Letzte Änderung: Oktober 4, 2024

6210 Procedure 1 Purchase / Payment

Download 6210 Einkaufs-/Zahlungsvorgänge

I. Auswahl des Anbieters

Quote and Bid Requirements
- Für den Kauf von Einzelstücken in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich.
- Beträgt die Gesamtsumme einer Transaktion $10.000 oder mehr (unabhängig von den Kosten der einzelnen Posten), sind vor dem Kauf zwei schriftliche Angebote erforderlich. Jede Transaktion, die $10.000 oder mehr beträgt, muss vor dem Kauf in Linq eingegeben werden.
- Für Käufe von Einzelartikeln in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich, die zur Genehmigung in Linq eingegeben werden müssen. Der Wirtschaftsdienst ist bei Bedarf behilflich. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles über $10.000 Angebote einholen muss).
- Für neue Einzelanschaffungen über $50.000 sind drei schriftliche Angebote und die Genehmigung des Vorstands erforderlich. Für Artikel über $50.000, die vom Vorstand im Rahmen des Haushaltsverfahrens genehmigt wurden, ist keine zusätzliche Genehmigung für den Kauf erforderlich. Kostenvoranschläge und Genehmigungen müssen vor dem Kauf oder der Vertragsunterzeichnung dokumentiert werden. Der Wirtschaftsdienst ist bei der Einholung von Angeboten behilflich, falls erforderlich. Bedarfsanforderungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden.
- Einkäufe über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet und vom Vorstand genehmigt werden muss.
- Einkäufe dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Einkaufspolitik oder -verfahren gemäß dem staatlichen Einkaufsgesetz und den Regeln zu umgehen.
- Siehe Teil IV für Beschaffungen, die Verträge erfordern.
Vendor Selection/Award
- Utah State Procurement Code requires lowest bid from qualified/preselected vendors unless use of a higher priced vendor is justified. Exceptions to procurement code must be approved by Business Services.
- “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the District as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
- Der Distrikt kann staatliche Verträge für die Auswahl von Lieferanten auf allen Ebenen ohne zusätzliche Angebote nutzen. Die Bundesnormen für Kinderernährung erfordern unabhängig vom Status der staatlichen Verträge immer noch zusätzliche Angebote.
- Mitarbeiter, die für den Provo City School District Waren oder Dienstleistungen einkaufen, dürfen von Verkäufern oder Lieferanten keine Zahlungen oder persönliche Vorteile verlangen oder annehmen.
- Alleinbezugsberechtigungen werden nur selten erteilt und müssen schriftlich beantragt werden, damit der Distrikt den Einkauf genehmigt. Das Formular 6210 F4 zur Rechtfertigung der Alleinbezugsquelle muss ausgefüllt werden.
- Einkäufe für das Kinderernährungsprogramm des Provo City School District müssen den Anforderungen der Buy American Provision entsprechen. Siehe unten
  - Abschnitt 104(d) des William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act von 1998 (Public Law 105-336) fügte dem NSLA (42 USC 1760(n)) eine Bestimmung, Abschnitt 12(n), hinzu, die die Schulverpflegungsbehörden (SFAs) verpflichtet, so weit wie möglich einheimische Rohstoffe oder Produkte zu kaufen. Abschnitt 12(n) des NSLA definiert "einheimische Rohstoffe oder Produkte" als landwirtschaftliche Rohstoffe, die in den USA erzeugt werden, und als Lebensmittel, die in den USA im Wesentlichen unter Verwendung von in den USA erzeugten landwirtschaftlichen Rohstoffen verarbeitet werden. "Im Wesentlichen" bedeutet, dass mehr als 51% aus amerikanischen Produkten stammen. Daher müssen mehr als 51% des verarbeiteten Endprodukts (nach Gewicht oder Volumen) aus landwirtschaftlichen Rohstoffen bestehen, die im Inland angebaut wurden. Bei unverarbeiteten Lebensmitteln müssen die landwirtschaftlichen Rohstoffe also aus dem Inland stammen, und bei verarbeiteten Lebensmitteln müssen sie im Inland unter Verwendung einheimischer landwirtschaftlicher Lebensmittelbestandteile verarbeitet werden, die zu mehr als 51% (nach Gewicht oder Volumen) aus einheimischem Anbau stammen. Der Lebensmittelbestandteil des Produkts wird als landwirtschaftlicher Rohstoff betrachtet. "Lebensmittelbestandteil" ist eine der Lebensmittelgruppen, aus denen erstattungsfähige Mahlzeiten bestehen. Die Nahrungsmittelbestandteile sind: Fleisch/Fleischalternativen, Getreide, Gemüse, Obst und flüssige Milch. Verarbeitete Produkte müssen mehr als 51% der Lebensmittelkomponente des Produkts, nach Gewicht oder Volumen, mit U.S. Ursprung enthalten. Produkte aus Guam, Amerikanisch-Samoa, den Jungferninseln, Puerto Rico und den Nördlichen Marianen sind im Rahmen dieser Bestimmung als Territorien der USA zulässig. Die Bestimmung "Buy American" (7 CFR 210.21(d)) ist eine der Beschaffungsnormen, die die SFAs beim Kauf von kommerziellen Lebensmitteln, die im Rahmen von Schulverpflegungsprogrammen serviert werden, einhalten müssen.
  - For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception. Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are: 1) The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or 2) Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.
  - Die Buy-American-Bestimmung unterstützt lokale und kleine Unternehmen. Die Verwendung von Lebensmitteln aus lokalen Quellen unterstützt die lokalen Landwirte und bietet den Kindern in den Schulspeisungsprogrammen eine gesunde Auswahl, während gleichzeitig die lokale Wirtschaft unterstützt wird. Die Einhaltung der Buy-American-Bestimmungen unterstützt auch die Zusammenarbeit der SFAs mit lokalen oder kleinen, von Minderheiten und Frauen geführten Unternehmen, wie in den Bundesvorschriften (2 CFR 200.321) gefordert. Es müssen positive Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass nach Möglichkeit kleine Unternehmen, Minderheiten und von Frauen geführte Unternehmen eingesetzt werden. Zu den positiven Maßnahmen gehören: 1) Aufnahme von qualifizierten Klein- und Minderheitenunternehmen sowie von Unternehmen in Frauenhand in Ausschreibungslisten; 2) Sicherstellung, dass Klein- und Minderheitenunternehmen sowie Unternehmen in Frauenhand angefragt werden, wenn sie als potenzielle Quellen in Frage kommen; und 3) Inanspruchnahme der Dienste und Unterstützung von Organisationen wie der Small Business Administration und der Minority Business Development Agency des Handelsministeriums.
Interessenkonflikt
- Wenn ein möglicher Interessenkonflikt besteht, muss die Auswahl der Lieferanten über den Unternehmensdienst erfolgen, und es muss ein Formular 6210 F5 für Interessenkonflikte eingereicht werden.
Budget Considerations
- Die Genehmigung von Käufen hängt von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. Käufe, die das verfügbare Budget überschreiten, werden an den Antragsteller zurückgeschickt.
Placing Orders
- Für Folgendes sind Angebotsvorschläge und/oder Genehmigungen erforderlich:
  - Kaufantrag - (kann bei jedem $ in Alio eingereicht werden)
  - Kaufkarten (p-cards) - Siehe Richtlinie/Verfahren 6215.
Debarment
- The Procurement Official may either debar a person for cause from consideration for award of contracts for up to three years or suspend a person from consideration for award of contracts if there is cause to believe that the person has engaged in any activity that might lead to debarment. A suspension may not be for more than three months unless an indictment has been issued for an offense which would cause debarment.
  - Causes for debarment include:
    - conviction of a criminal offense as an incident to obtaining or attempting to obtain a public or private contract or subcontract or in the performance of a public or private contract or subcontract
    - conviction under state or federal statutes of embezzlement, theft, forgery, bribery, falsification or destruction of records, receiving stolen property, or any other offense indicating a lack of business integrity or business honesty which currently, seriously, and directly affects responsibility as a contractor for the district
    - conviction under state or federal antitrust statutes
    - failure without good cause to perform in accordance with the terms of the contract
    - a violation of the Procurement Code or the District’s procurement policies
    - any other cause that the Procurement Official determines to be so serious and compelling as to affect responsibility as a contractor for the district, including debarment by another governmental entity
- The district may consider any cause for debarment as a basis for determining that a person responding to a solicitation is not responsible independent of any effort or proceeding to debar or suspend the person and even if the district does not choose to seek debarment or suspension.
- Bids, offers, or other submissions received from any person that is suspended, debarred, or otherwise ineligible as of the due date for receipt of bids, proposals, or other submissions shall be rejected by the district.
- A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the District may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.
Preferences
- The District shall, for all procurements, give a reciprocal preference to those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in Utah (“Utah items”) over those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in any state that gives or requires a preference to procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in that state (“out of state preferred items”). The amount of reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the other state for that particular procurement item. In order to receive a reciprocal preference under this section, the bidder must certify on the bid that the procurement items offered are Utah items. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
- If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the district shall (1) notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and (2) make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice. The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
- This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
- A “resident contractor” is a person, partnership, corporation, or other business entity that either has its principal place of business in Utah or that employs workers who are residents of this state when available; and also was transacting business on the date when bids for the public contract were first solicited.
- When awarding contracts for construction, the district shall grant a resident contractor a reciprocal preference over a nonresident contractor from any state that gives or requires a preference to contractors from that state. The amount of the reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the nonresident contractor’s state. To receive the reciprocal preference under this section, the bidder shall certify on the bid that the bidder qualifies as a resident contractor. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
- If the responsible contractor submitting the lowest responsive bid is a nonresident contractor and has a principal place of business in a state giving or requiring a preference to contractors from that state, and if a responsible resident contractor has also submitted a responsive bid, and, with the benefit of the reciprocal preference, the resident contractor’s bid is equal to or less than the original lowest bid, the District shall notify the resident contractor that the resident contractor qualifies as a preferred resident contractor and issue the contract to the resident contractor if that contractor agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after notice of preferred resident contractor status. The district notice shall include the exact price submitted by the lowest bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the construction until 72 hours have elapsed after notice to the preferred resident contractor. If there is more than one preferred resident contractor, the district shall award the contract to the willing preferred resident contractor who was the lowest preferred resident contractor originally. If there were two or more equally low preferred resident contractors, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
- This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
- Neither the Utah products preference nor the Utah resident contractor preference apply to the extent that they conflict with federal requirements relating to a procurement that involves the expenditure of federal assistance, federal contract funds, or federal financial participation funds.

II. Request for Proposals (RFP), Request for Information (RFI), Request for Statement of Qualifications (RFQ)

Supplemental procurement processes can be used to assist with the standard procurement process. Within the district policy, the RFP, RFI or RFQ is generally used when the purchase amount of an item or project is over $80,000. Personal Services are not subject to these provisions, but can be used to select new providers.
District personnel will provide Business Services with information and specifications regarding any request submitted. Each specification shall be drafted with the objective of clearly describing the district’s requirements and encouraging competition and shall emphasize the functional or performance criteria necessary to meet the district’s needs.
A person with a conflict of interest, or who anticipates responding to the proposal, may not participate in writing specifications or be employed by any organization submitting a response to the solicitation.
The Utah state bid site will be used to post, gather and review information submitted by potential vendors. Postings shall also be included on the district’s main website. Postings shall be available for at least seven (7) days before the day of the deadline for submitting a response.
The district may provide individual notice to potential vendors after public posting has commenced.
The district may cancel a solicitation or reject bids and proposals, in whole or in part, if it is in the best interest of the district to do so. The reasons for cancellation or rejection shall be made part of the contract file and shall be available for public inspection. Following cancellation, the district shall either resolicit responses or withdraw the requisition for the procurement item.
The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the istrict to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
A solicitation may be canceled after opening the responses but before award when the district makes a written determination that one of the following circumstances exist:
- The scope of work or other requirements contained in the solicitation documents were not met by any person and all solicitation responses have been determined to be either nonresponsive or not responsible
- An infraction of code, rule or policy has occurred
- Inadequate, erroneous, or ambiguous specifications or requirements were cited in the solicitation
- The specifications in the solicitation have been or must be revised
- The procurement item being solicited is no longer required
- The solicitation did not provide for consideration of all factors of cost to the district, such as cost of transportation, warranties, service and maintenance
- Solicitation responses received show that the needs to the district can be satisfied by a less expensive procurement item differing from that in the solicitation
- All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable process, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
- Other reasons specified in state code (Title 63G, Chapter 6a, Utah Procurement Code) or administrative rule
- Other circumstances deemed to constitute reasonable cause by the Procurement official
- Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item
The district may allow correction of an immaterial error in a responsive solicitation, including missing signatures, acknowledgements of addendums, missing copies of professional licenses, typographical errors, error resulting from an inaccuracy in the solicitation, and other immaterial errors. The district shall require the corrections to be made in writing and shall establish a deadline for making the correction.
The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information
Best and final offers are only allowable in the RFP process.
A request for information may seek a wide range of information, including availability, schedules, standards and practices, specifications, training, new technologies, capabilities of providers, and alternate solutions. An RFI is not a procurement process and may not be used to negotiate fees, enter into a contract or determine the allowability of procurement.
- Information submitted with an RFI is considered “protected” information under the Utah Government Records Access and Management Act. Potential responders must provide a written claim of business confidentiality and a concise statement of reasons supporting the claim.

III. Purchase / Payment Approvals

Alle Käufe/Zahlungen müssen von zwei Distriktmitarbeitern genehmigt werden. Alle Bestellanforderungen für Lieferanten müssen in Linq eingegeben werden.

Less than $5,000 for a single item and total transaction does not exceed $9,999
- Keine Gebote erforderlich. (Für Kinderernährung müssen zwei Angebote für alles über $3.500 eingeholt werden).
Single item purchases equal to or above $5,000 or a total transaction of equal to or above $10,000
Two written quotes are required. Requisitions must be entered into Linq for approval. Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).$50,000+
- Neue Einzelanschaffungen oder Projekte
- Muss dem Bildungsrat zur Genehmigung vorgelegt werden, es sei denn, die Genehmigung wurde im Rahmen des Haushaltsverfahrens eingeholt.
- Vorherige Unterschrift des zuständigen Schulleiters, Direktors, Distriktratsmitglieds oder Superintendenten bzw. seines Stellvertreters in dessen Abwesenheit.
- Vorherige Unterschrift des Geschäftsführers.
- Vorherige Unterzeichnung durch den Superintendenten.
- Für Einzelanschaffungen oder Projekte über $50.000 sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich, die nach Genehmigung durch den Vorstand in Linq eingegeben werden müssen. Die Geschäftsabteilung ist bei Bedarf bei der Einholung von Angeboten behilflich.
- Einzelkäufe oder Projekte über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet werden muss.
Building Additions, Improvements, and Modifications
- Vorherige Genehmigung durch den Ausschuss für Investitionsgüter
- Vorherige Genehmigung des Verwaltungsrats für alle Projekte mit Gesamtkosten von über $50.000.
- Projekte dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Beschaffungspolitik oder -verfahren zu umgehen.
See Construction Procurement Policy 6212.Approval Thresholds
- Anforderungen über $20.000 bedürfen der Genehmigung des Superintendenten und des Geschäftsführers.
- Bestellungen von Einzelposten über $50.000 bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrats.

IV. Purchase Requisitions and Purchase Orders

Select a Vendor (See Section I)
- Wenn der Lieferant nicht in Linq eingetragen ist, muss ein W-9 an District Business Services geschickt werden, damit es in Linq eingetragen werden kann.
Placing an order
- Die Anforderung muss in Linq eingegeben werden. Erforderliche Angebote müssen mit den Kaufunterlagen aufbewahrt und bei der Erstellung der Bestellung in das Archiv eingescannt werden.
- Die Mitarbeiter der Schule/Abteilung übermitteln dem Lieferanten eine Bestellung.
Receiving Purchase Orders
- Der Empfänger wird:
  - Öffnen Sie Pakete und Kartons, wenn sie geliefert werden.
  - Überprüfen Sie den Inhalt auf korrekte Menge, Beschädigung und korrekte Versandstücke.
  - Benachrichtigung des Verkäufers über Fehlmengen, Übermengen, falsche oder beschädigte Artikel.
  - Empfangen Sie die Bestellung in Linq.
  - Stempeln Sie die Rechnung mit dem 'Accounts Payable Stamp' oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung (Bestellung, Eingangsdatum, Lieferantennummer).
  - Scannen Sie die Rechnung und legen Sie sie im Linq-Archiv im Ordner "Unfiled" ab.
  - Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten, es sei denn, die Zahlung erfolgt über das Girokonto der Schule.

V. Contracts

Contacts
- Wenn der Zweck des Kaufs den Abschluss eines Vertrags, eines Mietvertrags oder einer anderen rechtsverbindlichen Vereinbarung erfordert, MUSS eine Kopie des Vertrags, einschließlich der Nachträge, vom Geschäftsführer unterzeichnet werden.
- ALLE Software-Verträge MÜSSEN eine vom Verkäufer unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung als Teil des Vertrags enthalten, siehe 6210 F10.

Siehe Richtlinie 6220 für Verträge über persönliche Dienstleistungen/Berater.

VI. Change Order

Jede Änderung von Bestellungen oder Verträgen, die zu einer Erhöhung der Kosten führt, muss vor einer Vertragsänderung, der Lieferung oder Annahme zusätzlicher Waren oder dem Beginn zusätzlicher Arbeiten von Business Services genehmigt und bearbeitet werden.

VII. District Payment Methods

Kreditorenbuchhaltung
- Die Kreditorenbuchhaltung der Schule oder des Distrikts ist die bevorzugte Zahlungsmethode für alle Einkäufe mit einer Rechnung.
- Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt alle Bestellpositionen und Rechnungsbeträge des Distrikts.
- Alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit einer Distrikt-Bestellung eingehen;
  - Prüfen und empfangen Sie Artikel in Linq.
  - Stempeln Sie die Rechnung mit dem "Kreditorenstempel" oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung.
  - Scannen Sie die Rechnung und alle Angebotsunterlagen ein und fügen Sie sie in Linq Archive im Ordner Unfiled (Nicht eingereicht) ein.
  - Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten.
- Wöchentliche Kontrollgänge finden mittwochs statt. Rechnungen, die bis Freitag eingehen, werden in der folgenden Woche bearbeitet.
- Kostenerstattung für Mitarbeiter
  - Für alle Erstattungen von Mitarbeitern sollte eine dokumentierte Vorabgenehmigung für die Erstattung vorliegen. Die Anträge müssen in Linq eingegeben werden, damit sie ordnungsgemäß genehmigt und zusammen mit dem regulären Schecklauf bezahlt werden können. Die Zahlung wird auf das für die Gehaltsabrechnung verwendete Hauptkonto des Mitarbeiters überwiesen.
Purchase Cards (US Bank p-cards) (see 6211 P1)
Change boxes
- Bezirk ändern Boxen
  - The change box is available in the district cashier’s office and is to be used for book fair start-up funds and other school needs. Elementary schools must obtain start-up funds from Business Services.
  - Die Wechselgeldkasse ist an einem sicheren Ort aufzubewahren.
  - Erstattungen für Mitarbeiter müssen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
- Secondary School Change Boxen
  - Das HAUPTBÜRO der weiterführenden Schulen kann für verschiedene Verwendungszwecke eine Portokasse einrichten und muss dabei Folgendes beachten:
    - Alle Kassenmittel und Beträge müssen von der Geschäftsabteilung genehmigt werden.
    - Die Geldkassetten dürfen nicht mehr Geld enthalten, als für die laufenden Aktivitäten erforderlich ist.
    - Darf nicht für die Entgegennahme von Geldern für erbrachte Dienstleistungen oder für Einkäufe verwendet werden.
    - Shall be accounted for on an intrest basis with a monthly reconciliation.
    - Sie müssen an einem sicheren/verschlossenen Ort aufbewahrt werden.
    - Mitarbeiter, die Wechselgeldkassetten ausgeben, sollten die Anfangssummen überprüfen und bei der Rückgabe einen Abgleich vornehmen. Beträge, die über die Anfangssumme hinausgehen, müssen auf das richtige Konto eingezahlt werden, und die ursprüngliche Summe muss in den Safe zurückgelegt werden.

VIII. School Account Payments

Alle Gelder, die aus Schulspendenaktionen, Studiengebühren usw. stammen, müssen auf das autorisierte Girokonto der Schule eingezahlt werden.
Schulen dürfen nur ein einziges Schulgirokonto einrichten, und der Geschäftsführer muss als Zeichnungsberechtigter für das Konto eingetragen sein.
Schuldebitkarten, die vom Girokonto der Schule abgehoben werden, können ausgegeben werden. Schuldebitkarten unterliegen den Einkaufsverfahren und -richtlinien des Distrikts.
Die Schule darf keine weiteren Giro-, Gebühren- oder Finanzkonten einrichten.
Das Girokonto der Schule darf nur für Einkäufe der Schule verwendet werden, die mit dem Budget des Schulkontos verrechnet werden müssen. Die Zahlungs- und Lieferantenauswahlverfahren des Distrikts müssen eingehalten werden.
Vor dem Kauf muss eine Vorabgenehmigung erteilt werden.
Bestellanforderungen können zur Genehmigung und Zahlung in Linq eingegeben werden.

IX. Employee Payments

Employee Compensation – All employee compensation of a cash basis must be processed through the payroll system. Gift cards given for additional work or recognition, regardless of amount, will be taxed through the payroll system the month after a gift card is given.
Employee Reimbursements (not including travel)
- Mit den zusätzlichen Einkaufskarten, die zur Verfügung gestellt werden, sollten Erstattungen für die Mitarbeiter nicht notwendig sein. Für den Fall, dass eine Einkaufskarte nicht funktioniert oder andere Situationen eintreten, sollten die Erstattungen für die Mitarbeiter gering und selten sein (etwa $50). Alle Ausnahmen müssen von der Abteilung Business Services genehmigt werden.
- Angestellte, die Artikel kaufen und eine Rückerstattung beantragen, müssen vor dem Kauf eine schriftliche Genehmigung von ihrem Direktor erhalten. Der Nachweis der Genehmigung muss dem Erstattungsantrag beigefügt werden.
- Reimbursements must be completed within 30 days of purchase. Reimbursements will not be made for items that are not in compliance with the wellness policy (see Policy 3401).
- Erstattungen sollten von den Lehrkräften erst dann beantragt werden, wenn das Geld für Lehrermaterialien vollständig ausgegeben worden ist. Quittungen für ausgegebene Lehrermaterialien sollten der Sekretärin vorgelegt werden, bevor die Erstattung erfolgt.