Proposta Servizi di collocamento dei dipendenti sostitutivi (SEPS)

9 gennaio 2025 /
Eliza Tuinei /
Affari, Risorse umane, Avviso ai contraenti

Scarica la proposta Servizi di collocamento dei dipendenti sostitutivi

Le risposte devono essere inviate entro il: 29 gennaio 2025, 2:00 PM MST

Servizi richiesti

Il Distretto scolastico della città di Provo (Distretto) cerca proposte competitive e sigillate da parte di fornitori qualificati di servizi di collocamento temporaneo (TESP) per agire come amministratore terzo (TPA), in conformità a tutte le leggi statali e federali e alle politiche del Distretto, per fornire servizi di collocamento di dipendenti sostitutivi (SEPS) per conto del Consiglio d'istruzione del Distretto e dei suoi funzionari e/o comitati nominati. La presente Richiesta di offerta (RFP) ha lo scopo di coprire la decisione del Distretto di esternalizzare i SEPS a una TPA qualificata con l'esperienza necessaria e l'infrastruttura interna adatta a soddisfare le esigenze del Distretto. Per maggiori dettagli si veda la Sezione I, Paragrafo 3 - Ambito dei servizi.

Esigenze di posizione dei dipendenti

I supplenti sono in genere insegnanti di classe, ma possono anche essere impiegati, inservienti, addetti ai servizi di ristorazione, assistenti didattici e altri supplenti richiesti dal Distretto.

Panoramica del distretto

Gli uffici amministrativi del Distretto si trovano a Provo, nello Utah. Il Distretto gestisce 23 scuole/programmi in tutta la Contea dello Utah, Utah, e fornisce servizi di istruzione pubblica a circa 13.500 studenti di età compresa tra K e 12 anni. Le scuole in funzione sono le seguenti:

13 Scuole elementari
2 Scuole medie e superiori
3 Scuole superiori
5 Scuole/programmi alternativi

Termine ultimo di presentazione - 29 gennaio 2025 alle 14:00 MST

Le risposte devono essere inviate entro il termine di presentazione indicato nella presente RFP. Il Rispondente si assume tutti i rischi se i documenti non vengono ricevuti prima della scadenza di presentazione e si assume la responsabilità di verificare che le risposte siano state ricevute.

Domande

Le domande relative a questa RFP devono essere presentate tramite il portale U3P. Le domande che emergeranno troveranno risposta e saranno pubblicate su U3P. Tutte le domande devono essere presentate entro il 27 gennaio alle 14:00 MST.

Presentazione della dichiarazione delle qualifiche

Le risposte devono essere presentate tramite Utah Public Procurement Place (U3P):

Luogo degli appalti pubblici dello Utah

Ulteriori istruzioni per la presentazione delle risposte:

È responsabilità del rispondente effettuare il "Log In" tramite U3P. Per assistenza, contattare l'U3P all'indirizzo sciquestadmin@utah.gov
Tutte le risposte devono essere inviate tramite U3P. Dopo la scadenza, i nomi di coloro che hanno risposto alla RFP saranno resi pubblici. Tutte le altre informazioni rimarranno confidenziali come consentito dalla legge.

A meno che non siano state espressamente autorizzate dall'Ufficio amministrativo del Distretto, le dichiarazioni di qualificazione o le modifiche alle qualifiche presentate per telefono non saranno prese in considerazione. Tuttavia, saranno prese in considerazione le modifiche apportate via e-mail alle qualifiche già presentate attraverso i canali appropriati, se ricevute prima della scadenza del termine di presentazione.

Durata del contratto

Data di entrata in vigore: 07/01/2025 Data di scadenza: 30/06/2026, salvo risoluzione anticipata o proroga in conformità ai termini e alle condizioni del presente contratto. Il presente contratto può essere rinnovato automaticamente ogni anno per un massimo di altri quattro (4) anni.

Guida amministrativa

Le informazioni fornite in questa RFP sono state concepite per fornire ai rispondenti interessati informazioni sufficienti per presentare risposte che soddisfino i requisiti minimi, ma non intendono limitare il contenuto delle risposte o escludere dati rilevanti o essenziali da esse. Gli intervistati sono liberi e incoraggiati ad ampliare le specifiche per fornire ulteriori prove della loro capacità di fornire i servizi richiesti in questa RFP, mantenendo le risposte concise.

Ambito di applicazione dei Termini e condizioni

Prima di inviare la risposta, il rispondente deve comprendere tutte le condizioni contrattuali a cui si fa riferimento nel presente documento e tutti gli addendum emessi prima della data di presentazione della RFP. Sarà responsabilità del rispondente assicurarsi che la risposta includa tutti gli addendum emessi prima della data di presentazione dell'RFP. Con l'invio della risposta, il rispondente riconosce e accetta i termini e le condizioni descritte nella Sezione 1.6.

Costi di preparazione alla risposta

Il Provo City School District non è responsabile di alcun costo sostenuto dal rispondente per la preparazione della risposta o per la negoziazione di un contratto per i servizi prima dell'emissione del contratto.

Limitazioni

Tutte le risposte devono indicare chiaramente tutte le restrizioni o le disposizioni ritenute necessarie dal rispondente per servire efficacemente il progetto proposto.

Addendum alla RFP

Nel caso in cui si renda necessaria una revisione totale o parziale della presente RFP, verrà pubblicato un addendum per tutti i proponenti e potenziali proponenti tramite U3P. Una dichiarazione rilasciata in un addendum avrà l'effetto di modificare questa RFP come indicato in tale addendum.

Comunicazione

Qualsiasi altra comunicazione, verbale o scritta, ricevuta da un rappresentante del rispondente da fonti diverse dall'addendum ufficiale deve essere confermata dal rispondente all'ufficio acquisti come vera e accurata prima di incorporare tali informazioni nella risposta. Ciò si riferisce a conversazioni e comunicazioni sia formali che informali. La comunicazione con il personale o i collaboratori del Provo City School District è proibita durante il processo RFP e può essere motivo di squalifica.

Non discriminazione

Tutti i partecipanti qualificati saranno presi in considerazione senza tener conto di razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, disabilità e/o status di veterano protetto.

Ambito dei servizi

Responsabilità. Il TESP /TPA prescelto fornirà tutti i servizi, la formazione, le risorse e il personale necessari per svolgere il lavoro definito nel presente RFP. Il Distretto non sarà responsabile delle spese di viaggio e di chilometraggio. Il TESP/TPA aggiudicatario sarà un fornitore a contratto e non un agente o un dipendente del Distretto. I dipendenti sostitutivi assegnati dal TESP/TPA per fornire servizi al Distretto saranno dipendenti del TESP/TPA e non del Distretto. Il TESP/TPA si atterrà a tutti i requisiti delle leggi federali, dello Stato dello Utah e locali, delle norme, dei regolamenti, degli statuti, ecc. riguardanti l'assunzione, l'impiego e le operazioni commerciali.

Principali servizi richiesti. I principali servizi da fornire sono i seguenti.

I servizi preceduti da un asterisco (*) sono stati designati come criteri Pass/Fail. Si prega di indicare che la vostra azienda è in grado di fornire tutte le informazioni riportate di seguito. Il TESP/TPA deve:

*Condurre i controlli sul background dei dipendenti in conformità alle leggi statali e federali;
*Ricerca, selezione e assunzione di personale sostitutivo in conformità alle leggi statali/federali e agli standard del Distretto (ad esempio, qualifiche minime, standard di abbigliamento, livello di competenza, ecc.)
*Assegnare personale di supporto coerente che collabori con il Distretto per sviluppare e/o gestire il sistema e fornire formazione e assistenza continua.
*Collocare il personale sostitutivo utilizzando un sistema automatizzato di gestione delle sostituzioni.
*Il sistema automatizzato di gestione del personale deve tenere traccia delle assenze dei dipendenti per tipo e programma. Il sistema deve anche tenere traccia del codice di costo-fondo del dipendente sostituto.
*Fornire formazione sul programma al personale del Distretto. La formazione deve essere orientata all'installazione, al funzionamento e all'uso dell'applicazione basata sul web. Tutti i corsi di formazione devono essere svolti presso la sede del Distretto.
*Avere e mantenere un'assicurazione generale di responsabilità civile con massimali minimi non inferiori a $1.000.000 per evento, $3.000.000 in aggregato generale, contro le richieste di risarcimento per lesioni a persone o danni a proprietà, con il Distretto nominato come assicurato supplementare.
*Avere e mantenere un'assicurazione per la compensazione dei lavoratori che copra i dipendenti dell'offerente mentre questi sono impegnati nell'esecuzione dei servizi previsti dal contratto.
*Indennizzare e tenere indenne il Distretto e i suoi funzionari, dipendenti e agenti da qualsiasi responsabilità, danno, multa, sanzione, richiesta, confisca, reclamo, causa, azione legale o qualsiasi altra responsabilità o perdita, compresi tutti i costi di difesa, transazione e azione legale, nonché gli onorari di avvocati, esperti e altri professionisti, derivanti da negligenza, atto illecito o violazione del presente contratto.
Fornire ai sostituti una formazione su argomenti specifici prima del collocamento, compresa la formazione sull'educazione speciale per soddisfare le esigenze degli studenti. (ad esempio, comportamento e altre esigenze fisiche).
Garantire una transizione/implementazione senza soluzione di continuità al sistema dell'offerente selezionato.
Avere una conoscenza approfondita dei tipi di statuti, politiche e procedure che i distretti scolastici devono seguire.
Fornire informazioni sulla struttura organizzativa del TESP/TPA, sui nomi e sulle credenziali di coloro che si occuperanno del conto del Distretto.
essere in grado di soddisfare i requisiti finanziari del Distretto e di fornire i servizi delineati nel presente documento in modo efficiente ed economico, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti statali e federali.

Ulteriori requisiti minimi obbligatori Le proposte che non soddisfano uno dei requisiti di cui al presente paragrafo e qualsiasi requisito preceduto da un asterisco (*) nel paragrafo precedente non saranno prese in considerazione. Saranno valutate solo le proposte che soddisfano i criteri "pass/fail". Si prega di indicare che la vostra azienda è in grado di fornire tutte le informazioni riportate di seguito.

1.2 Esperienza e comprovata esperienza con clienti di grandi dimensioni nel collocare fino a 125+ supplenti al giorno.
1.3 Tasso di riempimento documentato non inferiore a 95% al giorno.
1.4 Capacità di verificare le qualifiche di impiego (ad esempio, E-verify, controlli dei precedenti).

Servizi aggiuntivi/alternativi - Max 10 pagine

Il Distretto è favorevole a qualsiasi servizio aggiuntivo che l'offerente desideri fornire. Tali servizi devono essere chiaramente identificati e i benefici e i costi associati devono essere indicati in modo chiaro.

descritto. Possono essere presi in considerazione anche servizi alternativi, purché siano descritti in modo chiaro e includano una spiegazione di come i servizi alternativi soddisfino meglio le esigenze e gli obiettivi del Distretto. I servizi aggiuntivi o alternativi che differiscono in modo significativo dalla proposta principale devono essere presentati come offerta separata. Un'offerta separata deve essere indipendente da qualsiasi altra offerta presentata e deve soddisfare tutti i criteri, i requisiti e la documentazione previsti dal presente bando di gara.

Diritto di negoziare altri servizi

Il Distretto si riserva il diritto di negoziare per modificare qualsiasi contratto assegnato in seguito a questa gara d'appalto per includere altri servizi correlati, se ritenuto nell'interesse del Distretto, senza la necessità di pubblicare nuovamente una richiesta formale di offerta per tali servizi.

Compenso. L'offerente deve proporre una percentuale di maggiorazione fissa basata sulle tariffe salariali giornaliere/orarie predeterminate dal Distretto per le varie posizioni sostitutive (fare riferimento all'Allegato "B"). Le percentuali di maggiorazione offerte costituiranno l'unico metodo di compensazione per l'offerente. Le tariffe base giornaliere/orarie stabilite dal Distretto sono soggette a modifiche con un preavviso minimo. Tali modifiche sono in genere influenzate dagli adeguamenti delle tariffe base giornaliere/orarie.

Il mercato del lavoro locale.
La disponibilità di fondi del Distretto.
Le tariffe salariali giornaliere/orarie, oppure
I requisiti educativi, ecc.

Escalation dei prezzi. Il Tariffario giornaliero/orario è stato concepito per includere l'uso di personale sostitutivo, compresi insegnanti supplenti, personale impiegatizio, personale di pulizia, addetti al servizio di ristorazione, autisti di autobus e altre posizioni richieste dal Distretto. Eventuali onorari proposti per servizi non esplicitamente indicati nell'ambito dei servizi devono essere indicati separatamente e chiaramente definiti se non già inclusi nella percentuale di maggiorazione. Il Distretto può prendere in considerazione una richiesta di aumento della percentuale di markup da parte dell'offerente prescelto solo per far fronte alle spese di gestione aziendale. Tale richiesta sarà esaminata solo su base annuale e dovrà essere presentata per iscritto almeno novanta (90) giorni prima di ogni successiva data di rinnovo del contratto. Qualsiasi aumento approvato non dovrà superare il tasso pubblicato dall'Indice dei prezzi al consumo (CPI) del Dipartimento del Lavoro per l'ultimo periodo disponibile.

Criteri di valutazione - Allegato A - Questionario e Allegato B Scheda dei costi (Allegati acquirenti)

Criteri e sottocriteri generali

Solo le proposte che soddisfano i requisiti dei criteri "Passa/Non passa" saranno valutate in base ai seguenti criteri. I sottocriteri per ciascuno di essi saranno identificati dal Distretto e costituiranno il mezzo per misurare il grado di soddisfazione dei criteri di valutazione da parte di ciascun offerente:

200 punti - Supporto ai sistemi / Servizi reattivi
150 punti - Capacità di acquisire e mantenere un pool sufficiente di sostituti disponibili. - 100 Punti- Formazione dei dipendenti
400 punti - Tasso di riempimento
150 Punti - Costo

Presentazioni/dimostrazioni

Il comitato di valutazione presenterà i punteggi preliminari all'Ufficio Acquisti dopo aver esaminato l'Allegato A - Questionario. A quel punto, saranno richieste presentazioni/dimostrazioni di persona a tutti i fornitori che hanno ricevuto un minimo di 595 punti su 850 dal punteggio dell'Allegato A - Questionario. I fornitori saranno informati delle presentazioni con almeno una settimana di preavviso, insieme alla data e all'ora precise. Tutte le presentazioni saranno a carico dell'offerente.

Per facilitare una presentazione mirata e produttiva, al momento della notifica dell'invito i fornitori riceveranno uno script con le domande che il Comitato desidera vengano affrontate durante la presentazione. Ciò consentirà ai fornitori di prepararsi accuratamente e di garantire la copertura di tutti gli argomenti rilevanti. Le presentazioni saranno incentrate sui materiali, la filosofia, l'approccio e la metodologia presentati dal fornitore, compresi i prodotti raccomandati per soddisfare efficacemente i requisiti della presente proposta.

Dopo le presentazioni, la commissione si riserva il diritto di modificare i punteggi preliminari in base alle presentazioni. I fornitori che, dopo le presentazioni, dovessero rimanere al di sopra della soglia dei 595 punti, saranno sottoposti a una valutazione dei costi.