Última modificação: dezembro 1, 2023

7040 Procedimento 1 Acesso e gerenciamento de registros/GRAMA

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Acesso e gerenciamento de registros/GRAMA

Índice

1. Objetivo e filosofia
2. Definições
3. Gerentes de registros
4. Responsabilidades dos gerentes de registros
5. Solicitação GRAMA
6. Classificação de registros
7. Acesso a registros
8. Tarifas
9. Apelações
10. Retenção de registros
11. Registros de alunos 1
12. Materiais protegidos por direitos autorais ou patentes

Objetivo e filosofia

Esta política fornece diretrizes para gerenciar, classificar, acessar, preservar e descartar os registros do Distrito em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis do estado de Utah, incluindo, mas não se limitando à Lei de Acesso e Gerenciamento de Registros Governamentais (GRAMA) (Utah Code Ann., Seção 63G-2-101, et seq.); e para fornecer acesso público aos registros do Distrito de acordo com as leis e regulamentos estaduais, protegendo os direitos individuais de privacidade.

Definições

"Registro" ou "Registros" inclui um livro, carta, documento, papel, mapa, plano, fotografia, filme, cartão, fita, gravação, dados eletrônicos ou outro material documental, independentemente da forma física ou das características, que seja preparado, possuído, recebido ou retido pelo Distrito, e a informação seja reproduzível por fotocópia ou outros meios mecânicos ou eletrônicos. Rascunhos, anotações pessoais e documentos de propriedade pessoal não são registros (Utah Code Ann., Seção 63G2-103(22)).

Gerentes de registros

1. O Superintendente Associado é designado como o "Gerente de Registros" para todos os arquivos e registros do Distrito.
2. O Administrador de Negócios é designado como o "Gerente de Registros" para todos os arquivos e registros comerciais e financeiros do Distrito. 
3. O Diretor de Recursos Humanos é o "Gerente de Registros" de todos os arquivos e registros de funcionários e pessoal do Distrito. 
4. O Diretor de Educação Especial e Programas Federais é o "Gerente de Registros" de todos os arquivos e registros do programa de educação especial/federal do Distrito. 
5. O Diretor de Serviços ao Aluno é o "Gerente de Registros" de todos os arquivos de alunos e outros registros nas escolas de ensino médio. 
6. O Diretor de Serviços ao Aluno é o "Gerente de Registros" de todos os arquivos de alunos e outros registros nas escolas de ensino fundamental. 
7. Cada diretor e supervisor é um "gerente de registros" responsável pelo gerenciamento e manutenção de registros em sua escola e local de departamento. Responsabilidades específicas de gerenciamento e manutenção de registros podem ser designadas pelos Gerentes de Registros primários listados acima. 

Responsabilidades dos gerentes de registros

Cada Gerente de Registros cumprirá as obrigações e responsabilidades estabelecidas no Código de Utah, Seção 63G-2-101, et seq. e analisará e responderá a uma solicitação de acesso a registros sob sua supervisão ("solicitação GRAMA"). Todas as solicitações GRAMA devem ser coordenadas pelo Superintendente Associado e pelo Conselho Jurídico, e processadas pelo uso dos formulários GRAMA do Distrito.

Solicitação GRAMA

Uma pessoa pode solicitar a inspeção ou o recebimento de cópias dos registros do Distrito mediante o preenchimento de uma solicitação GRAMA por escrito. A solicitação GRAMA deve conter as informações necessárias sobre o solicitante e uma descrição específica dos registros que estão sendo solicitados.

Classificação de registros

1. Os Gerentes de Registros, com a assistência do Departamento Jurídico, serão responsáveis por avaliar e classificar os registros sob sua supervisão, conforme estabelecido no Código de Utah, Seção 63G-2-306-307. 
2. Um registro deve ser classificado em uma das seguintes categorias:
   • Registros "públicos", conforme descrito no Código de Utah, Seção 63G-2-301;
   • Registros "privados", conforme descrito no Código de Utah, Seção 63G-2-302-303; 
   • Registros "controlados", conforme descrito no Código de Utah, Seção 63G-2-304; 
   • Registros "protegidos", conforme descrito no Código de Utah, Seção 63G2-305; OU 
   • Um registro cujo acesso é restrito, conforme descrito no Código de Utah, Seção 63G-2-201(3) (b).

Acesso a registros

1. Todas as solicitações GRAMA deverão ser apresentadas ao Superintendente Associado. O Superintendente Associado delegará a responsabilidade de responder à solicitação GRAMA em coordenação com o Conselho Jurídico.
   • Qualquer inspeção de um registro "público" deverá ser feita durante o horário comercial normal, de acordo com a Seção 63G-2-201 do Utah Code Ann. 
   • Todos os registros "privados", "controlados" e "protegidos" devem ser divulgados somente de acordo com o Código de Utah, Seção 63G-2-202.
2. As solicitações GRAMA aprovadas devem ser fornecidas em tempo hábil, de acordo com o Código de Utah, Seção 63G-2-204. 
3. Todas as solicitações GRAMA deverão ser respondidas e processadas por meio do uso dos formulários GRAMA do distrito. 

Tarifas 

1. Deverá ser cobrada uma taxa pelo custo real do Distrito para duplicar um registro solicitado e também pelo tempo gasto pelo pessoal para compilar e obter o registro da seguinte forma (Utah Code Ann., Seção 63G-2-203):
   •  Uma taxa de cópia de dez (10) centavos de dólar por página para cada cópia de um lado.
   •  Uma taxa de cópia de quinze (15) centavos de dólar por página para cada cópia frente e verso.
   •  Deverá ser cobrada uma taxa de vinte e dois dólares ($22.00) por hora para o pessoal do Distrito pela busca, formatação, manipulação, adaptação, resumo e compilação de um registro, quando essas atividades excederem quinze (15) minutos.
2. O Distrito deverá exigir o pagamento antecipado de um solicitante se as taxas para produzir o registro excederem cinquenta dólares ($50.00).
3. O Distrito não pode cobrar taxas por:
   • Revisar um registro para determinar se ele está sujeito a divulgação, exceto se permitido de outra forma pelo Utah Code Ann., Seção 63G-2-203; OU
   • 8.3.2 A inspeção do registro pelo solicitante.

Apelações

1. Se um solicitante não estiver satisfeito com a decisão do Gerente de Registros, ele poderá enviar uma apelação por escrito ao Superintendente usando o formulário de Notificação de Apelação do Distrito, de acordo com os prazos e as disposições do Código de Utah, Seção 63G-2-401. 
   • Se o solicitante estiver insatisfeito com a decisão do superintendente, ele poderá apresentar um recurso ao Comitê de Registros do Estado, de acordo com o Código de Utah, Seção 63G-2-403, ou fazer uma petição para revisão judicial no tribunal distrital, conforme previsto no Código de Utah, Seção 63G-2-404. 
2. Um indivíduo pode contestar a precisão ou a integridade de um registro de acordo com o Código de Utah, Seção 63G-2-603. 

Retenção de registros

O Distrito deverá manter os registros de acordo com o cronograma estabelecido pelo Comitê de Registros do Estado, de acordo com o Código de Utah, Seção 63G-2-604.

Registros de alunos

Todos os registros dos alunos são designados como "registros educacionais" e a divulgação desses registros educacionais não é regida pelo GRAMA, mas pela Lei de Direitos Educacionais e Privacidade da Família de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Seção 1232(g); 34 C.F.R. Seção 99, et seq.; e 34 C.F.R. Seção 300, et seq.). O Distrito não pode divulgar informações relacionadas a registros educacionais sem o consentimento dos pais, exceto conforme previsto na FERPA.

Materiais protegidos por direitos autorais ou patentes

Qualquer registro protegido por direitos autorais, seja por registro formal de acordo com as leis federais de direitos autorais ou por reivindicação informal de direitos autorais, ou que seja coberto por uma patente, marca registrada ou outra designação protegida, não deverá ser copiado ou fornecido a qualquer pessoa sem uma ordem válida de um tribunal ordenando tal divulgação ou permissão por escrito do autor do registro.

Formulários

• Solicitação de registro do distrito escolar de Provo Lei de acesso e gerenciamento de registros governamentais
• Classificação de registros
• Solicitado
• Aviso de negação de solicitação de registros
• Aviso de apelação
• Identificação da notificação necessária
• Aviso de prorrogação do prazo para resposta à solicitação de registros
• Consentimento para a divulgação de informações a terceiros
• Termos de divulgação de um registro controlado

Aprovação pelo Conselho de Educação

14 de agosto de 2012

Revisado: 12 de março de 2013

Política e formulário

Política nº 7040: Acesso e gerenciamento de registros/GRAMA

Formulário GRAMA