Proposta de Serviços de Colocação de Funcionários Substitutos (SEPS)

9 de janeiro de 2025 /
Eliza Tuinei /
Negócios, Recursos Humanos, Aviso aos contratantes

Download da proposta Serviços de colocação de funcionários substitutos

As respostas devem ser enviadas antes de: 29 de janeiro de 2025, às 14:00 MST

Serviços solicitados

O Distrito Escolar da Cidade de Provo (Distrito) busca propostas competitivas e seladas de Provedores de Serviços de Emprego Temporário (TESP) qualificados para atuar como administrador terceirizado (TPA), de acordo com todas as leis estaduais e federais e políticas do Distrito, para fornecer Serviços de Colocação de Funcionários Substitutos (SEPS) em nome da Diretoria de Educação do Distrito e seus diretores e/ou comitês nomeados. Esta Solicitação de Proposta (RFP) tem como objetivo cobrir a determinação do Distrito de terceirizar os SEPS a uma TPA qualificada com a experiência necessária e a infraestrutura interna adequada para atender às necessidades do Distrito. Consulte a Seção I, Parágrafo 3 - Escopo dos Serviços para obter detalhes mais específicos.

Necessidades de cargos de funcionários

Os funcionários substitutos são normalmente professores de sala de aula, mas também podem incluir: funcionários administrativos, zeladores, serviços de alimentação, profissionais assistentes de instrução e outros funcionários substitutos, conforme exigido pelo Distrito.

Visão geral do distrito

Os escritórios administrativos do Distrito estão localizados em Provo, Utah. O Distrito opera 23 escolas/programas em todo o condado de Utah, Utah, e oferece serviços de educação pública a aproximadamente 13.500 alunos do ensino fundamental e médio. As escolas em funcionamento incluem as seguintes:

13 escolas de ensino fundamental
2 escolas de ensino fundamental e médio
3 escolas de ensino médio sênior
5 Escolas/programas alternativos

Prazo de envio - 29 de janeiro de 2025 às 14:00 MST

As respostas devem ser enviadas de acordo com o prazo de envio indicado nesta RFP. O respondente assume todos os riscos se os documentos não forem recebidos antes do prazo de envio e assume a responsabilidade de verificar se as respostas foram recebidas.

Perguntas

As perguntas relacionadas a esta RFP devem ser enviadas por meio do portal U3P. As perguntas que surgirem serão respondidas e publicadas no U3P. Todas as perguntas devem ser enviadas até 27 de janeiro, às 14:00 MST.

Envio da Declaração de Qualificações

As respostas devem ser enviadas pelo Utah Public Procurement Place (U3P):

Local de compras públicas de Utah

Instruções adicionais para o envio de respostas:

É de responsabilidade do respondente fazer o "login" na U3P. Para obter assistência, entre em contato com a U3P em sciquestadmin@utah.gov
Todas as respostas devem ser enviadas por meio da U3P. Após o prazo final, os nomes dos que responderem à RFP serão divulgados publicamente. Todas as outras informações permanecerão confidenciais, conforme permitido por lei.

A menos que especificamente autorizado pelo Escritório Administrativo do Distrito, as Declarações de Qualificações por telefone ou modificações de qualificações não serão consideradas. Entretanto, modificações por e-mail para qualificações já enviadas pelos canais apropriados serão consideradas, se recebidas antes do prazo final de envio.

Prazo do contrato

Data de vigência: 01/07/2025 Data de rescisão: 30/06/2026, a menos que seja rescindido antecipadamente ou prorrogado de acordo com os termos e condições deste contrato. Este contrato pode ser automaticamente renovado anualmente por até quatro (4) anos adicionais.

Orientação administrativa

As informações fornecidas nesta RFP foram projetadas para fornecer aos respondentes interessados informações suficientes para enviar respostas que atendam aos requisitos mínimos, mas não têm a intenção de limitar o conteúdo da resposta ou excluir quaisquer dados relevantes ou essenciais da mesma. Os respondentes têm liberdade e são incentivados a expandir as especificações para fornecer evidências adicionais de sua capacidade de prestar os serviços solicitados nesta RFP, mantendo as respostas concisas.

Escopo dos Termos e Condições

Antes de enviar uma resposta, o respondente deverá compreender todas as condições contratuais mencionadas neste documento e quaisquer adendos emitidos antes da data de envio da RFP. Será responsabilidade do respondente garantir que a resposta inclua todos os adendos emitidos antes da data de envio da RFP. Ao enviar uma resposta, o respondente reconhece e aceita os termos e condições descritos na Seção 1.6.

Custos de preparação da resposta

O Distrito Escolar Municipal de Provo não se responsabiliza por nenhum custo incorrido pelo respondente associado à preparação da resposta ou à negociação de um contrato de serviços antes da emissão do contrato.

Restrições

Todas as respostas devem estabelecer claramente quaisquer restrições ou disposições consideradas necessárias pelo respondente para atender efetivamente ao projeto proposto.

Adendo à RFP

Caso seja necessário revisar esta RFP no todo ou em parte, um adendo será publicado para todos os proponentes e possíveis proponentes via U3P. Uma declaração emitida em um adendo terá o efeito de modificar esta RFP conforme descrito no referido adendo.

Comunicação

Qualquer outra comunicação, seja verbal ou escrita, que seja recebida por qualquer representante do respondente de outras fontes que não o adendo oficial deve ser confirmada pelo respondente com o departamento de compras como sendo verdadeira e precisa antes de incorporar tais informações em sua resposta. Isso se refere a conversas e comunicações formais e informais. A comunicação com funcionários ou associados do Distrito Escolar Municipal de Provo é proibida durante o processo de RFP e pode ser motivo de desqualificação.

Não discriminação

Todos os respondentes qualificados serão considerados independentemente de raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, nacionalidade, deficiência e/ou status de veterano protegido.

Escopo dos serviços

Responsabilidade. A TESP /TPA vencedora fornecerá todos os serviços, treinamento, recursos e pessoal necessários para realizar o trabalho definido nesta RFP. O Distrito não será responsável por despesas de viagem/milhagem. A TESP/TPA vencedora deverá ser um fornecedor contratado e não um agente ou funcionário do Distrito. Os funcionários substitutos designados pela TESP/TPA para prestar serviços ao Distrito deverão ser funcionários da TESP/TPA - não funcionários do Distrito. A TESP/TPA deverá aderir a todos os requisitos das leis federais, do Estado de Utah e locais, regras, regulamentos, estatutos, etc., relativos à contratação, emprego e operações comerciais.

Principais serviços solicitados. Os principais serviços a serem prestados são os seguintes.

Os serviços precedidos de um asterisco (*) foram designados como critérios de aprovação/reprovação. Indique se sua empresa é capaz de fornecer todas as informações abaixo. O TESP/TPA deverá:

*Realizar verificações de antecedentes dos funcionários de acordo com as leis estaduais e federais;
*Recrutar, selecionar e empregar funcionários substitutos de acordo com as leis estaduais/federais e os padrões do distrito (ou seja, qualificações mínimas, padrões de vestimenta, nível de habilidade, etc.).
*Designar uma equipe de suporte consistente para trabalhar com o distrito no desenvolvimento e/ou gerenciamento do sistema e fornecer treinamento e suporte contínuo.
*Colocar pessoal substituto utilizando um sistema automatizado de gerenciamento de substitutos.
*O sistema automatizado de pessoal deve rastrear as ausências dos funcionários por tipo e programa. O sistema também deve rastrear o código do fundo de custo do funcionário substituto.
*Fornecer treinamento do programa aos funcionários do distrito. O treinamento deve ser orientado para a instalação, operação e uso do aplicativo baseado na Web. Todo o treinamento deve ser realizado nas instalações do distrito.
*Ter e manter um seguro de responsabilidade civil geral abrangente com limites mínimos não inferiores a $1.000.000 por ocorrência, $3.000.000 agregado geral, contra reclamações por lesões a pessoas ou danos à propriedade, com o Distrito nomeado como segurado adicional.
*Ter e manter um seguro contra acidentes de trabalho que cubra os funcionários do ofertante enquanto esses funcionários estiverem envolvidos na execução dos serviços previstos no contrato.
*Indenizar e isentar o Distrito e seus diretores, funcionários e agentes de toda e qualquer responsabilidade, danos, multas, penalidades, demandas, confiscos, reivindicações, processos, causas de ação ou quaisquer outras responsabilidades ou perdas, incluindo todos os custos de defesa, acordo e acusação, juntamente com honorários advocatícios, periciais e outros honorários profissionais, decorrentes de qualquer negligência, ato ilícito ou violação deste contrato.
Fornecer treinamento aos substitutos em tópicos específicos do cargo antes da colocação, incluindo treinamento em Educação Especial para atender às necessidades dos alunos. (ou seja, comportamento e outras necessidades físicas)
Fornecer transição/implementação contínua para o sistema do ofertante vencedor.
Compreender profundamente os tipos de estatutos, normas e procedimentos que os distritos escolares devem seguir.
Forneça informações relativas à estrutura organizacional da TESP/TPA, nomes e credenciais das pessoas que prestarão serviços à conta do Distrito.
Ser capaz de atender às exigências financeiras do distrito e ser qualificado para prestar os serviços descritos neste documento de maneira econômica e eficiente, de acordo com as leis e regulamentos estaduais e federais.

Mínimos obrigatórios adicionais As propostas que não atenderem a um requisito deste parágrafo e a qualquer requisito precedido de um asterisco (*) no parágrafo acima não receberão nenhuma consideração adicional. Somente as propostas que atenderem aos critérios de aprovação/reprovação serão avaliadas. Indique que sua empresa é capaz de fornecer todas as informações abaixo.

1.2 Experiência e histórico comprovado com clientes de grande volume na colocação de até 125+ substitutos por dia.
1.3 Taxa de enchimento documentada não inferior a 95% por dia.
1.4 Capacidade de verificar as qualificações de emprego (ou seja, E-verify, verificação de antecedentes).

Serviços adicionais/alternativos - Máximo de 10 páginas

O Distrito agradece quaisquer serviços adicionais relacionados que o ofertante deseje fornecer. Tais serviços devem ser claramente identificados e os benefícios e custos associados devem ser identificados.

descritos. Serviços alternativos também podem ser oferecidos para consideração, desde que sejam claramente descritos e incluam uma explicação de como os serviços alternativos atenderão melhor às necessidades e aos objetivos do Distrito. Serviços adicionais ou alternativos que diferem significativamente da proposta principal devem ser enviados como uma oferta separada. Uma oferta separada deve ser autônoma em seus próprios méritos, independente de qualquer outra oferta apresentada, e cumprir todos os critérios de aprovação/reprovação, requisitos e documentação previstos nesta RFP.

Direito de negociar outros serviços

O Distrito se reserva o direito de negociar a alteração de qualquer contrato concedido como resultado desta solicitação para incluir outros serviços relacionados, conforme considerado no melhor interesse do Distrito, sem a necessidade de reeditar uma Solicitação de Proposta formal para tais serviços.

Remuneração. O ofertante deverá propor uma porcentagem de acréscimo fixa com base nas taxas salariais diárias/hora predeterminadas estabelecidas pelo Distrito para vários cargos substitutos (consulte o Anexo "B"). A(s) porcentagem(s) de acréscimo oferecida(s) servirá(ão) como o único método de compensação para o ofertante. As taxas básicas diárias/hora estabelecidas pelo Distrito estão sujeitas a alterações com aviso prévio mínimo. Essas alterações são normalmente influenciadas por ajustes nas taxas básicas diárias/hora.

O mercado de trabalho local.
A disponibilidade de financiamento do distrito.
As taxas salariais diárias/hora, ou
Os requisitos educacionais, etc.

Aumento de preço. A Tabela de Preços Diários/Horários foi elaborada para abranger o uso de pessoal substituto, incluindo professores substitutos, funcionários administrativos, pessoal de limpeza, trabalhadores do serviço de alimentação, motoristas de ônibus e outros cargos conforme exigido pelo Distrito. Quaisquer taxas propostas para serviços não explicitamente delineados no escopo dos serviços devem ser discriminadas separadamente e claramente definidas, caso não estejam incluídas na porcentagem de markup. O Distrito poderá considerar uma solicitação do ofertante vencedor para um aumento da porcentagem de margem de lucro apenas para tratar de despesas operacionais comerciais. Essa solicitação só será analisada anualmente e deverá ser apresentada por escrito pelo menos 90 (noventa) dias antes de cada data de renovação de contrato subsequente. Qualquer aumento aprovado não deverá exceder a taxa publicada pelo Índice de Preços ao Consumidor (CPI) do Departamento do Trabalho para o período disponível mais recente.

Critérios de avaliação - Anexo A - Questionário e Anexo B - Planilha de custos (anexos do comprador)

Geral e subcritérios

Somente as propostas que atenderem aos requisitos dos Critérios de Aprovação/Reprovação serão avaliadas usando os seguintes critérios. Os subcritérios para cada um deles deverão ser identificados pelo Distrito e serão os meios para medir o quanto cada ofertante atende aos critérios de avaliação:

200 pontos - Suporte a sistemas / Serviços responsivos
150 pontos - Capacidade de adquirir e manter um grupo suficiente de substitutos disponíveis. - 100 pontos - Treinamento de funcionários
400 pontos - Taxa de preenchimento
150 pontos - Custo

Apresentações/demonstrações

O comitê de avaliação apresentará suas pontuações preliminares ao Departamento de Compras após examinar o Anexo A - Questionário. Nesse momento, apresentações/demonstrações presenciais serão exigidas de todos os fornecedores que receberam um mínimo de 595 dos 850 pontos da pontuação do Anexo A - Questionário. Os fornecedores serão informados sobre as apresentações com pelo menos uma semana de antecedência, juntamente com a data e o horário exatos. Todas as apresentações ocorrerão às custas do ofertante.

Para facilitar uma apresentação focada e produtiva, após a notificação do convite, os fornecedores receberão um roteiro de perguntas que o Comitê gostaria de abordar durante a apresentação. Isso permitirá que os fornecedores se preparem minuciosamente e garantam que todos os tópicos relevantes sejam abordados. As apresentações se concentrarão nos materiais, na filosofia, na abordagem e na metodologia apresentados pelo fornecedor, incluindo os resultados recomendados para atender com eficácia aos requisitos desta proposta.

Após as apresentações, o comitê se reserva o direito de ajustar as pontuações preliminares com base nas apresentações. Os fornecedores que permanecerem acima do limite de 595 pontos após as apresentações terão seus custos avaliados