最終更新日12月 1, 2023

7040 手順1 記録へのアクセスと管理／GRAMA

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記録へのアクセスと管理/GRAMA

目次

1. 目的と理念
2. 定義
3. レコード・マネージャー
4. 記録管理者の責務
5. GRAMAリクエスト
6. 記録の分類
7. 記録へのアクセス
8. 料金
9. アピール
10. 記録保持
11. 学生記録 1
12. 著作権または特許のある資料

目的と理念

本方針は、GRAMA（Government Records Access and Management Act：政府記録アクセス管理法）（ユタ州法、第63G-2-101条、その他）を含むがこれに限定されない、ユタ州の適用法および規制に従って、地区の記録を管理、分類、アクセス、保存、および廃棄するためのガイドラインを提供し、個人のプライバシー権を保護しつつ、州法および規制に従って地区の記録への一般公開を提供するものである。

定義

「記録 "または "Records "には、書籍、手紙、文書、紙、地図、計画、写真、フィルム、カード、テープ、録音、電子データ、または物理的な形式や特徴に関係なく、当地区が作成、所有、受領、保管するその他の文書資料が含まれ、その情報はコピーまたはその他の機械的、電子的手段で複製可能である。下書き、個人的なメモ、個人所有の文書は記録ではありません(Utah Code Ann., Section 63G2-103(22))。

レコード・マネージャー

1. 副教育長は、地区の全てのファイル及び記録の「記録管理者」として指名される。
2. ビジネス・アドミニストレーターは、当地区のすべての業務および財務ファイルならびに記録の「記録管理者」として指定される。 
3. 人事部長は、当地区のすべての従業員ファイルおよび人事記録の「記録管理者」である。 
4. 特別教育・連邦プログラム部長は、当地区のすべての特別教育／連邦プログラムのファイルおよび記録の「記録管理者」である。 
5. 生徒サービス部長は、中等教育機関におけるすべての生徒ファイルおよびその他の記録の「記録管理者」である。 
6. 生徒サービス部長は、小学校のすべての生徒ファイルおよびその他の記録の「記録管理者」である。 
7. 各校長および監督者は、各自の学校および部署における記録の管理・維持に責任を負う「記録管理者」である。具体的な記録管理・維持責任は、上記の主要な記録管理者が指定することができる。 

記録管理者の責務

各記録管理者は、ユタ州法、第63G-2-101条、その他に規定される義務と責任を遂行し、その監督下にある記録へのアクセス要求（以下「GRAMA要求」という）を確認し、これに対応する。すべてのGRAMA要請は、副校長および法律顧問を通じて調整され、地区のGRAMA書式を使用して処理されるものとする。

GRAMAリクエスト

個人は、GRAMA要請書を提出することにより、当地区の記録の閲覧またはコピーの受領を要請することができる。GRAMA要請には、要請者の必要な情報および要請される記録の具体的な説明が含まれていなければならない。

記録の分類

1. 記録管理者は、法律顧問の支援を受けて、ユタ州法第63G-2-306条307項に規定されるとおり、その監督下にある記録を評価し、分類する責任を負う。 
2. 記録は、以下のいずれかのカテゴリーに分類されるものとする：
   • Utah Code Ann, Section 63G-2-301に記載されている "Public "な記録；
   • Utah Code Ann, Section 63G-2-302-303に記載されている "Private "な記録； 
   • Utah Code Ann, Section 63G-2-304に記載されている "Controlled "レコード； 
   • ユタ州法、第63G2-305条に記載されている「保護された」記録。 
   • ユタ州法、第63G-2-201条(3)(b)に記載されている、閲覧が制限されている記録。

記録へのアクセス

1. すべての GRAMA 要請は、副管理責任者に提出されなければならない。アソシエイト・スーパーインテンドは、法律顧問と連携し、GRAMA要請への対応責任を委任する。
   • 公的」記録の閲覧は、ユタ州法第63条G-2-201項に従い、通常の営業時間内に行うものとする。 
   • すべての「私的」、「管理された」、および「保護された」記録は、ユタ州法第63G-2-202条に従ってのみ開示されるものとする。
2. 承認されたGRAMA要請は、ユタ州法第63条G-2-204項に従い、適時に提供されるものとする。 
3. すべてのGRAMA要請は、当地区のGRAMA書式を使用して回答および処理されるものとする。 

料金 

1. 手数料は、要求された記録の複製にかかる当地区の実費と、記録の作成および入手に要した人件費に対して、以下の通り請求されるものとする（ユタ州法、第63G-2-203条）：
   •  片面コピー1枚につき10セントのコピー料金。
   •  両面コピー1枚につき15セントのコピー料金。
   •  記録の検索、書式設定、操作、調整、要約、およびまとめが15分を超える場合、地区職員の時間に対して1時間当たり22ドル（$22.00）の手数料が請求されるものとする。
2. 記録の作成にかかる料金が50ドル（$50.00）を超えることが予想される場合、地区は請求者から事前の支払いを要求するものとする。
3. 地区は、以下の手数料を請求することはできない：
   • ユタ州法第63G-2-203条で許可されている場合を除き、開示対象かどうかを判断するために記録を確認すること。
   • 8.3.2 請求者が記録を閲覧すること。

アピール

1. 要求者が記録管理者の決定に不服がある場合、要求者は、期限およびユタ州法第63G-2-401条の規定に従って、当地区の異議申立書フォームを使用し、管理責任者に書面で異議申立書を提出することができる。 
   • 要請者が教育長の決定に不服がある場合、要請者はユタ州法第63G-2-403条に基づき州記録委員会に不服申し立てを行うか、ユタ州法第63G-2-404条に基づき地方裁判所に司法審査を申し立てることができる。 
2. 個人は、Utah Code Ann, Section 63G-2-603に従って、記録の正確性または完全性に異議を唱えることができます。 

記録保持

地区は、ユタ州法第63条G-2-604項に従い、州記録委員会が定めたスケジュールに従って記録を保管するものとする。

学生記録

すべての生徒の記録は「教育記録」として指定されており、そのような教育記録の開示は GRAMA ではなく、1974 年家族教育権およびプライバシー法（FERPA）（20 U.S.C. Section 1232(g); 34 C.F.R. Section 99, et seq.）地区は、FERPAに別段の規定がある場合を除き、保護者の同意なしに教育記録に関連する情報を公開することはできません。

著作権または特許のある資料

連邦著作権法に基づく正式な申請、または非公式な著作権の主張、あるいは特許、商標、またはその他の保護された指定によって著作権が保護されているレコードは、そのような開示を命じる裁判所の有効な命令、またはレコードの著作者からの書面による許可がない限り、いかなる者に対しても複製または提供してはならない。

フォーム

• プロボ学区の記録請求 政府記録アクセスおよび管理法
• 記録の分類
• リクエスト
• 記録請求拒否の通知
• 控訴のお知らせ
• 通知識別が必要
• 記録請求に対する回答期間延長のお知らせ
• 第三者への情報開示に関する同意書
• 管理記録の開示条件

教育委員会の承認

2012年8月14日

改訂2013年3月12日

ポリシーとフォーム

ポリシーNo.7040記録へのアクセスと管理/GRAMA

GRAMAフォーム