Dernière modification : 1er décembre 2023

7040 Procédure 1 Accès et gestion des archives/GRAMA

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Accès et gestion des dossiers/GRAMA

Table des matières

1. Objectif et philosophie
2. Définitions
3. Gestionnaires de dossiers
4. Responsabilités des gestionnaires de documents
5. Demande GRAMA
6. Classification des documents
7. Accès aux dossiers
8. Honoraires
9. Recours
10. Conservation des documents
11. Dossier de l'élève 1
12. Matériel protégé par des droits d'auteur ou des brevets

Objectif et philosophie

Cette politique fournit des lignes directrices pour la gestion, la classification, l'accès, la conservation et l'élimination des archives du district conformément aux lois et réglementations applicables de l'État de l'Utah, y compris, mais sans s'y limiter, la loi sur l'accès et la gestion des archives gouvernementales (GRAMA) (Utah Code Ann., Section 63G-2- 101, et seq.) ; et pour permettre au public d'accéder aux archives du district conformément aux lois et réglementations de l'État, tout en protégeant les droits individuels à la vie privée.

Définitions

Les termes "dossier" ou "archives" désignent un livre, une lettre, un document, un papier, une carte, un plan, une photographie, un film, une carte, une bande, un enregistrement, des données électroniques ou tout autre matériel documentaire, quelle que soit sa forme physique ou ses caractéristiques, préparé, détenu, reçu ou conservé par le district, et dont l'information peut être reproduite par photocopie ou par d'autres moyens mécaniques ou électroniques. Les brouillons, les notes personnelles et les documents appartenant à des particuliers ne sont pas des enregistrements (Utah Code Ann., Section 63G2-103(22)).

Gestionnaires de dossiers

1. Le surintendant adjoint est désigné comme "gestionnaire des archives" pour tous les dossiers et registres du district.
2. L'administrateur d'entreprise est désigné comme "gestionnaire des dossiers" pour tous les dossiers et registres commerciaux et financiers du district. 
3. Le directeur des ressources humaines est le "gestionnaire des dossiers" pour tous les dossiers et registres des employés et du personnel du district. 
4. Le directeur de l'éducation spéciale et des programmes fédéraux est le "gestionnaire des dossiers" pour tous les dossiers et registres du district relatifs à l'éducation spéciale et aux programmes fédéraux. 
5. Le directeur des services aux élèves est le "gestionnaire des dossiers" pour tous les dossiers des élèves et autres documents dans les écoles secondaires. 
6. Le directeur des services aux élèves est le "gestionnaire des dossiers" pour tous les dossiers des élèves et autres documents dans les écoles élémentaires. 
7. Chaque directeur et superviseur est un "gestionnaire de documents" responsable de la gestion et de la conservation des documents dans son école et son service. Des responsabilités spécifiques en matière de gestion et de conservation des documents peuvent être désignées par les principaux gestionnaires de documents énumérés ci-dessus. 

Responsabilités des gestionnaires de documents

Chaque responsable des archives s'acquittera des tâches et responsabilités énoncées dans le Code Annuel de l'Utah, section 63G-2-101, et suivantes, et examinera et répondra à une demande d'accès aux archives sous sa supervision (" demande GRAMA "). Toutes les demandes GRAMA sont coordonnées par le surintendant adjoint et le conseiller juridique, et traitées à l'aide des formulaires GRAMA du district.

Demande GRAMA

Une personne peut demander à inspecter ou à recevoir des copies des dossiers du district en déposant une demande écrite GRAMA. La demande GRAMA doit contenir les informations nécessaires sur le demandeur et une description spécifique des dossiers demandés.

Classification des documents

1. Les gestionnaires de documents, avec l'aide du conseiller juridique, seront chargés d'évaluer et de classer les documents sous leur supervision, conformément à la section 63G-2-306-307 du Code Ann. de l'Utah. 
2. Un document est classé dans l'une des catégories suivantes :
   • Documents "publics" tels que décrits dans le code de l'Utah, section 63G-2-301 ;
   • Les documents "privés" tels que décrits dans le Code Ann. de l'Utah, section 63G-2-302-303 ; 
   • Documents "contrôlés" tels que décrits dans le code de l'Utah, section 63G-2-304 ; 
   • les documents "protégés" tels que décrits dans le code de l'Utah, section 63G2-305 ; OU 
   • Un document dont l'accès est restreint conformément à la section 63G- 2-201(3) (b) du code annuel de l'Utah.

Accès aux dossiers

1. Toutes les demandes de GRAMA sont soumises au surintendant adjoint. Le surintendant adjoint délègue la responsabilité de répondre à la demande de GRAMA en coordination avec le conseiller juridique.
   • Toute inspection d'un document "public" doit avoir lieu pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, conformément à l'article 63G-2-201 du code de l'Utah. 
   • Tous les documents "privés", "contrôlés" et "protégés" ne peuvent être divulgués que conformément au code de l'Utah, section 63G-2-202.
2. Les demandes GRAMA approuvées sont communiquées en temps utile conformément à la section 63G-2-204 du Code Ann. de l'Utah. 
3. Toutes les demandes GRAMA sont traitées au moyen des formulaires GRAMA du district. 

Honoraires 

1. Des frais seront facturés pour le coût réel de la duplication d'un document demandé par le district, ainsi que pour le temps consacré par le personnel à la compilation et à l'obtention du document, comme suit (Utah Code Ann., Section 63G-2-203) :
   •  Une taxe de copie de dix (10) cents par page pour chaque copie recto.
   •  Une taxe de copie de quinze (15) cents par page pour chaque copie recto-verso.
   •  Une redevance de vingt-deux dollars ($22.00) par heure pour le temps du personnel du District est facturée pour la recherche, le formatage, la manipulation, l'adaptation, le résumé et la compilation d'un enregistrement, lorsque ces activités dépassent quinze (15) minutes.
2. Le district exige un prépaiement de la part du demandeur si les frais de production du document dépassent cinquante dollars ($50.00).
3. Le district ne peut pas facturer de frais pour
   • Examen d'un document pour déterminer s'il doit être divulgué, sauf si le Code Ann. de l'Utah, section 63G-2-203, l'autorise autrement ; OU
   • 8.3.2 L'inspection du dossier par le demandeur.

Recours

1. Si un demandeur n'est pas satisfait de la décision du responsable des archives, il peut faire appel par écrit auprès du surintendant en utilisant le formulaire d'appel du district, conformément aux délais et aux dispositions du Code Ann. de l'Utah, section 63G-2-401. 
   • Si le demandeur n'est pas satisfait de la décision du surintendant, il peut faire appel auprès du Comité des archives de l'État conformément à la section 63G-2-403 du Code Ann. de l'Utah ou demander un contrôle judiciaire auprès du tribunal de district conformément à la section 63G-2-404 du Code Ann. de l'Utah. 
2. Une personne peut contester l'exactitude ou l'exhaustivité d'un enregistrement conformément à l'article 63G-2-603 du Code Ann. de l'Utah. 

Conservation des documents

Le district conserve les archives selon le calendrier établi par le Comité des archives de l'État, conformément à la section 63G-2-604 du Code Annuel de l'Utah.

Dossier de l'élève

Tous les dossiers des élèves sont désignés comme des "dossiers éducatifs" et la divulgation de ces dossiers éducatifs n'est pas régie par le GRAMA mais par le Family Education Rights and Privacy Act de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Section 1232(g) ; 34 C.F.R. Section 99, et seq. ; et 34 C.F.R. Section 300, et seq.). Le district ne peut pas divulguer d'informations relatives aux dossiers scolaires sans le consentement des parents, sauf disposition contraire de la FERPA.

Matériel protégé par des droits d'auteur ou des brevets

Tout document protégé par des droits d'auteur, que ce soit par un dépôt formel en vertu des lois fédérales sur les droits d'auteur ou par une revendication informelle de droits d'auteur, ou qui est couvert par un brevet, une marque déposée ou toute autre désignation protégée, ne peut être copié ou fourni à quiconque sans une ordonnance valide d'un tribunal ordonnant une telle divulgation ou sans l'autorisation écrite de l'auteur du document.

Formulaires

• Provo School District Request for a Record Government Records Access and Management Act (loi sur l'accès et la gestion des documents gouvernementaux)
• Classification des documents
• Demandé
• Avis de refus d'une demande d'archives
• Avis de recours
• Avis Identification requise
• Avis de prolongation du délai de réponse à une demande de documents
• Consentement à la communication d'informations à un tiers
• Conditions de divulgation d'un document contrôlé

Approbation par le Conseil d'éducation

14 août 2012

Révisé : 12 mars 2013

Politique et formulaire

Politique n° 7040 : Accès et gestion des dossiers/GRAMA

Formulaire GRAMA