Vorschlag für die Vermittlung von Ersatzkräften (SEPS)

9. Januar 2025 /
Eliza Tuinei /
Business, Personalwesen, Hinweis für Auftragnehmer

Download Vorschlag für die Vermittlung von Vertretungskräften

Die Antworten müssen bis zum: Januar 29, 2025, 2:00 PM MST

Angeforderte Dienstleistungen

Der Provo City School District (Distrikt) bittet um wettbewerbsfähige, versiegelte Angebote von qualifizierten Zeitarbeitsdienstleistern (Temporary Employment Service Providers, TESP), die als Drittverwalter (Third Party Administrator, TPA) in Übereinstimmung mit allen staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen und den Richtlinien des Distrikts Ersatzarbeitskräfte (Substitute Employee Placement Services, SEPS) im Auftrag des Bildungsausschusses des Distrikts und seiner ernannten Amtsträger und/oder Ausschüsse vermitteln. Diese Angebotsanfrage (RFP) soll die Entscheidung des Distrikts abdecken, SEPS an eine qualifizierte TPA auszulagern, die über die notwendige Erfahrung und interne Infrastruktur verfügt, um die Bedürfnisse des Distrikts zu erfüllen. Siehe Abschnitt I, Absatz 3 - Umfang der Dienstleistungen für weitere Einzelheiten.

Bedarf an Mitarbeiterpositionen

Bei den Vertretungskräften handelt es sich in der Regel um Klassenlehrer, aber auch um Büroangestellte, Hausmeister, Essenslieferanten, Lehrassistenten und andere Vertretungskräfte, die vom Bezirk benötigt werden.

Überblick über den Distrikt

Die Verwaltungsbüros des Distrikts befinden sich in Provo, Utah. Der Bezirk betreibt 23 Schulen/Programme im gesamten Utah County, Utah, und bietet öffentliche Bildungsdienstleistungen für etwa 13.500 Schüler der Klassen K-12 an. Zu den in Betrieb befindlichen Schulen gehören die folgenden:

13 Grundschulen
2 Junior High/Middle Schools
3 Oberstufenschulen
5 Alternative Schulen/Programme

Einsendeschluss - 29. Januar 2025 um 2:00 PM MST

Die Antworten sind innerhalb der in dieser Ausschreibung angegebenen Frist einzureichen. Der Teilnehmer trägt alle Risiken, wenn die Unterlagen nicht vor Ablauf der Einreichungsfrist eingehen, und übernimmt die Verantwortung dafür, den Eingang der Antworten zu überprüfen.

Fragen

Fragen zu dieser Ausschreibung sind über das U3P-Portal zu stellen. Auftretende Fragen werden beantwortet und auf U3P veröffentlicht. Alle Fragen müssen bis zum 27. Januar um 2:00 PM MST eingereicht werden.

Einreichung des Qualifikationsnachweises

Die Antworten sind über Utah Public Procurement Place (U3P) einzureichen:

Utah Öffentliches Auftragswesen

Zusätzliche Anweisungen für die Einreichung von Antworten:

Es liegt in der Verantwortung des Befragten, sich über U3P anzumelden. Für Unterstützung kontaktieren Sie U3P unter sciquestadmin@utah.gov
Alle Antworten sind über U3P einzureichen. Nach Ablauf der Frist werden die Namen derjenigen, die auf die Ausschreibung geantwortet haben, veröffentlicht. Alle anderen Informationen werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt.

Telefonische Qualifikationserklärungen oder Änderungen der Qualifikationen werden nicht berücksichtigt, es sei denn, sie wurden von der Distriktverwaltung ausdrücklich genehmigt. Änderungen per E-Mail für Qualifikationen, die bereits auf dem regulären Weg eingereicht wurden, werden jedoch berücksichtigt, wenn sie vor Ablauf der Einreichungsfrist eingehen.

Vertragslaufzeit

Datum des Inkrafttretens: 01.07.2025 Datum der Beendigung: 30.06.2026, es sei denn, der Vertrag wird vorzeitig gekündigt oder gemäß den Bestimmungen und Bedingungen dieses Vertrags verlängert. Dieser Vertrag kann automatisch jährlich um bis zu vier (4) weitere Jahre verlängert werden.

Administrative Leitlinien

Die in dieser Ausschreibung enthaltenen Informationen sollen interessierten Bewerbern ausreichende Angaben liefern, damit sie Antworten einreichen können, die den Mindestanforderungen entsprechen; sie sollen jedoch nicht den Inhalt der Antworten einschränken oder relevante oder wesentliche Angaben ausschließen. Es steht den Bewerbern frei und sie werden dazu ermutigt, die Spezifikationen zu erweitern, um zusätzliche Nachweise für ihre Fähigkeit zu erbringen, die in dieser Ausschreibung geforderten Dienstleistungen zu erbringen, und dabei die Antworten kurz zu halten.

Geltungsbereich der Bedingungen und Konditionen

Vor der Abgabe einer Antwort muss der Befragte alle in diesem Dokument genannten Vertragsbedingungen und alle vor dem Datum der Angebotsabgabe herausgegebenen Nachträge verstehen. Es liegt in der Verantwortung des Antwortenden, sicherzustellen, dass die Antwort alle vor dem Datum der Angebotsabgabe herausgegebenen Nachträge enthält. Mit der Übermittlung einer Antwort erkennt der Befragte die in Abschnitt 1.6 beschriebenen Bedingungen an und akzeptiert sie.

Kosten der Reaktionsvorbereitung

Der Provo City School District haftet nicht für Kosten, die dem Antragsteller im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Antwort oder der Aushandlung eines Vertrags für Dienstleistungen vor der Erteilung des Auftrags entstehen.

Beschränkungen

In allen Antworten müssen alle Beschränkungen oder Bestimmungen klar dargelegt werden, die der Antragsgegner für erforderlich hält, um das vorgeschlagene Projekt effektiv zu bedienen.

Nachtrag zur RFP

Sollte es notwendig sein, diese Ausschreibung ganz oder teilweise zu überarbeiten, wird ein Nachtrag für alle Bieter und potenziellen Bieter über U3P veröffentlicht. Eine in einem Nachtrag abgegebene Erklärung hat die Wirkung, dass diese Ausschreibung wie in dem Nachtrag beschrieben geändert wird.

Kommunikation

Jede andere Mitteilung, ob mündlich oder schriftlich, die ein Vertreter des Auftragnehmers aus anderen Quellen als dem offiziellen Nachtrag erhält, sollte vom Auftragnehmer mit der Einkaufsabteilung als wahr und richtig bestätigt werden, bevor er diese Informationen in seine Antwort einbezieht. Dies bezieht sich sowohl auf formelle als auch auf informelle Gespräche und Mitteilungen. Die Kommunikation mit Mitarbeitern des Provo City School District ist während des Ausschreibungsverfahrens verboten und kann zur Disqualifikation führen.

Nicht-Diskriminierung

Alle qualifizierten Bewerber werden ohne Rücksicht auf Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Behinderung und/oder geschützten Veteranenstatus berücksichtigt.

Umfang der Dienstleistungen

Verantwortung. Der erfolgreiche TESP /TPA wird alle Dienstleistungen, Schulungen, Ressourcen und das Personal bereitstellen, die für die Durchführung der in dieser Ausschreibung festgelegten Arbeiten erforderlich sind. Der Distrikt ist nicht für Reise-/Kilometerkosten verantwortlich. Der erfolgreiche TESP/TPA ist ein vertraglich gebundener Anbieter und kein Vertreter oder Angestellter des Distrikts. Die vom TESP/TPA zur Erbringung von Dienstleistungen für den Distrikt eingesetzten Ersatzmitarbeiter sind Mitarbeiter des TESP/TPA und keine Angestellten des Distrikts. Der TESP/TPA hält sich an alle Anforderungen von Bundes-, Staats- und lokalen Gesetzen, Regeln, Vorschriften, Satzungen usw., die sich auf die Einstellung, Beschäftigung und Geschäftstätigkeit beziehen.

Erforderliche Hauptdienstleistungen. Die wichtigsten zu erbringenden Dienstleistungen sind die folgenden.

Die mit einem Sternchen (*) versehenen Dienstleistungen sind als "bestanden/nicht bestanden"-Kriterien gekennzeichnet. Bitte geben Sie an, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, alle unten aufgeführten Informationen zu liefern. Der TESP/TPA muss:

*Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen von Mitarbeitern gemäß den Landes- und Bundesgesetzen;
*Rekrutierung, Überprüfung und Einstellung von Ersatzkräften in Übereinstimmung mit den Gesetzen des Bundes und der Länder sowie den Standards des Distrikts (z.B. Mindestqualifikationen, Kleidungsvorschriften, Qualifikationsniveau usw.).
*Zuweisung von konsistentem Support-Personal, das mit dem Distrikt zusammenarbeitet, um das System zu entwickeln und/oder zu verwalten, und das Schulungen und fortlaufenden Support anbietet.
*Vermittlung von Vertretungskräften mit Hilfe eines automatisierten Vertretungsmanagementsystems.
*Das automatisierte Personalbesetzungssystem muss die Abwesenheit von Mitarbeitern nach Art und Programm erfassen. Das System muss auch den Kostenfondcode für den Ersatzmitarbeiter erfassen.
*Bereitstellung von Programmschulungen für Distriktmitarbeiter. Die Schulung muss auf die Installation, den Betrieb und die Nutzung der webbasierten Anwendung ausgerichtet sein. Alle Schulungen müssen am Standort des Distrikts durchgeführt werden.
*Abschluss und Aufrechterhaltung einer umfassenden allgemeinen Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von $1.000.000 pro Schadensfall und $3.000.000 als Gesamtsumme für Ansprüche wegen Personen- oder Sachschäden, wobei der Distrikt als Zusatzversicherter genannt wird.
*Sie müssen über eine Arbeitsunfallversicherung verfügen und diese aufrechterhalten, die die Mitarbeiter des Bieters abdeckt, solange diese Mitarbeiter mit der Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen des Vertrags beschäftigt sind.
*den Bezirk und seine leitenden Angestellten, Mitarbeiter und Beauftragten von jeglicher Haftung, Schadenersatz, Geldstrafen, Bußgeldern, Forderungen, Verwirkungen, Ansprüchen, Klagen, Klagegründen oder anderen Verbindlichkeiten oder Verlusten freizustellen und schadlos zu halten, einschließlich aller Kosten für Verteidigung, Beilegung und Strafverfolgung sowie Anwalts-, Sachverständigen- und anderer professioneller Gebühren, die sich aus dem Zusammenhang mit Fahrlässigkeit, unrechtmäßigem Handeln oder Vertragsbruch ergeben.
Schulung von Vertretern in positionsspezifischen Themen vor dem Einsatz, einschließlich sonderpädagogischer Schulung, um den Bedürfnissen der Schüler gerecht zu werden. (z. B. Verhalten und andere körperliche Bedürfnisse)
Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs/einer nahtlosen Einführung in das System des erfolgreichen Anbieters.
Sie kennen die Arten von Gesetzen, Richtlinien und Verfahren, die Schulbezirke befolgen müssen, genau.
Geben Sie Informationen über die TESP/TPA-Organisationsstruktur, Namen und Referenzen der Personen an, die das Distriktkonto betreuen werden.
Sie müssen in der Lage sein, die finanziellen Anforderungen des Distrikts zu erfüllen und die in diesem Dokument beschriebenen Dienstleistungen auf kosteneffektive und effiziente Weise im Einklang mit staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften zu erbringen.

Zusätzliche obligatorische Mindestanforderungen Vorschläge, die eine der in diesem Absatz genannten Anforderungen nicht erfüllen, sowie Vorschläge, die im vorstehenden Absatz mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, werden nicht weiter berücksichtigt. Es werden nur Vorschläge bewertet, die die Kriterien "bestanden/nicht bestanden" erfüllen. Bitte geben Sie an, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, alle nachstehenden Informationen vorzulegen.

1.2 Erfahrung und nachgewiesene Erfolgsbilanz mit Großkunden bei der Vermittlung von bis zu 125+ Vertretern pro Tag.
1.3 Dokumentierte Füllrate von mindestens 95% pro Tag.
1.4 Fähigkeit zur Überprüfung von Beschäftigungsqualifikationen (z. B. E-verify, Hintergrundprüfungen).

Zusätzliche/alternative Dienstleistungen - maximal 10 Seiten

Der Distrikt begrüßt alle zusätzlichen Dienstleistungen, die der Bieter anbieten möchte. Solche Dienste sollten klar identifiziert werden und die Vorteile und die damit verbundenen Kosten

beschrieben. Alternative Dienstleistungen können ebenfalls angeboten werden, sofern sie klar beschrieben sind und eine Erklärung enthalten, wie die alternativen Dienstleistungen die Bedürfnisse und Ziele des Distrikts besser erfüllen. Zusätzliche oder alternative Dienstleistungen, die sich erheblich vom Hauptangebot unterscheiden, sollten als separates Angebot eingereicht werden. Ein separates Angebot muss unabhängig von allen anderen eingereichten Angeboten für sich allein stehen und alle Kriterien, Anforderungen und Unterlagen erfüllen, die in dieser Ausschreibung festgelegt sind.

Recht auf Verhandlung anderer Dienstleistungen

Der Distrikt behält sich das Recht vor, Verhandlungen zu führen, um Verträge, die als Ergebnis dieser Ausschreibung vergeben werden, zu ändern und andere damit verbundene Dienstleistungen einzubeziehen, wenn dies im Interesse des Distrikts liegt, ohne dass eine erneute formelle Ausschreibung für solche Dienstleistungen erforderlich ist.

Entlohnung. Der Bieter muss einen festen Aufschlagsprozentsatz vorschlagen, der auf den vom Distrikt festgelegten Tages-/Stundenlohnsätzen für verschiedene Vertretungspositionen basiert (siehe Anhang "B"). Der/die angebotene(n) Aufschlagsprozentsatz(e) ist/sind die einzige Vergütungsmethode für den Bieter. Die vom Distrikt festgelegten täglichen/stündlichen Basissätze können mit minimaler Vorankündigung geändert werden. Diese Änderungen werden in der Regel durch Anpassungen der täglichen/stündlichen Basissätze beeinflusst.

Der lokale Arbeitsmarkt.
Die Verfügbarkeit von Distriktmitteln.
die Tages-/Stundenlohnsätze oder
Die Bildungsanforderungen usw.

Preis-Eskalation. Der Tages-/Stundentarif ist so gestaltet, dass er den Einsatz von Vertretungspersonal, einschließlich Vertretungslehrern, Büropersonal, Hausmeister, Essensdienstmitarbeitern, Busfahrern und anderen Positionen, die vom Bezirk benötigt werden, umfasst. Alle vorgeschlagenen Gebühren für Dienstleistungen, die nicht ausdrücklich im Leistungsumfang enthalten sind, müssen separat aufgeführt und klar definiert werden, sofern sie nicht bereits im Aufschlagsprozentsatz enthalten sind. Der Distrikt kann einen Antrag des erfolgreichen Bieters auf eine Erhöhung des Aufschlagsprozentsatzes ausschließlich zur Deckung der Betriebskosten in Betracht ziehen. Ein solcher Antrag wird nur auf jährlicher Basis geprüft und muss mindestens neunzig (90) Tage vor jeder folgenden Vertragsverlängerung schriftlich eingereicht werden. Jede genehmigte Erhöhung darf den vom Verbraucherpreisindex des Arbeitsministeriums für den letzten verfügbaren Zeitraum veröffentlichten Satz nicht überschreiten.

Bewertungskriterien - Anhang A - Fragebogen und Anhang B - Kostenblatt (Anhänge für Käufer)

Allgemeines & Unterkriterien

Nur die Angebote, die die Anforderungen der Pass/Fail-Kriterien erfüllen, werden anhand der folgenden Kriterien bewertet. Der Distrikt legt für jedes Kriterium Unterkriterien fest, anhand derer gemessen wird, wie gut der jeweilige Anbieter die Bewertungskriterien erfüllt:

200 Punkte - Systemunterstützung / Responsive Services
150 Punkte- Fähigkeit, einen ausreichenden Pool verfügbarer Stellvertreter zu akquirieren und zu pflegen. - 100 Punkte- Ausbildung der Mitarbeiter
400 Punkte - Füllungsrate
150 Punkte - Kosten

Präsentationen/Demonstrationen

Der Bewertungsausschuss wird der Einkaufsabteilung nach Prüfung von Anlage A - Fragebogen seine vorläufige Punktzahl vorlegen. Zu diesem Zeitpunkt werden von allen Anbietern, die mindestens 595 von 850 Punkten aus der Bewertung von Anhang A - Fragebogen erhalten haben, persönliche Präsentationen/Demonstrationen verlangt. Die Anbieter werden über die Präsentationen mit einer Frist von mindestens einer Woche sowie über das genaue Datum und die Uhrzeit informiert. Alle Präsentationen gehen zu Lasten des Bieters.

Um eine zielgerichtete und produktive Präsentation zu ermöglichen, wird den Anbietern mit der Einladung ein Skript mit Fragen zur Verfügung gestellt, die der Ausschuss während der Präsentation beantwortet haben möchte. So können sich die Anbieter gründlich vorbereiten und sicherstellen, dass alle relevanten Themen behandelt werden. Die Präsentationen werden sich auf die eingereichten Materialien, die Philosophie, den Ansatz und die Methodik des Anbieters konzentrieren, einschließlich der empfohlenen Leistungen, um die Anforderungen dieses Angebots effektiv zu erfüllen.

Nach den Präsentationen behält sich der Ausschuss das Recht vor, die vorläufige Punktzahl auf der Grundlage der Präsentationen anzupassen. Bei Anbietern, die nach den Präsentationen über dem Schwellenwert von 595 Punkten bleiben, werden die Kosten bewertet