Paskutinį kartą pakeista: 1 gruodžio, 2023

7040 1 procedūra Prieiga prie įrašų ir jų valdymas/GRAMA

• Atsisiųsti 7040 Procedūra 1 Prieiga prie įrašų ir jų valdymas/GRAMA

Prieiga prie įrašų ir jų valdymas/GRAMA

Turinys

1. Tikslas ir filosofija
2. Apibrėžtys
3. Įrašų tvarkytojai
4. Įrašų tvarkytojų atsakomybė
5. GRAMA prašymas
6. Įrašų klasifikavimas
7. Prieiga prie įrašų
8. Mokesčiai
9. Apeliaciniai skundai
10. Įrašų saugojimas
11. Studentų įrašai 1
12. Autorių teisėmis saugoma arba patentuota medžiaga

Tikslas ir filosofija

Šioje politikoje pateikiamos gairės, kaip tvarkyti, klasifikuoti, pasiekti, saugoti ir šalinti apygardos įrašus pagal Jutos valstijos įstatymus ir taisykles, įskaitant, bet neapsiribojant, Vyriausybės įrašų prieigos ir valdymo įstatymą (GRAMA) (Utah Code Ann., 63G-2- 101 skyrius ir kt.), ir suteikti visuomenei prieigą prie apygardos įrašų pagal valstijos įstatymus ir taisykles, apsaugant asmens teisę į privatumą.

Apibrėžtys

"Įrašas" arba "Įrašai" - tai knyga, raštas, dokumentas, popierius, žemėlapis, planas, nuotrauka, filmas, kortelė, juosta, įrašas, elektroniniai duomenys ar kita dokumentinė medžiaga, nepriklausomai nuo jos fizinės formos ar savybių, kuri yra parengta, priklauso, gauta ar saugoma Apygardos ir kurią galima atgaminti fotokopijomis ar kitomis mechaninėmis ar elektroninėmis priemonėmis. Juodraščiai, asmeniniai užrašai ir asmeniškai priklausantys dokumentai nėra įrašai (Jutos kodekso 63G2-103(22) skyrius).

Įrašų tvarkytojai

1. Asocijuotasis kuratorius yra paskirtas visų apygardos bylų ir įrašų tvarkytoju.
2. Verslo administratorius yra paskirtas visų apygardos verslo ir finansinių bylų bei įrašų tvarkytoju. 
3. Žmogiškųjų išteklių direktorius yra visų apygardos darbuotojų ir personalo bylų bei įrašų tvarkytojas. 
4. Specialiojo ugdymo ir federalinių programų direktorius yra visų apygardos specialiojo ugdymo ir federalinių programų bylų ir dokumentų tvarkytojas. 
5. Mokinių aptarnavimo tarnybos direktorius yra visų vidurinių mokyklų mokinių bylų ir kitų dokumentų tvarkytojas. 
6. Mokinių aptarnavimo tarnybos direktorius yra visų pradinių mokyklų mokinių bylų ir kitų dokumentų tvarkytojas. 
7. Kiekvienas direktorius ir prižiūrėtojas yra "įrašų tvarkytojas", atsakingas už įrašų tvarkymą ir priežiūrą savo mokykloje ir skyriuje. Konkrečias įrašų valdymo ir priežiūros pareigas gali paskirti pirmiau išvardyti pagrindiniai įrašų tvarkytojai. 

Įrašų tvarkytojų atsakomybė

Kiekvienas įrašų tvarkytojas vykdys Jutos kodekso 63G-2-101 ir kituose skyriuose nustatytas pareigas ir atsakomybę bei peržiūrės ir atsakys į prašymą susipažinti su jo prižiūrimais įrašais (toliau - GRAMA prašymas). Visi GRAMA prašymai koordinuojami per kuratoriaus pavaduotoją ir teisininką, o tvarkomi naudojant apygardos GRAMA formas.

GRAMA prašymas

Asmuo gali prašyti susipažinti su apygardos dokumentais arba gauti jų kopijas pateikdamas raštišką GRAMA prašymą. GRAMA prašyme turi būti pateikta būtina informacija apie prašytoją ir konkretus prašomų įrašų aprašymas.

Įrašų klasifikavimas

1. Įrašų tvarkytojai, padedami teisininko, bus atsakingi už jų prižiūrimų įrašų vertinimą ir klasifikavimą, kaip nustatyta Jutos kodekso 63G-2-306-307 skyriuje. 
2. Įrašas priskiriamas vienai iš šių kategorijų:
   • "Vieši" įrašai, kaip aprašyta Jutos kodekso 63G-2-301 skyriuje;
   • "Privatūs" įrašai, kaip aprašyta Jutos kodekso 63G-2-302-303 skyriuje; 
   • "Kontroliuojami" įrašai, kaip aprašyta Jutos kodekso 63G-2-304 skyriuje; 
   • "Saugomi" įrašai, kaip aprašyta Jutos kodekso 63G2-305 skyriuje, ARBA 
   • Įrašas, prie kurio prieiga ribojama, kaip aprašyta Jutos kodekso 63G- 2-201(3)(b) skyriuje.

Prieiga prie įrašų

1. Visi GRAMA prašymai pateikiami asocijuotajam kuratoriui. Asocijuotasis kuratorius perduoda atsakomybę už atsakymą į GRAMA prašymą, suderintą su teisės patarėju.
   • Bet koks "viešo" įrašo patikrinimas atliekamas įprastomis darbo valandomis pagal Jutos kodekso 63G-2-201 skyrių. 
   • Visi "privatūs", "kontroliuojami" ir "saugomi" įrašai atskleidžiami tik pagal Jutos kodekso 63G-2-202 skyrių.
2. Patvirtinti GRAMA prašymai pateikiami laiku pagal Jutos kodekso 63G-2-204 skyrių. 
3. Į visus GRAMA prašymus atsakoma ir jie tvarkomi naudojant apygardos GRAMA formas. 

Mokesčiai 

1. Mokestis imamas už faktines apygardos išlaidas, susijusias su prašomo įrašo kopijavimu, taip pat už darbuotojų laiką, sugaištą rengiant ir gaunant įrašą, kaip nurodyta toliau (Jutos kodekso 63G-2-203 skyrius):
   •  Dešimties (10) centų mokestis už kiekvieną vienpusę kopiją.
   •  Penkiolikos (15) centų mokestis už kiekvieną dvipusę kopiją.
   •  Dvidešimt dviejų dolerių ($22,00) mokestis už valandą apygardos personalo laiko imamas už įrašo paiešką, formatavimą, tvarkymą, pritaikymą, apibendrinimą ir sudarymą, kai tokia veikla trunka ilgiau nei penkiolika (15) minučių.
2. Apygarda reikalauja, kad prašytojas iš anksto sumokėtų už įrašo parengimą, jei tikimasi, kad mokestis už įrašo parengimą viršys penkiasdešimt dolerių ($50,00).
3. Apygarda negali imti mokesčių už:
   • Įrašo peržiūra siekiant nustatyti, ar jis turi būti atskleistas, išskyrus atvejus, kai Jutos kodekso 63G-2-203 skyriuje leidžiama kitaip; ARBA
   • 8.3.2 Prašytojo susipažinimas su įrašu.

Apeliaciniai skundai

1. Jei prašytojas nepatenkintas įrašų vadybininko sprendimu, jis gali pateikti raštišką apeliaciją kuratoriui, naudodamasis apygardos pranešimo apie apeliaciją forma, laikydamasis Jutos kodekso 63G-2-401 skyriuje nustatytų terminų ir nuostatų. 
   • Jei prašytojo netenkina kuratoriaus sprendimas, jis gali pateikti apeliacinį skundą Jutos kodekso 63G-2-403 skirsnyje nurodytam Valstybiniam įrašų komitetui arba pateikti peticiją apygardos teismui, kaip numatyta Jutos kodekso 63G-2-404 skirsnyje. 
2. Asmuo gali užginčyti įrašo tikslumą ar išsamumą pagal Jutos kodekso 63G-2-603 skyrių. 

Įrašų saugojimas

Apygarda saugo įrašus pagal Jutos kodekso 63G-2-604 skirsnyje nurodytą Valstybinio įrašų komiteto sudarytą grafiką.

Studentų įrašai

Visi mokinių įrašai laikomi "švietimo įrašais", o tokių švietimo įrašų atskleidimą reglamentuoja ne GRAMA, o 1974 m. Šeimos švietimo teisių ir privatumo įstatymas (FERPA) (20 U.S.C. 1232(g) straipsnis; 34 C.F.R. 99 skyrius ir kiti; ir 34 C.F.R. 300 skyrius ir kiti). Apygarda negali atskleisti informacijos, susijusios su švietimo įrašais, be tėvų sutikimo, išskyrus atvejus, kai FERPA nustatyta kitaip.

Autorių teisėmis saugoma arba patentuota medžiaga

Bet koks įrašas, kuris yra apsaugotas autorių teisėmis, oficialiai pateiktas pagal federalinius autorių teisių įstatymus arba neoficialiai pareikštas dėl autorių teisių, arba kuriam taikomas patentas, prekių ženklas ar kitas saugomas žymuo, negali būti kopijuojamas ar teikiamas bet kuriam asmeniui be galiojančios teismo nutarties, įpareigojančios tokį atskleidimą, arba raštiško įrašo autoriaus leidimo.

Formos

• Provo mokyklos apygardos prašymas dėl įrašo Valdžios įrašų prieigos ir valdymo įstatymas
• Įrašų klasifikavimas
• Prašoma
• Pranešimas apie atsisakymą patenkinti prašymą pateikti įrašus
• Pranešimas apie apeliacinį skundą
• Reikalingas pranešimas Identifikavimas
• Pranešimas apie pratęstą atsakymo į įrašų prašymą terminą
• Sutikimas dėl informacijos suteikimo trečiajai šaliai
• Kontroliuojamo įrašo atskleidimo sąlygos

Švietimo tarybos patvirtinimas

2012 m. rugpjūčio 14 d.

Peržiūrėta: 2013 m. kovo 12 d.

Politika ir forma

Politika Nr. 7040: Nr. 704040: Prieiga prie dokumentų ir jų valdymas/GRAMA

GRAMA forma