Última modificación: 4 de octubre de 2024

6210 Procedimiento 1 Compra / Pago

Descargar 6210 Procedimientos de compra y pago

I. Selección de proveedores

Requisitos de cotización y licitación
- Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito.
- Si una transacción total es igual o superior a $10.000 (independientemente del coste de cada artículo), se requieren dos presupuestos por escrito antes de la compra. Cualquier transacción igual o superior a $10.000 debe introducirse en Linq antes de la compra.
- Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq para su aprobación. Los Servicios Empresariales le ayudarán si es necesario. (A excepción del Departamento de Nutrición Infantil, que debe obtener presupuestos para todo lo que supere $10.000).
- Las nuevas compras de un solo artículo superiores a $50.000 requieren tres presupuestos por escrito y la aprobación del Consejo. Los artículos superiores a $50.000 aprobados por el consejo durante el proceso presupuestario no requieren aprobación adicional para su compra. Los presupuestos y la aprobación deben documentarse antes de realizar la compra o firmar el contrato. Los Servicios Empresariales ayudarán a obtener presupuestos si es necesario. Los pedidos deben introducirse en Linq para su aprobación.
- Las compras superiores a $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por Servicios Empresariales y aprobada por la junta.
- Las compras no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra, de acuerdo con el código y la normativa de compras del Estado.
- Véase la parte IV para las compras que requieren contratos.
Selección y adjudicación de proveedores
- El Código de Adquisiciones del Estado de Utah requiere la oferta más baja de proveedores calificados/preseleccionados a menos que se justifique el uso de un proveedor de mayor precio. Las excepciones al código de adquisiciones deben ser aprobadas por Servicios Empresariales.
- "Adjudicación" se refiere a la identificación y selección de un proveedor que puede, tras satisfacer la investigación de diligencia debida del distrito, contratar con el Distrito como resultado de un proceso de adquisición estándar o una excepción permitida. A menos que se indique explícitamente lo contrario en el pliego de condiciones o en la documentación de excepción, una adjudicación o notificación de adjudicación no crea ni constituye un contrato vinculante hasta que el contrato resultante haya sido ejecutado en su totalidad por todas las partes y las autoridades de aprobación, o la documentación de la orden de compra haya sido firmada y entregada al proveedor adjudicado.
- El distrito puede utilizar contratos estatales para la selección de proveedores a todos los niveles sin necesidad de licitaciones adicionales. Las normas federales de nutrición infantil siguen exigiendo licitaciones adicionales independientemente del estado del contrato estatal.
- Los empleados que están comprando suministros o servicios para el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no pueden pedir o recibir ningún pago o ganancia personal de los vendedores o proveedores.
- Las justificaciones de fuente única se conceden con poca frecuencia y deben solicitarse por escrito para la aprobación de compras del distrito. Debe cumplimentarse el formulario de justificación de fuente única 6210 F4.
- Las compras para el Programa de Nutrición Infantil del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo deben cumplir con los Requisitos de la Disposición Compre Estadounidense. Vea abajo
  - La Sección 104(d) de la Ley William F. Goodling de Reautorización de la Nutrición Infantil de 1998 (Ley Pública 105-336) añadió una disposición, la Sección 12(n) a la NSLA (42 USC 1760(n)), que exige a las autoridades alimentarias escolares (SFA) que compren, en la mayor medida posible, materias primas o productos nacionales. La sección 12(n) de la NSLA define "materia prima o producto nacional" como una materia prima agrícola producida en EE.UU. y un producto alimenticio procesado en EE.UU. utilizando sustancialmente materias primas agrícolas producidas en EE.UU. "Sustancialmente" significa más de 51% de productos estadounidenses. Por lo tanto, más de 51% del producto final procesado (en peso o volumen) debe consistir en materias primas agrícolas cultivadas en el país. Así, en el caso de los alimentos sin procesar, los productos agrícolas deben ser nacionales, y en el caso de los alimentos procesados, deben procesarse en el país utilizando componentes alimentarios agrícolas nacionales que estén compuestos por más de 51% de productos cultivados en el país, en peso o volumen. El componente alimentario del producto se considera el producto básico agrícola. Por "componente alimentario" se entiende uno de los grupos de alimentos que componen las comidas reembolsables. Los componentes alimentarios son: carnes/alternativas de carne, cereales, verduras, frutas y leche líquida. Los productos transformados deben contener más de 51% del componente alimentario del producto, en peso o volumen, de origen estadounidense. Los productos procedentes de Guam, Samoa Americana, las Islas Vírgenes, Puerto Rico y las Islas Marianas del Norte están permitidos en virtud de esta disposición como territorios de los EE.UU. La disposición Buy American (7 CFR 210.21(d) es una de las normas de adquisición que las SFA deben cumplir al comprar productos alimenticios comerciales servidos en los programas de comidas escolares.
  - A efectos de cumplimiento y auditoría, el SFA exigirá por escrito al proveedor (es decir, al fabricante o al distribuidor) información específica sobre el porcentaje de contenido estadounidense en cualquier producto final procesado con el fin de documentar el porcentaje nacional (se requiere una certificación escrita que describa el contenido nacional del componente alimentario agrícola de las materias primas y los productos), así como facturas y recibos de entrega en los que se identifique que el país de origen es Estados Unidos o sus territorios y, en el caso de un producto no nacional, una excepción limitada. Las excepciones limitadas son excepciones limitadas a la disposición que permiten la compra de productos que no cumplen la norma "nacional" (no nacionales) en circunstancias en las que el uso de productos nacionales es realmente inviable. Antes de recurrir a una excepción, se estudiarán alternativas a la compra de productos alimenticios no nacionales. Las excepciones limitadas se utilizarán como último recurso. Las excepciones a esta disposición son 1) El producto no se produce o fabrica en EE.UU. en cantidades suficientes y razonablemente disponibles de una calidad satisfactoria; o 2) Las ofertas competitivas revelan que los costes de un producto estadounidense son significativamente más elevados que los del producto no nacional.
  - La disposición Buy American apoya a las empresas locales y pequeñas. El uso de productos alimenticios de origen local apoya a los agricultores locales y proporciona opciones saludables para los niños en los programas de comidas escolares, al tiempo que apoya la economía local. Exigir el cumplimiento de la disposición "Buy American" también apoya a las SFA que trabajan con empresas locales o pequeñas empresas propiedad de minorías o mujeres, tal y como exige la normativa federal (2 CFR 200.321). Deben tomarse medidas afirmativas para garantizar que, siempre que sea posible, se recurra a pequeñas empresas, empresas de minorías y empresas propiedad de mujeres. Estas medidas incluyen 2) Garantizar que las pequeñas empresas, las empresas pertenecientes a minorías y las empresas propiedad de mujeres sean solicitadas siempre que sean fuentes potenciales; y 3) Utilizar los servicios y la asistencia, según proceda, de organizaciones como la Administración de Pequeñas Empresas y la Agencia de Desarrollo de Empresas Propiedad de Minorías del Departamento de Comercio.
Conflicto de intereses
- Cuando exista un posible conflicto de intereses, todas las selecciones de proveedores deberán realizarse a través de los Servicios Empresariales y deberá presentarse un Formulario de Conflicto de Intereses 6210 F5.
Consideraciones presupuestarias
- La aprobación de las compras dependerá del presupuesto disponible. Las compras que superen el presupuesto disponible se devolverán al solicitante.
Realización de pedidos
- Se requieren propuestas de licitación y/o aprobaciones para lo siguiente:
  - Solicitud de compra - (puede presentarse en cualquier $ en Alio)
  - Tarjetas de compra (p-cards) - Véase política/procedimiento 6215.
Inhabilitación
- El Responsable de Contratación puede inhabilitar a una persona para la adjudicación de contratos por un periodo máximo de tres años, o suspenderla si existen motivos para creer que ha participado en alguna actividad que podría dar lugar a su inhabilitación. La suspensión no podrá ser superior a tres meses, salvo que se haya dictado un auto de procesamiento por un delito que pueda dar lugar a la inhabilitación.
  - Las causas de inhabilitación incluyen:
    - condena por un delito penal como consecuencia de la obtención o el intento de obtención de un contrato o subcontrato público o privado o en la ejecución de un contrato o subcontrato público o privado
    - condena en virtud de leyes estatales o federales por malversación, robo, falsificación, soborno, falsificación o destrucción de registros, recepción de bienes robados o cualquier otro delito que indique una falta de integridad empresarial u honradez comercial que afecte actual, grave y directamente a la responsabilidad como contratista del distrito
    - condena en virtud de leyes antimonopolio estatales o federales
    - incumplimiento sin causa justificada de los términos del contrato
    - una infracción del Código de Adquisiciones o de las políticas de adquisiciones del Distrito
    - cualquier otra causa que el Funcionario de Adquisiciones determine que es tan grave y apremiante que afecta la responsabilidad como contratista del distrito, incluida la inhabilitación por parte de otra entidad gubernamental
- El distrito puede considerar cualquier causa de inhabilitación como base para determinar que una persona que responde a una convocatoria no es responsable, independientemente de cualquier esfuerzo o procedimiento para inhabilitar o suspender a la persona e incluso si el distrito no opta por solicitar la inhabilitación o suspensión.
- Las licitaciones, ofertas u otras presentaciones recibidas de cualquier persona que esté suspendida, inhabilitada o sea inelegible en la fecha límite para la recepción de licitaciones, propuestas u otras presentaciones serán rechazadas por el distrito.
- Una persona con un gravamen impositivo pendiente en el estado no puede presentar una cotización, licitación u oferta al distrito, ni puede dicha persona contratar para proporcionar un artículo de adquisición al distrito. Sin embargo, si el Funcionario de Adquisiciones del distrito determina que es en el mejor interés del distrito hacerlo, el distrito puede otorgar una excepción a esta prohibición para una cotización, licitación, oferta o contrato específico y particular. El distrito podrá rechazar un presupuesto, licitación u oferta presentados en violación de esta prohibición.
Preferencias
- Para todas las adquisiciones, el Distrito dará preferencia recíproca a los licitadores que ofrezcan artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en Utah ("artículos de Utah") sobre los licitadores que ofrezcan artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en cualquier estado que dé o exija preferencia a los artículos de adquisición producidos, fabricados, extraídos, cultivados o ejecutados en ese estado ("artículos preferidos fuera del estado"). El importe de la preferencia recíproca será igual al importe de la preferencia aplicada por el otro Estado para ese artículo de adquisición concreto. Para recibir una preferencia recíproca en virtud de esta sección, el licitador debe certificar en la oferta que los artículos de adquisición ofrecidos son artículos de Utah. Sin dicha certificación en la oferta, se renuncia a la preferencia recíproca.
- Si el licitador responsable que presenta la oferta conforme más baja ofrece artículos preferidos fuera del estado, y si otro licitador responsable ha presentado una oferta conforme que ofrece artículos de Utah, y con el beneficio de la preferencia recíproca, la oferta del otro licitador es igual o menor que la oferta original más baja, el distrito deberá (1) notificar al licitador de artículos de Utah que el licitador califica como licitador preferido; y (2) realizar la compra al licitador preferido si el licitador acepta, por escrito, igualar la oferta más baja dentro de las 72 horas posteriores a la notificación. El distrito incluirá el precio exacto presentado por el postor más bajo en su notificación al postor preferido. El distrito no podrá celebrar un contrato con ningún otro licitador para la compra hasta que hayan transcurrido 72 horas desde la notificación al licitador preferente. Si hay más de un oferente preferido, el distrito adjudicará el contrato al oferente preferido dispuesto que haya sido el oferente preferido más bajo originalmente. Si hubiera dos o más licitadores preferentes igualmente bajos, el distrito cumplirá con las normas de la Junta de Política de Adquisiciones para determinar a qué licitador se le debe adjudicar el contrato.
- Esta sección no se aplica si su aplicación puede poner en peligro la recepción de fondos federales.
- Un "contratista residente" es una persona, sociedad, corporación u otra entidad comercial que tiene su sede principal en Utah o que emplea a trabajadores que son residentes de este estado cuando están disponibles; y también estaba realizando negocios en la fecha en que las ofertas para el contrato público se solicitaron por primera vez.
- Al adjudicar contratos de construcción, el distrito concederá a un contratista residente una preferencia recíproca sobre un contratista no residente de cualquier estado que conceda o exija una preferencia a los contratistas de dicho estado. El importe de la preferencia recíproca será igual al importe de la preferencia aplicada por el Estado del contratista no residente. Para recibir la preferencia recíproca en virtud de esta sección, el licitador deberá certificar en la oferta que reúne los requisitos para ser considerado contratista residente. Sin dicha certificación en la oferta, se renuncia a la preferencia recíproca.
- Si el contratista responsable que presenta la oferta conforme más baja es un contratista no residente y tiene su establecimiento principal en un Estado que otorga o exige preferencia a los contratistas de dicho Estado, y si un contratista residente responsable también ha presentado una oferta conforme y, con el beneficio de la preferencia recíproca, la oferta del contratista residente es igual o inferior a la oferta original más baja, el Distrito notificará al contratista residente que reúne los requisitos para ser considerado contratista residente preferente y le adjudicará el contrato si dicho contratista acepta, por escrito, igualar la oferta más baja en un plazo de 72 horas a partir de la notificación de su condición de contratista residente preferente. La notificación del distrito incluirá el precio exacto presentado por el licitador más bajo. El distrito no podrá celebrar un contrato con ningún otro licitador para la construcción hasta que hayan transcurrido 72 horas desde la notificación al contratista residente preferente. Si hay más de un contratista residente preferido, el distrito adjudicará el contrato al contratista residente preferido dispuesto que haya sido el contratista residente preferido más bajo originalmente. Si hubiera dos o más contratistas residentes preferidos igualmente bajos, el distrito cumplirá con las normas de la Junta de Política de Adquisiciones para determinar a qué licitador se le debe adjudicar el contrato.
- Esta sección no se aplica si su aplicación puede poner en peligro la recepción de fondos federales.
- Ni la preferencia de productos de Utah ni la preferencia de contratista residente en Utah se aplican en la medida en que entren en conflicto con los requisitos federales relativos a una contratación que implique el gasto de ayuda federal, fondos de contratos federales o fondos de participación financiera federal.

II. Solicitud de Propuestas (RFP), Solicitud de Información (RFI), Solicitud de Declaración de Cualificaciones (RFQ)

Se pueden utilizar procesos de adquisición complementarios para ayudar en el proceso de adquisición estándar. Dentro de la política del distrito, la RFP, RFI o RFQ se utiliza generalmente cuando el importe de la compra de un artículo o proyecto es superior a $80.000. Los servicios personales no están sujetos a estas disposiciones, pero pueden utilizarse para seleccionar nuevos proveedores.
El personal del distrito facilitará a los Servicios Empresariales información y especificaciones sobre cualquier solicitud presentada. Cada especificación se redactará con el objetivo de describir claramente los requisitos del distrito y fomentar la competencia, y hará hincapié en los criterios funcionales o de rendimiento necesarios para satisfacer las necesidades del distrito.
Una persona con un conflicto de intereses, o que prevea responder a la propuesta, no podrá participar en la redacción de las especificaciones ni ser empleado de ninguna organización que presente una respuesta a la convocatoria.
Se utilizará el sitio web de licitaciones del estado de Utah para publicar, recopilar y revisar la información presentada por los posibles proveedores. Los anuncios también se incluirán en el sitio web principal del distrito. Los anuncios estarán disponibles durante al menos siete (7) días antes de la fecha límite para presentar una respuesta.
El distrito podrá notificar individualmente a los posibles vendedores una vez iniciado el anuncio público.
El distrito podrá cancelar una licitación o rechazar ofertas y propuestas, en su totalidad o en parte, si ello redunda en su propio interés. Los motivos de la anulación o el rechazo se incluirán en el expediente del contrato y estarán a disposición del público. Tras la cancelación, el distrito volverá a solicitar respuestas o retirará la solicitud para el artículo de adquisición.
El distrito podrá rechazar una respuesta a una licitación si incumple algún requisito de la misma, se presenta fuera de plazo o no cumple los criterios de respuesta. El distrito puede rechazar una respuesta si el proveedor no es responsable, infringe el código o los reglamentos de adquisiciones, se ha comportado de forma poco ética, está sujeto a un embargo fiscal pendiente o un cambio en las circunstancias del proveedor habría hecho que el distrito rechazara la respuesta. Los proveedores que no firmen los documentos de compra aplicables también pueden ser rechazados transcurridos 90 días. Si el proveedor es rechazado, el distrito le proporcionará una declaración escrita de los motivos.
Se podrá anular un concurso después de la apertura de las respuestas pero antes de la adjudicación cuando el distrito determine por escrito que se da una de las siguientes circunstancias:
- El alcance del trabajo u otros requisitos contenidos en el pliego de condiciones no han sido cumplidos por ninguna persona y se ha determinado que todas las respuestas al pliego de condiciones no son conformes o no son responsables.
- Se ha producido una infracción del código, la norma o la política
- En la convocatoria se citaban especificaciones o requisitos inadecuados, erróneos o ambiguos.
- El pliego de condiciones de la convocatoria ha sido o debe ser revisado
- El objeto de la licitación ya no es necesario
- El pliego de condiciones no preveía la consideración de todos los factores de coste para el distrito, como el coste del transporte, las garantías, el servicio y el mantenimiento.
- Las respuestas recibidas a la convocatoria muestran que las necesidades del distrito pueden satisfacerse con un artículo menos costoso que el de la convocatoria.
- Todas las respuestas a la licitación recibidas, por lo demás aceptables, se encuentran en un proceso irrazonable, o sólo se recibe una respuesta a la licitación y el funcionario de adquisiciones no puede determinar la razonabilidad del precio de la oferta o de la propuesta de costes.
- Otras razones especificadas en el código estatal (Título 63G, Capítulo 6a, Código de Adquisiciones de Utah) o norma administrativa.
- Otras circunstancias que el funcionario encargado de la contratación considere una causa razonable.
- La anulación no puede utilizarse para adjudicar un contrato a un proveedor favorecido ni para hacer que un proveedor previamente descalificado o rechazado en una licitación pueda optar a la adjudicación de un contrato para el mismo objeto de contratación.
El distrito podrá permitir la corrección de un error inmaterial en una solicitud de respuesta, incluyendo firmas faltantes, reconocimientos de anexos, copias faltantes de licencias profesionales, errores tipográficos, errores resultantes de una inexactitud en la solicitud y otros errores inmateriales. El distrito exigirá que las correcciones se hagan por escrito y establecerá un plazo para efectuarlas.
El distrito podrá solicitar por escrito a un proveedor que aclare la información contenida en una solicitud de respuesta o que proporcione la información adicional que el distrito considere necesaria para determinar la viabilidad de la respuesta. El distrito establecerá y hará cumplir un plazo para la presentación de la información.
Las mejores ofertas finales sólo son admisibles en el proceso de licitación.
Una solicitud de información puede buscar una amplia gama de información, incluida la disponibilidad, los calendarios, las normas y prácticas, las especificaciones, la formación, las nuevas tecnologías, las capacidades de los proveedores y las soluciones alternativas. Una RFI no es un proceso de adquisición y no puede utilizarse para negociar honorarios, celebrar un contrato o determinar la admisibilidad de una adquisición.
- La información presentada con una RFI se considera información "protegida" en virtud de la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales de Utah. Los posibles encuestados deben presentar una declaración escrita de confidencialidad empresarial y una exposición concisa de los motivos que justifican dicha declaración.

III. Autorizaciones de compra / pago

Todas las compras/pagos requieren la aprobación de dos empleados del distrito. Todas las solicitudes de proveedores deben introducirse en Linq.

Menos de $5.000 por un solo artículo y la transacción total no supera $9.999
- No se requieren ofertas. (Nutrición infantil debe obtener dos presupuestos para todo lo que supere $3.500).
Compras de un solo artículo iguales o superiores a $5.000 o una transacción total igual o superior a $10.000
Se requieren dos presupuestos por escrito. Los pedidos deben introducirse en Linq para su aprobación. Las compras a proveedores que no acepten órdenes de compra deberán ser realizadas por los Servicios Comerciales una vez obtenidas las cotizaciones. (Con la excepción del Departamento de Nutrición Infantil que debe obtener cotizaciones para todo lo que supere los $3,500).$50,000+
- Nuevas compras o proyectos de un solo artículo
- Debe presentarse al Consejo de Educación para su aprobación, a menos que ésta se haya obtenido durante el proceso presupuestario.
- Firma previa del director, director, miembro del consejo de distrito o superintendente correspondiente o de su sustituto en su ausencia.
- Firma previa del administrador de la empresa.
- Firma previa del superintendente.
- Las compras de un solo artículo o los proyectos superiores a $50.000 requieren un mínimo de tres presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq tras la aprobación del consejo. Los Servicios Empresariales ayudarán en la adquisición de ofertas cuando sea necesario.
- Las compras de un solo artículo o los proyectos de más de $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por los Servicios Empresariales.
Ampliaciones, mejoras y modificaciones de edificios
- Aprobación previa del Comité de Instalaciones de Capital
- Aprobación previa del consejo de administración para todos los proyectos con un coste total superior a $50.000.
- Los proyectos no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra.
Véase la política de contratación de obras 6212.Umbrales de aprobación
- Los pedidos superiores a $20.000 requieren la aprobación del superintendente y del administrador de la empresa.
- Los pedidos de artículos individuales superiores a $50.000 requieren la aprobación del consejo.

IV. Solicitudes y órdenes de compra

Seleccione un proveedor (véase la Sección I)
- Si el proveedor no está en Linq, se debe presentar un formulario W-9 a los Servicios Empresariales del Distrito para introducirlo en Linq.
Hacer un pedido
- La solicitud debe introducirse en Linq. Las ofertas requeridas deben guardarse con la documentación de compra y escanearse en Archivo cuando se cree la orden de compra.
- El personal de la escuela/departamento presentará la orden de compra al proveedor para que realice el pedido.
Recepción de pedidos
- El receptor lo hará:
  - Abra los paquetes y cajas cuando se los entreguen.
  - Compruebe que el contenido sea correcto, que no haya daños y que los artículos enviados sean los correctos.
  - Notificar al vendedor las faltas, excesos, artículos incorrectos o dañados.
  - Recibir la Orden de Compra en Linq.
  - Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura (orden de compra, fecha de recepción, número de proveedor).
  - Escanee la factura y colóquela en el Archivo Linq, en la carpeta Sin archivar.
  - Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago a menos que el pago se realice a través de la cuenta corriente de la escuela.

V. Contratos

Contactos
- Si el objeto de la compra requiere la firma de un contrato, contrato de arrendamiento u otro acuerdo legalmente vinculante, el Administrador de la empresa DEBERÁ firmar una copia del contrato, incluidos los apéndices.
- TODOS los contratos de software DEBEN incluir un Acuerdo de confidencialidad firmado por el proveedor como parte del contrato, véase 6210 F10.

Véase la política 6220 para Contratos de Servicios Personales/Consultores.

VI. Orden de modificación

Cualquier cambio en las órdenes de compra o contratos que incremente el coste debe ser aprobado y tramitado por los Servicios Empresariales antes de cualquier cambio en el contrato, entrega o aceptación de bienes adicionales o inicio de trabajos adicionales.

VII. Formas de pago de los distritos

Cuentas por pagar
- Las cuentas a pagar de la escuela o del distrito son el método de pago preferido para cualquier compra con factura.
- Cuentas a pagar abona todas las partidas de las órdenes de compra del distrito y los importes facturados.
- Todas las facturas recibidas relacionadas con un pedido de compra del distrito;
  - Verificar y recibir artículos en Linq.
  - Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura.
  - Escanee la factura y cualquier documentación de la oferta y adjúntela en Linq Archive en la carpeta Unfiled.
  - Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago.
- Los controles semanales se realizan los miércoles. Las facturas recibidas antes del viernes se tramitarán la semana siguiente.
- Reembolso a los empleados
  - Todos los reembolsos de los empleados deben contar con una aprobación previa documentada. Las solicitudes de reembolso deben introducirse en Linq para su aprobación y pago con la ejecución regular de los cheques. El pago se depositará en la cuenta principal del empleado utilizada para la nómina.
Tarjetas de compra (US Bank p-cards) (véase 6211 P1)
Cajas de cambio
- Cajas de cambio de distrito
  - La caja de cambio está disponible en la oficina del cajero del distrito y debe utilizarse para los fondos iniciales de la feria del libro y otras necesidades de la escuela. Las escuelas primarias deben obtener los fondos iniciales de Servicios Empresariales.
  - La caja de cambio debe guardarse en un lugar seguro.
  - Los reembolsos a los empleados deben hacerse a través de Cuentas por Pagar
- Cajas de cambio de secundaria
  - La caja chica puede ser guardada por la OFICINA PRINCIPAL de las escuelas secundarias para usos varios y debe atenerse a lo siguiente:
    - Todos los fondos e importes de la caja chica deben ser aprobados por los Servicios Empresariales.
    - Las cajas de cambio no contendrán más dinero del necesario para las actividades en curso.
    - No se utilizará para recibir dinero por servicios prestados ni para realizar compras.
    - Se contabilizarán por intereses con una conciliación mensual.
    - Se guardarán en un lugar seguro/cerrado.
    - Los empleados que retiran las cajas de cambio deben verificar los importes iniciales en efectivo y presentar una conciliación a su devolución. Las cantidades que superen el total inicial deben depositarse en la cuenta adecuada y el total original debe devolverse a la caja fuerte.

VIII. Pagos de cuentas escolares

Todos los fondos recibidos de recaudaciones de fondos escolares, cuotas estudiantiles, etc. deben depositarse en la cuenta corriente escolar autorizada.
Las escuelas sólo están autorizadas a abrir una cuenta corriente escolar, y el administrador de la empresa debe figurar como firmante en la cuenta.
Pueden emitirse tarjetas de débito escolares con cargo a la cuenta corriente de la escuela. Las tarjetas de débito escolares siguen los procedimientos y políticas de compra del distrito.
La escuela no podrá establecer ninguna otra cuenta corriente, de cargo o financiera.
La cuenta corriente de la escuela debe utilizarse únicamente para pagar las compras de la escuela que deban cargarse al presupuesto de la cuenta de la escuela. Deben seguirse los procedimientos de pago y selección de proveedores del distrito.
Antes de poder comprar, es necesario obtener una autorización previa.
Los pedidos pueden introducirse en Linq para su aprobación y pago.

IX. Pagos a los empleados

Remuneración de empleados - Toda remuneración de empleados en efectivo debe procesarse a través del sistema de nóminas. Las tarjetas regalo entregadas por trabajo adicional o reconocimiento, independientemente de su importe, se gravarán a través del sistema de nóminas el mes siguiente a la entrega de la tarjeta regalo.
Reembolsos a empleados (sin incluir viajes)
- Con las tarjetas de compra adicionales proporcionadas, los reembolsos a los empleados no deberían ser necesarios. En caso de que una tarjeta de compra no funcionara o de que surgieran otras situaciones, los reembolsos a los empleados deberían ser pequeños y poco frecuentes (alrededor de $50). Cualquier excepción deberá ser aprobada por los Servicios Empresariales.
- Los empleados que compren artículos y soliciten el reembolso deberán recibir una autorización previa por escrito de su director antes de efectuar la compra. La prueba de la autorización debe adjuntarse a la solicitud de reembolso.
- Los reembolsos deberán efectuarse dentro de los 30 días siguientes a la compra. No se reembolsarán artículos que no se ajusten a la política de bienestar (véase la Política 3401).
- Los profesores no deben solicitar reembolsos hasta que no hayan gastado todo el dinero para material docente. Antes de proceder al reembolso, los profesores deben presentar a la secretaría los recibos de los gastos efectuados.