Anforderungen an Angebot und Ausschreibung

• Für den Kauf von Einzelstücken in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich.
• Beträgt die Gesamtsumme einer Transaktion $10.000 oder mehr (unabhängig von den Kosten der einzelnen Posten), sind vor dem Kauf zwei schriftliche Angebote erforderlich. Jede Transaktion, die $10.000 oder mehr beträgt, muss vor dem Kauf in Linq eingegeben werden.
• Für Käufe von Einzelartikeln in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich, die zur Genehmigung in Linq eingegeben werden müssen. Der Wirtschaftsdienst ist bei Bedarf behilflich. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles über $10.000 Angebote einholen muss).
• Für neue Einzelanschaffungen über $50.000 sind drei schriftliche Angebote und die Genehmigung des Vorstands erforderlich. Für Artikel über $50.000, die vom Vorstand im Rahmen des Haushaltsverfahrens genehmigt wurden, ist keine zusätzliche Genehmigung für den Kauf erforderlich. Kostenvoranschläge und Genehmigungen müssen vor dem Kauf oder der Vertragsunterzeichnung dokumentiert werden. Der Wirtschaftsdienst ist bei der Einholung von Angeboten behilflich, falls erforderlich. Bedarfsanforderungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden.
• Einkäufe über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet und vom Vorstand genehmigt werden muss.
• Einkäufe dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Einkaufspolitik oder -verfahren gemäß dem staatlichen Einkaufsgesetz und den Regeln zu umgehen.

Siehe Teil IV für Beschaffungen, die Verträge erfordern.

Auswahl/Vergabe des Anbieters

• Das Beschaffungsgesetz des Bundesstaates Utah verlangt das niedrigste Angebot von qualifizierten/ausgewählten Anbietern, es sei denn, die Inanspruchnahme eines höherpreisigen Anbieters ist gerechtfertigt. Ausnahmen vom Beschaffungsgesetz müssen von Business Services genehmigt werden.
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• Der Distrikt kann staatliche Verträge für die Auswahl von Lieferanten auf allen Ebenen ohne zusätzliche Angebote nutzen. Die Bundesnormen für Kinderernährung erfordern unabhängig vom Status der staatlichen Verträge immer noch zusätzliche Angebote.
• Mitarbeiter, die für den Provo City School District Waren oder Dienstleistungen einkaufen, dürfen von Verkäufern oder Lieferanten keine Zahlungen oder persönliche Vorteile verlangen oder annehmen.
• Alleinbezugsberechtigungen werden nur selten erteilt und müssen schriftlich beantragt werden, damit der Distrikt den Einkauf genehmigt. Das Formular 6210 F4 zur Rechtfertigung der Alleinbezugsquelle muss ausgefüllt werden.
• Einkäufe für das Kinderernährungsprogramm des Provo City School District müssen den Anforderungen der Buy American Provision entsprechen. Siehe unten
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

Interessenkonflikt

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

Überlegungen zum Budget

Die Genehmigung von Käufen hängt von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. Käufe, die das verfügbare Budget überschreiten, werden an den Antragsteller zurückgeschickt.

Bestellungen aufgeben

Für Folgendes sind Angebotsvorschläge und/oder Genehmigungen erforderlich:

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

Ausschluss

• Der Beschaffungsbeamte kann entweder eine Person aus wichtigem Grund für bis zu drei Jahre von der Vergabe von Aufträgen ausschließen oder eine Person von der Vergabe von Aufträgen aussetzen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Person an einer Tätigkeit beteiligt war, die zu einem Ausschluss führen könnte. Eine Aussetzung darf nicht länger als drei Monate dauern, es sei denn, es liegt eine Anklage wegen einer Straftat vor, die zum Ausschluss führen würde.
• Zu den Gründen für einen Ausschluss gehören:
  • Verurteilung wegen einer Straftat im Zusammenhang mit der Erlangung oder dem Versuch der Erlangung eines öffentlichen oder privaten Auftrags oder Unterauftrags oder bei der Ausführung eines öffentlichen oder privaten Auftrags oder Unterauftrags
  • Verurteilung nach staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen wegen Unterschlagung, Diebstahl, Fälschung, Bestechung, Fälschung oder Zerstörung von Unterlagen, Hehlerei oder anderen Vergehen, die auf einen Mangel an geschäftlicher Integrität oder Ehrlichkeit hindeuten und die die Verantwortung als Vertragspartner des Distrikts gegenwärtig, ernsthaft und direkt beeinflussen
  • Verurteilung aufgrund von Kartellgesetzen auf Bundes- oder Landesebene
  • Nichterfüllung der Vertragsbedingungen ohne triftigen Grund
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • jeder andere Grund, den der Beschaffungsbeamte als so schwerwiegend und zwingend erachtet, dass er die Verantwortung als Auftragnehmer für den Distrikt beeinträchtigt, einschließlich des Ausschlusses durch eine andere staatliche Stelle
• Der Distrikt kann jeden Grund für einen Ausschluss als Grundlage für die Feststellung betrachten, dass eine Person, die auf eine Ausschreibung antwortet, nicht verantwortlich ist, unabhängig von jeglichen Bemühungen oder Verfahren zum Ausschluss oder zur Aussetzung der Person und selbst wenn der Distrikt sich nicht für einen Ausschluss oder eine Aussetzung entscheidet.
• Angebote, Offerten oder sonstige Eingaben von Personen, die zum Zeitpunkt des Fälligkeitstermins für den Erhalt von Angeboten, Vorschlägen oder sonstigen Eingaben suspendiert, ausgeschlossen oder anderweitig nicht zugelassen sind, werden vom Distrikt abgelehnt.
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

Präferenzen

• Der Distrikt gibt bei allen Beschaffungen jenen Bietern den Vorzug, die Beschaffungsgegenstände anbieten, die in Utah produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden ("Utah-Gegenstände"), gegenüber jenen Bietern, die Beschaffungsgegenstände anbieten, die in einem anderen Staat produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden, der eine Präferenz für Beschaffungsgegenstände gewährt oder verlangt, die in diesem Staat produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden ("außerhalb des Staates bevorzugte Gegenstände"). Die Höhe der gegenseitigen Präferenz entspricht der Höhe der Präferenz, die der andere Staat für das betreffende Beschaffungsgut gewährt. Um eine gegenseitige Präferenz gemäß diesem Abschnitt zu erhalten, muss der Bieter auf dem Angebot bestätigen, dass es sich bei den angebotenen Beschaffungsgegenständen um Gegenstände aus Utah handelt. Ohne diese Bestätigung auf dem Angebot wird auf die gegenseitige Bevorzugung verzichtet.
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• Dieser Abschnitt findet keine Anwendung, wenn die Anwendung des Abschnitts den Erhalt von Bundesmitteln gefährden könnte.
• Ein "ansässiger Auftragnehmer" ist eine Person, eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft oder eine andere Wirtschaftseinheit, die entweder ihren Hauptgeschäftssitz in Utah hat oder Arbeitnehmer beschäftigt, die in diesem Bundesstaat ansässig sind, wenn sie verfügbar sind, und die außerdem zu dem Zeitpunkt, als die Angebote für den öffentlichen Auftrag zum ersten Mal eingeholt wurden, Geschäfte tätigte.
• Bei der Vergabe von Bauaufträgen gewährt der Distrikt einem gebietsansässigen Auftragnehmer eine gegenseitige Präferenz gegenüber einem nicht gebietsansässigen Auftragnehmer aus einem Staat, der Auftragnehmern aus diesem Staat eine Präferenz gewährt oder vorschreibt. Die Höhe der gegenseitigen Präferenz entspricht der Höhe der Präferenz, die der Staat des gebietsfremden Auftragnehmers anwendet. Um die Gegenseitigkeitspräferenz gemäß diesem Abschnitt zu erhalten, muss der Bieter auf dem Angebot bestätigen, dass er als gebietsansässiger Auftragnehmer gilt. Ohne diese Bestätigung auf dem Angebot wird auf die gegenseitige Präferenz verzichtet.
• Wenn es sich bei dem verantwortlichen Auftragnehmer, der das niedrigste Angebot abgegeben hat, um einen gebietsfremden Auftragnehmer handelt, der seinen Hauptsitz in einem Staat hat, der Auftragnehmern aus diesem Staat den Vorzug gibt oder vorschreibt, und wenn ein verantwortlicher gebietsansässiger Auftragnehmer ebenfalls ein Angebot abgegeben hat und das Angebot des gebietsansässigen Auftragnehmers unter Berücksichtigung der gegenseitigen Präferenz gleich oder niedriger ist als das ursprünglich niedrigste Angebot, teilt der Distrikt dem gebietsansässigen Auftragnehmer mit, dass er als bevorzugter Auftragnehmer gilt, das Angebot des ortsansässigen Auftragnehmers gleich oder niedriger als das ursprüngliche niedrigste Angebot ist, teilt der Distrikt dem ortsansässigen Auftragnehmer mit, dass er als bevorzugter ortsansässiger Auftragnehmer gilt, und vergibt den Auftrag an den ortsansässigen Auftragnehmer, wenn dieser sich schriftlich bereit erklärt, das niedrige Angebot innerhalb von 72 Stunden nach Mitteilung des Status als bevorzugter ortsansässiger Auftragnehmer zu erfüllen. Die Mitteilung des Distrikts muss den genauen Preis des niedrigsten Bieters enthalten. Der Distrikt darf mit keinem anderen Bieter einen Vertrag für den Bau abschließen, bevor nicht 72 Stunden nach der Benachrichtigung des bevorzugten ansässigen Auftragnehmers verstrichen sind. Gibt es mehr als einen bevorzugten ansässigen Auftragnehmer, vergibt der Distrikt den Auftrag an den bereitwilligen bevorzugten ansässigen Auftragnehmer, der ursprünglich das niedrigste Angebot abgegeben hat. Gab es zwei oder mehr gleich niedrige bevorzugte ansässige Auftragnehmer, muss der Distrikt die Regeln des Procurement Policy Board befolgen, um zu bestimmen, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll.
• Dieser Abschnitt findet keine Anwendung, wenn die Anwendung des Abschnitts den Erhalt von Bundesmitteln gefährden könnte.
• Weder die Präferenz für Produkte aus Utah noch die Präferenz für in Utah ansässige Auftragnehmer gelten in dem Maße, in dem sie im Widerspruch zu den Bundesanforderungen für eine Beschaffung stehen, die die Ausgabe von Bundeshilfe, Bundesvertragsgeldern oder Bundesfinanzierungsmitteln beinhaltet.

• Ergänzende Beschaffungsprozesse können zur Unterstützung des Standardbeschaffungsprozesses eingesetzt werden. Im Rahmen der Distriktrichtlinien werden RFP, RFI oder RFQ im Allgemeinen verwendet, wenn der Kaufbetrag eines Artikels oder Projekts über $80.000 liegt. Persönliche Dienstleistungen fallen nicht unter diese Bestimmungen, können aber für die Auswahl neuer Anbieter genutzt werden.
• Die Mitarbeiter des Distrikts stellen den Business Services Informationen und Spezifikationen zu allen eingereichten Anträgen zur Verfügung. Jede Spezifikation wird mit dem Ziel verfasst, die Anforderungen des Distrikts klar zu beschreiben und den Wettbewerb zu fördern, und betont die funktionalen oder Leistungskriterien, die zur Erfüllung der Bedürfnisse des Distrikts erforderlich sind.
• Eine Person, die sich in einem Interessenkonflikt befindet oder die vorhat, auf den Vorschlag zu antworten, darf nicht an der Erstellung von Spezifikationen mitwirken oder bei einer Organisation beschäftigt sein, die auf die Ausschreibung antwortet.
• Die Ausschreibungs-Website des Bundesstaates Utah wird genutzt, um die von potenziellen Anbietern eingereichten Informationen zu veröffentlichen, zu sammeln und zu prüfen. Die Ausschreibungen werden auch auf der Hauptwebsite des Distrikts veröffentlicht. Die Aushänge müssen mindestens sieben (7) Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung einer Antwort verfügbar sein.
• Der Distrikt kann potenziellen Anbietern nach Beginn der öffentlichen Bekanntmachung eine individuelle Mitteilung zukommen lassen.
• Der Distrikt kann eine Ausschreibung annullieren oder Angebote und Vorschläge ganz oder teilweise ablehnen, wenn dies im besten Interesse des Distrikts liegt. Die Gründe für die Annullierung oder Ablehnung werden in die Vertragsunterlagen aufgenommen und können von der Öffentlichkeit eingesehen werden. Nach der Annullierung fordert der Distrikt entweder erneut Antworten an oder zieht die Ausschreibung für den Beschaffungsgegenstand zurück.
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• Eine Ausschreibung kann nach der Öffnung der Antworten, aber vor der Vergabe aufgehoben werden, wenn der Distrikt schriftlich feststellt, dass einer der folgenden Umstände vorliegt:
  • • Der Arbeitsumfang oder andere in den Ausschreibungsunterlagen enthaltene Anforderungen wurden von keiner Person erfüllt, und alle Ausschreibungsantworten wurden entweder als unzureichend oder als nicht verantwortlich eingestuft
    • Ein Verstoß gegen einen Kodex, eine Regel oder eine Richtlinie wurde begangen
    • In der Ausschreibung wurden unzureichende, fehlerhafte oder zweideutige Spezifikationen oder Anforderungen angeführt.
    • Die Spezifikationen in der Ausschreibung wurden oder müssen überarbeitet werden
    • Der ausgeschriebene Beschaffungsgegenstand wird nicht mehr benötigt
    • Die Ausschreibung sah nicht die Berücksichtigung aller Kostenfaktoren für den Distrikt vor, wie z.B. Transportkosten, Garantien, Service und Wartung
    • Die eingegangenen Ausschreibungsantworten zeigen, dass der Bedarf des Distrikts durch einen günstigeren Beschaffungsgegenstand gedeckt werden kann, der sich von dem in der Ausschreibung genannten unterscheidet
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • Andere Gründe, die im staatlichen Recht (Title 63G, Chapter 6a, Utah Procurement Code) oder in Verwaltungsvorschriften festgelegt sind
    • Andere Umstände, die der Beschaffungsbeamte als triftigen Grund ansieht
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• Der Distrikt kann die Korrektur eines unwesentlichen Fehlers in einer Ausschreibung zulassen, einschließlich fehlender Unterschriften, Bestätigungen von Nachträgen, fehlender Kopien von Berufslizenzen, Druckfehlern, Fehlern, die auf eine Ungenauigkeit in der Ausschreibung zurückzuführen sind, und anderen unwesentlichen Fehlern. Der Distrikt verlangt, dass die Korrekturen schriftlich vorgenommen werden, und setzt eine Frist für die Korrektur.
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• Mit einer Informationsanfrage kann ein breites Spektrum an Informationen angefordert werden, einschließlich Verfügbarkeit, Zeitpläne, Standards und Praktiken, Spezifikationen, Schulungen, neue Technologien, Fähigkeiten von Anbietern und alternative Lösungen. Eine RFI ist kein Beschaffungsprozess und darf nicht dazu verwendet werden, Gebühren auszuhandeln, einen Vertrag zu schließen oder die Zulässigkeit einer Beschaffung zu bestimmen.
• Die mit einer RFI eingereichten Informationen gelten als "geschützte" Informationen im Sinne des Utah Government Records Access and Management Act. Potenzielle Antwortende müssen einen schriftlichen Antrag auf Wahrung des Geschäftsgeheimnisses und eine kurze Begründung für diesen Antrag vorlegen.

Alle Käufe/Zahlungen müssen von zwei Distriktmitarbeitern genehmigt werden. Alle Bestellanforderungen für Lieferanten müssen in Linq eingegeben werden.

• Weniger als $5.000 für einen einzelnen Posten und eine Gesamttransaktion von nicht mehr als $9.999
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• Einzelkäufe von mindestens $5.000 oder eine Gesamttransaktion von mindestens $10.000
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • Neue Einzelanschaffungen oder Projekte
  • Muss dem Bildungsrat zur Genehmigung vorgelegt werden, es sei denn, die Genehmigung wurde im Rahmen des Haushaltsverfahrens eingeholt.
  • Vorherige Unterschrift des zuständigen Schulleiters, Direktors, Distriktratsmitglieds oder Superintendenten bzw. seines Stellvertreters in dessen Abwesenheit.
  • Vorherige Unterschrift des Geschäftsführers.
  • Vorherige Unterzeichnung durch den Superintendenten.
  • Für Einzelanschaffungen oder Projekte über $50.000 sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich, die nach Genehmigung durch den Vorstand in Linq eingegeben werden müssen. Die Geschäftsabteilung ist bei Bedarf bei der Einholung von Angeboten behilflich.
  • Einzelkäufe oder Projekte über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet werden muss.
• Gebäudeerweiterungen, -verbesserungen und -veränderungen
  • Vorherige Genehmigung durch den Ausschuss für Investitionsgüter
  • Vorherige Genehmigung des Verwaltungsrats für alle Projekte mit Gesamtkosten von über $50.000.
  • Projekte dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Beschaffungspolitik oder -verfahren zu umgehen.
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • Anforderungen über $20.000 bedürfen der Genehmigung des Superintendenten und des Geschäftsführers.
  • Bestellungen von Einzelposten über $50.000 bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrats.

A. Auswahl eines Anbieters (siehe Abschnitt I)

• Wenn der Lieferant nicht in Linq eingetragen ist, muss ein W-9 an District Business Services geschickt werden, damit es in Linq eingetragen werden kann.

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• Die Mitarbeiter der Schule/Abteilung übermitteln dem Lieferanten eine Bestellung.

C. Eingang von Bestellungen

Der Empfänger wird:

1. Öffnen Sie Pakete und Kartons, wenn sie geliefert werden.
2. Überprüfen Sie den Inhalt auf korrekte Menge, Beschädigung und korrekte Versandstücke.
3. Benachrichtigung des Verkäufers über Fehlmengen, Übermengen, falsche oder beschädigte Artikel.
4. Empfangen Sie die Bestellung in Linq.
5. Stempeln Sie die Rechnung mit dem 'Accounts Payable Stamp' oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung (Bestellung, Eingangsdatum, Lieferantennummer).
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten, es sei denn, die Zahlung erfolgt über das Girokonto der Schule.

V. Verträge

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

Siehe Richtlinie 6220 für Verträge über persönliche Dienstleistungen/Berater.

VI. Änderungsauftrag

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII. Distrikt-Zahlungsmethoden

A. Kreditorenbuchhaltung

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Prüfen und empfangen Sie Artikel in Linq.
  2. Stempeln Sie die Rechnung mit dem "Kreditorenstempel" oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung.
  3. Scannen Sie die Rechnung und alle Angebotsunterlagen ein und fügen Sie sie in Linq Archive im Ordner Unfiled (Nicht eingereicht) ein.
  4. Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten.
• Wöchentliche Kontrollgänge finden mittwochs statt. Rechnungen, die bis Freitag eingehen, werden in der folgenden Woche bearbeitet.
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• Bezirk ändern Boxen
  • Die Wechselgeldkasse steht in der Bezirkskasse zur Verfügung und ist für die Anschubfinanzierung der Buchmesse und andere Schulbedürfnisse zu verwenden. Die Grundschulen müssen das Startkapital bei der Abteilung Business Services beantragen.
  • Die Wechselgeldkasse ist an einem sicheren Ort aufzubewahren.
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• Secondary School Change Boxen
  • Das HAUPTBÜRO der weiterführenden Schulen kann für verschiedene Verwendungszwecke eine Portokasse einrichten und muss dabei Folgendes beachten:
    1. Alle Kassenmittel und Beträge müssen von der Geschäftsabteilung genehmigt werden.
    2. Die Geldkassetten dürfen nicht mehr Geld enthalten, als für die laufenden Aktivitäten erforderlich ist.
    3. Darf nicht für die Entgegennahme von Geldern für erbrachte Dienstleistungen oder für Einkäufe verwendet werden.
    4. Die Buchführung erfolgt über eine Zahlstelle mit monatlichem Abgleich.
    5. Sie müssen an einem sicheren/verschlossenen Ort aufbewahrt werden.
    6. Mitarbeiter, die Wechselgeldkassetten ausgeben, sollten die Anfangssummen überprüfen und bei der Rückgabe einen Abgleich vornehmen. Beträge, die über die Anfangssumme hinausgehen, müssen auf das richtige Konto eingezahlt werden, und die ursprüngliche Summe muss in den Safe zurückgelegt werden.

• Alle Gelder, die aus Schulspendenaktionen, Studiengebühren usw. stammen, müssen auf das autorisierte Girokonto der Schule eingezahlt werden.
• Schulen dürfen nur ein einziges Schulgirokonto einrichten, und der Geschäftsführer muss als Zeichnungsberechtigter für das Konto eingetragen sein.
• Schuldebitkarten, die vom Girokonto der Schule abgehoben werden, können ausgegeben werden. Schuldebitkarten unterliegen den Einkaufsverfahren und -richtlinien des Distrikts.
• Die Schule darf keine weiteren Giro-, Gebühren- oder Finanzkonten einrichten.
• Das Girokonto der Schule darf nur für Einkäufe der Schule verwendet werden, die mit dem Budget des Schulkontos verrechnet werden müssen. Die Zahlungs- und Lieferantenauswahlverfahren des Distrikts müssen eingehalten werden.
• Vor dem Kauf muss eine Vorabgenehmigung erteilt werden.
• Bestellanforderungen können zur Genehmigung und Zahlung in Linq eingegeben werden.

• Employee Compensation
  • Alle Mitarbeitervergütungen auf Bargeldbasis müssen über das Gehaltsabrechnungssystem abgewickelt werden. Geschenkgutscheine, die für zusätzliche Arbeit oder Anerkennung ausgegeben werden, werden unabhängig vom Betrag im Monat nach der Ausgabe des Geschenkgutscheins über das Gehaltsabrechnungssystem versteuert.
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  Angestellte, die Artikel kaufen und eine Rückerstattung beantragen, müssen vor dem Kauf eine schriftliche Genehmigung von ihrem Direktor erhalten. Der Nachweis der Genehmigung muss dem Erstattungsantrag beigefügt werden.
  • Die Erstattungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf erfolgen. Für Artikel, die nicht den Wellness-Richtlinien entsprechen (siehe Richtlinie 3401), werden keine Erstattungen gewährt.
  • Erstattungen sollten von den Lehrkräften erst dann beantragt werden, wenn das Geld für Lehrermaterialien vollständig ausgegeben worden ist. Quittungen für ausgegebene Lehrermaterialien sollten der Sekretärin vorgelegt werden, bevor die Erstattung erfolgt.