del solicitante.

Recursos

  1. Si un solicitante no está satisfecho con la decisión del Administrador de Registros, el solicitante puede presentar una apelación por escrito al Superintendente mediante el uso del formulario de Notificación de Apelación del Distrito de acuerdo con los límites de tiempo y las disposiciones del Código de Utah Ann., Sección 63G-2-401. 
    • Si el solicitante no está satisfecho con la decisión del Superintendente, puede presentar una apelación ante el Comité Estatal de Registros, de conformidad con el Código de Utah, Sección 63G-2-403, o solicitar una revisión judicial ante el tribunal de distrito, según lo dispuesto en el Código de Utah, Sección 63G-2-404. 
  2. Una persona puede impugnar la exactitud o integridad de un registro de conformidad con el Código de Utah, Sección 63G-2-603. 

Conservación de documentos

El Distrito conservará los registros de acuerdo con el calendario establecido por el Comité Estatal de Registros de conformidad con el Código de Utah Ann., Sección 63G-2-604.

Expediente académico

Todos los expedientes estudiantiles se designan como "expedientes educativos" y la divulgación de dichos expedientes educativos no se rige por GRAMA sino por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Sección 1232(g); 34 C.F.R. Sección 99, et seq.; y 34 C.F.R. Sección 300, et seq.). El Distrito no puede divulgar información relacionada con los expedientes educativos sin el consentimiento de los padres, salvo que la FERPA disponga lo contrario.

Materiales protegidos por derechos de autor o patentes

Cualquier registro que esté protegido por derechos de autor, ya sea mediante una presentación formal en virtud de las leyes federales de derechos de autor o mediante una reclamación informal de derechos de autor, o que esté cubierto por una patente, marca comercial u otra designación protegida, no podrá copiarse ni facilitarse a ninguna persona sin una orden válida de un tribunal que ordene dicha divulgación o un permiso por escrito del autor del registro.

Formularios

  • Solicitud de registro del Distrito Escolar de Provo Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales
  • Clasificación de los registros
  • Solicitado
  • Notificación de denegación de solicitud de registros
  • Notificación de recurso
  • Aviso Identificación requerida
  • Notificación de ampliación del plazo de respuesta a la solicitud de registros
  • Consentimiento para la divulgación de información a terceros
  • Condiciones de divulgación de un registro controlado

Aprobación del Consejo de Educación

14 de agosto de 2012

Revisado: 12 de marzo de 2013

Política y formulario

Política nº 7040: Acceso y gestión de registros/GRAMA

Formulario GRAMA

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