Dernière modification : 26 octobre 2023

6270 P1 : Repas (autres que les voyages) et procédure d'appréciation du personnel

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Conformément à la politique du district scolaire de Provo City en matière de repas (autres que les déplacements) et d'appréciation des employés, les écoles ou les départements peuvent être remboursés pour les repas d'affaires nécessaires et les dépenses occasionnelles liées à l'appréciation des employés.

Les lignes directrices suivantes doivent être appliquées :

• Les cadeaux sont de nature personnelle et il n'est pas approprié d'utiliser des fonds publics pour des cadeaux.
• La comptabilisation est appropriée tant que le caractère raisonnable et la fréquence sont prudents.  
• Les dons pour la retraite ne doivent pas dépasser $200.
• Les cadeaux de reconnaissance ne doivent pas dépasser $50 au cours d'une année donnée.
• Les repas servis à l'occasion de rassemblements en l'honneur d'un employé qui prend sa retraite ou qui quitte son emploi ne doivent pas dépasser $150 au total pour l'ensemble des participants. 
• Les cadeaux de retraite et de reconnaissance dépassant ces montants doivent être approuvés par le président du conseil d'administration ou le surintendant.
• Toutes les cartes-cadeaux achetées pour remercier un employé ou pour sa retraite seront ajoutées au revenu imposable de l'employé.
• Les cartes P ne peuvent pas être utilisées pour acheter des cartes-cadeaux en guise de remerciement ou de départ à la retraite.
• Les cartes-cadeaux destinées à remercier les employés ou à les faire partir à la retraite doivent être obtenues auprès du bureau d'affaires du district. Le bureau d'affaires disposera d'un inventaire des différentes cartes-cadeaux pouvant être achetées. Une fois les cartes-cadeaux achetées, les noms des employés et le montant des cartes-cadeaux seront transmis au bureau de la paie pour qu'il puisse en rendre compte.
• Les "repas d'affaires" nécessaires ne doivent pas dépasser $25 dollars par personne (avec taxes, pourboires et boissons) et sont appropriés dans les cas suivants :
  • Il existe un objectif commercial réel et substantiel.
  • Les participants sont activement engagés dans les affaires du district scolaire pendant le repas. 
  • Des sources de financement appropriées et autorisées sont disponibles.
  • Les autorisations nécessaires sont obtenues avant le repas (voir la politique d'achat 6210 pour les autorisations nécessaires).
  • L'objet de la dépense doit faire preuve de discernement
  • La dépense est correctement documentée (qui, quoi, quand, où, pourquoi)

Les repas peuvent être fournis pour les réunions si

• La réunion dure 5 heures ou plus et comporte un ordre du jour.  
• Approuvé au préalable par le directeur responsable du budget imputé. (Dans la mesure du possible, il convient de faire appel au service de nutrition infantile du district.

Des repas de nature raisonnable peuvent être fournis aux volontaires ; toutefois, les repas ne peuvent être fournis aux conjoints ou à d'autres membres de la famille sans l'approbation du directeur général.

Lors de l'achat de repas, il faut tenir compte des éléments suivants

• Le montant dépensé pourrait-il être confortablement défendu dans le cadre d'un examen public ?
•  Seriez-vous tranquille si les dépenses étaient sélectionnées pour un audit ?
• Vous sentiriez-vous à l'aise en lisant un article dans le journal ?

Documentation :

• Remplir le formulaire 6270 F1 d'autorisation de repas d'affaires en y incluant les informations suivantes :
  • Reçus originaux
  • La date de la dépense et le nom et l'adresse du lieu du repas
  • L'objectif de l'entreprise, y compris l'ordre du jour de la réunion
  • Les noms des participants et leurs titres ou d'autres informations établissant leur relation d'affaires avec la personne qui engage les dépenses.

Si les dépenses ont été effectuées à l'aide de la carte d'achat du district (P-Card), joignez le formulaire 6270 F1 d'autorisation de repas d'affaires dûment rempli comme pièce justificative dans l'enveloppe de la liste de contrôle mensuelle de la carte d'achat (formulaire 6211 F1).

Si vous demandez un remboursement ou le paiement d'une facture, remplissez le formulaire 6210 F3 de demande de paiement de facture (voir les procédures d'achat 6210 P1). Joignez le formulaire au formulaire d'autorisation de repas d'affaires 6270 F1 et envoyez le tout au service des comptes fournisseurs du district.

Adopté : 4/12/2028

Révisé : 8/1/2022

Politique et formulaires

• 6270 Repas (autres que les voyages) et appréciation du personnel
• 6270 Formulaire 1 Autorisation de repas d'affaires