Lapkričio 28 d. valdybos posėdžio santrauka

30 lapkričio, 2023 /
Calebas Price'as /
Valdybos santrauka, PCSD mokyklos taryba

Studijų sesija

Valdybos vadovo mokymai: 1:15 val.

Prezidentė Rebecca Nielsen apžvelgė Valdybos vadovo skyrių "Prašymas pateikti informaciją". Ji pasiūlė priminti apie rajono darbuotojų, rengiančių informaciją, darbo krūvį.

Statybos atnaujinimas: 4:00

Verslo administratorius Derekas Andersonas pristatė.

Timpview
- Planas pradėti užsiėmimus naujame skyriuje gruodžio 4 d. pasikeitė. Šią savaitę mokykla vis dar rengs tris ankstyvas išvykimo dienas (11/29, 11/30, 12/1), kad darbuotojai galėtų pradėti kraustytis į naująjį pastatą. Mokiniai į naująjį pastatą persikels ir pradės lankyti pamokas gruodžio 11 d. Taip bus galima užbaigti visus darbus, ypač lifto patikrinimą, o darbuotojai turės daugiau laiko įrengti klases. Gruodžio 4-8 d. mokytojai sulaikys tai, ko reikia mokyti senosiose klasėse. Gruodžio 11 d. vyks atvirų durų diena.

Audito ataskaita: 7:13

Verslo administratorius Derekas Andersonas pristatė.

Apskaitininkai pateikė audito ataskaitą. Šios išvados

Nepriklausomo auditoriaus nuomonėje teigiama, kad jis atliko finansinių ataskaitų auditą ir kad jos teisingai atspindi finansinius metus. Jie pateikė, kad rajonas gavo besąlyginę arba švarią nuomonę
Jie nustatė vieną rizikos veiksnį:
- Rizikos veiksnys - darbo užmokesčio aplinka
  - Buvo pažymėta, kad darbo užmokesčio apskaita apima daugybę kontrolinių sąrašų. Viena iš jų yra praleisto smūgio ataskaita. Praleistų smūgių tvarkymo politika nėra labai aiški. Šiuo metu tiesioginis darbuotojo vadovas yra informuojamas apie praleistą štampą ir paprašomas padėti užpildyti štampų ataskaitą. Darbo užmokesčio skyrius dažnai nesulaukia reikiamos vadovų reakcijos ir turi pats užbaigti štampavimo ataskaitą. Tai nėra pageidautina. Auditorius rekomenduoja išimti neuždarytas perforavimo ataskaitas ir atidėti mokėjimą, kol darbuotojo vadovas pasirūpins praleistais perforavimais.
Vidaus kontrolė plačiąja prasme - programinės įrangos kontrolė ir kas turi įgaliojimus ką daryti.
- Būtina geresnė kontrolė. Dėl šios kontrolės trūkumo darbuotojai gali sukčiauti. Auditoriai patarė, kad finansų skyrius dalyvautų visuose dalykuose, kurie gali būti susiję su įplaukiančiais ar išplaukiančiais finansais. Buvo nuspręsta, kad šiais metais tam reikės tik žodinės pastabos. Auditoriai atliks tolesnius veiksmus per kitų metų auditą; jei niekas nepasikeis, tai galbūt bus įtraukta į oficialias rašytines išvadas.
Bendroji audito ataskaita:
- Rašytinių išvadų nėra - praėjusių metų rašytinės išvados buvo išsamiai išnagrinėtos
Dotacijos:
- Trūkumų nenustatyta. Dviejų patikrintų didelių dotacijų atveju rašytinių išvadų nerasta. Apskritis laikoma mažos rizikos dotacijų atžvilgiu.
Valstybinio audito atitikties kriterijų atitikimas buvo tikrinamas 7 srityse.
- Jokių problemų - jokių rašytinių išvadų.
Praėjusių metų biudžeto sumos klausimas buvo visiškai patenkintas.

Verslo administratorius Derekas Andersonas pristatė. Kuratorius ir verslo administratorius susitiko su Chadu Duncanu ir Billu Sprungeriu, kurie kiekvieną vasarą prižiūri rajono stovyklą "Big Springs". Atskirais atvejais jie taip pat buvo susitikę su Provo miestu aptarti stovyklos vietos perkėlimo į pievą, esančią žemiau įprastos stovyklavietės. Mokyklos tarybai buvo pateikta tokia rekomendacija:

Jei valdyba mano, kad stovyklos "Big Springs" patirtis ir mokymasis atitinka mūsų viziją ir misiją, susijusią su mokinių mokymusi ir unikalios patirties suteikimu mokiniams, rekomenduojame 2024 m. stovyklą "Big Springs" tęsti dabartinėje vietoje.
- Atstatytume platformas taip, kad jų pakaktų 2024 m. sezonui.
- Stovykla vyks panašiai kaip ir anksčiau.
- Būtų paskirtas asmuo, kuris šešėliuotų Chadą Duncaną, kad tam tikru metu stovyklos koordinatoriaus pareigas galėtų perimti kitas asmuo, neturintis 242 dienų sutarties.
Jei stovykla "Big Springs" bus tęsiama ir po 2024 m., stebėsime visas einamųjų metų išlaidas, gausime sąmatas ir paskelbsime konkursą dėl nuolatinių statinių abiejose vietose, kad galėtume palyginti stovyklos išlaikymo dabartinėje vietoje ir perkėlimo į pievą išlaidas. Tuomet pateiksime šiuos skaičius Švietimo tarybai, kad ji pateiktų rekomendacijas.

Saugumo mokyklose atnaujinimas: 49:25

Pranešimą pristatė Studentų aptarnavimo skyriaus direktorius Jasonas Garrisonas. Atsargumo sumetimais pristatymas nebuvo pernelyg išsamus, kad būtų išsaugotas saugos ir saugumo priemonių veiksmingumas. Rajonas turi daugiadisciplininį saugos ir saugumo planą, kuriame pasitelkiami visi skyriai. Kai kurios iš pabrėžtų pastangų yra šios:

Lankytojų valdymo sistema RAPTOR
- Visos jos yra įdiegtos, išskyrus dvi bendrojo lavinimo vidurines mokyklas. Jos yra įvairiuose įgyvendinimo etapuose, nes reikia apmokyti šių mokyklų darbuotojus.
Prieigos prie pastatų pakomitetis
- Komitetas posėdžiavo du kartus. Jie yra šie:
  - peržiūrėti politiką ir supaprastinti jos turinį.
  - Aptarti išorinių durų, vedančių į pastatus, privalumai ir trūkumai.
  - Aptarė prieigą prie signalizacijos ir jos veikimo laiką rajono vietose.
Ankstyvosios aptikimo sistemos
- BARK - studentų internetinė komunikacija
- SafeUT anoniminiai patarimai
- "Contentkeeper" įspėjimai ir ataskaitos
- Įrodymais pagrįstas mokinių grėsmių vertinimas
Langų apsauginis laminatas dabar yra visose mokyklose.
Dotacija mokyklų saugumui ir paramai
- HB61 Saugos reikalavimai
  - Projektai
    - Vidaus stebėjimo kamerų skaičius didėja
    - Išorinių langų apsauginis laminatas padidinti skaičių
Stipendija mokyklų saugumo specialistams - pagal HB61 nuostatą kiekvienoje mokykloje turi būti po vieną stipendininką.

Valdybos narys McCabe paklausė, ar į įstatymo projektą įtrauktas išorinis mokyklų apšvietimas. Ši tema buvo iškelta, bet į įstatymo projektą neįtraukta.

Studentų tarybos narys Willas Weidneris paklausė apie dezinformaciją apie saugumą ir pateikė pavyzdį, kad vaikai nežino, ar tai yra pratybos, ar ne. Direktorius Garrisonas kalbėjo apie žmogiškąsias klaidas ir būtinybę aiškiai bendrauti. Jis taip pat teigė, kad ekstremalių situacijų atveju rajono komunikacijos direktorius koordinuoja komunikaciją, kad visi pranešimai būtų aiškūs ir nuoseklūs.

Valdyba padėkojo už šias pastangas.

Politikos apžvalga: 1:15:19

Mokymo programų direktorė Judy Rose ir profesinio tobulėjimo direktorė Karen Brock pristatė valdybai šiuos politikos atnaujinimus.

Politika 4020 Mokymo programų rengimas ir priėmimas: 1:15:36

Šioje politikoje yra keletas pakeitimų, įskaitant atnaujinimus, susijusius su Jutos įstatymu, atnaujintus pareigybių pavadinimus ir siekiant aiškumo. Tai pirmas svarstymas, ir jis bus paskelbtas interneto svetainėje, kad visuomenė galėtų pareikšti savo nuomonę.

Politika 4040 - Profesinis tobulėjimas: 1:16:50

Ši politika buvo redaguota siekiant aiškumo ir pareigų pavadinimų pakeitimų. Politikoje aptariama, kaip pedagogai gali gauti įskaitą, kad galėtų pakilti atlyginimų grafike. Šis klausimas kasmet keliamas derybų metu ir juo siekiama suteikti darbuotojams aiškumo dėl proceso. Tai pirmas svarstymas, ir jis bus paskelbtas interneto svetainėje, kad visuomenė galėtų pareikšti savo nuomonę.

Didelis pirkimo prašymas: 1:23:35 val.

Verslo administratorius Derekas Andersonas papasakojo, kad naujojoje Shoreline vidurinėje mokykloje gamtos mokslų kabinetuose suplanuoti stalai neatitiko klasių poreikių. Rajonas prašo nupirkti atnaujintus stalus, kurie turės elektros lizdus, taip pat paviršius bus apsaugotas nuo cheminių medžiagų.

Verslo departamento pareigybės papildymas: 1:28:55

Apskaitos direktorė Devyn Dayley papasakojo, kad dėl to, jog finansų skyriui reikia daug laiko ne įprastomis darbo valandomis, kad būtų galima atlikti reikiamus darbus, buvo paprašyta papildomo etato. Verslo departamentas prašo įsteigti naują pareigybę Verslo paslaugų skyriuje. Ši pareigybė teiks įvairiapusę pagalbą mokykloms ir skyriams ir leis Finansų tarnybai teikti papildomą paramą pirkimų, biudžeto ir apskaitos srityse. Kelerius metus dėl papildomų valstybės ir federalinių reikalavimų visoje Verslo tarnyboje, įvairių biudžeto poreikių, papildomos analizės, reikalingos geresniems sprendimams priimti, ir sukurtų ar apdovanotų naujų programų, buvo galima atlikti tik svarbiausias užduotis (ir tai su didžiule laiko trukme ne įprastą darbo dieną) ir nesugebėti analizuoti tendencijų duomenų bei kurti prasmingesnės biudžeto informacijos administracijai ir mokykloms. Papildoma parama suteiks galimybę užbaigti daugiau projektų, kurie leis valdybai priimti daugiau duomenimis pagrįstų sprendimų ir užtikrinti, kad mokykloms ir skyriams būtų geriau padedama priimti finansinius sprendimus.

Verslo susitikimas

Ištikimybės pažadas: 1:48:50

Jarodas Sitesas, pradinio ugdymo kuratoriaus padėjėjas

Visuomenės nuomonė: 1:49:19

Visuomenės indėlio nėra

Svarstymas dėl audito ataskaitos patvirtinimo: 1:49:50

Kiekvienais metais turi būti atliekamas nepriklausomas finansinių rezultatų auditas, kurį tvirtina valdyba. Valdyba tvirtina 22-23 finansinių metų audito rezultatus.

Pasiūlymas priimtas vienbalsiai

Didelių pirkimų prašymo patvirtinimo svarstymas: 1:55:22

Mokslo laboratorijose reikia unikalių stalų, atsparių cheminėms medžiagoms, ir elektros lizdų naudojamai įrangai. Pradiniai suplanuoti stalai neatitiko reikiamų poreikių. Šie atnaujinti stalai turės elektros lizdus. Be to, jų paviršius bus apsaugotas stora cheminių medžiagų apsauga.

Pasiūlymas priimtas vienbalsiai

Svarstymas dėl Verslo departamento papildymo pareigybe: 1:57:43

Kadangi finansų skyriui reikia daug laiko ne įprastomis darbo valandomis, kad būtų atliktas reikiamas darbas, buvo paprašyta papildomų visos darbo dienos etatų.

Pasiūlymas priimtas vienbalsiai