마지막 수정: 12월 1, 2023

7040 절차 1 기록 액세스 및 관리/GRAMA

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기록 액세스 및 관리/GRAMA

목차

1. 목적 및 철학
2. 정의
3. 기록 관리자
4. 기록 관리자의 책임
5. GRAMA 요청
6. 레코드 분류
7. 레코드 액세스
8. 수수료
9. 이의 제기
10. 기록 보존
11. 학생 기록 1
12. 저작권 또는 특허 자료

목적 및 철학

본 정책은 정부 기록 접근 및 관리법(GRAMA)(유타주법, 섹션 63G-2- 101 이하)을 포함하되 이에 국한되지 않는 해당 유타주 법률 및 규정에 따라 교육구 기록을 관리, 분류, 접근, 보존 및 폐기하고, 개인의 프라이버시 권리를 보호하면서 주 법률 및 규정에 따라 교육구 기록에 대한 대중의 접근을 제공하기 위한 지침을 제시합니다.

정의

"기록" 또는 "기록물"은 교육구가 작성, 소유, 수령 또는 보유하고 있는 물리적 형태나 특성에 관계없이 책, 편지, 문서, 종이, 지도, 계획, 사진, 필름, 카드, 테이프, 녹음, 전자 데이터 또는 기타 문서 자료를 포함하며, 해당 정보는 복사 또는 기타 기계적 또는 전자적 수단으로 재생산할 수 있는 것을 말합니다. 초안, 개인 메모 및 개인 소유 문서는 기록이 아닙니다(유타주 법령, 섹션 63G2-103(22)).

기록 관리자

1. 부교육감은 교육구의 모든 파일과 기록에 대한 "기록 관리자"로 지정됩니다.
2. 사업 관리자는 교육구의 모든 사업 및 재무 파일과 기록에 대한 "기록 관리자"로 지정됩니다. 
3. 인사부장은 교육구의 모든 직원 및 인사 파일과 기록에 대한 "기록 관리자"입니다. 
4. 특수 교육 및 연방 프로그램 디렉터는 교육구의 모든 특수 교육/연방 프로그램 파일 및 기록에 대한 "기록 관리자"입니다. 
5. 학생 서비스 책임자는 중등학교의 모든 학생 파일 및 기타 기록에 대한 '기록 관리자'입니다. 
6. 학생 서비스 책임자는 초등학교의 모든 학생 파일 및 기타 기록에 대한 '기록 관리자'입니다. 
7. 각 교장 및 감독관은 소속 학교 및 부서 현장에서 기록을 관리하고 유지할 책임이 있는 "기록 관리자"입니다. 구체적인 기록 관리 및 유지 책임자는 위에 나열된 기본 기록 관리자가 지정할 수 있습니다. 

기록 관리자의 책임

각 기록 관리자는 유타주 법령 63G-2-101조 이하에 명시된 의무와 책임을 수행하며 자신의 감독 하에 있는 기록에 대한 접근 요청("GRAMA 요청")을 검토하고 이에 응답해야 합니다. 모든 GRAMA 요청은 부교육감 및 법률고문을 통해 조정되어야 하며, 교육구의 GRAMA 양식을 사용하여 처리되어야 합니다.

GRAMA 요청

개인은 서면 GRAMA 요청서를 제출하여 교육구 기록의 열람 또는 사본 수령을 요청할 수 있습니다. GRAMA 요청에는 요청자에 대한 필수 정보와 요청하는 기록에 대한 구체적인 설명이 포함되어야 합니다.

레코드 분류

1. 기록 관리자는 법률 고문의 도움을 받아 유타주 법령 63G-2-306- 307항에 명시된 대로 자신의 감독 하에 기록을 평가하고 분류할 책임이 있습니다. 
2. 기록은 다음 범주 중 하나로 분류됩니다:
   • 유타주 법령, 섹션 63G-2-301에 설명된 "공개" 기록;
   • "유타주 법령, 섹션 63G-2-302-303에 설명된 '비공개' 기록; 
   • 유타주 법령, 섹션 63G-2-304에 설명된 "통제 대상" 기록; 
   • 유타주 법령, 섹션 63G2-305에 설명된 "보호 대상" 기록, 또는 
   • 유타주 법령, 섹션 63G-2-201(3)(b)에 설명된 대로 접근이 제한된 기록.

레코드 액세스

1. 모든 GRAMA 요청은 부교육감에게 제출해야 합니다. 부교육감은 법률 고문과 협력하여 GRAMA 요청에 대한 대응 책임을 위임합니다.
   • '공개' 기록의 열람은 유타주 법령 63G-2-201조에 따라 정상 업무 시간 중에 이루어져야 합니다. 
   • 모든 "비공개", "통제" 및 "보호" 기록은 유타주 법령(Utah Code Ann., 섹션 63G-2-202)에 따라서만 공개되어야 합니다.
2. 승인된 GRAMA 요청은 유타주 법령 63G-2-204조에 따라 적시에 제공되어야 합니다. 
3. 모든 GRAMA 요청은 교육구의 GRAMA 양식을 사용하여 응답하고 처리해야 합니다. 

수수료 

1. 요청된 기록을 복제하는 데 드는 교육구의 실제 비용과 기록을 수집하고 입수하는 데 드는 인건비에 대해서는 다음과 같이 수수료가 부과됩니다(유타주 법령, 섹션 63G-2-203):
   •  단면 사본의 경우 페이지당 10센트의 복사 수수료가 부과됩니다.
   •  양면 복사 시 페이지당 15센트의 복사 수수료가 부과됩니다.
   •  기록을 검색, 형식화, 조작, 조정, 요약 및 편집하는 데 시간당 22달러($22.00)의 수수료가 부과되며, 이러한 활동이 15분 이상 초과되는 경우 교육구 직원 시간으로 부과됩니다.
2. 교육구는 기록 제작 수수료가 50달러($50.00)를 초과할 것으로 예상되는 경우 요청자에게 선불을 요구합니다.
3. 지구는 다음에 대해서는 수수료를 부과하지 않을 수 있습니다:
   • 유타주 법령, 섹션 63G-2-203에서 달리 허용하는 경우를 제외하고 공개 대상인지 여부를 결정하기 위해 기록을 검토하는 경우 또는
   • 8.3.2 요청자의 기록 열람.

이의 제기

1. 요청자가 기록 관리자의 결정에 불만이 있는 경우, 요청자는 유타주 법령 63G-2-401조의 시간 제한 및 조항에 따라 교육구의 이의신청 통지 양식을 사용하여 교육감에게 서면 이의신청을 제출할 수 있습니다. 
   • 요청자가 교육감의 결정에 불만이 있는 경우, 요청자는 유타주 법령 63G-2-403조에 따라 주 기록위원회에 이의를 제기하거나 유타주 법령 63G-2-404조에 규정된 대로 지방법원에 사법 심사를 신청할 수 있습니다. 
2. 개인은 유타주 법령 63G-2-603조에 따라 기록의 정확성 또는 완전성에 대해 이의를 제기할 수 있습니다. 

기록 보존

교육구는 유타주 법령 63G-2-604조에 따라 주 기록위원회가 정한 일정에 따라 기록을 보관해야 합니다.

학생 기록

모든 학생 기록은 "교육 기록"으로 지정되며 이러한 교육 기록의 공개는 GRAMA가 아닌 1974년 가족 교육 권리 및 사생활 보호법(Family Education Rights and Privacy Act of 1974, FERPA)의 적용을 받습니다(20 U.S.C. 섹션 1232(g), 34 C.F.R. 섹션 99, 이하, 및 34 C.F.R. 섹션 300, 이하). 교육구는 FERPA에 달리 규정된 경우를 제외하고 학부모의 동의 없이 교육 기록과 관련된 정보를 공개할 수 없습니다.

저작권 또는 특허 자료

연방 저작권법에 따른 공식적인 신고 또는 비공식적인 저작권 주장에 의해 저작권이 있거나 특허, 상표 또는 기타 보호 지정에 의해 보호되는 모든 기록은 그러한 공개를 명령하는 법원의 유효한 명령이나 기록 작성자의 서면 허가 없이 복사하거나 누구에게도 제공해서는 안 됩니다.

양식

• 프로보 학군 기록에 대한 정부 기록 접근 및 관리법 요청
• 기록의 분류
• 요청됨
• 기록 요청 거부 통지
• 이의 제기 통지
• 통지 신분증 필요
• 기록 요청에 대한 응답 시간 연장 안내
• 제3자에 대한 정보 공개에 대한 동의
• 통제 기록의 공개 조건

교육위원회 승인

2012년 8월 14일

개정됨: 개정일: 2013년 3월 12일

정책 및 양식

정책 번호 7040: 기록 액세스 및 관리/GRAMA

GRAMA 양식