最后修改12 月 1, 2023

7040 程序 1 记录访问和管理/GRAMA

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记录访问和管理/GRAMA

目录

1. 目的和理念
2. 定义
3. 记录管理员
4. 记录管理员的职责
5. GRAMA 申请
6. 记录分类
7. 记录访问
8. 费用
9. 上诉
10. 记录保留
11. 学生档案 1
12. 受版权或专利保护的材料

目的和理念

本政策提供了管理、分类、查阅、保存和处置区档案的指导原则，以符合犹他州的适用法律和 法规，包括但不限于《政府档案查阅和管理法》（GRAMA）（《犹他州法典》第 63G-2- 101 条 等）；并根据州法律和法规，在保护个人隐私权的同时，为公众查阅区档案提供便利。

定义

"记录 "或 "Records "包括书籍、信件、文件、纸张、地图、平面图、照片、胶片、卡片、磁带、录音、电子数据或其他文件材料，无论其物理形式或特征如何，均由学区准备、拥有、接收或保留，且信息可通过影印或其他机械或电子手段复制。草稿、个人笔记和个人所有的文件不属于记录（《犹他州法典》第 63G2-103(22)节）。

记录管理员

1. 副学监被指定为学区所有档案和记录的 "记录管理员"。
2. 业务主管被指定为学区所有业务和财务档案及记录的 "记录管理员"。 
3. 人力资源总监是学区所有雇员和人事档案及记录的 "记录管理人"。 
4. 特殊教育和联邦项目主任是学区所有特殊教育/联邦项目档案和记录的 "记录管理人"。 
5. 学生服务部主任是中学所有学生档案和其他记录的 "记录管理员"。 
6. 学生服务部主任是小学所有学生档案和其他记录的 "记录管理员"。 
7. 每位校长和主管都是 "记录管理员"，负责管理和维护其所在学校和部门的记录。具体的记录管理和维护职责可由上述主要记录管理员指定。 

记录管理员的职责

每位记录管理员都将履行《犹他州法典》第 63G-2-101 节及其后条款规定的职责和责任，并审查 和答复在其监管下的记录查阅申请（"GRAMA 申请"）。所有 GRAMA 申请均应通过副总监和法律顾问进行协调，并使用校区的 GRAMA 表格进行处理。

GRAMA 申请

任何人都可以通过提交书面 GRAMA 申请来要求查阅或获取校区记录的副本。GRAMA 申请必须包含申请者的必要信息和所申请记录的具体描述。

记录分类

1. 记录管理员在法律顾问的协助下，负责按照《犹他州法典》第 63G-2-306-307 条的规定，对其监管下的记录进行评估和分类。 
2. 记录应归入以下类别之一：
   • 犹他州法典》第 63G-2-301 节所述的 "公共 "记录；
   • 犹他州法典》第 63G-2-302-303 节所述的 "私人 "记录； 
   • 犹他州法典》第 63G-2-304 条所述的 "受控 "记录； 
   • 犹他州法典》第 63G2-305 条所述的 "受保护 "记录；或 
   • 犹他州法典》第 63G- 2-201(3)(b)节所述的限制访问的记录。

记录访问

1. 所有 GRAMA 申请均应提交副总监。副总监应委派专人负责与法律顾问协调，对 GRAMA 申请做出答复。
   • 根据《犹他州法典》第 63G-2-201 节的规定，任何 "公开 "记录的查阅均应在正常工作时间内进行。 
   • 所有 "私人"、"受控 "和 "受保护 "记录只能根据《犹他州法典》第 63G-2-202 节的规定进行披露。
2. 应根据《犹他州法典》第 63G-2-204 条及时提供经批准的 GRAMA 申请。 
3. 所有 GRAMA 申请均应使用学区 GRAMA 表格进行回复和处理。 

费用 

1. 区政府应收取复制申请记录的实际成本，以及编制和获取记录的人员时间费用，具体如下 （《犹他州法典》第 63G-2-203 节）：
   •  每页单面复印费十（10）美分。
   •  每页双面复印费十五（15）美分。
   •  区工作人员对记录进行搜索、格式化、处理、剪裁、归纳和汇编的时间超过十五 （15）分钟时，应按每小时二十二美元（$22.00）收取费用。
2. 如果制作记录的费用预计超过 50 美元（$50.00），区政府应要求申请者预付。
3. 学区不得收取以下费用
   • 审查记录以确定其是否应予公开，但《犹他州法典》第 63G-2-203 条允许的情况除外；或
   • 8.3.2 申请人查阅记录。

上诉

1. 如果申请者对记录管理员的决定不满意，可根据犹他州法典第 63G-2-401 条的规定和时限，使用学区的 "上诉通知 "表格向学区总监提交书面上诉。 
   • 如果申请者对州长的决定不满意，可根据《犹他州法典》第 63G-2-403 节的规定向州记录委 员会提出上诉，或根据《犹他州法典》第 63G-2-404 节的规定向地区法院申请司法审查。 
2. 个人可根据《犹他州法典》第 63G-2-603 节对记录的准确性或完整性提出质疑。 

记录保留

校区应根据犹他州法典第 63G-2-604 条，按照州记录委员会制定的时间表保留记录。

学生档案

所有学生档案均被指定为 "教育档案"，此类教育档案的披露不受 GRAMA 的管辖，而受 1974 年《家庭教育权利和隐私法》（FERPA）（20 U.S.C. Section 1232(g)；34 C.F.R. Section 99, et seq.）除 FERPA 另有规定外，未经家长同意，校区不得公布与教育记录相关的信息。

受版权或专利保护的材料

任何受版权保护的记录，无论是根据联邦版权法正式提交的，还是非正式的版权要求，或 是受专利、商标或其他受保护名称保护的记录，在没有法院命令披露的有效命令或记录作者 的书面许可的情况下，不得复制或提供给任何人。

表格

• 普罗沃学区申请记录 《政府记录获取与管理法
• 记录分类
• 要求
• 拒绝记录申请通知
• 上诉通知
• 需要通知标识
• 关于延长记录申请答复时间的通知
• 同意向第三方披露信息
• 受控记录的披露条款

教育委员会批准

2012 年 8 月 14 日

已修订：2013 年 3 月 12 日

政策和表格

政策编号 7040：记录查阅和管理/GRAMA

GRAMA 表格