Exigences en matière de devis et d'offres

• Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits.
• Si le montant total d'une transaction est égal ou supérieur à $10 000 (quel que soit le coût d'un seul article), deux devis écrits sont nécessaires avant l'achat. Toute transaction égale ou supérieure à $10.000 doit être saisie dans Linq avant l'achat.
• Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits et doivent être saisis dans Linq pour approbation. Le service commercial vous aidera si nécessaire. (À l'exception du service de nutrition de l'enfant qui doit obtenir des devis pour tout article supérieur à $10 000).
• Les nouveaux achats d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50.000 nécessitent trois devis écrits et l'approbation du conseil d'administration. Les articles de plus de $50 000 approuvés par le conseil d'administration au cours de la procédure budgétaire ne nécessitent pas d'approbation supplémentaire pour l'achat. Les devis et l'approbation doivent être documentés avant que l'achat ne soit effectué ou que le contrat ne soit signé. Les services aux entreprises aideront à obtenir des devis si nécessaire. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour approbation.
• Les achats d'un montant supérieur à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux et approuvé par le conseil d'administration.
• Les achats ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat, conformément au code et aux règles d'achat de l'État.

Voir la partie IV pour les achats nécessitant des contrats.

Sélection des fournisseurs/attribution des marchés

• Le code des marchés publics de l'État de l'Utah exige l'offre la plus basse de la part de fournisseurs qualifiés/présélectionnés, à moins que le recours à un fournisseur plus cher ne soit justifié. Les exceptions au code des marchés publics doivent être approuvées par les services commerciaux.
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• Le district peut utiliser les contrats d'État pour la sélection des fournisseurs à tous les niveaux sans appel d'offres supplémentaire. Les normes fédérales en matière de nutrition infantile exigent toujours des appels d'offres supplémentaires, quel que soit le statut du contrat d'État.
• Les employés qui achètent des fournitures ou des services pour le Provo City School District ne doivent pas demander ou recevoir de paiement ou de gain personnel de la part des vendeurs ou des fournisseurs.
• Les justifications de sources uniques sont rarement accordées et doivent être demandées par écrit pour obtenir l'approbation du district en matière d'achats. Le formulaire 6210 F4 de justification de source unique doit être rempli.
• Les achats effectués dans le cadre du programme de nutrition infantile du district scolaire de Provo City doivent être conformes aux exigences de la disposition Buy American. Voir ci-dessous
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

Conflit d'intérêts

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

Considérations budgétaires

L'approbation des achats dépend du budget disponible. Les achats dépassant le budget disponible seront retournés au demandeur.

Passer des commandes

Des appels d'offres et/ou des approbations sont nécessaires pour les projets suivants :

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

Radiation

• Le responsable de la passation de marchés peut soit exclure une personne, pour un motif valable, de l'attribution de marchés pour une durée maximale de trois ans, soit suspendre une personne de l'attribution de marchés s'il y a des raisons de croire que cette personne s'est livrée à une activité susceptible d'entraîner l'exclusion de l'attribution. Une suspension ne peut excéder trois mois, à moins qu'un acte d'accusation n'ait été émis pour un délit qui entraînerait l'exclusion.
• Les causes d'exclusion sont les suivantes :
  • condamnation pour infraction pénale dans le cadre de l'obtention ou de la tentative d'obtention d'un marché ou d'un contrat de sous-traitance public ou privé ou dans le cadre de l'exécution d'un marché ou d'un contrat de sous-traitance public ou privé.
  • condamnation en vertu des lois fédérales ou de l'État pour détournement de fonds, vol, falsification, corruption, falsification ou destruction de documents, recel, ou toute autre infraction indiquant un manque d'intégrité ou d'honnêteté commerciale qui affecte actuellement, sérieusement et directement la responsabilité en tant que contractant du district.
  • condamnation en vertu des lois antitrust fédérales ou d'État
  • l'inexécution, sans motif valable, des obligations contractuelles
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • toute autre cause que l'agent chargé de la passation des marchés considère comme grave et impérieuse au point d'affecter la responsabilité en tant qu'entrepreneur pour le district, y compris l'exclusion par une autre entité gouvernementale
• Le district peut considérer tout motif d'exclusion comme une base pour déterminer qu'une personne répondant à un appel d'offres n'est pas responsable, indépendamment de tout effort ou procédure visant à exclure ou suspendre la personne et même si le district ne choisit pas de demander l'exclusion ou la suspension.
• Les offres, propositions ou autres soumissions reçues de toute personne suspendue, radiée ou autrement inéligible à la date limite de réception des offres, propositions ou autres soumissions seront rejetées par le district.
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

Préférences

• Pour tous les marchés publics, le district accorde une préférence réciproque aux soumissionnaires proposant des produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans l'Utah ("produits de l'Utah") par rapport aux soumissionnaires proposant des produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans tout État qui accorde ou exige une préférence aux produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans cet État ("produits privilégiés hors de l'État"). Le montant de la préférence réciproque est égal au montant de la préférence appliquée par l'autre État pour cet article particulier. Pour bénéficier d'une préférence réciproque en vertu de la présente section, le soumissionnaire doit certifier dans son offre que les produits proposés sont des produits de l'Utah. Si cette certification ne figure pas dans l'offre, la préférence réciproque n'est pas accordée.
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• Cette section ne s'applique pas si son application risque de compromettre l'obtention de fonds fédéraux.
• Un "entrepreneur résident" est une personne, un partenariat, une société ou une autre entité commerciale qui a son principal établissement dans l'Utah ou qui emploie des travailleurs qui sont résidents de cet État lorsqu'ils sont disponibles, et qui exerçait des activités commerciales à la date à laquelle les offres pour le marché public ont été sollicitées pour la première fois.
• Lors de l'attribution de contrats de construction, le district accorde à un entrepreneur résident une préférence réciproque par rapport à un entrepreneur non résident de tout État qui accorde ou exige une préférence aux entrepreneurs de cet État. Le montant de la préférence réciproque est égal au montant de la préférence appliquée par l'État de l'entrepreneur non résident. Pour bénéficier de la préférence réciproque en vertu de la présente section, le soumissionnaire doit certifier dans son offre qu'il remplit les conditions requises pour être considéré comme un entrepreneur résident. Si cette certification ne figure pas dans l'offre, la préférence réciproque n'est pas accordée.
• Si l'entrepreneur responsable qui soumet l'offre conforme la plus basse est un entrepreneur non résident et a un établissement principal dans un État accordant ou exigeant une préférence aux entrepreneurs de cet État, et si un entrepreneur résident responsable a également soumis une offre conforme, et, avec le bénéfice de la préférence réciproque, l'offre de l'entrepreneur résident est égale ou inférieure à l'offre initiale la plus basse, l'offre du contractant résident est égale ou inférieure à l'offre initiale la plus basse, le District notifie au contractant résident qu'il remplit les conditions requises pour être un contractant résident privilégié et lui attribue le contrat s'il accepte, par écrit, de s'aligner sur l'offre la plus basse dans les 72 heures suivant la notification de son statut de contractant résident privilégié. L'avis du district doit inclure le prix exact soumis par le soumissionnaire le moins disant. Le district ne peut pas conclure de contrat avec un autre soumissionnaire pour la construction tant que 72 heures ne se sont pas écoulées après la notification au contractant résident privilégié. S'il y a plus d'un contractant résident privilégié, le district attribue le contrat au contractant résident privilégié consentant qui était le contractant résident privilégié le moins cher à l'origine. S'il y avait deux ou plusieurs entrepreneurs résidents privilégiés également moins chers, le district doit se conformer aux règles du Conseil d'orientation des achats pour déterminer quel soumissionnaire doit se voir attribuer le contrat.
• Cette section ne s'applique pas si son application risque de compromettre l'obtention de fonds fédéraux.
• Ni la préférence pour les produits de l'Utah ni la préférence pour les entrepreneurs résidents de l'Utah ne s'appliquent dans la mesure où elles entrent en conflit avec les exigences fédérales relatives à un marché public qui implique la dépense d'une aide fédérale, de fonds contractuels fédéraux ou de fonds de participation financière fédéraux.

• Des procédures de passation de marchés supplémentaires peuvent être utilisées pour faciliter la procédure de passation de marchés standard. Dans le cadre de la politique du district, l'appel d'offres, la demande de renseignements ou la demande de prix sont généralement utilisés lorsque le montant de l'achat d'un article ou d'un projet est supérieur à $80 000. Les services personnels ne sont pas soumis à ces dispositions, mais peuvent être utilisés pour sélectionner de nouveaux fournisseurs.
• Le personnel du district fournira aux services commerciaux des informations et des spécifications concernant toute demande soumise. Chaque cahier des charges sera rédigé dans le but de décrire clairement les besoins du district et d'encourager la concurrence. Il mettra l'accent sur les critères fonctionnels ou de performance nécessaires pour répondre aux besoins du district.
• Une personne ayant un conflit d'intérêts, ou qui prévoit de répondre à la proposition, ne peut pas participer à la rédaction des spécifications ou être employée par une organisation soumettant une réponse à l'appel d'offres.
• Le site d'appel d'offres de l'État de l'Utah sera utilisé pour publier, rassembler et examiner les informations soumises par les fournisseurs potentiels. Les offres seront également publiées sur le site web principal du district. Les annonces doivent être disponibles au moins sept (7) jours avant la date limite de soumission d'une réponse.
• Le district peut fournir un avis individuel aux vendeurs potentiels après le début de l'affichage public.
• Le district peut annuler un appel d'offres ou rejeter des offres et des propositions, en tout ou en partie, s'il est dans son intérêt de le faire. Les raisons de l'annulation ou du rejet sont versées au dossier du contrat et peuvent être consultées par le public. À la suite de l'annulation, le district lance un nouvel appel d'offres ou retire la demande d'achat.
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• Un appel d'offres peut être annulé après l'ouverture des réponses mais avant l'attribution lorsque le district détermine par écrit que l'une des circonstances suivantes existe :
  • • Aucune personne n'a satisfait à l'étendue des travaux ou à d'autres exigences contenues dans les documents d'appel d'offres et toutes les réponses à l'appel d'offres ont été jugées non conformes ou non responsables.
    • Une infraction au code, à la règle ou à la politique a été commise.
    • Des spécifications ou des exigences inadéquates, erronées ou ambiguës ont été citées dans l'appel d'offres.
    • Les spécifications de l'appel d'offres ont été ou doivent être révisées.
    • L'élément de marché sollicité n'est plus nécessaire
    • L'appel d'offres ne prévoyait pas la prise en compte de tous les facteurs de coût pour le district, tels que le coût du transport, les garanties, le service et l'entretien.
    • Les réponses à l'appel d'offres reçues montrent que les besoins du district peuvent être satisfaits par un article moins coûteux différent de celui de l'appel d'offres.
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • Autres raisons spécifiées dans le code de l'État (titre 63G, chapitre 6a, code des marchés publics de l'Utah) ou dans les règles administratives.
    • Autres circonstances considérées comme un motif raisonnable par le responsable de la passation de marchés
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• Le district peut autoriser la correction d'une erreur mineure dans une invitation à soumissionner, y compris les signatures manquantes, les reconnaissances d'addenda, les copies manquantes de licences professionnelles, les erreurs typographiques, les erreurs résultant d'une inexactitude dans l'invitation à soumissionner et d'autres erreurs mineures. Le district exige que les corrections soient faites par écrit et fixe un délai pour les effectuer.
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• Une demande d'information peut porter sur un large éventail d'informations, notamment la disponibilité, les calendriers, les normes et pratiques, les spécifications, la formation, les nouvelles technologies, les capacités des fournisseurs et les solutions alternatives. Une demande d'information n'est pas une procédure de passation de marché et ne peut pas être utilisée pour négocier des honoraires, conclure un contrat ou déterminer l'admissibilité d'un marché.
• Les informations soumises dans le cadre d'une demande de renseignements sont considérées comme des informations "protégées" en vertu de la loi de l'Utah sur l'accès et la gestion des dossiers du gouvernement (Utah Government Records Access and Management Act). Les répondants potentiels doivent fournir une déclaration écrite de confidentialité commerciale et un exposé concis des motifs à l'appui de cette déclaration.

Tous les achats/paiements doivent être approuvés par deux employés du district. Toutes les demandes de fournisseurs doivent être saisies dans Linq.

• Moins de $5.000 pour un seul article et la transaction totale ne dépasse pas $9.999
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• Achats à l'unité égaux ou supérieurs à $5.000 ou transaction totale égale ou supérieure à $10.000
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • Nouveaux achats ou projets portant sur un seul article
  • Doit être présenté au Conseil d'éducation pour approbation, à moins que l'approbation n'ait été obtenue au cours de la procédure budgétaire.
  • Signature préalable du directeur d'école, du directeur, du membre du conseil de district ou du surintendant compétent ou de leur remplaçant intérimaire en cas d'absence.
  • Signature préalable de l'administrateur d'entreprise.
  • Signature préalable du directeur général.
  • Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $50 000 nécessitent au moins trois devis écrits et doivent être saisis dans Linq après l'approbation du conseil d'administration. Les services commerciaux aideront à obtenir des offres si nécessaire.
  • Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux.
• Ajouts, améliorations et modifications des bâtiments
  • Approbation préalable du comité d'équipement
  • Approbation préalable du conseil d'administration pour tous les projets dont le coût total est supérieur à $50 000.
  • Les projets ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat.
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • Les demandes supérieures à $20 000 doivent être approuvées par le surintendant et l'administrateur d'entreprise.
  • Les demandes d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50 000 doivent être approuvées par le conseil d'administration.

A. Sélection d'un fournisseur (voir section I)

• Si le vendeur n'est pas dans Linq, un formulaire W-9 doit être soumis au District Business Services pour être entré dans Linq.

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• Le personnel de l'école/du département soumettra un bon de commande au fournisseur.

C. Réception des bons de commande

Le destinataire devra :

1. Ouvrir les paquets et les boîtes à la livraison.
2. Vérifier le contenu pour s'assurer que la quantité est correcte, qu'il n'y a pas de dommages et que les articles expédiés sont corrects.
3. Notifier au vendeur les manques, les excédents, les articles incorrects ou endommagés.
4. Recevoir le bon de commande dans Linq.
5. Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture (bon de commande, date de réception, numéro du fournisseur).
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement, sauf si le paiement est effectué sur le compte courant de l'école.

V. Les contrats

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

Voir la politique 6220 pour les contrats de services personnels/consultants.

VI. Ordre de modification

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII. Méthodes de paiement du district

A. Comptes à payer

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Vérifier et recevoir le(s) article(s) dans Linq.
  2. Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture.
  3. Scannez la facture et tout document relatif à l'offre et joignez-les à Linq Archive dans le dossier Unfiled.
  4. Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement.
• Les contrôles hebdomadaires ont lieu le mercredi. Les factures reçues avant le vendredi sont traitées la semaine suivante.
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• Boîtes de changement de district
  • La boîte à monnaie est disponible dans le bureau du caissier du district et doit être utilisée pour les fonds de démarrage de la foire du livre et d'autres besoins de l'école. Les écoles élémentaires doivent obtenir des fonds de démarrage auprès des services administratifs.
  • La boîte à monnaie doit être conservée dans un endroit sûr.
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• Boîtes à monnaie pour l'enseignement secondaire
  • La petite caisse peut être conservée par le BUREAU PRINCIPAL des écoles secondaires pour des usages divers et doit respecter les règles suivantes :
    1. Tous les fonds et montants de petite caisse doivent être approuvés par le service commercial.
    2. Les boîtes à monnaie ne doivent pas contenir plus d'argent que nécessaire pour les activités en cours.
    3. Il ne doit pas être utilisé pour encaisser des sommes d'argent pour des services fournis ou pour effectuer des achats.
    4. Doit être comptabilisé sur la base d'une régie d'avances avec un rapprochement mensuel.
    5. Doit être conservé dans un endroit sûr/fermé à clé.
    6. Les employés qui sortent les boîtes à monnaie doivent vérifier les montants initiaux en espèces et fournir un rapprochement à leur retour. Les montants dépassant le total initial doivent être déposés sur le compte approprié et le total original doit être remis dans le coffre-fort.

• Tous les fonds provenant des collectes de fonds de l'école, des frais de scolarité, etc. doivent être déposés sur le compte courant autorisé de l'école.
• Les établissements scolaires ne sont autorisés à ouvrir qu'un seul compte courant, et l'administrateur de l'établissement doit être inscrit comme signataire sur le compte.
• Des cartes de débit scolaires tirées sur le compte courant de l'école peuvent être émises. Les cartes de débit scolaires sont conformes aux procédures et politiques d'achat du district.
• L'école ne peut pas ouvrir d'autres comptes de chèques, de paiement ou financiers.
• Le compte chèque de l'école ne doit être utilisé que pour payer les achats de l'école qui doivent être imputés au budget du compte de l'école. Les procédures de paiement et de sélection des fournisseurs du district doivent être respectées.
• Une pré-approbation doit être donnée avant de pouvoir effectuer des achats.
• Les demandes peuvent être introduites dans Linq pour approbation et paiement.

• Employee Compensation
  • Toutes les rémunérations des employés en espèces doivent être traitées par le système de paie. Les cartes-cadeaux offertes pour un travail supplémentaire ou une reconnaissance, quel qu'en soit le montant, seront imposées par le biais du système de paie le mois suivant l'attribution de la carte-cadeau.
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  Les employés qui achètent des articles et demandent un remboursement doivent obtenir l'autorisation écrite préalable de leur directeur avant d'effectuer l'achat. La preuve de l'autorisation doit être jointe à la demande de remboursement.
  • Les remboursements doivent être effectués dans les 30 jours suivant l'achat. Aucun remboursement ne sera effectué pour les articles qui ne sont pas conformes à la politique de bien-être (voir la politique 3401).
  • Les enseignants ne doivent pas demander de remboursement tant que l'argent des fournitures n'a pas été entièrement dépensé. Les reçus pour l'argent dépensé pour les fournitures des enseignants doivent être soumis au secrétaire avant que les remboursements ne soient effectués.