Letzte Änderung: Oktober 4, 2024

6210 Verfahren 1 Kauf / Zahlung

Download 6210 Einkaufs-/Zahlungsvorgänge

I. Auswahl des Anbieters

Anforderungen an Angebot und Ausschreibung
- Für den Kauf von Einzelstücken in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich.
- Beträgt die Gesamtsumme einer Transaktion $10.000 oder mehr (unabhängig von den Kosten der einzelnen Posten), sind vor dem Kauf zwei schriftliche Angebote erforderlich. Jede Transaktion, die $10.000 oder mehr beträgt, muss vor dem Kauf in Linq eingegeben werden.
- Für Käufe von Einzelartikeln in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich, die zur Genehmigung in Linq eingegeben werden müssen. Der Wirtschaftsdienst ist bei Bedarf behilflich. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles über $10.000 Angebote einholen muss).
- Für neue Einzelanschaffungen über $50.000 sind drei schriftliche Angebote und die Genehmigung des Vorstands erforderlich. Für Artikel über $50.000, die vom Vorstand im Rahmen des Haushaltsverfahrens genehmigt wurden, ist keine zusätzliche Genehmigung für den Kauf erforderlich. Kostenvoranschläge und Genehmigungen müssen vor dem Kauf oder der Vertragsunterzeichnung dokumentiert werden. Der Wirtschaftsdienst ist bei der Einholung von Angeboten behilflich, falls erforderlich. Bedarfsanforderungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden.
- Einkäufe über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet und vom Vorstand genehmigt werden muss.
- Einkäufe dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Einkaufspolitik oder -verfahren gemäß dem staatlichen Einkaufsgesetz und den Regeln zu umgehen.
- Siehe Teil IV für Beschaffungen, die Verträge erfordern.
Auswahl/Vergabe des Anbieters
- Das Beschaffungsgesetz des Bundesstaates Utah verlangt das niedrigste Angebot von qualifizierten/ausgewählten Anbietern, es sei denn, die Inanspruchnahme eines höherpreisigen Anbieters ist gerechtfertigt. Ausnahmen vom Beschaffungsgesetz müssen von Business Services genehmigt werden.
- "Zuschlag" bedeutet die Identifizierung und Auswahl eines Anbieters, der nach Erfüllung der Sorgfaltspflicht des Distrikts einen Vertrag mit dem Distrikt als Ergebnis eines Standardbeschaffungsprozesses oder einer zulässigen Ausnahme schließen kann. Sofern nicht ausdrücklich anders in den Ausschreibungsunterlagen oder der Ausnahmedokumentation vermerkt, stellt ein Zuschlag oder eine Zuschlagsmitteilung erst dann einen verbindlichen Vertrag dar, wenn der sich daraus ergebende Vertrag von allen Parteien und Genehmigungsbehörden vollständig ausgeführt oder die Bestellunterlagen unterzeichnet und an den ausgezeichneten Anbieter übergeben wurden.
- Der Distrikt kann staatliche Verträge für die Auswahl von Lieferanten auf allen Ebenen ohne zusätzliche Angebote nutzen. Die Bundesnormen für Kinderernährung erfordern unabhängig vom Status der staatlichen Verträge immer noch zusätzliche Angebote.
- Mitarbeiter, die für den Provo City School District Waren oder Dienstleistungen einkaufen, dürfen von Verkäufern oder Lieferanten keine Zahlungen oder persönliche Vorteile verlangen oder annehmen.
- Alleinbezugsberechtigungen werden nur selten erteilt und müssen schriftlich beantragt werden, damit der Distrikt den Einkauf genehmigt. Das Formular 6210 F4 zur Rechtfertigung der Alleinbezugsquelle muss ausgefüllt werden.
- Einkäufe für das Kinderernährungsprogramm des Provo City School District müssen den Anforderungen der Buy American Provision entsprechen. Siehe unten
  - Abschnitt 104(d) des William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act von 1998 (Public Law 105-336) fügte dem NSLA (42 USC 1760(n)) eine Bestimmung, Abschnitt 12(n), hinzu, die die Schulverpflegungsbehörden (SFAs) verpflichtet, so weit wie möglich einheimische Rohstoffe oder Produkte zu kaufen. Abschnitt 12(n) des NSLA definiert "einheimische Rohstoffe oder Produkte" als landwirtschaftliche Rohstoffe, die in den USA erzeugt werden, und als Lebensmittel, die in den USA im Wesentlichen unter Verwendung von in den USA erzeugten landwirtschaftlichen Rohstoffen verarbeitet werden. "Im Wesentlichen" bedeutet, dass mehr als 51% aus amerikanischen Produkten stammen. Daher müssen mehr als 51% des verarbeiteten Endprodukts (nach Gewicht oder Volumen) aus landwirtschaftlichen Rohstoffen bestehen, die im Inland angebaut wurden. Bei unverarbeiteten Lebensmitteln müssen die landwirtschaftlichen Rohstoffe also aus dem Inland stammen, und bei verarbeiteten Lebensmitteln müssen sie im Inland unter Verwendung einheimischer landwirtschaftlicher Lebensmittelbestandteile verarbeitet werden, die zu mehr als 51% (nach Gewicht oder Volumen) aus einheimischem Anbau stammen. Der Lebensmittelbestandteil des Produkts wird als landwirtschaftlicher Rohstoff betrachtet. "Lebensmittelbestandteil" ist eine der Lebensmittelgruppen, aus denen erstattungsfähige Mahlzeiten bestehen. Die Nahrungsmittelbestandteile sind: Fleisch/Fleischalternativen, Getreide, Gemüse, Obst und flüssige Milch. Verarbeitete Produkte müssen mehr als 51% der Lebensmittelkomponente des Produkts, nach Gewicht oder Volumen, mit U.S. Ursprung enthalten. Produkte aus Guam, Amerikanisch-Samoa, den Jungferninseln, Puerto Rico und den Nördlichen Marianen sind im Rahmen dieser Bestimmung als Territorien der USA zulässig. Die Bestimmung "Buy American" (7 CFR 210.21(d)) ist eine der Beschaffungsnormen, die die SFAs beim Kauf von kommerziellen Lebensmitteln, die im Rahmen von Schulverpflegungsprogrammen serviert werden, einhalten müssen.
  - Für die Einhaltung der Vorschriften und für Prüfungszwecke verlangt die SFA vom Lieferanten (d. h. vom Hersteller oder Händler) schriftlich spezifische Informationen über den prozentualen Anteil des US-Anteils in jedem verarbeiteten Endprodukt, um den Inlandsanteil zu dokumentieren (eine schriftliche Bescheinigung, die den Inlandsanteil der landwirtschaftlichen Lebensmittelkomponente von Rohstoffen und Produkten beschreibt, ist erforderlich), sowie Lieferrechnungen und -quittungen, aus denen hervorgeht, dass es sich bei dem Herkunftsland um die USA oder ihre Territorien handelt, und im Falle eines nicht-einheimischen Produkts eine begrenzte Ausnahme. Begrenzte Ausnahmen sind begrenzte Ausnahmen von der Vorschrift, die den Kauf von Produkten erlauben, die nicht dem "inländischen" Standard entsprechen (nicht-einheimische Produkte), wenn die Verwendung einheimischer Produkte wirklich nicht praktikabel ist. Bevor eine Ausnahmeregelung in Anspruch genommen wird, werden Alternativen zum Kauf von nicht-einheimischen Lebensmitteln geprüft. Begrenzte Ausnahmen werden als letztes Mittel eingesetzt. Ausnahmen von dieser Bestimmung sind: 1) Das Produkt wird in den USA nicht in ausreichender Menge und angemessener Qualität produziert oder hergestellt; oder 2) Ausschreibungen zeigen, dass die Kosten für ein US-Produkt deutlich höher sind als für ein ausländisches Produkt.
  - Die Buy-American-Bestimmung unterstützt lokale und kleine Unternehmen. Die Verwendung von Lebensmitteln aus lokalen Quellen unterstützt die lokalen Landwirte und bietet den Kindern in den Schulspeisungsprogrammen eine gesunde Auswahl, während gleichzeitig die lokale Wirtschaft unterstützt wird. Die Einhaltung der Buy-American-Bestimmungen unterstützt auch die Zusammenarbeit der SFAs mit lokalen oder kleinen, von Minderheiten und Frauen geführten Unternehmen, wie in den Bundesvorschriften (2 CFR 200.321) gefordert. Es müssen positive Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass nach Möglichkeit kleine Unternehmen, Minderheiten und von Frauen geführte Unternehmen eingesetzt werden. Zu den positiven Maßnahmen gehören: 1) Aufnahme von qualifizierten Klein- und Minderheitenunternehmen sowie von Unternehmen in Frauenhand in Ausschreibungslisten; 2) Sicherstellung, dass Klein- und Minderheitenunternehmen sowie Unternehmen in Frauenhand angefragt werden, wenn sie als potenzielle Quellen in Frage kommen; und 3) Inanspruchnahme der Dienste und Unterstützung von Organisationen wie der Small Business Administration und der Minority Business Development Agency des Handelsministeriums.
Interessenkonflikt
- Wenn ein möglicher Interessenkonflikt besteht, muss die Auswahl der Lieferanten über den Unternehmensdienst erfolgen, und es muss ein Formular 6210 F5 für Interessenkonflikte eingereicht werden.
Überlegungen zum Budget
- Die Genehmigung von Käufen hängt von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. Käufe, die das verfügbare Budget überschreiten, werden an den Antragsteller zurückgeschickt.
Bestellungen aufgeben
- Für Folgendes sind Angebotsvorschläge und/oder Genehmigungen erforderlich:
  - Kaufantrag - (kann bei jedem $ in Alio eingereicht werden)
  - Kaufkarten (p-cards) - Siehe Richtlinie/Verfahren 6215.
Ausschluss
- Der Beschaffungsbeamte kann entweder eine Person aus wichtigem Grund für bis zu drei Jahre von der Vergabe von Aufträgen ausschließen oder eine Person von der Vergabe von Aufträgen aussetzen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Person an einer Tätigkeit beteiligt war, die zu einem Ausschluss führen könnte. Eine Aussetzung darf nicht länger als drei Monate dauern, es sei denn, es liegt eine Anklage wegen einer Straftat vor, die zum Ausschluss führen würde.
  - Zu den Gründen für einen Ausschluss gehören:
    - Verurteilung wegen einer Straftat im Zusammenhang mit der Erlangung oder dem Versuch der Erlangung eines öffentlichen oder privaten Auftrags oder Unterauftrags oder bei der Ausführung eines öffentlichen oder privaten Auftrags oder Unterauftrags
    - Verurteilung nach staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen wegen Unterschlagung, Diebstahl, Fälschung, Bestechung, Fälschung oder Zerstörung von Unterlagen, Hehlerei oder anderen Vergehen, die auf einen Mangel an geschäftlicher Integrität oder Ehrlichkeit hindeuten und die die Verantwortung als Vertragspartner des Distrikts gegenwärtig, ernsthaft und direkt beeinflussen
    - Verurteilung aufgrund von Kartellgesetzen auf Bundes- oder Landesebene
    - Nichterfüllung der Vertragsbedingungen ohne triftigen Grund
    - einen Verstoß gegen das Beschaffungsgesetz oder die Beschaffungsrichtlinien des Distrikts
    - jeder andere Grund, den der Beschaffungsbeamte als so schwerwiegend und zwingend erachtet, dass er die Verantwortung als Auftragnehmer für den Distrikt beeinträchtigt, einschließlich des Ausschlusses durch eine andere staatliche Stelle
- Der Distrikt kann jeden Grund für einen Ausschluss als Grundlage für die Feststellung betrachten, dass eine Person, die auf eine Ausschreibung antwortet, nicht verantwortlich ist, unabhängig von jeglichen Bemühungen oder Verfahren zum Ausschluss oder zur Aussetzung der Person und selbst wenn der Distrikt sich nicht für einen Ausschluss oder eine Aussetzung entscheidet.
- Angebote, Offerten oder sonstige Eingaben von Personen, die zum Zeitpunkt des Fälligkeitstermins für den Erhalt von Angeboten, Vorschlägen oder sonstigen Eingaben suspendiert, ausgeschlossen oder anderweitig nicht zugelassen sind, werden vom Distrikt abgelehnt.
- Eine Person mit einem ausstehenden Steuerpfandrecht im Staat darf dem Distrikt weder ein Angebot, eine Offerte oder ein Angebot unterbreiten, noch darf eine solche Person einen Vertrag über die Beschaffung eines Artikels für den Distrikt abschließen. Wenn der Beschaffungsbeauftragte des Distrikts jedoch feststellt, dass dies im besten Interesse des Distrikts liegt, kann der Distrikt eine Ausnahme von diesem Verbot für ein bestimmtes Angebot, eine bestimmte Offerte, ein bestimmtes Angebot oder einen bestimmten Vertrag gewähren. Der Distrikt kann ein Angebot, eine Offerte oder einen Vertrag ablehnen, der gegen dieses Verbot verstößt.
Präferenzen
- Der Distrikt gibt bei allen Beschaffungen jenen Bietern den Vorzug, die Beschaffungsgegenstände anbieten, die in Utah produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden ("Utah-Gegenstände"), gegenüber jenen Bietern, die Beschaffungsgegenstände anbieten, die in einem anderen Staat produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden, der eine Präferenz für Beschaffungsgegenstände gewährt oder verlangt, die in diesem Staat produziert, hergestellt, abgebaut, angebaut oder ausgeführt werden ("außerhalb des Staates bevorzugte Gegenstände"). Die Höhe der gegenseitigen Präferenz entspricht der Höhe der Präferenz, die der andere Staat für das betreffende Beschaffungsgut gewährt. Um eine gegenseitige Präferenz gemäß diesem Abschnitt zu erhalten, muss der Bieter auf dem Angebot bestätigen, dass es sich bei den angebotenen Beschaffungsgegenständen um Gegenstände aus Utah handelt. Ohne diese Bestätigung auf dem Angebot wird auf die gegenseitige Bevorzugung verzichtet.
- Wenn der verantwortliche Bieter, der das niedrigste Angebot abgegeben hat, bevorzugte Artikel außerhalb des Bundesstaates anbietet, und wenn ein anderer verantwortlicher Bieter ein Angebot abgegeben hat, das Artikel aus Utah anbietet, und wenn das Angebot des anderen Bieters unter Berücksichtigung der gegenseitigen Präferenz gleich oder niedriger ist als das ursprüngliche niedrigste Angebot, soll der Distrikt (1) den Bieter, der Artikel aus Utah anbietet, benachrichtigen, dass der Bieter als bevorzugter Bieter qualifiziert ist; und (2) den Kauf von dem bevorzugten Bieter tätigen, wenn der Bieter schriftlich zustimmt, das niedrige Angebot innerhalb von 72 Stunden nach der Benachrichtigung zu erfüllen. Der Distrikt gibt in seiner Mitteilung an den bevorzugten Bieter den genauen Preis an, den der niedrigste Bieter vorgelegt hat. Der Distrikt darf mit keinem anderen Bieter einen Vertrag über den Kauf abschließen, bevor nicht 72 Stunden nach der Benachrichtigung des bevorzugten Bieters verstrichen sind. Wenn es mehr als einen bevorzugten Bieter gibt, vergibt der Distrikt den Auftrag an den bereitwilligen bevorzugten Bieter, der ursprünglich der niedrigste bevorzugte Bieter war. Wenn es zwei oder mehr gleich niedrige bevorzugte Bieter gab, muss der Distrikt die Regeln des Procurement Policy Board einhalten, um zu bestimmen, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll.
- Dieser Abschnitt findet keine Anwendung, wenn die Anwendung des Abschnitts den Erhalt von Bundesmitteln gefährden könnte.
- Ein "ansässiger Auftragnehmer" ist eine Person, eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft oder eine andere Wirtschaftseinheit, die entweder ihren Hauptgeschäftssitz in Utah hat oder Arbeitnehmer beschäftigt, die in diesem Bundesstaat ansässig sind, wenn sie verfügbar sind, und die außerdem zu dem Zeitpunkt, als die Angebote für den öffentlichen Auftrag zum ersten Mal eingeholt wurden, Geschäfte tätigte.
- Bei der Vergabe von Bauaufträgen gewährt der Distrikt einem gebietsansässigen Auftragnehmer eine gegenseitige Präferenz gegenüber einem nicht gebietsansässigen Auftragnehmer aus einem Staat, der Auftragnehmern aus diesem Staat eine Präferenz gewährt oder vorschreibt. Die Höhe der gegenseitigen Präferenz entspricht der Höhe der Präferenz, die der Staat des gebietsfremden Auftragnehmers anwendet. Um die Gegenseitigkeitspräferenz gemäß diesem Abschnitt zu erhalten, muss der Bieter auf dem Angebot bestätigen, dass er als gebietsansässiger Auftragnehmer gilt. Ohne diese Bestätigung auf dem Angebot wird auf die gegenseitige Präferenz verzichtet.
- Wenn es sich bei dem verantwortlichen Auftragnehmer, der das niedrigste Angebot abgegeben hat, um einen gebietsfremden Auftragnehmer handelt, der seinen Hauptsitz in einem Staat hat, der Auftragnehmern aus diesem Staat den Vorzug gibt oder vorschreibt, und wenn ein verantwortlicher gebietsansässiger Auftragnehmer ebenfalls ein Angebot abgegeben hat und das Angebot des gebietsansässigen Auftragnehmers unter Berücksichtigung der gegenseitigen Präferenz gleich oder niedriger ist als das ursprünglich niedrigste Angebot, teilt der Distrikt dem gebietsansässigen Auftragnehmer mit, dass er als bevorzugter Auftragnehmer gilt, das Angebot des ortsansässigen Auftragnehmers gleich oder niedriger als das ursprüngliche niedrigste Angebot ist, teilt der Distrikt dem ortsansässigen Auftragnehmer mit, dass er als bevorzugter ortsansässiger Auftragnehmer gilt, und vergibt den Auftrag an den ortsansässigen Auftragnehmer, wenn dieser sich schriftlich bereit erklärt, das niedrige Angebot innerhalb von 72 Stunden nach Mitteilung des Status als bevorzugter ortsansässiger Auftragnehmer zu erfüllen. Die Mitteilung des Distrikts muss den genauen Preis des niedrigsten Bieters enthalten. Der Distrikt darf mit keinem anderen Bieter einen Vertrag für den Bau abschließen, bevor nicht 72 Stunden nach der Benachrichtigung des bevorzugten ansässigen Auftragnehmers verstrichen sind. Gibt es mehr als einen bevorzugten ansässigen Auftragnehmer, vergibt der Distrikt den Auftrag an den bereitwilligen bevorzugten ansässigen Auftragnehmer, der ursprünglich das niedrigste Angebot abgegeben hat. Gab es zwei oder mehr gleich niedrige bevorzugte ansässige Auftragnehmer, muss der Distrikt die Regeln des Procurement Policy Board befolgen, um zu bestimmen, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll.
- Dieser Abschnitt findet keine Anwendung, wenn die Anwendung des Abschnitts den Erhalt von Bundesmitteln gefährden könnte.
- Weder die Präferenz für Produkte aus Utah noch die Präferenz für in Utah ansässige Auftragnehmer gelten in dem Maße, in dem sie im Widerspruch zu den Bundesanforderungen für eine Beschaffung stehen, die die Ausgabe von Bundeshilfe, Bundesvertragsgeldern oder Bundesfinanzierungsmitteln beinhaltet.

II. Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP), Aufforderung zur Einreichung von Informationen (RFI), Aufforderung zur Abgabe von Qualifikationserklärungen (RFQ)

Ergänzende Beschaffungsprozesse können zur Unterstützung des Standardbeschaffungsprozesses eingesetzt werden. Im Rahmen der Distriktrichtlinien werden RFP, RFI oder RFQ im Allgemeinen verwendet, wenn der Kaufbetrag eines Artikels oder Projekts über $80.000 liegt. Persönliche Dienstleistungen fallen nicht unter diese Bestimmungen, können aber für die Auswahl neuer Anbieter genutzt werden.
Die Mitarbeiter des Distrikts stellen den Business Services Informationen und Spezifikationen zu allen eingereichten Anträgen zur Verfügung. Jede Spezifikation wird mit dem Ziel verfasst, die Anforderungen des Distrikts klar zu beschreiben und den Wettbewerb zu fördern, und betont die funktionalen oder Leistungskriterien, die zur Erfüllung der Bedürfnisse des Distrikts erforderlich sind.
Eine Person, die sich in einem Interessenkonflikt befindet oder die vorhat, auf den Vorschlag zu antworten, darf nicht an der Erstellung von Spezifikationen mitwirken oder bei einer Organisation beschäftigt sein, die auf die Ausschreibung antwortet.
Die Ausschreibungs-Website des Bundesstaates Utah wird genutzt, um die von potenziellen Anbietern eingereichten Informationen zu veröffentlichen, zu sammeln und zu prüfen. Die Ausschreibungen werden auch auf der Hauptwebsite des Distrikts veröffentlicht. Die Aushänge müssen mindestens sieben (7) Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung einer Antwort verfügbar sein.
Der Distrikt kann potenziellen Anbietern nach Beginn der öffentlichen Bekanntmachung eine individuelle Mitteilung zukommen lassen.
Der Distrikt kann eine Ausschreibung annullieren oder Angebote und Vorschläge ganz oder teilweise ablehnen, wenn dies im besten Interesse des Distrikts liegt. Die Gründe für die Annullierung oder Ablehnung werden in die Vertragsunterlagen aufgenommen und können von der Öffentlichkeit eingesehen werden. Nach der Annullierung fordert der Distrikt entweder erneut Antworten an oder zieht die Ausschreibung für den Beschaffungsgegenstand zurück.
Der Distrikt kann eine Antwort auf eine Ausschreibung ablehnen, wenn sie gegen eine Ausschreibungsanforderung verstößt, nach dem Abgabetermin eingereicht wird oder die Antwortkriterien nicht erfüllt. Der Distrikt kann Antworten auf Ausschreibungen ablehnen, wenn der einreichende Anbieter nicht verantwortlich ist, gegen das Beschaffungsgesetz oder die Vergaberichtlinien verstößt, unethisches Verhalten an den Tag gelegt hat, ein Steuerpfandrecht besteht oder eine Änderung der Umstände des Anbieters den Distrikt dazu veranlasst hätte, die Antwort abzulehnen. Anbieter, die die entsprechenden Einkaufsdokumente nicht unterzeichnet haben, können nach 90 Tagen ebenfalls abgelehnt werden. Wenn ein Anbieter abgelehnt wird, gibt der Distrikt dem Anbieter eine schriftliche Begründung.
Eine Ausschreibung kann nach der Öffnung der Antworten, aber vor der Vergabe aufgehoben werden, wenn der Distrikt schriftlich feststellt, dass einer der folgenden Umstände vorliegt:
- Der Arbeitsumfang oder andere in den Ausschreibungsunterlagen enthaltene Anforderungen wurden von keiner Person erfüllt, und alle Ausschreibungsantworten wurden entweder als unzureichend oder als nicht verantwortlich eingestuft
- Ein Verstoß gegen einen Kodex, eine Regel oder eine Richtlinie wurde begangen
- In der Ausschreibung wurden unzureichende, fehlerhafte oder zweideutige Spezifikationen oder Anforderungen angeführt.
- Die Spezifikationen in der Ausschreibung wurden oder müssen überarbeitet werden
- Der ausgeschriebene Beschaffungsgegenstand wird nicht mehr benötigt
- Die Ausschreibung sah nicht die Berücksichtigung aller Kostenfaktoren für den Distrikt vor, wie z.B. Transportkosten, Garantien, Service und Wartung
- Die eingegangenen Ausschreibungsantworten zeigen, dass der Bedarf des Distrikts durch einen günstigeren Beschaffungsgegenstand gedeckt werden kann, der sich von dem in der Ausschreibung genannten unterscheidet
- alle ansonsten akzeptablen Ausschreibungsantworten zu einem unangemessenen Verfahren eingegangen sind oder nur eine Ausschreibungsantwort eingegangen ist und der Beschaffungsbeamte die Angemessenheit des Angebotspreises oder des Kostenvorschlags nicht feststellen kann
- Andere Gründe, die im staatlichen Recht (Title 63G, Chapter 6a, Utah Procurement Code) oder in Verwaltungsvorschriften festgelegt sind
- Andere Umstände, die der Beschaffungsbeamte als triftigen Grund ansieht
- Die Annullierung kann nicht dazu verwendet werden, einen Auftrag an einen bevorzugten Anbieter zu vergeben oder einen Anbieter, der zuvor bei einer Ausschreibung disqualifiziert oder abgelehnt wurde, für einen Auftrag für denselben Beschaffungsgegenstand zuzulassen.
Der Distrikt kann die Korrektur eines unwesentlichen Fehlers in einer Ausschreibung zulassen, einschließlich fehlender Unterschriften, Bestätigungen von Nachträgen, fehlender Kopien von Berufslizenzen, Druckfehlern, Fehlern, die auf eine Ungenauigkeit in der Ausschreibung zurückzuführen sind, und anderen unwesentlichen Fehlern. Der Distrikt verlangt, dass die Korrekturen schriftlich vorgenommen werden, und setzt eine Frist für die Korrektur.
Der Distrikt kann einen Anbieter schriftlich auffordern, Informationen in einer Ausschreibung zu erläutern oder zusätzliche Informationen zu liefern, die nach Ansicht des Distrikts erforderlich sind, um die Durchführbarkeit einer Antwort zu bestimmen. Der Distrikt legt eine Frist für die Übermittlung der Informationen fest und setzt diese durch.
Beste und letzte Angebote sind nur im Rahmen von Ausschreibungen zulässig.
Mit einer Informationsanfrage kann ein breites Spektrum an Informationen angefordert werden, einschließlich Verfügbarkeit, Zeitpläne, Standards und Praktiken, Spezifikationen, Schulungen, neue Technologien, Fähigkeiten von Anbietern und alternative Lösungen. Eine RFI ist kein Beschaffungsprozess und darf nicht dazu verwendet werden, Gebühren auszuhandeln, einen Vertrag zu schließen oder die Zulässigkeit einer Beschaffung zu bestimmen.
- Die mit einer RFI eingereichten Informationen gelten als "geschützte" Informationen im Sinne des Utah Government Records Access and Management Act. Potenzielle Antwortende müssen einen schriftlichen Antrag auf Wahrung des Geschäftsgeheimnisses und eine kurze Begründung für diesen Antrag vorlegen.

III. Kauf-/Zahlungsgenehmigungen

Alle Käufe/Zahlungen müssen von zwei Distriktmitarbeitern genehmigt werden. Alle Bestellanforderungen für Lieferanten müssen in Linq eingegeben werden.

Weniger als $5.000 für einen einzelnen Posten und eine Gesamttransaktion von nicht mehr als $9.999
- Keine Gebote erforderlich. (Für Kinderernährung müssen zwei Angebote für alles über $3.500 eingeholt werden).
Einzelkäufe von mindestens $5.000 oder eine Gesamttransaktion von mindestens $10.000
Zwei schriftliche Kostenvoranschläge sind erforderlich. Die Bestellungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden. Einkäufe bei Lieferanten, die keine Bestellungen akzeptieren, müssen von der Abteilung Business Services nach Einholung von Kostenvoranschlägen getätigt werden. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles, was über $3.500 liegt, Angebote einholen muss).$50.000+
- Neue Einzelanschaffungen oder Projekte
- Muss dem Bildungsrat zur Genehmigung vorgelegt werden, es sei denn, die Genehmigung wurde im Rahmen des Haushaltsverfahrens eingeholt.
- Vorherige Unterschrift des zuständigen Schulleiters, Direktors, Distriktratsmitglieds oder Superintendenten bzw. seines Stellvertreters in dessen Abwesenheit.
- Vorherige Unterschrift des Geschäftsführers.
- Vorherige Unterzeichnung durch den Superintendenten.
- Für Einzelanschaffungen oder Projekte über $50.000 sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich, die nach Genehmigung durch den Vorstand in Linq eingegeben werden müssen. Die Geschäftsabteilung ist bei Bedarf bei der Einholung von Angeboten behilflich.
- Einzelkäufe oder Projekte über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet werden muss.
Gebäudeerweiterungen, -verbesserungen und -veränderungen
- Vorherige Genehmigung durch den Ausschuss für Investitionsgüter
- Vorherige Genehmigung des Verwaltungsrats für alle Projekte mit Gesamtkosten von über $50.000.
- Projekte dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Beschaffungspolitik oder -verfahren zu umgehen.
Siehe Baubeschaffungspolitik 6212.Genehmigungsschwellen
- Anforderungen über $20.000 bedürfen der Genehmigung des Superintendenten und des Geschäftsführers.
- Bestellungen von Einzelposten über $50.000 bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrats.

IV. Bestellanforderung und Bestellung

Wählen Sie einen Anbieter (siehe Abschnitt I)
- Wenn der Lieferant nicht in Linq eingetragen ist, muss ein W-9 an District Business Services geschickt werden, damit es in Linq eingetragen werden kann.
Eine Bestellung aufgeben
- Die Anforderung muss in Linq eingegeben werden. Erforderliche Angebote müssen mit den Kaufunterlagen aufbewahrt und bei der Erstellung der Bestellung in das Archiv eingescannt werden.
- Die Mitarbeiter der Schule/Abteilung übermitteln dem Lieferanten eine Bestellung.
Eingang von Bestellungen
- Der Empfänger wird:
  - Öffnen Sie Pakete und Kartons, wenn sie geliefert werden.
  - Überprüfen Sie den Inhalt auf korrekte Menge, Beschädigung und korrekte Versandstücke.
  - Benachrichtigung des Verkäufers über Fehlmengen, Übermengen, falsche oder beschädigte Artikel.
  - Empfangen Sie die Bestellung in Linq.
  - Stempeln Sie die Rechnung mit dem 'Accounts Payable Stamp' oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung (Bestellung, Eingangsdatum, Lieferantennummer).
  - Scannen Sie die Rechnung und legen Sie sie im Linq-Archiv im Ordner "Unfiled" ab.
  - Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten, es sei denn, die Zahlung erfolgt über das Girokonto der Schule.

V. Verträge

Kontakte
- Wenn der Zweck des Kaufs den Abschluss eines Vertrags, eines Mietvertrags oder einer anderen rechtsverbindlichen Vereinbarung erfordert, MUSS eine Kopie des Vertrags, einschließlich der Nachträge, vom Geschäftsführer unterzeichnet werden.
- ALLE Software-Verträge MÜSSEN eine vom Verkäufer unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung als Teil des Vertrags enthalten, siehe 6210 F10.

Siehe Richtlinie 6220 für Verträge über persönliche Dienstleistungen/Berater.

VI. Änderungsauftrag

Jede Änderung von Bestellungen oder Verträgen, die zu einer Erhöhung der Kosten führt, muss vor einer Vertragsänderung, der Lieferung oder Annahme zusätzlicher Waren oder dem Beginn zusätzlicher Arbeiten von Business Services genehmigt und bearbeitet werden.

VII. Distrikt-Zahlungsmethoden

Kreditorenbuchhaltung
- Die Kreditorenbuchhaltung der Schule oder des Distrikts ist die bevorzugte Zahlungsmethode für alle Einkäufe mit einer Rechnung.
- Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt alle Bestellpositionen und Rechnungsbeträge des Distrikts.
- Alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit einer Distrikt-Bestellung eingehen;
  - Prüfen und empfangen Sie Artikel in Linq.
  - Stempeln Sie die Rechnung mit dem "Kreditorenstempel" oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung.
  - Scannen Sie die Rechnung und alle Angebotsunterlagen ein und fügen Sie sie in Linq Archive im Ordner Unfiled (Nicht eingereicht) ein.
  - Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten.
- Wöchentliche Kontrollgänge finden mittwochs statt. Rechnungen, die bis Freitag eingehen, werden in der folgenden Woche bearbeitet.
- Kostenerstattung für Mitarbeiter
  - Für alle Erstattungen von Mitarbeitern sollte eine dokumentierte Vorabgenehmigung für die Erstattung vorliegen. Die Anträge müssen in Linq eingegeben werden, damit sie ordnungsgemäß genehmigt und zusammen mit dem regulären Schecklauf bezahlt werden können. Die Zahlung wird auf das für die Gehaltsabrechnung verwendete Hauptkonto des Mitarbeiters überwiesen.
Kaufkarten (US Bank p-cards) (siehe 6211 P1)
Boxen ändern
- Bezirk ändern Boxen
  - Die Wechselgeldkasse steht in der Bezirkskasse zur Verfügung und ist für die Anschubfinanzierung der Buchmesse und andere schulische Zwecke zu verwenden. Die Grundschulen müssen die Anschubfinanzierung bei der Wirtschaftsabteilung beantragen.
  - Die Wechselgeldkasse ist an einem sicheren Ort aufzubewahren.
  - Erstattungen für Mitarbeiter müssen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
- Secondary School Change Boxen
  - Das HAUPTBÜRO der weiterführenden Schulen kann für verschiedene Verwendungszwecke eine Portokasse einrichten und muss dabei Folgendes beachten:
    - Alle Kassenmittel und Beträge müssen von der Geschäftsabteilung genehmigt werden.
    - Die Geldkassetten dürfen nicht mehr Geld enthalten, als für die laufenden Aktivitäten erforderlich ist.
    - Darf nicht für die Entgegennahme von Geldern für erbrachte Dienstleistungen oder für Einkäufe verwendet werden.
    - Die Abrechnung erfolgt auf Zinsbasis mit monatlichem Abgleich.
    - Sie müssen an einem sicheren/verschlossenen Ort aufbewahrt werden.
    - Mitarbeiter, die Wechselgeldkassetten ausgeben, sollten die Anfangssummen überprüfen und bei der Rückgabe einen Abgleich vornehmen. Beträge, die über die Anfangssumme hinausgehen, müssen auf das richtige Konto eingezahlt werden, und die ursprüngliche Summe muss in den Safe zurückgelegt werden.

VIII. Zahlungen für Schulkonten

Alle Gelder, die aus Schulspendenaktionen, Studiengebühren usw. stammen, müssen auf das autorisierte Girokonto der Schule eingezahlt werden.
Schulen dürfen nur ein einziges Schulgirokonto einrichten, und der Geschäftsführer muss als Zeichnungsberechtigter für das Konto eingetragen sein.
Schuldebitkarten, die vom Girokonto der Schule abgehoben werden, können ausgegeben werden. Schuldebitkarten unterliegen den Einkaufsverfahren und -richtlinien des Distrikts.
Die Schule darf keine weiteren Giro-, Gebühren- oder Finanzkonten einrichten.
Das Girokonto der Schule darf nur für Einkäufe der Schule verwendet werden, die mit dem Budget des Schulkontos verrechnet werden müssen. Die Zahlungs- und Lieferantenauswahlverfahren des Distrikts müssen eingehalten werden.
Vor dem Kauf muss eine Vorabgenehmigung erteilt werden.
Bestellanforderungen können zur Genehmigung und Zahlung in Linq eingegeben werden.

IX. Zahlungen an Arbeitnehmer

Mitarbeitervergütung - Alle Mitarbeitervergütungen auf Bargeldbasis müssen über das Gehaltsabrechnungssystem abgewickelt werden. Geschenkgutscheine, die für zusätzliche Arbeit oder Anerkennung ausgegeben werden, werden unabhängig vom Betrag im Monat nach der Ausgabe des Geschenkgutscheins über das Gehaltsabrechnungssystem versteuert.
Erstattungen für Mitarbeiter (ohne Reisekosten)
- Mit den zusätzlichen Einkaufskarten, die zur Verfügung gestellt werden, sollten Erstattungen für die Mitarbeiter nicht notwendig sein. Für den Fall, dass eine Einkaufskarte nicht funktioniert oder andere Situationen eintreten, sollten die Erstattungen für die Mitarbeiter gering und selten sein (etwa $50). Alle Ausnahmen müssen von der Abteilung Business Services genehmigt werden.
- Angestellte, die Artikel kaufen und eine Rückerstattung beantragen, müssen vor dem Kauf eine schriftliche Genehmigung von ihrem Direktor erhalten. Der Nachweis der Genehmigung muss dem Erstattungsantrag beigefügt werden.
- Die Erstattungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf erfolgen. Für Artikel, die nicht den Wellness-Richtlinien entsprechen (siehe Richtlinie 3401), werden keine Erstattungen gewährt.
- Erstattungen sollten von den Lehrkräften erst dann beantragt werden, wenn das Geld für Lehrermaterialien vollständig ausgegeben worden ist. Quittungen für ausgegebene Lehrermaterialien sollten der Sekretärin vorgelegt werden, bevor die Erstattung erfolgt.