Последнее изменение: 1 декабря, 2023

7040 Процедура 1 Доступ к записям и управление ими/GRAMA

Скачать 7040 Процедура 1 Доступ к записям и управление ими/GRAMA

Доступ к записям и управление ими/GRAMA

Цель и философия
Определения
Менеджеры по работе с документами
Обязанности менеджеров по ведению документации
Запрос GRAMA
Классификация записей
Доступ к записям
Тарифы
Обращения
Сохранение документации
Записи студентов 1
Материалы, защищенные авторским правом или патентом

Цель и философия

Данная политика содержит рекомендации по управлению, классификации, доступу, сохранению и утилизации документов округа в соответствии с действующими законами и нормами штата Юта, включая, в частности, Закон о доступе к государственным документам и управлении ими (GRAMA) (Utah Code Ann., Section 63G-2- 101, et seq.); а также по обеспечению общественного доступа к документам округа в соответствии с законами и нормами штата при защите индивидуальных прав на неприкосновенность частной жизни.

Определения

"Запись" или "записи" включает в себя книгу, письмо, документ, бумагу, карту, план, фотографию, пленку, карту, ленту, запись, электронные данные или другой документальный материал, независимо от физической формы или характеристик, который подготовлен, принадлежит, получен или хранится округом, и информация воспроизводится фотокопией или другими механическими или электронными средствами. Черновики, личные заметки и документы, находящиеся в личной собственности, не являются документами (Utah Code Ann., Section 63G2-103(22)).

Менеджеры по работе с документами

Помощник суперинтенданта назначен "менеджером по документам" для всех файлов и записей округа.
Деловой администратор назначен "менеджером по документам" для всех деловых и финансовых файлов и записей округа.
Директор по персоналу является "менеджером по документам" для всех личных дел сотрудников и документов округа.
Директор по специальному образованию и федеральным программам является "менеджером по документам" для всех файлов и записей округа по специальному образованию/федеральным программам.
Директор по работе с учащимися является "менеджером по учету" всех личных дел учащихся и других документов в средней школе.
Директор по работе с учащимися является "управляющим записями" для всех файлов учащихся и других записей в начальной школе.
Каждый директор и руководитель школы является "менеджером по ведению документации", ответственным за ведение и поддержание документации в своей школе и на своем участке. Конкретные обязанности по управлению и ведению документации могут быть возложены на вышеуказанных руководителей.

Обязанности менеджеров по ведению документации

Каждый менеджер по документам будет выполнять обязанности, изложенные в Кодексе штата Юта, раздел 63G-2-101 и последующие, а также рассматривать и отвечать на запрос о доступе к документам, находящимся в его ведении ("запрос GRAMA"). Все запросы GRAMA должны быть скоординированы через помощника суперинтенданта и юрисконсульта и обработаны с использованием форм GRAMA округа.

Запрос GRAMA

Лицо может запросить инспектирование или получение копий записей округа, подав письменный запрос GRAMA. Запрос GRAMA должен содержать необходимую информацию о заявителе и конкретное описание запрашиваемых записей.

Классификация записей

Менеджеры по работе с документами, при содействии юрисконсульта, будут отвечать за оценку и классификацию документов, находящихся в их ведении, в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-306- 307.
Запись должна быть отнесена к одной из следующих категорий:
- "Публичные" записи, как описано в Кодексе штата Юта, раздел 63G-2-301;
- "Частные" записи, как описано в Кодексе штата Юта, раздел 63G-2-302-303;
- "Контролируемые" записи, как описано в Кодексе штата Юта, раздел 63G-2-304;
- "Защищенные" записи, как описано в Кодексе штата Юта, раздел 63G2-305; ИЛИ
- Запись, доступ к которой ограничен, как описано в Кодексе штата Юта, раздел 63G- 2-201(3) (b).

Доступ к записям

Все запросы GRAMA должны быть представлены помощнику суперинтенданта. Помощник суперинтенданта должен делегировать ответственность за ответ на запрос GRAMA в координации с юрисконсультом.
- Любая проверка "публичной" записи должна проводиться в обычные рабочие часы в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-201.
- Все "частные", "контролируемые" и "защищенные" записи должны быть раскрыты только в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-202.
Утвержденные запросы GRAMA должны быть предоставлены своевременно в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-204.
Все запросы GRAMA должны отвечать и обрабатываться с использованием форм GRAMA округа.

Тарифы

Плата взимается за фактические расходы округа на дублирование запрашиваемой записи, а также за время, затраченное персоналом на составление и получение записи, как указано ниже (Utah Code Ann., Section 63G-2-203):
- Плата за копирование в размере десяти (10) центов за страницу за каждую одностороннюю копию.
- Плата за копирование в размере пятнадцати (15) центов за страницу за каждую двустороннюю копию.
- За поиск, форматирование, манипулирование, подбор, обобщение и составление записей, если эти действия превышают пятнадцать (15) минут, взимается плата в размере двадцати двух долларов ($22.00) в час за время работы персонала округа.
Округ должен потребовать предварительной оплаты от запрашивающего, если плата за предоставление записи превысит пятьдесят долларов ($50.00).
Округ не может взимать плату за:
- Просмотр записи для определения того, подлежит ли она раскрытию, если иное не разрешено Кодексом штата Юта (Utah Code Ann.), раздел 63G-2-203; ИЛИ
- 8.3.2 Ознакомление запрашивающего с записью.

Обращения

Если заявитель не удовлетворен решением менеджера по документам, он может подать письменную апелляцию на имя суперинтенданта, используя форму уведомления об апелляции округа в соответствии с временными рамками и положениями Кодекса штата Юта, раздел 63G-2-401.
- Если податель запроса не удовлетворен решением суперинтенданта, он может подать апелляцию в Государственный комитет по документам в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-403, или ходатайствовать о судебном пересмотре в окружном суде в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-404.
Человек может оспорить точность или полноту записи в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-603.

Сохранение документации

Округ должен хранить документы в соответствии с графиком, установленным Государственным комитетом по документам в соответствии с Кодексом штата Юта, раздел 63G-2-604.

Записи студентов

Все личные дела учащихся считаются "документами об образовании", и раскрытие таких документов регулируется не законом GRAMA, а Законом о правах и конфиденциальности семейного образования 1974 года (FERPA) (20 U.S.C. Section 1232(g); 34 C.F.R. Section 99, et seq.; и 34 C.F.R. Section 300, et seq.). Округ не имеет права разглашать информацию, связанную с документами об образовании, без согласия родителей, за исключением случаев, предусмотренных FERPA.

Материалы, защищенные авторским правом или патентом

Любая запись, защищенная авторским правом, либо официально поданная в соответствии с федеральными законами об авторском праве, либо неофициально заявленная, либо защищенная патентом, торговой маркой или другим защищенным обозначением, не может быть скопирована или предоставлена любому лицу без действительного постановления суда, предписывающего такое раскрытие, или письменного разрешения автора записи.

Формы

Школьный округ Прово Запрос на запись Закон о доступе к государственным документам и управлении ими
Классификация записей
Запрашиваемый
Уведомление об отказе в запросе на получение документов
Уведомление об апелляции
Требуется идентификация уведомления
Уведомление о продлении срока ответа на запрос документов
Согласие на передачу информации третьей стороне
Условия раскрытия контролируемой записи

Утверждение Советом по образованию

14 августа 2012 г.

Пересмотрено: 12 марта 2013 г.

Политика и форма

Политика № 7040: Доступ к записям и управление ими/GRAMA

Форма GRAMA