Requisitos de cotización y licitación

• Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito.
• Si una transacción total es igual o superior a $10.000 (independientemente del coste de cada artículo), se requieren dos presupuestos por escrito antes de la compra. Cualquier transacción igual o superior a $10.000 debe introducirse en Linq antes de la compra.
• Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq para su aprobación. Los Servicios Empresariales le ayudarán si es necesario. (A excepción del Departamento de Nutrición Infantil, que debe obtener presupuestos para todo lo que supere $10.000).
• Las nuevas compras de un solo artículo superiores a $50.000 requieren tres presupuestos por escrito y la aprobación del Consejo. Los artículos superiores a $50.000 aprobados por el consejo durante el proceso presupuestario no requieren aprobación adicional para su compra. Los presupuestos y la aprobación deben documentarse antes de realizar la compra o firmar el contrato. Los Servicios Empresariales ayudarán a obtener presupuestos si es necesario. Los pedidos deben introducirse en Linq para su aprobación.
• Las compras superiores a $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por Servicios Empresariales y aprobada por la junta.
• Las compras no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra, de acuerdo con el código y la normativa de compras del Estado.

Véase la parte IV para las compras que requieren contratos.

Selección y adjudicación de proveedores

• El Código de Adquisiciones del Estado de Utah requiere la oferta más baja de proveedores calificados/preseleccionados a menos que se justifique el uso de un proveedor de mayor precio. Las excepciones al código de adquisiciones deben ser aprobadas por Servicios Empresariales.
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• El distrito puede utilizar contratos estatales para la selección de proveedores a todos los niveles sin necesidad de licitaciones adicionales. Las normas federales de nutrición infantil siguen exigiendo licitaciones adicionales independientemente del estado del contrato estatal.
• Los empleados que están comprando suministros o servicios para el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no pueden pedir o recibir ningún pago o ganancia personal de los vendedores o proveedores.
• Las justificaciones de fuente única se conceden con poca frecuencia y deben solicitarse por escrito para la aprobación de compras del distrito. Debe cumplimentarse el formulario de justificación de fuente única 6210 F4.
• Las compras para el Programa de Nutrición Infantil del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo deben cumplir con los Requisitos de la Disposición Compre Estadounidense. Vea abajo
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

Conflicto de intereses

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

Consideraciones presupuestarias

La aprobación de las compras dependerá del presupuesto disponible. Las compras que superen el presupuesto disponible se devolverán al solicitante.

Realización de pedidos

Se requieren propuestas de licitación y/o aprobaciones para lo siguiente:

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

Inhabilitación

• El Responsable de Contratación puede inhabilitar a una persona para la adjudicación de contratos por un periodo máximo de tres años, o suspenderla si existen motivos para creer que ha participado en alguna actividad que podría dar lugar a su inhabilitación. La suspensión no podrá ser superior a tres meses, salvo que se haya dictado un auto de procesamiento por un delito que pueda dar lugar a la inhabilitación.
• Las causas de inhabilitación incluyen:
  • condena por un delito penal como consecuencia de la obtención o el intento de obtención de un contrato o subcontrato público o privado o en la ejecución de un contrato o subcontrato público o privado
  • condena en virtud de leyes estatales o federales por malversación, robo, falsificación, soborno, falsificación o destrucción de registros, recepción de bienes robados o cualquier otro delito que indique una falta de integridad empresarial u honradez comercial que afecte actual, grave y directamente a la responsabilidad como contratista del distrito
  • condena en virtud de leyes antimonopolio estatales o federales
  • incumplimiento sin causa justificada de los términos del contrato
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • cualquier otra causa que el Funcionario de Adquisiciones determine que es tan grave y apremiante que afecta la responsabilidad como contratista del distrito, incluida la inhabilitación por parte de otra entidad gubernamental
• El distrito puede considerar cualquier causa de inhabilitación como base para determinar que una persona que responde a una convocatoria no es responsable, independientemente de cualquier esfuerzo o procedimiento para inhabilitar o suspender a la persona e incluso si el distrito no opta por solicitar la inhabilitación o suspensión.
• Las licitaciones, ofertas u otras presentaciones recibidas de cualquier persona que esté suspendida, inhabilitada o sea inelegible en la fecha límite para la recepción de licitaciones, propuestas u otras presentaciones serán rechazadas por el distrito.
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

Preferencias

• Para todas las adquisiciones, el Distrito dará preferencia recíproca a los licitadores que ofrezcan artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en Utah ("artículos de Utah") sobre los licitadores que ofrezcan artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en cualquier estado que dé o exija preferencia a los artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en ese estado ("artículos preferidos fuera del estado"). El importe de la preferencia recíproca será igual al importe de la preferencia aplicada por el otro Estado para ese artículo de adquisición concreto. Para recibir una preferencia recíproca en virtud de esta sección, el licitador debe certificar en la oferta que los artículos de adquisición ofrecidos son artículos de Utah. Sin dicha certificación en la oferta, se renuncia a la preferencia recíproca.
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• Esta sección no se aplica si su aplicación puede poner en peligro la recepción de fondos federales.
• Un "contratista residente" es una persona, sociedad, corporación u otra entidad comercial que tiene su sede principal en Utah o que emplea a trabajadores que son residentes de este estado cuando están disponibles; y también estaba realizando negocios en la fecha en que las ofertas para el contrato público se solicitaron por primera vez.
• Al adjudicar contratos de construcción, el distrito concederá a un contratista residente una preferencia recíproca sobre un contratista no residente de cualquier estado que conceda o exija una preferencia a los contratistas de dicho estado. El importe de la preferencia recíproca será igual al importe de la preferencia aplicada por el Estado del contratista no residente. Para recibir la preferencia recíproca en virtud de esta sección, el licitador deberá certificar en la oferta que reúne los requisitos para ser considerado contratista residente. Sin dicha certificación en la oferta, se renuncia a la preferencia recíproca.
• Si el contratista responsable que presenta la oferta conforme más baja es un contratista no residente y tiene su establecimiento principal en un Estado que otorga o exige preferencia a los contratistas de dicho Estado, y si un contratista residente responsable también ha presentado una oferta conforme y, con el beneficio de la preferencia recíproca, la oferta del contratista residente es igual o inferior a la oferta original más baja, el Distrito notificará al contratista residente que reúne los requisitos para ser considerado contratista residente preferente y le adjudicará el contrato si dicho contratista acepta, por escrito, igualar la oferta más baja en un plazo de 72 horas a partir de la notificación de su condición de contratista residente preferente. La notificación del distrito incluirá el precio exacto presentado por el licitador más bajo. El distrito no podrá celebrar un contrato con ningún otro licitador para la construcción hasta que hayan transcurrido 72 horas desde la notificación al contratista residente preferente. Si hay más de un contratista residente preferido, el distrito adjudicará el contrato al contratista residente preferido dispuesto que haya sido el contratista residente preferido más bajo originalmente. Si hubiera dos o más contratistas residentes preferidos igualmente bajos, el distrito cumplirá con las normas de la Junta de Política de Adquisiciones para determinar a qué licitador se le debe adjudicar el contrato.
• Esta sección no se aplica si su aplicación puede poner en peligro la recepción de fondos federales.
• Ni la preferencia de productos de Utah ni la preferencia de contratista residente en Utah se aplican en la medida en que entren en conflicto con los requisitos federales relativos a una contratación que implique el gasto de ayuda federal, fondos de contratos federales o fondos de participación financiera federal.

• Se pueden utilizar procesos de adquisición complementarios para ayudar en el proceso de adquisición estándar. Dentro de la política del distrito, la RFP, RFI o RFQ se utiliza generalmente cuando el importe de la compra de un artículo o proyecto es superior a $80.000. Los servicios personales no están sujetos a estas disposiciones, pero pueden utilizarse para seleccionar nuevos proveedores.
• El personal del distrito facilitará a los Servicios Empresariales información y especificaciones sobre cualquier solicitud presentada. Cada especificación se redactará con el objetivo de describir claramente los requisitos del distrito y fomentar la competencia, y hará hincapié en los criterios funcionales o de rendimiento necesarios para satisfacer las necesidades del distrito.
• Una persona con un conflicto de intereses, o que prevea responder a la propuesta, no podrá participar en la redacción de las especificaciones ni ser empleado de ninguna organización que presente una respuesta a la convocatoria.
• Se utilizará el sitio web de licitaciones del estado de Utah para publicar, recopilar y revisar la información presentada por los posibles proveedores. Los anuncios también se incluirán en el sitio web principal del distrito. Los anuncios estarán disponibles durante al menos siete (7) días antes de la fecha límite para presentar una respuesta.
• El distrito podrá notificar individualmente a los posibles vendedores una vez iniciado el anuncio público.
• El distrito podrá cancelar una licitación o rechazar ofertas y propuestas, en su totalidad o en parte, si ello redunda en su propio interés. Los motivos de la anulación o el rechazo se incluirán en el expediente del contrato y estarán a disposición del público. Tras la cancelación, el distrito volverá a solicitar respuestas o retirará la solicitud para el artículo de adquisición.
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• Se podrá anular un concurso después de la apertura de las respuestas pero antes de la adjudicación cuando el distrito determine por escrito que se da una de las siguientes circunstancias:
  • • El alcance del trabajo u otros requisitos contenidos en el pliego de condiciones no han sido cumplidos por ninguna persona y se ha determinado que todas las respuestas al pliego de condiciones no son conformes o no son responsables.
    • Se ha producido una infracción del código, la norma o la política
    • En la convocatoria se citaban especificaciones o requisitos inadecuados, erróneos o ambiguos.
    • El pliego de condiciones de la convocatoria ha sido o debe ser revisado
    • El objeto de la licitación ya no es necesario
    • El pliego de condiciones no preveía la consideración de todos los factores de coste para el distrito, como el coste del transporte, las garantías, el servicio y el mantenimiento.
    • Las respuestas recibidas a la convocatoria muestran que las necesidades del distrito pueden satisfacerse con un artículo menos costoso que el de la convocatoria.
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • Otras razones especificadas en el código estatal (Título 63G, Capítulo 6a, Código de Adquisiciones de Utah) o norma administrativa.
    • Otras circunstancias que el funcionario encargado de la contratación considere una causa razonable.
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• El distrito podrá permitir la corrección de un error inmaterial en una solicitud de respuesta, incluyendo firmas faltantes, reconocimientos de anexos, copias faltantes de licencias profesionales, errores tipográficos, errores resultantes de una inexactitud en la solicitud y otros errores inmateriales. El distrito exigirá que las correcciones se hagan por escrito y establecerá un plazo para efectuarlas.
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• Una solicitud de información puede buscar una amplia gama de información, incluida la disponibilidad, los calendarios, las normas y prácticas, las especificaciones, la formación, las nuevas tecnologías, las capacidades de los proveedores y las soluciones alternativas. Una RFI no es un proceso de adquisición y no puede utilizarse para negociar honorarios, celebrar un contrato o determinar la admisibilidad de una adquisición.
• La información presentada con una RFI se considera información "protegida" en virtud de la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah. Los posibles encuestados deben presentar una declaración escrita de confidencialidad empresarial y una exposición concisa de los motivos que justifican dicha declaración.

Todas las compras/pagos requieren la aprobación de dos empleados del distrito. Todas las solicitudes de proveedores deben introducirse en Linq.

• Menos de $5.000 por un solo artículo y la transacción total no supera $9.999
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• Compras de un solo artículo iguales o superiores a $5.000 o una transacción total igual o superior a $10.000
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • Nuevas compras o proyectos de un solo artículo
  • Debe presentarse al Consejo de Educación para su aprobación, a menos que ésta se haya obtenido durante el proceso presupuestario.
  • Firma previa del director, director, miembro del consejo de distrito o superintendente correspondiente o de su sustituto en su ausencia.
  • Firma previa del administrador de la empresa.
  • Firma previa del superintendente.
  • Las compras de un solo artículo o los proyectos superiores a $50.000 requieren un mínimo de tres presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq tras la aprobación del consejo. Los Servicios Empresariales ayudarán en la adquisición de ofertas cuando sea necesario.
  • Las compras de un solo artículo o los proyectos de más de $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por los Servicios Empresariales.
• Ampliaciones, mejoras y modificaciones de edificios
  • Aprobación previa del Comité de Instalaciones de Capital
  • Aprobación previa del consejo de administración para todos los proyectos con un coste total superior a $50.000.
  • Los proyectos no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra.
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • Los pedidos superiores a $20.000 requieren la aprobación del superintendente y del administrador de la empresa.
  • Los pedidos de artículos individuales superiores a $50.000 requieren la aprobación del consejo.

A. Selección de un proveedor (véase la Sección I)

• Si el proveedor no está en Linq, se debe presentar un formulario W-9 a los Servicios Empresariales del Distrito para introducirlo en Linq.

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• El personal de la escuela/departamento presentará la orden de compra al proveedor para que realice el pedido.

C. Recepción de pedidos

El receptor lo hará:

1. Abra los paquetes y cajas cuando se los entreguen.
2. Compruebe que el contenido sea correcto, que no haya daños y que los artículos enviados sean los correctos.
3. Notificar al vendedor las faltas, excesos, artículos incorrectos o dañados.
4. Recibir la Orden de Compra en Linq.
5. Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura (orden de compra, fecha de recepción, número de proveedor).
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago a menos que el pago se realice a través de la cuenta corriente de la escuela.

V. Contratos

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

Véase la política 6220 para Contratos de Servicios Personales/Consultores.

VI. Orden de modificación

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII. Formas de pago de los distritos

A. Cuentas a pagar

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Verificar y recibir artículos en Linq.
  2. Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura.
  3. Escanee la factura y cualquier documentación de la oferta y adjúntela en Linq Archive en la carpeta Unfiled.
  4. Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago.
• Los controles semanales se realizan los miércoles. Las facturas recibidas antes del viernes se tramitarán la semana siguiente.
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• Cajas de cambio de distrito
  • La caja de cambio está disponible en la oficina del cajero del distrito y debe utilizarse para los fondos iniciales de la feria del libro y otras necesidades de la escuela. Las escuelas primarias deben obtener los fondos iniciales de Servicios Empresariales.
  • La caja de cambio debe guardarse en un lugar seguro.
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• Cajas de cambio de secundaria
  • La caja chica puede ser guardada por la OFICINA PRINCIPAL de las escuelas secundarias para usos varios y debe atenerse a lo siguiente:
    1. Todos los fondos e importes de la caja chica deben ser aprobados por los Servicios Empresariales.
    2. Las cajas de cambio no contendrán más dinero del necesario para las actividades en curso.
    3. No se utilizará para recibir dinero por servicios prestados ni para realizar compras.
    4. Se contabilizarán como anticipos con una conciliación mensual.
    5. Se guardarán en un lugar seguro/cerrado.
    6. Los empleados que retiran las cajas de cambio deben verificar los importes iniciales en efectivo y presentar una conciliación a su devolución. Las cantidades que superen el total inicial deben depositarse en la cuenta adecuada y el total original debe devolverse a la caja fuerte.

• Todos los fondos recibidos de recaudaciones de fondos escolares, cuotas estudiantiles, etc. deben depositarse en la cuenta corriente escolar autorizada.
• Las escuelas sólo están autorizadas a abrir una cuenta corriente escolar, y el administrador de la empresa debe figurar como firmante en la cuenta.
• Pueden emitirse tarjetas de débito escolares con cargo a la cuenta corriente de la escuela. Las tarjetas de débito escolares siguen los procedimientos y políticas de compra del distrito.
• La escuela no podrá establecer ninguna otra cuenta corriente, de cargo o financiera.
• La cuenta corriente de la escuela debe utilizarse únicamente para pagar las compras de la escuela que deban cargarse al presupuesto de la cuenta de la escuela. Deben seguirse los procedimientos de pago y selección de proveedores del distrito.
• Antes de poder comprar, es necesario obtener una autorización previa.
• Los pedidos pueden introducirse en Linq para su aprobación y pago.

• Employee Compensation
  • Todas las retribuciones de los empleados en metálico deben procesarse a través del sistema de nóminas. Las tarjetas regalo entregadas por trabajo adicional o reconocimiento, independientemente de su importe, se gravarán a través del sistema de nóminas el mes siguiente a la entrega de la tarjeta regalo.
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  Los empleados que compren artículos y soliciten el reembolso deberán recibir una autorización previa por escrito de su director antes de efectuar la compra. La prueba de la autorización debe adjuntarse a la solicitud de reembolso.
  • Los reembolsos deberán efectuarse dentro de los 30 días siguientes a la compra. No se reembolsarán artículos que no se ajusten a la política de bienestar (véase la Política 3401).
  • Los profesores no deben solicitar reembolsos hasta que no hayan gastado todo el dinero para material docente. Antes de proceder al reembolso, los profesores deben presentar a la secretaría los recibos de los gastos efectuados.