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Letzte Änderung: Dezember 1, 2023

7040 Verfahren 1 Zugang zu Unterlagen und Verwaltung/GRAMA

Zugang zu Aufzeichnungen und Verwaltung/GRAMA

Inhaltsübersicht

  1. Zweck und Philosophie
  2. Definitionen
  3. Records-Manager
  4. Zuständigkeiten von Records Managern
  5. GRAMA-Antrag
  6. Klassifizierung der Aufzeichnungen
  7. Zugang zu Aufzeichnungen
  8. Gebühren
  9. Einsprüche
  10. Aufbewahrung von Unterlagen
  11. Studentenakten 1
  12. Urheberrechtlich geschützte oder patentierte Materialien

Zweck und Philosophie

Diese Richtlinie enthält Richtlinien für die Verwaltung, Klassifizierung, den Zugang, die Aufbewahrung und die Entsorgung von Distriktunterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften des Bundesstaates Utah, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Gesetz über den Zugang zu und die Verwaltung von Regierungsunterlagen (Government Records Access and Management Act, GRAMA) (Utah Code Ann., Section 63G-2- 101, et seq.), und für den öffentlichen Zugang zu Distriktunterlagen in Übereinstimmung mit den staatlichen Gesetzen und Vorschriften bei gleichzeitigem Schutz der individuellen Rechte auf Privatsphäre.

Definitionen

"Aufzeichnungen" oder "Unterlagen" umfassen Bücher, Briefe, Dokumente, Papier, Karten, Pläne, Fotografien, Filme, Karten, Bänder, Aufzeichnungen, elektronische Daten oder anderes dokumentarisches Material, unabhängig von der physischen Form oder den Eigenschaften, das vom Distrikt erstellt, besessen, erhalten oder aufbewahrt wird, und dessen Informationen durch Fotokopien oder andere mechanische oder elektronische Mittel reproduzierbar sind. Entwürfe, persönliche Notizen und Dokumente in persönlichem Besitz sind keine Aufzeichnungen (Utah Code Ann., Section 63G2-103(22)).

Records-Manager

  1. Der stellvertretende Superintendent wird zum "Records Manager" für alle Akten und Unterlagen des Distrikts ernannt.
  2. Der Geschäftsverwalter wird zum "Records Manager" für alle Geschäfts- und Finanzakten und -unterlagen des Distrikts ernannt. 
  3. Der Direktor der Personalabteilung ist der "Records Manager" für alle Mitarbeiter- und Personalakten und -unterlagen des Distrikts. 
  4. Der Direktor für Sonderpädagogik und Bundesprogramme ist der "Records Manager" für alle Akten und Unterlagen des Distrikts zu Sonderpädagogik und Bundesprogrammen. 
  5. Der Direktor der Abteilung für Schülerdienste ist der "Records Manager" für alle Schülerakten und andere Unterlagen in den weiterführenden Schulen. 
  6. Der Direktor für Schülerdienste ist der "Records Manager" für alle Schülerakten und andere Unterlagen in den Grundschulen. 
  7. Jeder Schulleiter und Aufsichtsbeamte ist ein "Records Manager", der für die Verwaltung und Pflege von Unterlagen an seiner Schule und seinem Dienstort verantwortlich ist. Die oben aufgeführten primären Records Manager können spezifische Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Pflege von Unterlagen festlegen. 

Zuständigkeiten von Records Managern

Jeder Records Manager nimmt die in Utah Code Ann, Section 63G-2-101, et seq. festgelegten Pflichten und Verantwortlichkeiten wahr und prüft und beantwortet einen Antrag auf Zugang zu Akten unter seiner Aufsicht ("GRAMA-Antrag"). Alle GRAMA-Anträge werden durch den stellvertretenden Superintendenten und den Rechtsberater koordiniert und unter Verwendung der GRAMA-Formulare des Distrikts bearbeitet.

GRAMA-Antrag

Eine Person kann durch Einreichung eines schriftlichen GRAMA-Antrags Einsicht in die Unterlagen des Distrikts nehmen oder Kopien davon erhalten. Der GRAMA-Antrag muss die notwendigen Informationen über den Antragsteller und eine spezifische Beschreibung der angeforderten Unterlagen enthalten.

Klassifizierung der Aufzeichnungen

  1. Die Records Manager sind mit Unterstützung des Rechtsberaters dafür verantwortlich, die ihnen unterstellten Unterlagen gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-306-307 zu bewerten und zu klassifizieren. 
  2. Ein Datensatz ist einer der folgenden Kategorien zuzuordnen:
    • "Öffentliche" Aufzeichnungen im Sinne von Utah Code Ann, Section 63G-2-301;
    • "Private" Aufzeichnungen, wie in Utah Code Ann, Section 63G-2-302-303 beschrieben; 
    • "Kontrollierte" Aufzeichnungen, wie in Utah Code Ann, Section 63G-2-304 beschrieben; 
    • "Geschützte" Aufzeichnungen, wie in Utah Code Ann, Section 63G2-305 beschrieben; ODER 
    • Eine Aufzeichnung, zu der der Zugang wie in Utah Code Ann, Section 63G- 2-201(3) (b) beschrieben eingeschränkt ist.

Zugang zu Aufzeichnungen

  1. Alle GRAMA-Anträge sind an den Associate Superintendent zu richten. Der Associate Superintendent delegiert die Verantwortung für die Beantwortung des GRAMA-Antrags in Abstimmung mit dem Rechtsberater.
    • Die Einsichtnahme in "öffentliche" Unterlagen erfolgt während der üblichen Geschäftszeiten gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-201. 
    • Alle "privaten", "kontrollierten" und "geschützten" Aufzeichnungen dürfen nur in Übereinstimmung mit Utah Code Ann, Section 63G-2-202, offengelegt werden.
  2. Genehmigte GRAMA-Anträge sind gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-204, rechtzeitig zu stellen. 
  3. Alle GRAMA-Anträge werden unter Verwendung der GRAMA-Formulare des Distrikts beantwortet und bearbeitet. 

Gebühren 

  1. Für die tatsächlichen Kosten des Distrikts für die Vervielfältigung einer angeforderten Aufzeichnung sowie für die Zeit, die das Personal für die Zusammenstellung und Beschaffung der Aufzeichnung aufwendet, wird eine Gebühr erhoben (Utah Code Ann., Section 63G-2-203):
    •  Eine Kopiergebühr von zehn (10) Cent pro Seite für jede einseitige Kopie.
    •  Eine Kopiergebühr von fünfzehn (15) Cent pro Seite für jede doppelseitige Kopie.
    •  Eine Gebühr von zweiundzwanzig Dollar ($22.00) pro Stunde für die Zeit des Distriktpersonals wird für das Suchen, Formatieren, Bearbeiten, Zuschneiden, Zusammenfassen und Zusammenstellen eines Datensatzes erhoben, wenn diese Tätigkeiten fünfzehn (15) Minuten überschreiten.
  2. Der Distrikt verlangt vom Antragsteller eine Vorauszahlung, wenn die Gebühren für die Vorlage der Unterlagen voraussichtlich fünfzig Dollar ($50.00) übersteigen.
  3. Der Distrikt darf keine Gebühren erheben für:
    • Überprüfung einer Aufzeichnung, um festzustellen, ob sie der Offenlegung unterliegt, sofern nicht anderweitig durch Utah Code Ann, Section 63G-2-203 erlaubt; ODER
    • 8.3.2 Einsichtnahme in die Akte durch den Antragsteller.

Einsprüche

  1. Ist ein Antragsteller mit der Entscheidung des Records Managers unzufrieden, kann er unter Verwendung des Formulars "Notice of Appeal" des Distrikts gemäß den Fristen und Bestimmungen von Utah Code Ann, Section 63G-2-401, beim Superintendenten schriftlich Widerspruch einlegen. 
    • Ist der Antragsteller mit der Entscheidung des Superintendenten nicht einverstanden, kann er gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-403, Berufung beim State Records Committee einlegen oder gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-404, eine gerichtliche Überprüfung vor dem Bezirksgericht beantragen. 
  2. Eine Person kann die Richtigkeit oder Vollständigkeit eines Eintrags gemäß Utah Code Ann, Section 63G-2-603 anfechten. 

Aufbewahrung von Unterlagen

Der Distrikt bewahrt die Unterlagen gemäß dem vom State Records Committee in Übereinstimmung mit Utah Code Ann, Section 63G-2-604, auf.

Studentenakten

Alle Schüleraufzeichnungen werden als "Bildungsaufzeichnungen" bezeichnet, und die Offenlegung solcher Bildungsaufzeichnungen unterliegt nicht dem GRAMA, sondern dem Family Education Rights and Privacy Act von 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Abschnitt 1232(g); 34 C.F.R. Abschnitt 99, et seq.; und 34 C.F.R. Abschnitt 300, et seq.). Der Schulbezirk darf ohne elterliche Zustimmung keine Informationen im Zusammenhang mit Bildungsunterlagen weitergeben, es sei denn, FERPA sieht etwas anderes vor.

Urheberrechtlich geschützte oder patentierte Materialien

Jede Aufzeichnung, die urheberrechtlich geschützt ist, entweder durch eine formelle Anmeldung nach dem Bundesurheberrechtsgesetz oder durch eine informelle Beanspruchung des Urheberrechts, oder die durch ein Patent, eine Marke oder eine andere geschützte Bezeichnung geschützt ist, darf nicht kopiert oder einer Person zur Verfügung gestellt werden, es sei denn, es liegt ein gültiger Gerichtsbeschluss vor, der eine solche Offenlegung anordnet, oder eine schriftliche Genehmigung des Urhebers der Aufzeichnung.

Formulare

  • Provo School District Antrag auf eine Aufzeichnung Government Records Access and Management Act
  • Klassifizierung von Aufzeichnungen
  • Angefordert
  • Mitteilung über die Ablehnung eines Antrags auf Unterlagen
  • Rechtsbehelfsbelehrung
  • Hinweis Identifizierung erforderlich
  • Bekanntmachung über die verlängerte Frist für die Beantwortung von Aufzeichnungsanfragen
  • Zustimmung zur Weitergabe von Informationen an Dritte
  • Bedingungen für die Offenlegung einer kontrollierten Aufzeichnung

Genehmigung durch den Bildungsrat

August 14, 2012

Revidiert: März 12, 2013

Politik und Formular

Richtlinie Nr. 7040: Zugang zu Unterlagen und Verwaltung/GRAMA

GRAMA-Formular

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