Dernière modification : 4 octobre 2024

6210 Procédure 1 Achat / Paiement

Télécharger 6210 Procédures d'achat / de paiement

I. Sélection des fournisseurs

Exigences en matière de devis et d'offres
- Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits.
- Si le montant total d'une transaction est égal ou supérieur à $10 000 (quel que soit le coût d'un seul article), deux devis écrits sont nécessaires avant l'achat. Toute transaction égale ou supérieure à $10.000 doit être saisie dans Linq avant l'achat.
- Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits et doivent être saisis dans Linq pour approbation. Le service commercial vous aidera si nécessaire. (À l'exception du service de nutrition de l'enfant qui doit obtenir des devis pour tout article supérieur à $10 000).
- Les nouveaux achats d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50.000 nécessitent trois devis écrits et l'approbation du conseil d'administration. Les articles de plus de $50 000 approuvés par le conseil d'administration au cours de la procédure budgétaire ne nécessitent pas d'approbation supplémentaire pour l'achat. Les devis et l'approbation doivent être documentés avant que l'achat ne soit effectué ou que le contrat ne soit signé. Les services aux entreprises aideront à obtenir des devis si nécessaire. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour approbation.
- Les achats d'un montant supérieur à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux et approuvé par le conseil d'administration.
- Les achats ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat, conformément au code et aux règles d'achat de l'État.
- Voir la partie IV pour les achats nécessitant des contrats.
Sélection des fournisseurs/attribution des marchés
- Le code des marchés publics de l'État de l'Utah exige l'offre la plus basse de la part de fournisseurs qualifiés/présélectionnés, à moins que le recours à un fournisseur plus cher ne soit justifié. Les exceptions au code des marchés publics doivent être approuvées par les services commerciaux.
- Le terme " attribution " désigne l'identification et la sélection d'un fournisseur qui, après avoir satisfait à l'enquête de diligence raisonnable du district, peut conclure un contrat avec le district à l'issue d'une procédure de passation de marché standard ou d'une exception autorisée. Sauf indication contraire explicite dans les documents de consultation ou les documents d'exception, une attribution ou un avis d'attribution ne crée pas ou ne constitue pas un contrat contraignant tant que le contrat résultant n'a pas été entièrement signé par toutes les parties et les autorités d'approbation, ou que la documentation relative au bon de commande n'a pas été signée et remise au fournisseur attribué.
- Le district peut utiliser les contrats d'État pour la sélection des fournisseurs à tous les niveaux sans appel d'offres supplémentaire. Les normes fédérales en matière de nutrition infantile exigent toujours des appels d'offres supplémentaires, quel que soit le statut du contrat d'État.
- Les employés qui achètent des fournitures ou des services pour le Provo City School District ne doivent pas demander ou recevoir de paiement ou de gain personnel de la part des vendeurs ou des fournisseurs.
- Les justifications de sources uniques sont rarement accordées et doivent être demandées par écrit pour obtenir l'approbation du district en matière d'achats. Le formulaire 6210 F4 de justification de source unique doit être rempli.
- Les achats effectués dans le cadre du programme de nutrition infantile du district scolaire de Provo City doivent être conformes aux exigences de la disposition Buy American. Voir ci-dessous
  - La section 104(d) du William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act de 1998 (Public Law 105-336) a ajouté une disposition, la section 12(n) à la NSLA (42 USC 1760(n)), exigeant des autorités alimentaires scolaires (SFA) qu'elles achètent, dans toute la mesure du possible, des denrées ou des produits nationaux. L'article 12(n) de la NSLA définit une "denrée ou un produit national" comme une denrée agricole produite aux États-Unis et un produit alimentaire transformé aux États-Unis en grande partie à partir de denrées agricoles produites aux États-Unis. Par conséquent, plus de 51% du produit final transformé (en poids ou en volume) doivent être constitués de produits agricoles cultivés dans le pays. Ainsi, pour les denrées alimentaires non transformées, les produits agricoles doivent être d'origine nationale, et pour les denrées alimentaires transformées, elles doivent l'être à l'aide de composants alimentaires d'origine nationale qui sont constitués de plus de 51% de produits cultivés dans le pays, en poids ou en volume. La composante alimentaire du produit est considérée comme le produit agricole. On entend par "composant alimentaire" l'un des groupes d'aliments qui composent les repas remboursables. Les composants alimentaires sont les suivants : viandes et substituts de viande, céréales, légumes, fruits et lait de consommation. Les produits transformés doivent contenir plus de 51% du composant alimentaire du produit, en poids ou en volume, d'origine américaine. Les produits provenant de Guam, des Samoa américaines, des Îles Vierges, de Porto Rico et des Îles Mariannes du Nord sont autorisés en vertu de cette disposition en tant que territoires des États-Unis. La disposition Buy American (7 CFR 210.21(d)) est l'une des normes de passation de marchés que les SFA doivent respecter lors de l'achat de produits alimentaires commerciaux servis dans le cadre des programmes de restauration scolaire.
  - À des fins de conformité et d'audition, la SFA demandera par écrit au fournisseur (c'est-à-dire au fabricant ou au distributeur) des informations spécifiques sur le pourcentage de contenu américain dans tout produit final transformé afin de documenter le pourcentage national (une certification écrite décrivant le contenu national de la composante agricole alimentaire des marchandises et des produits est requise), ainsi que des factures de livraison et des reçus identifiant le pays d'origine comme étant les États-Unis ou leurs territoires, et dans le cas d'un produit non national, une exception limitée. Les exceptions limitées sont des exceptions limitées à la disposition qui permettent l'achat de produits ne répondant pas à la norme "nationale" (non nationaux) dans des circonstances où l'utilisation de produits nationaux n'est vraiment pas réalisable. Avant de recourir à une exception, il convient d'envisager d'autres solutions que l'achat de produits alimentaires non nationaux. Les exceptions limitées ne seront utilisées qu'en dernier recours. Les exceptions à cette disposition sont les suivantes 1) le produit n'est pas produit ou fabriqué aux États-Unis en quantités suffisantes et raisonnablement disponibles et d'une qualité satisfaisante ; ou 2) les appels d'offres révèlent que les coûts d'un produit américain sont sensiblement plus élevés que ceux d'un produit étranger.
  - La disposition "Buy American" soutient les entreprises locales et les petites entreprises. L'utilisation de produits alimentaires provenant de sources locales permet de soutenir les agriculteurs locaux et d'offrir des choix sains aux enfants dans le cadre des programmes de repas scolaires, tout en soutenant l'économie locale. L'obligation de se conformer à la disposition Buy American soutient également les SFA qui travaillent avec des entreprises locales ou des petites entreprises, appartenant à des minorités ou à des femmes, comme l'exige la réglementation fédérale (2 CFR 200.321). Des mesures positives doivent être prises pour s'assurer que les petites entreprises, les entreprises minoritaires et les entreprises appartenant à des femmes sont utilisées dans la mesure du possible. Ces mesures sont notamment les suivantes 1) l'inscription des petites entreprises, des entreprises minoritaires et des entreprises appartenant à des femmes sur les listes de sollicitation ; 2) l'assurance que les petites entreprises, les entreprises minoritaires et les entreprises appartenant à des femmes sont sollicitées chaque fois qu'elles constituent des sources potentielles ; et 3) l'utilisation des services et de l'assistance, le cas échéant, d'organisations telles que la Small Business Administration et la Minority Business Development Agency du ministère du commerce.
Conflit d'intérêts
- En cas de conflit d'intérêts, toutes les sélections de fournisseurs doivent être effectuées par l'intermédiaire des services commerciaux et un formulaire de conflit d'intérêts 6210 F5 doit être soumis.
Considérations budgétaires
- L'approbation des achats dépend du budget disponible. Les achats dépassant le budget disponible seront retournés au demandeur.
Passer des commandes
- Des appels d'offres et/ou des approbations sont nécessaires pour les projets suivants :
  - Demande d'achat - (peut être soumise à n'importe quel $ dans Alio)
  - Cartes d'achat (p-cards) - Voir politique/procédure 6215.
Radiation
- Le responsable de la passation de marchés peut soit exclure une personne, pour un motif valable, de l'attribution de marchés pour une durée maximale de trois ans, soit suspendre une personne de l'attribution de marchés s'il y a des raisons de croire que cette personne s'est livrée à une activité susceptible d'entraîner l'exclusion de l'attribution. Une suspension ne peut excéder trois mois, à moins qu'un acte d'accusation n'ait été émis pour un délit qui entraînerait l'exclusion.
  - Les causes d'exclusion sont les suivantes :
    - condamnation pour infraction pénale dans le cadre de l'obtention ou de la tentative d'obtention d'un marché ou d'un contrat de sous-traitance public ou privé ou dans le cadre de l'exécution d'un marché ou d'un contrat de sous-traitance public ou privé.
    - condamnation en vertu des lois fédérales ou de l'État pour détournement de fonds, vol, falsification, corruption, falsification ou destruction de documents, recel, ou toute autre infraction indiquant un manque d'intégrité ou d'honnêteté commerciale qui affecte actuellement, sérieusement et directement la responsabilité en tant que contractant du district.
    - condamnation en vertu des lois antitrust fédérales ou d'État
    - l'inexécution, sans motif valable, des obligations contractuelles
    - une violation du Code des marchés publics ou des politiques de passation de marchés du district
    - toute autre cause que l'agent chargé de la passation des marchés considère comme grave et impérieuse au point d'affecter la responsabilité en tant qu'entrepreneur pour le district, y compris l'exclusion par une autre entité gouvernementale
- Le district peut considérer tout motif d'exclusion comme une base pour déterminer qu'une personne répondant à un appel d'offres n'est pas responsable, indépendamment de tout effort ou procédure visant à exclure ou suspendre la personne et même si le district ne choisit pas de demander l'exclusion ou la suspension.
- Les offres, propositions ou autres soumissions reçues de toute personne suspendue, radiée ou autrement inéligible à la date limite de réception des offres, propositions ou autres soumissions seront rejetées par le district.
- Une personne ayant un privilège fiscal en suspens dans l'État ne peut pas soumettre un devis, une offre ou une proposition au district, ni passer un contrat pour fournir un article d'approvisionnement au district. Toutefois, si le responsable des achats du district détermine qu'il est dans l'intérêt du district de le faire, le district peut accorder une exception à cette interdiction pour un devis, une offre ou un contrat spécifique et particulier. Le district peut rejeter un devis, une offre ou une proposition soumis en violation de cette interdiction.
Préférences
- Pour tous les marchés publics, le district accorde une préférence réciproque aux soumissionnaires proposant des produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans l'Utah ("produits de l'Utah") par rapport aux soumissionnaires proposant des produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans tout État qui accorde ou exige une préférence aux produits qui sont produits, fabriqués, extraits, cultivés ou utilisés dans cet État ("produits privilégiés hors de l'État"). Le montant de la préférence réciproque est égal au montant de la préférence appliquée par l'autre État pour cet article particulier. Pour bénéficier d'une préférence réciproque en vertu de la présente section, le soumissionnaire doit certifier dans son offre que les produits proposés sont des produits de l'Utah. Si cette certification ne figure pas dans l'offre, la préférence réciproque n'est pas accordée.
- Si le soumissionnaire responsable ayant présenté l'offre conforme la plus basse propose des articles préférentiels hors de l'État, et si un autre soumissionnaire responsable a présenté une offre conforme proposant des articles de l'Utah, et qu'avec le bénéfice de la préférence réciproque, l'offre de l'autre soumissionnaire est égale ou inférieure à l'offre initiale la plus basse, le district doit (1) notifier au soumissionnaire proposant des articles de l'Utah qu'il est qualifié comme soumissionnaire préférentiel ; et (2) effectuer l'achat auprès du soumissionnaire préférentiel si ce dernier accepte, par écrit, de s'aligner sur l'offre la plus basse dans un délai de 72 heures après la notification. Le district doit inclure le prix exact soumis par le soumissionnaire le moins disant dans son avis au soumissionnaire privilégié. Le district ne peut pas conclure de contrat avec un autre soumissionnaire pour l'achat tant que 72 heures ne se sont pas écoulées après l'avis au soumissionnaire préférentiel. S'il y a plus d'un soumissionnaire préférentiel, le district attribue le contrat au soumissionnaire préférentiel consentant qui était le soumissionnaire préférentiel le moins cher à l'origine. S'il y avait deux ou plusieurs soumissionnaires préférentiels également moins chers, le district doit se conformer aux règles du Conseil d'orientation des achats pour déterminer quel soumissionnaire doit se voir attribuer le contrat.
- Cette section ne s'applique pas si son application risque de compromettre l'obtention de fonds fédéraux.
- Un "entrepreneur résident" est une personne, un partenariat, une société ou une autre entité commerciale qui a son principal établissement dans l'Utah ou qui emploie des travailleurs qui sont résidents de cet État lorsqu'ils sont disponibles, et qui exerçait des activités commerciales à la date à laquelle les offres pour le marché public ont été sollicitées pour la première fois.
- Lors de l'attribution de contrats de construction, le district accorde à un entrepreneur résident une préférence réciproque par rapport à un entrepreneur non résident de tout État qui accorde ou exige une préférence aux entrepreneurs de cet État. Le montant de la préférence réciproque est égal au montant de la préférence appliquée par l'État de l'entrepreneur non résident. Pour bénéficier de la préférence réciproque en vertu de la présente section, le soumissionnaire doit certifier dans son offre qu'il remplit les conditions requises pour être considéré comme un entrepreneur résident. Si cette certification ne figure pas dans l'offre, la préférence réciproque n'est pas accordée.
- Si l'entrepreneur responsable qui soumet l'offre conforme la plus basse est un entrepreneur non résident et a un établissement principal dans un État accordant ou exigeant une préférence aux entrepreneurs de cet État, et si un entrepreneur résident responsable a également soumis une offre conforme, et, avec le bénéfice de la préférence réciproque, l'offre de l'entrepreneur résident est égale ou inférieure à l'offre initiale la plus basse, l'offre du contractant résident est égale ou inférieure à l'offre initiale la plus basse, le District notifie au contractant résident qu'il remplit les conditions requises pour être un contractant résident privilégié et lui attribue le contrat s'il accepte, par écrit, de s'aligner sur l'offre la plus basse dans les 72 heures suivant la notification de son statut de contractant résident privilégié. L'avis du district doit inclure le prix exact soumis par le soumissionnaire le moins disant. Le district ne peut pas conclure de contrat avec un autre soumissionnaire pour la construction tant que 72 heures ne se sont pas écoulées après la notification au contractant résident privilégié. S'il y a plus d'un contractant résident privilégié, le district attribue le contrat au contractant résident privilégié consentant qui était le contractant résident privilégié le moins cher à l'origine. S'il y avait deux ou plusieurs entrepreneurs résidents privilégiés également moins chers, le district doit se conformer aux règles du Conseil d'orientation des achats pour déterminer quel soumissionnaire doit se voir attribuer le contrat.
- Cette section ne s'applique pas si son application risque de compromettre l'obtention de fonds fédéraux.
- Ni la préférence pour les produits de l'Utah ni la préférence pour les entrepreneurs résidents de l'Utah ne s'appliquent dans la mesure où elles entrent en conflit avec les exigences fédérales relatives à un marché public qui implique la dépense d'une aide fédérale, de fonds contractuels fédéraux ou de fonds de participation financière fédéraux.

II. Demande de propositions (RFP), demande d'informations (RFI), demande de déclaration de qualifications (RFQ)

Des procédures de passation de marchés supplémentaires peuvent être utilisées pour faciliter la procédure de passation de marchés standard. Dans le cadre de la politique du district, l'appel d'offres, la demande de renseignements ou la demande de prix sont généralement utilisés lorsque le montant de l'achat d'un article ou d'un projet est supérieur à $80 000. Les services personnels ne sont pas soumis à ces dispositions, mais peuvent être utilisés pour sélectionner de nouveaux fournisseurs.
Le personnel du district fournira aux services commerciaux des informations et des spécifications concernant toute demande soumise. Chaque cahier des charges sera rédigé dans le but de décrire clairement les besoins du district et d'encourager la concurrence. Il mettra l'accent sur les critères fonctionnels ou de performance nécessaires pour répondre aux besoins du district.
Une personne ayant un conflit d'intérêts, ou qui prévoit de répondre à la proposition, ne peut pas participer à la rédaction des spécifications ou être employée par une organisation soumettant une réponse à l'appel d'offres.
Le site d'appel d'offres de l'État de l'Utah sera utilisé pour publier, rassembler et examiner les informations soumises par les fournisseurs potentiels. Les offres seront également publiées sur le site web principal du district. Les annonces doivent être disponibles au moins sept (7) jours avant la date limite de soumission d'une réponse.
Le district peut fournir un avis individuel aux vendeurs potentiels après le début de l'affichage public.
Le district peut annuler un appel d'offres ou rejeter des offres et des propositions, en tout ou en partie, s'il est dans son intérêt de le faire. Les raisons de l'annulation ou du rejet sont versées au dossier du contrat et peuvent être consultées par le public. À la suite de l'annulation, le district lance un nouvel appel d'offres ou retire la demande d'achat.
Le district peut rejeter une réponse à un appel d'offres si elle enfreint une exigence de l'appel d'offres, si elle est soumise après la date limite ou si elle ne répond pas aux critères de réponse. Le district peut rejeter les réponses à un appel d'offres si le fournisseur n'est pas responsable, s'il enfreint le code des marchés publics ou la réglementation, s'il a eu une conduite contraire à l'éthique, s'il fait l'objet d'un privilège fiscal en suspens ou si un changement dans la situation du fournisseur aurait amené le district à rejeter la réponse. Les vendeurs qui ne signent pas les documents d'achat applicables peuvent également être rejetés après 90 jours. En cas de refus d'un fournisseur, le district lui fournira un exposé écrit des motifs.
Un appel d'offres peut être annulé après l'ouverture des réponses mais avant l'attribution lorsque le district détermine par écrit que l'une des circonstances suivantes existe :
- Aucune personne n'a satisfait à l'étendue des travaux ou à d'autres exigences contenues dans les documents d'appel d'offres et toutes les réponses à l'appel d'offres ont été jugées non conformes ou non responsables.
- Une infraction au code, à la règle ou à la politique a été commise.
- Des spécifications ou des exigences inadéquates, erronées ou ambiguës ont été citées dans l'appel d'offres.
- Les spécifications de l'appel d'offres ont été ou doivent être révisées.
- L'élément de marché sollicité n'est plus nécessaire
- L'appel d'offres ne prévoyait pas la prise en compte de tous les facteurs de coût pour le district, tels que le coût du transport, les garanties, le service et l'entretien.
- Les réponses à l'appel d'offres reçues montrent que les besoins du district peuvent être satisfaits par un article moins coûteux différent de celui de l'appel d'offres.
- Toutes les réponses à l'appel d'offres reçues, par ailleurs acceptables, font l'objet d'un processus déraisonnable, ou une seule réponse à l'appel d'offres est reçue et l'agent chargé de la passation des marchés ne peut pas déterminer le caractère raisonnable du prix de l'offre ou de la proposition de coût.
- Autres raisons spécifiées dans le code de l'État (titre 63G, chapitre 6a, code des marchés publics de l'Utah) ou dans les règles administratives.
- Autres circonstances considérées comme un motif raisonnable par le responsable de la passation de marchés
- L'annulation ne peut être utilisée pour attribuer un contrat à un fournisseur favorisé ou pour rendre un fournisseur qui a été précédemment disqualifié ou rejeté dans le cadre d'un appel d'offres éligible à l'attribution d'un contrat pour le même article de marché.
Le district peut autoriser la correction d'une erreur mineure dans une invitation à soumissionner, y compris les signatures manquantes, les reconnaissances d'addenda, les copies manquantes de licences professionnelles, les erreurs typographiques, les erreurs résultant d'une inexactitude dans l'invitation à soumissionner et d'autres erreurs mineures. Le district exige que les corrections soient faites par écrit et fixe un délai pour les effectuer.
Le district peut demander par écrit à un vendeur de clarifier des informations contenues dans un appel d'offres ou de fournir des informations supplémentaires que le district juge nécessaires pour déterminer la viabilité de la réponse. Le district doit fixer et faire respecter un délai pour la soumission des informations
Les meilleures offres et les offres finales ne sont autorisées que dans le cadre de la procédure d'appel d'offres.
Une demande d'information peut porter sur un large éventail d'informations, notamment la disponibilité, les calendriers, les normes et pratiques, les spécifications, la formation, les nouvelles technologies, les capacités des fournisseurs et les solutions alternatives. Une demande d'information n'est pas une procédure de passation de marché et ne peut pas être utilisée pour négocier des honoraires, conclure un contrat ou déterminer l'admissibilité d'un marché.
- Les informations soumises dans le cadre d'une demande de renseignements sont considérées comme des informations "protégées" en vertu de la loi de l'Utah sur l'accès et la gestion des dossiers du gouvernement (Utah Government Records Access and Management Act). Les répondants potentiels doivent fournir une déclaration écrite de confidentialité commerciale et un exposé concis des motifs à l'appui de cette déclaration.

III. Approbation des achats et des paiements

Tous les achats/paiements doivent être approuvés par deux employés du district. Toutes les demandes de fournisseurs doivent être saisies dans Linq.

Moins de $5.000 pour un seul article et la transaction totale ne dépasse pas $9.999
- Aucune offre n'est requise. (La nutrition infantile doit obtenir deux devis pour tout ce qui dépasse $3 500).
Achats à l'unité égaux ou supérieurs à $5.000 ou transaction totale égale ou supérieure à $10.000
Deux devis écrits sont nécessaires. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour approbation. Les achats auprès de fournisseurs qui n'acceptent pas les bons de commande doivent être effectués par le service commercial après l'obtention des devis. (À l'exception du service de nutrition infantile qui doit obtenir des devis pour tout ce qui dépasse $3.500).$50.000+
- Nouveaux achats ou projets portant sur un seul article
- Doit être présenté au Conseil d'éducation pour approbation, à moins que l'approbation n'ait été obtenue au cours de la procédure budgétaire.
- Signature préalable du directeur d'école, du directeur, du membre du conseil de district ou du surintendant compétent ou de leur remplaçant intérimaire en cas d'absence.
- Signature préalable de l'administrateur d'entreprise.
- Signature préalable du directeur général.
- Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $50 000 nécessitent au moins trois devis écrits et doivent être saisis dans Linq après l'approbation du conseil d'administration. Les services commerciaux aideront à obtenir des offres si nécessaire.
- Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux.
Ajouts, améliorations et modifications des bâtiments
- Approbation préalable du comité d'équipement
- Approbation préalable du conseil d'administration pour tous les projets dont le coût total est supérieur à $50 000.
- Les projets ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat.
Voir la politique de passation des marchés de construction 6212.Seuils d'approbation
- Les demandes supérieures à $20 000 doivent être approuvées par le surintendant et l'administrateur d'entreprise.
- Les demandes d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50 000 doivent être approuvées par le conseil d'administration.

IV. Demandes d'achat et bons de commande

Sélectionner un fournisseur (voir section I)
- Si le vendeur n'est pas dans Linq, un formulaire W-9 doit être soumis au District Business Services pour être entré dans Linq.
Passer une commande
- La demande doit être saisie dans Linq. Les offres requises doivent être conservées avec les documents d'achat et scannées dans Archive lors de la création du bon de commande.
- Le personnel de l'école/du département soumettra un bon de commande au fournisseur.
Réception des bons de commande
- Le destinataire devra :
  - Ouvrir les paquets et les boîtes à la livraison.
  - Vérifier le contenu pour s'assurer que la quantité est correcte, qu'il n'y a pas de dommages et que les articles expédiés sont corrects.
  - Notifier au vendeur les manques, les excédents, les articles incorrects ou endommagés.
  - Recevoir le bon de commande dans Linq.
  - Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture (bon de commande, date de réception, numéro du fournisseur).
  - Scannez la facture et déposez-la dans Linq Archive, dans le dossier Unfiled.
  - Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement, sauf si le paiement est effectué sur le compte courant de l'école.

V. Les contrats

Contacts
- Si l'objet de l'achat nécessite la conclusion d'un contrat, d'un contrat de location ou d'un autre accord juridiquement contraignant, une copie du contrat DOIT être signée par l'administrateur de l'entreprise, y compris les avenants.
- TOUS les contrats de logiciels DOIVENT être accompagnés d'un accord de non-divulgation signé par le fournisseur, voir 6210 F10.

Voir la politique 6220 pour les contrats de services personnels/consultants.

VI. Ordre de modification

Toute modification des bons de commande ou des contrats entraînant une augmentation des coûts doit être approuvée et traitée par le service commercial avant toute modification du contrat, la livraison ou l'acceptation de biens supplémentaires ou le début de travaux supplémentaires.

VII. Méthodes de paiement du district

Comptes à payer
- Le compte à payer de l'école ou du district est la méthode de paiement préférée pour tout achat accompagné d'une facture.
- La comptabilité fournisseurs paie tous les bons de commande du district et les montants facturés.
- Toutes les factures reçues liées à un bon de commande du district ;
  - Vérifier et recevoir le(s) article(s) dans Linq.
  - Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture.
  - Scannez la facture et tout document relatif à l'offre et joignez-les à Linq Archive dans le dossier Unfiled.
  - Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement.
- Les contrôles hebdomadaires ont lieu le mercredi. Les factures reçues avant le vendredi sont traitées la semaine suivante.
- Remboursement des employés
  - Tous les remboursements des employés doivent faire l'objet d'une approbation préalable documentée. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour être approuvées et payées lors de l'exécution des chèques habituels. Le paiement sera déposé sur le compte principal de l'employé utilisé pour la paie.
Cartes d'achat (US Bank p-cards) (voir 6211 P1)
Modifier les cases
- Boîtes de changement de district
  - La boîte à monnaie est disponible dans le bureau du caissier du district et doit être utilisée pour les fonds de démarrage de la foire du livre et d'autres besoins de l'école. Les écoles élémentaires doivent obtenir des fonds de démarrage auprès des services administratifs.
  - La boîte à monnaie doit être conservée dans un endroit sûr.
  - Les remboursements des employés doivent être effectués par l'intermédiaire de la comptabilité fournisseurs.
- Boîtes à monnaie pour l'enseignement secondaire
  - La petite caisse peut être conservée par le BUREAU PRINCIPAL des écoles secondaires pour des usages divers et doit respecter les règles suivantes :
    - Tous les fonds et montants de petite caisse doivent être approuvés par le service commercial.
    - Les boîtes à monnaie ne doivent pas contenir plus d'argent que nécessaire pour les activités en cours.
    - Il ne doit pas être utilisé pour encaisser des sommes d'argent pour des services fournis ou pour effectuer des achats.
    - Doit être comptabilisé sur la base des intérêts et faire l'objet d'un rapprochement mensuel.
    - Doit être conservé dans un endroit sûr/fermé à clé.
    - Les employés qui sortent les boîtes à monnaie doivent vérifier les montants initiaux en espèces et fournir un rapprochement à leur retour. Les montants dépassant le total initial doivent être déposés sur le compte approprié et le total original doit être remis dans le coffre-fort.

VIII. Paiements sur le compte de l'école

Tous les fonds provenant des collectes de fonds de l'école, des frais de scolarité, etc. doivent être déposés sur le compte courant autorisé de l'école.
Les établissements scolaires ne sont autorisés à ouvrir qu'un seul compte courant, et l'administrateur de l'établissement doit être inscrit comme signataire sur le compte.
Des cartes de débit scolaires tirées sur le compte courant de l'école peuvent être émises. Les cartes de débit scolaires sont conformes aux procédures et politiques d'achat du district.
L'école ne peut pas ouvrir d'autres comptes de chèques, de paiement ou financiers.
Le compte chèque de l'école ne doit être utilisé que pour payer les achats de l'école qui doivent être imputés au budget du compte de l'école. Les procédures de paiement et de sélection des fournisseurs du district doivent être respectées.
Une pré-approbation doit être donnée avant de pouvoir effectuer des achats.
Les demandes peuvent être introduites dans Linq pour approbation et paiement.

IX. Paiements aux employés

Rémunération des employés - Toutes les rémunérations des employés en espèces doivent être traitées par le système de paie. Les cartes-cadeaux remises en échange d'un travail supplémentaire ou d'une reconnaissance, quel qu'en soit le montant, seront imposées par le système de paie le mois suivant la remise de la carte-cadeau.
Remboursements des employés (hors voyages)
- Grâce aux cartes d'achat supplémentaires fournies, les remboursements des employés ne devraient pas être nécessaires. Dans le cas où une carte d'achat ne fonctionnerait pas ou dans d'autres situations, les remboursements des employés devraient être faibles et peu fréquents (environ $50). Toute exception doit être approuvée par le service commercial.
- Les employés qui achètent des articles et demandent un remboursement doivent obtenir l'autorisation écrite préalable de leur directeur avant d'effectuer l'achat. La preuve de l'autorisation doit être jointe à la demande de remboursement.
- Les remboursements doivent être effectués dans les 30 jours suivant l'achat. Aucun remboursement ne sera effectué pour les articles qui ne sont pas conformes à la politique de bien-être (voir la politique 3401).
- Les enseignants ne doivent pas demander de remboursement tant que l'argent des fournitures n'a pas été entièrement dépensé. Les reçus pour l'argent dépensé pour les fournitures des enseignants doivent être soumis au secrétaire avant que les remboursements ne soient effectués.