Propuesta Servicios de Colocación de Empleados Suplentes (SEPS)

9 de enero de 2025 /
Eliza Tuinei /
Negocios, Recursos Humanos, Aviso a los contratistas

Descargar Propuesta Servicios de Colocación de Empleados Suplentes

Las respuestas deben enviarse antes de: 29 de enero de 2025, 2:00 PM MST

Servicios solicitados

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo (Distrito) busca propuestas competitivas selladas de Proveedores de Servicios de Empleo Temporal (TESP) calificados para actuar como administrador de terceros (TPA), de acuerdo con todas las leyes estatales y federales y las políticas del Distrito para proporcionar Servicios de Colocación de Empleados Suplentes (SEPS) en nombre de la Junta de Educación del Distrito y sus funcionarios y/o comités designados. Esta Solicitud de Propuesta (RFP) pretende cubrir la determinación del Distrito de subcontratar SEPS a un TPA cualificado con la experiencia necesaria y la infraestructura interna adecuada para satisfacer las necesidades del Distrito. Consulte la Sección I, Párrafo 3 - Alcance de los servicios para obtener detalles más específicos.

Necesidades de puestos de trabajo

Los empleados sustitutos son típicamente profesores de aula, pero también pueden incluir: administrativos, conserjes, servicios de alimentación, profesionales asistentes de instrucción y otros empleados sustitutos según lo requiera el Distrito.

Visión general del distrito

Las oficinas administrativas del Distrito se encuentran en Provo, Utah. El Distrito opera 23 escuelas/programas en todo el Condado de Utah, Utah y proporciona servicios de educación pública a aproximadamente 13.500 estudiantes de K-12 grado. Las escuelas en funcionamiento son las siguientes

13 Escuelas Primarias
2 centros de enseñanza secundaria
3 escuelas secundarias superiores
5 Escuelas /programas alternativos

Plazo de presentación - 29 de enero de 2025 a las 14:00 horas MST

Las respuestas deben enviarse dentro del plazo de presentación indicado en esta RFP. El concursante asume todos los riesgos si los documentos no se reciben antes de la fecha límite de presentación y asume la responsabilidad de verificar que se han recibido las respuestas.

Preguntas

Las preguntas relativas a esta RFP se presentarán a través del portal U3P. Las preguntas que surjan serán respondidas y publicadas en U3P. Todas las preguntas deberán enviarse antes del 27 de enero, a las 14:00 horas MST.

Presentación de la declaración de cualificaciones

Las respuestas se presentarán a través de Utah Public Procurement Place (U3P):

Lugar de contratación pública de Utah

Instrucciones adicionales para presentar respuestas:

Es responsabilidad del encuestado "Iniciar sesión" a través de U3P. Si necesita ayuda, póngase en contacto con U3P en sciquestadmin@utah.gov
Todas las respuestas se presentarán a través de U3P. Una vez finalizado el plazo, se harán públicos los nombres de quienes respondan a la RFP. El resto de la información se mantendrá confidencial según lo permita la ley.

A menos que la Oficina Administrativa del Distrito lo autorice específicamente, no se tendrán en cuenta las declaraciones de cualificación o modificaciones de cualificación por teléfono. Sin embargo, se tendrán en cuenta las modificaciones por correo electrónico de las cualificaciones ya presentadas a través de los canales adecuados, si se reciben antes de la fecha límite de presentación.

Duración del contrato

Fecha de entrada en vigor: 01/07/2025 Fecha de finalización: 30/06/2026 a menos que se rescinda anticipadamente o se prorrogue de conformidad con los términos y condiciones de este contrato. Este contrato podrá renovarse automáticamente cada año hasta un máximo de cuatro (4) años adicionales.

Orientaciones administrativas

La información facilitada en esta RFP está diseñada para proporcionar a los encuestados interesados información suficiente para presentar respuestas que cumplan los requisitos mínimos, pero no pretende limitar el contenido de las respuestas ni excluir ningún dato relevante o esencial de las mismas. Se anima a los candidatos a que amplíen las especificaciones y aporten pruebas adicionales de su capacidad para prestar los servicios solicitados en esta RFP, manteniendo al mismo tiempo la concisión en sus respuestas.

Ámbito de aplicación de las Condiciones Generales

Antes de presentar una respuesta, el concursante deberá comprender todas las condiciones contractuales a las que se hace referencia en este documento, así como cualquier adenda publicada antes de la fecha de presentación de la RFP. Será responsabilidad del concursante asegurarse de que su respuesta incluye todos los apéndices publicados antes de la fecha de presentación de la RFP. Al presentar una respuesta, el concursante reconoce y acepta los términos y condiciones descritos en la Sección 1.6 del presente documento.

Costes de preparación de la respuesta

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no es responsable de ningún coste incurrido por el demandado asociado con la preparación de la respuesta o la negociación de un contrato de servicios antes de la emisión del contrato.

Restricciones

Todas las respuestas deben exponer claramente cualquier restricción o disposición que el encuestado considere necesaria para dar un servicio eficaz al proyecto propuesto.

Apéndice a la RFP

En caso de que sea necesario revisar esta solicitud de propuestas en su totalidad o en parte, se publicará un apéndice para todos los proponentes y posibles proponentes a través de U3P. Una declaración publicada en un apéndice tendrá el efecto de modificar esta RFP como se indica en dicho apéndice.

Comunicación

Cualquier otra comunicación, ya sea verbal o escrita, que reciba cualquier representante del demandado de fuentes distintas a la adenda oficial deberá ser confirmada por el demandado con el departamento de compras como veraz y exacta antes de incorporar dicha información a su respuesta. Esto se refiere tanto a conversaciones y comunicaciones formales como informales. La comunicación con el personal o asociados del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo está prohibida durante el proceso de RFP y puede ser motivo de descalificación.

No discriminación

Todos los candidatos cualificados serán considerados sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad y/o condición de veterano protegido.

Alcance de los servicios

Responsabilidad. La TESP /TPA adjudicataria proporcionará todos los servicios, formación, recursos y personal necesarios para realizar el trabajo definido en esta RFP. El Distrito no será responsable de los gastos de viaje/millas. El TESP/TPA adjudicatario será un proveedor contratado y no un agente o empleado del Distrito. Los empleados suplentes asignados por el TESP/TPA para proveer servicios al Distrito serán empleados del TESP/TPA- no empleados del Distrito. El TESP/TPA se adherirá a todos los requisitos de las leyes federales, del Estado de Utah, y locales, reglas, regulaciones, estatutos, etc. que pertenecen a la contratación, empleo, y operaciones de negocio.

Principales servicios solicitados. Los principales servicios que deben prestarse son los siguientes.

Los servicios marcados con un asterisco (*) se han designado como criterios de Aprobado/Suspenso. Indique que su empresa está en condiciones de proporcionar toda la información que figura a continuación. El TESP/TPA deberá:

*Realizar comprobaciones de los antecedentes de los empleados de acuerdo con las leyes estatales y federales;
*Contratar, seleccionar y emplear a empleados sustitutos de conformidad con las leyes estatales/federales y las normas del Distrito (es decir, cualificaciones mínimas, normas de vestimenta, nivel de cualificación, etc.).
*Asignar personal de apoyo coherente que trabaje con el Distrito para desarrollar y/o gestionar el sistema, y proporcionar formación y apoyo continuo.
*Colocar al personal sustituto utilizando un sistema automatizado de gestión de sustitutos.
*El sistema automatizado de dotación de personal debe realizar un seguimiento de las ausencias de los empleados por tipo y programa. El sistema también debe registrar el código del fondo de costes del empleado sustituto.
*Proporcionar formación sobre el programa al personal del Distrito. La formación estará orientada a la instalación, el funcionamiento y el uso de la aplicación web. Toda la formación se impartirá en las instalaciones del Distrito.
*Tener y mantener un seguro de responsabilidad civil general con límites mínimos no inferiores a $1.000.000 por suceso, $3.000.000 general agregado, contra reclamaciones por lesiones a personas o daños a la propiedad con el Distrito nombrado como asegurado adicional.
*Tener y mantener un seguro de indemnización por accidentes laborales que cubra a los empleados del oferente mientras éstos presten servicios en virtud del contrato.
*Indemnizar y eximir al Distrito y a sus funcionarios, empleados y agentes de toda responsabilidad, daños, multas, sanciones, demandas, confiscaciones, reclamaciones, juicios, causas de acción o cualquier otra responsabilidad o pérdida, incluidos todos los costes de defensa, liquidación y enjuiciamiento, junto con los honorarios de abogados, expertos y otros profesionales, derivados de la correlación con cualquier negligencia, acto ilícito o incumplimiento de este contrato.
Proporcionar formación a los sustitutos en temas específicos del puesto antes de la colocación, incluida la formación en Educación Especial para satisfacer las necesidades de los alumnos. (por ejemplo, comportamiento y otras necesidades físicas)
Proporcionar una transición/implementación sin fisuras al sistema del ofertante seleccionado.
Conocer a fondo los tipos de estatutos, políticas y procedimientos que deben seguir los distritos escolares.
Facilite información relativa a la estructura organizativa de TESP/TPA, nombres y credenciales de las personas que atenderán la cuenta del Distrito.
Ser capaz de cumplir los requisitos financieros del Distrito y estar cualificado para prestar los servicios descritos en este documento de forma rentable y eficiente, de acuerdo con las leyes y reglamentos estatales y federales.

Mínimos obligatorios adicionales No se tomarán en consideración las propuestas que no cumplan alguno de los requisitos establecidos en el presente apartado o alguno de los requisitos precedidos de un asterisco (*) en el apartado anterior. Sólo se evaluarán las propuestas que cumplan los criterios de aprobado/no aprobado. Indique que su empresa está en condiciones de facilitar toda la información que figura a continuación.

1.2 Experiencia y trayectoria probada con clientes de gran volumen en la colocación de hasta más de 125 suplentes al día.
1.3 Índice de llenado documentado no inferior a 95% por día.
1.4 Capacidad para verificar las cualificaciones para el empleo (es decir, E-verify, comprobación de antecedentes).

Servicios adicionales/alternativos - Máximo 10 páginas

El Distrito agradece cualquier servicio adicional relacionado que el ofertante desee proporcionar. Dichos servicios deberán estar claramente identificados y los beneficios y costes asociados.

descritos. También podrán ofrecerse servicios alternativos, siempre y cuando se describan claramente y se incluya una explicación de cómo los servicios alternativos satisfarán mejor las necesidades y objetivos del Distrito. Los servicios adicionales o alternativos que difieran significativamente de la propuesta principal deberán presentarse como oferta separada. Una oferta separada debe valerse por sí misma, independientemente de cualquier otra oferta presentada, y cumplir todos los criterios, requisitos y documentación de aprobado/no aprobado que se establecen en esta solicitud de propuestas.

Derecho a negociar otros servicios

El Distrito se reserva el derecho de negociar la modificación de cualquier contrato adjudicado como resultado de esta licitación para incluir otros servicios relacionados que se consideren convenientes para el Distrito, sin necesidad de volver a emitir una solicitud formal de propuestas para dichos servicios.

Remuneración. El oferente deberá proponer un porcentaje de margen fijo basado en las tarifas salariales diarias/hora predeterminadas establecidas por el Distrito para varios puestos de suplente (consulte el Anexo "B"). El/los porcentaje(s) de margen ofrecido(s) servirá(n) como único método de compensación para el oferente. Las tarifas base diarias/hora establecidas por el Distrito están sujetas a cambios con un mínimo aviso previo. Estos cambios suelen estar influidos por los ajustes de las tarifas base diarias/hora.

El mercado laboral local.
La disponibilidad de financiación del distrito.
Las tarifas salariales diarias/hora, o
Los requisitos educativos, etc.

Escala de precios. El baremo de tarifas diarias/hora está diseñado para abarcar el uso de personal sustituto, incluyendo profesores sustitutos, personal de oficina, personal de limpieza, trabajadores del servicio de comidas, conductores de autobús y otros puestos requeridos por el Distrito. Los honorarios propuestos por servicios no descritos explícitamente en el alcance de los servicios deben desglosarse por separado y definirse claramente si no están ya incluidos en el porcentaje de margen. El Distrito podrá considerar una solicitud del licitador seleccionado para aumentar el porcentaje de margen de beneficio con el único fin de hacer frente a los gastos de funcionamiento de la empresa. Dicha solicitud sólo se examinará anualmente y deberá presentarse por escrito al menos noventa (90) días antes de la fecha de renovación de cada contrato. Cualquier aumento aprobado no superará la tasa publicada por el Índice de Precios al Consumo (IPC) del Departamento de Trabajo para el período disponible más reciente.

Criterios de evaluación - Anexo A - Cuestionario y Anexo B - Hoja de costes (Anexos para compradores)

Criterios generales y parciales

Sólo se evaluarán las propuestas que cumplan los requisitos de los criterios de aprobado/no aprobado utilizando los siguientes criterios. El Distrito identificará subcriterios para cada uno de ellos, que serán el medio para medir en qué medida cada oferente cumple los criterios de evaluación:

200 puntos - Soporte de sistemas / Servicios de respuesta
150 Puntos- Capacidad para adquirir y mantener una reserva suficiente de sustitutos disponibles. - 100 Puntos- Formación de los empleados
400 Puntos- Ratio de llenado
150 Puntos- Coste

Presentaciones/demostraciones

El comité de evaluación presentará sus puntuaciones preliminares al Departamento de Compras tras examinar el Anexo A - Cuestionario. En ese momento, se requerirán presentaciones/demostraciones en persona a todos los proveedores que hayan obtenido un mínimo de 595 puntos sobre 850 en la puntuación del Anexo A - Cuestionario. Se informará a los proveedores de las presentaciones con al menos una semana de antelación, junto con la fecha y hora precisas. Todas las presentaciones correrán a cargo del ofertante.

Para facilitar una presentación centrada y productiva, tras la notificación de la invitación se facilitará a los vendedores un guión con las preguntas que el Comité desea que se aborden durante la presentación. De este modo, los proveedores podrán prepararse a fondo y asegurarse de que se tratan todos los temas pertinentes. Las presentaciones se centrarán en los materiales, la filosofía, el enfoque y la metodología presentados por el proveedor, incluidos los resultados recomendados para cumplir eficazmente los requisitos de esta propuesta.

Tras las presentaciones, el comité se reserva el derecho de ajustar las puntuaciones preliminares en función de las presentaciones. A los proveedores que sigan por encima del umbral de 595 puntos tras las presentaciones se les evaluará su coste