Предложение Услуги по трудоустройству сотрудников-заместителей (SEPS)

9 января, 2025 /
Элиза Туиней /
Бизнес, Управление персоналом, Уведомление для подрядчиков

Скачать предложение Услуги по размещению замещающих сотрудников

Ответы должны быть представлены до: 29 января 2025 года, 2:00 PM MST

Запрашиваемые услуги

Школьный округ города Прово (округ) ищет конкурентоспособные предложения от квалифицированных поставщиков услуг по временному трудоустройству (TESP) для выполнения функций стороннего администратора (TPA) в соответствии со всеми законами штата и федеральными законами и политикой округа для предоставления услуг по размещению замещающих сотрудников (SEPS) от имени Совета по образованию округа и назначенных им должностных лиц и/или комитетов. Данный запрос предложений (RFP) предназначен для подтверждения решения округа передать SEPS на аутсорсинг квалифицированному TPA с необходимым опытом и внутренней инфраструктурой, подходящей для удовлетворения потребностей округа. Более подробная информация приведена в Разделе I, Параграф 3 - Объем услуг.

Потребности в должностях сотрудников

Замещающие сотрудники, как правило, являются классными учителями, но могут также включать в себя: канцелярских работников, уборщиков, работников пищевых служб, помощников преподавателей и других замещающих сотрудников, которые могут потребоваться округу.

Обзор округа

Административные офисы округа расположены в Прово, штат Юта. Округ управляет 23 школами/программами на территории округа Юта, штат Юта, и предоставляет услуги государственного образования примерно 13 500 учащимся К-12 классов. К числу действующих школ относятся следующие:

13 начальных школ
2 младшие/средние школы
3 Старшие классы
5 Альтернативные школы / программы

Крайний срок подачи заявок - 29 января 2025 года в 2:00 PM MST

Ответы должны быть представлены в соответствии с крайним сроком подачи документов, указанным в настоящем запросе предложений. Респондент несет все риски, если документы не будут получены до истечения срока подачи, и берет на себя ответственность за проверку того, что ответы были получены.

Вопросы

Вопросы, касающиеся данного запроса предложений, следует задавать через портал U3P. Ответы на возникшие вопросы будут размещены на портале U3P. Все вопросы должны быть представлены до 27 января в 14:00 по среднеевропейскому времени.

Представление квалификационного отчета

Ответы должны быть представлены через Utah Public Procurement Place (U3P):

Место государственных закупок штата Юта

Дополнительные инструкции по отправке ответов:

Ответственность за "Вход в систему" через U3P лежит на респонденте. За помощью обращайтесь в U3P по адресу sciquestadmin@utah.gov.
Все ответы должны быть представлены через U3P. После истечения срока подачи заявок имена тех, кто ответил на запрос, будут обнародованы. Вся остальная информация останется конфиденциальной в соответствии с законом.

Если административный отдел округа не даст специального разрешения, заявления о квалификации по телефону или изменения в квалификации рассматриваться не будут. Однако изменения по электронной почте в квалификационных требованиях, уже представленных по надлежащим каналам, будут рассмотрены, если они получены до истечения срока подачи.

Срок действия договора

Дата вступления в силу: 07/01/2025 Дата окончания: 06/30/2026, если контракт не будет расторгнут досрочно или продлен в соответствии с условиями и положениями настоящего контракта. Данный контракт может автоматически продлеваться ежегодно на срок до четырех (4) дополнительных лет.

Административное руководство

Информация, представленная в данном запросе предложений, призвана обеспечить заинтересованных респондентов достаточной информацией для представления ответов, отвечающих минимальным требованиям, но она не предназначена для ограничения содержания ответа или исключения из него каких-либо релевантных или существенных данных. Респонденты имеют право и поощряются расширять спецификации, чтобы предоставить дополнительные доказательства своей способности предоставить услуги, запрашиваемые в данном запросе предложений, сохраняя при этом краткость ответов.

Сфера применения Положений и условий

Перед подачей ответа респондент должен понять все условия контракта, упомянутые в данном документе, и все дополнения, выпущенные до даты подачи запроса предложений. Ответственность за включение в ответ всех дополнений, выпущенных до даты подачи запроса предложений, лежит на респонденте. Подавая ответ, респондент признает и принимает условия, описанные в Разделе 1.6.

Расходы на подготовку к реагированию

Школьный округ города Прово не несет ответственности за любые расходы, понесенные респондентом в связи с подготовкой ответа или переговорами о заключении контракта на оказание услуг до выдачи контракта.

Ограничения

Во всех ответах должны быть четко указаны любые ограничения или положения, которые, по мнению респондента, необходимы для эффективного обслуживания предлагаемого проекта.

Дополнение к RFP

В случае необходимости полного или частичного пересмотра данного запроса предложений, дополнение будет опубликовано для всех претендентов и потенциальных претендентов через U3P. Заявление, опубликованное в дополнении, будет иметь силу изменения данного запроса предложений, как указано в данном дополнении.

Общение

Любые другие сообщения, устные или письменные, полученные любым представителем респондента из источников, отличных от официального дополнения, должны быть подтверждены респондентом в отделе закупок как правдивые и точные до включения такой информации в свой ответ. Это относится как к официальным, так и к неофициальным разговорам и сообщениям. Общение с персоналом или сотрудниками школьного округа города Прово запрещено в процессе запроса предложений и может послужить основанием для дисквалификации.

Недискриминация

Все квалифицированные респонденты будут рассмотрены без учета расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, национального происхождения, инвалидности и/или статуса ветерана, находящегося под защитой.

Объем услуг

Ответственность. Успешный TESP /TPA предоставит все услуги, обучение, ресурсы и персонал, необходимые для выполнения работы, определенной в данном запросе предложений. Округ не будет нести ответственность за расходы на проезд/пробег. Успешный TESP/TPA должен быть поставщиком по контракту, а не агентом или сотрудником Округа. Замещающие сотрудники, назначенные TESP/T PA для оказания услуг округу, должны быть сотрудниками TESP/TPA, а не сотрудниками округа. TESP/TPA должен соблюдать все требования федеральных, штата Юта и местных законов, правил, положений, уставов и т.д., относящихся к найму, трудоустройству и ведению бизнеса.

Основные запрашиваемые услуги. Основные услуги, которые должны быть предоставлены, следующие.

Услуги, отмеченные звездочкой (*), обозначены как критерии прохождения/непрохождения. Пожалуйста, укажите, что ваша компания в состоянии предоставить всю информацию, указанную ниже. ТЭСП/ТПА должен:

* Проведение проверок биографии сотрудников в соответствии с законами штата и федеральными законами;
*Набор, отбор и трудоустройство замещающих сотрудников в соответствии с законами штата/федеральными законами и стандартами округа (т.е. минимальная квалификация, стандарты одежды, уровень квалификации и т.д.).
*Назначьте постоянный вспомогательный персонал, который будет работать с округом над созданием и/или управлением системой, а также обеспечит обучение и постоянную поддержку.
*Размещение замещающего персонала с использованием автоматизированной системы управления замещением.
* Автоматизированная система управления персоналом должна отслеживать отсутствие сотрудников по типу и программе. Система также должна отслеживать код фонда расходов для замещающего сотрудника.
*Обеспечить обучение сотрудников округа работе с программой. Обучение должно быть направлено на установку, эксплуатацию и использование веб-приложения. Все обучение должно проводиться на территории округа.
* Иметь и поддерживать комплексное страхование общей ответственности с минимальными лимитами не менее $1,000,000 за каждый случай, $3,000,000 общий агрегат, от претензий за травмы людей или повреждения имущества, с округом, указанным в качестве дополнительного страхователя.
* Иметь и поддерживать страховку от несчастных случаев на производстве, покрывающую сотрудников оферента, пока эти сотрудники заняты выполнением услуг по контракту.
*Защищать и ограждать округ и его должностных лиц, сотрудников и агентов от любой ответственности, ущерба, штрафов, пени, требований, неустойки, претензий, исков, оснований для иска или любых других обязательств или потерь, включая все расходы на защиту, урегулирование и преследование, а также гонорары адвокатов, экспертов и других специалистов, возникающие в связи с любой халатностью, противоправным действием или нарушением данного контракта.
Проводить обучение заменяющих лиц по специфическим для данной должности темам перед распределением, включая обучение в области специального образования для удовлетворения потребностей учащихся. (например, поведение и другие физические потребности).
Обеспечить плавный переход/внедрение системы успешного оферента.
Хорошо разбираться в законодательных актах, правилах и процедурах, которым должны следовать школьные округа.
Предоставьте информацию об организационной структуре TESP/TPA, именах и полномочиях тех, кто будет обслуживать счет округа.
Быть способным удовлетворить финансовые требования округа и квалифицированно предоставлять услуги, описанные в настоящем документе, экономически эффективным и результативным образом в соответствии с законами и нормами штата и федеральными законами.

Дополнительные обязательные минимумы Предложения, не отвечающие требованиям данного параграфа и требованиям, отмеченным звездочкой (*) в вышеуказанном параграфе, не будут рассматриваться далее. Оцениваться будут только предложения, соответствующие критериям "прошел/не прошел". Пожалуйста, укажите, что ваша компания может предоставить всю информацию, указанную ниже.

1.2 Опыт работы и подтвержденный послужной список с клиентами с большим объемом работы по размещению до 125+ замен в день.
1.3 Документально подтвержденный коэффициент заполнения не менее 95% в день.
1.4 Возможность проверки квалификации при приеме на работу (например, E-verify, проверка биографии).

Дополнительные/альтернативные услуги - не более 10 страниц

Округ приветствует любые дополнительные сопутствующие услуги, которые оферент хочет предоставить. Такие услуги должны быть четко определены, а выгоды и сопутствующие расходы

описаны. Альтернативные услуги также могут быть предложены к рассмотрению при условии, что они четко описаны и включают объяснение того, как альтернативные услуги будут лучше соответствовать потребностям и целям округа. Дополнительные или альтернативные услуги, которые значительно отличаются от основного предложения, должны быть представлены в виде отдельного предложения. Отдельное предложение должно быть самостоятельным, независимым от любого другого предложения, и соответствовать всем критериям прохождения/непрохождения, требованиям и документации, как указано в данном запросе предложений.

Право на ведение переговоров о предоставлении других услуг

Округ оставляет за собой право вести переговоры о внесении изменений в любой контракт(ы), заключенный(ые) в результате данного тендера, с целью включения других сопутствующих услуг, если это будет сочтено в интересах округа, без необходимости повторного объявления официального запроса предложений на такие услуги.

Компенсация. Оферент должен предложить фиксированный процент наценки, основанный на заранее установленных ставках ежедневной/почасовой оплаты труда, установленных округом для различных замещающих должностей (см. Приложение "B"). Предложенный процент(ы) наценки будет служить единственным методом компенсации для оферента. Базовые дневные/часовые ставки, установленные округом, могут быть изменены с минимальным уведомлением. Эти изменения, как правило, зависят от корректировки ежедневных/почасовых базовых ставок.

Местный рынок труда.
Наличие финансирования со стороны округа.
Дневные/часовые ставки заработной платы, или
Требования к образованию и т.д.

Повышение цен. Дневная/часовая тарифная сетка разработана с учетом использования замещающего персонала, включая замещающих учителей, канцелярский персонал, уборщиков, работников пищеблока, водителей автобусов и других должностей, требуемых округом. Любая предлагаемая плата за услуги, не указанные в объеме услуг, должна быть указана отдельно и четко определена, если она еще не включена в процент наценки. Округ может рассмотреть запрос успешного оферента на увеличение процента наценки исключительно для покрытия операционных расходов. Такой запрос будет рассматриваться только на ежегодной основе и должен быть представлен в письменном виде не менее чем за девяносто (90) дней до каждой последующей даты продления контракта. Любое утвержденное увеличение не должно превышать уровень, опубликованный индексом потребительских цен (ИПЦ) Министерства труда за последний доступный период.

Критерии оценки - Приложение A - анкета и Приложение B - ведомость затрат (Приложения для покупателей)

Общие и подкритерии

Только те предложения, которые отвечают требованиям критериев "прошел/не прошел", будут оцениваться по следующим критериям. Подкритерии для каждого из них должны быть определены округом и служить средством для определения того, насколько каждый оферент соответствует критериям оценки:

200 баллов - поддержка систем / оперативное обслуживание
150 баллов - Способность приобретать и поддерживать достаточный резерв доступных заменителей. - 100 баллов - обучение сотрудников
400 очков - коэффициент заполнения
150 очков - стоимость

Презентации/демонстрации

Оценочная комиссия представит свои предварительные оценки Департаменту закупок после изучения Приложения А - Опросник. После этого всем поставщикам, набравшим не менее 595 из 850 баллов по результатам оценки Приложения А - Опросного листа, будет необходимо провести личные презентации/демонстрации. Поставщики будут проинформированы о презентациях не менее чем за неделю до их проведения с указанием точной даты и времени. Все презентации будут проводиться за счет оферента.

Для того чтобы презентация была целенаправленной и продуктивной, после уведомления о приглашении поставщикам будет предоставлен сценарий вопросов, которые Комитет хотел бы рассмотреть во время презентации. Это позволит поставщикам тщательно подготовиться и обеспечить освещение всех актуальных тем. Презентация будет сосредоточена на представленных поставщиком материалах, философии, подходе и методологии, включая рекомендуемые результаты для эффективного выполнения требований данного предложения.

После проведения презентаций комитет оставляет за собой право корректировать предварительные оценки на основании результатов презентаций. Для поставщиков, которые после презентаций останутся выше порога в 595 баллов, будет проведена оценка их стоимости