Última modificación: 26 de octubre de 2023

6270 P1: Comidas (excepto viajes) y procedimiento de agradecimiento a los empleados

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De acuerdo con la Política del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo sobre Comidas (que no sean viajes) y Agradecimiento a los Empleados, las escuelas o departamentos pueden recibir reembolsos por comidas de negocios necesarias y gastos ocasionales de agradecimiento a los empleados.

Deben seguirse las siguientes directrices:

Los regalos son de carácter personal y no conviene utilizar fondos públicos para regalos.
El reconocimiento es adecuado siempre que la razonabilidad y la frecuencia sean prudentes
Los regalos de jubilación no deben superar los $200.
Los regalos de reconocimiento no deben superar los $50 en un año determinado.
La comida para las reuniones de reconocimiento a los empleados que se jubilan o cesan no debe exceder de $150 en total para los asistentes.
Los regalos de jubilación y reconocimiento que superen estas cantidades requieren la aprobación del Presidente del Consejo o del Superintendente.
Todas las tarjetas regalo adquiridas en agradecimiento a un empleado o por jubilación se añadirán a la base imponible del empleado.
Las tarjetas P no pueden utilizarse para comprar tarjetas regalo para agradecimiento/jubilación de empleados.
Las tarjetas de regalo para agradecimiento/jubilación de empleados deben obtenerse en la Oficina de Negocios del Distrito. La Oficina de Negocios tendrá un inventario de varias tarjetas de regalo que pueden ser compradas. Una vez que se hayan comprado las tarjetas de regalo, los nombres de los empleados y la cantidad de las tarjetas de regalo se entregarán a la oficina de nóminas para los informes necesarios.
Las "comidas de negocios" necesarias no deben superar los $25 dólares por persona (con impuestos, propina y bebida), y son apropiadas cuando:
- Existe un propósito comercial de buena fe y sustancial
- Los participantes participan activamente en los asuntos del Distrito Escolar durante la comida
- Se dispone de fuentes de financiación adecuadas y permitidas
- Se obtienen las aprobaciones apropiadas antes de la comida (véase la política de compras 6210 para las aprobaciones apropiadas)
- La finalidad del gasto debe demostrar buen juicio
- El gasto está debidamente documentado (quién, qué, cuándo, dónde, por qué)

Se pueden ofrecer comidas para las reuniones si:

La reunión dura 5 horas o más y tiene un orden del día.
Previa aprobación del Director responsable del presupuesto que se imputa. (Siempre que sea posible, debe utilizarse el servicio de nutrición infantil del distrito.

A los voluntarios se les pueden proporcionar comidas de naturaleza razonable; sin embargo, no se pueden proporcionar comidas a los cónyuges u otros miembros de la familia sin la aprobación del superintendente.

A la hora de comprar comidas, ten en cuenta:

¿Podría defenderse cómodamente la cantidad gastada bajo el escrutinio público?
¿Estaría usted libre de preocupaciones si el gasto fuera seleccionado para auditoría?
¿Se sentiría cómodo leyéndolo en el periódico?

Documentación:

Rellene el formulario de autorización de comidas de empresa 6270 F1 incluyendo la siguiente información:
- Recibos originales
- La fecha del gasto y el nombre y la dirección del lugar de la comida
- El objeto de la reunión, incluido el orden del día
- Los nombres de los participantes y sus cargos u otra información que establezca su relación comercial con la persona que incurre en el gasto.

Si los gastos se efectuaron con la tarjeta de compras del distrito (P-Card), incluya el formulario de autorización de comidas de negocios 6270 F1 cumplimentado como documentación justificativa en el sobre de la lista de comprobación mensual de la tarjeta de compras, formulario 6211 F1.

Si desea solicitar un reembolso o el pago de una factura, cumplimente el formulario de solicitud de pago de facturas 6210 F3 (véase el procedimiento de compras 6210 P1). Adjunte el formulario al Business Meal Authorization Form 6270 F1 y envíelo a District Accounts Payable.

Adoptada: 4/12/2028

Revisado: 8/1/2022

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Política y formularios