Резюме заседания Совета директоров 28 ноября

Учебная сессия

Обучение по Руководству Совета директоров: 1:15

Президент Ребекка Нильсен проанализировала раздел "Запрос информации" в Руководстве Совета. Она напомнила о нагрузке на сотрудников округа, которые собирают информацию.

Обновление информации о строительстве: 4:00

Бизнес-администратор Дерек Андерсон представил доклад.

• Тимпвью 
  • План начать занятия в новой секции 4 декабря изменился. На этой неделе школа по-прежнему будет проводить три дня раннего отбоя (11/29, 11/30, 12/1), чтобы сотрудники могли начать переезд в новое здание. Переезд учеников и занятия в новом здании теперь будут проходить 11 декабря. Это позволит завершить все дела, в частности, проверку лифта, и даст персоналу дополнительное время для обустройства классов. В течение недели с 4 по 8 декабря учителя будут проводить занятия в старых классах. День открытых дверей состоится 11 декабря.

Отчет по аудиту: 7:13

Бизнес-администратор Дерек Андерсон представил доклад.

Бухгалтеры отчитались о проведенном аудите. Вот выводы

• В заключении независимого аудитора говорится, что они провели аудит финансовой отчетности и что она достоверно отражает финансовый год. Они представили, что округ получил немодифицированное или чистое заключение
• Они выявили один фактор риска:
  • Фактор риска - среда начисления заработной платы
    • Было отмечено, что в рамках начисления заработной платы существует множество контрольных списков. Одна из них - отчет о пропущенных ударах. Политика обработки пропущенных ударов не очень ясна. В настоящее время происходит так: непосредственному руководителю сотрудника сообщают о пропущенном пробитии и просят помочь закрыть отчет о пробитии. Отдел заработной платы часто не получает необходимого ответа от руководителей и вынужден закрывать отчет о пропущенных пробоинах самостоятельно. Это нежелательно. Аудитор рекомендует вытащить незакрытые отчеты о пробивке и отложить оплату до тех пор, пока руководитель сотрудника не позаботится о пропущенных пробивках.
• Внутренний контроль в целом - контроль программного обеспечения и того, кто имеет право что-либо делать. 
  • Необходим более эффективный контроль. Отсутствие такого контроля позволяет сотрудникам заниматься мошенничеством. Аудиторы посоветовали финансовому отделу участвовать во всех вопросах, связанных с поступлением или расходованием финансов. В этом году было решено обойтись устным комментарием. Аудиторы проследят за этим во время аудита в следующем году; если ничего не изменится, это может быть отражено в официальных письменных выводах.
• Отчет о едином аудите: 
  • Письменные выводы отсутствуют - письменные выводы прошлого года были полностью устранены
• Гранты:
  • Недостатков не обнаружено. По двум проверенным крупным грантам не было выявлено никаких письменных замечаний. Округу присвоен низкий уровень риска по грантам.
• Критерии соответствия требованиям государственного аудита были проверены в 7 областях. 
  • Нет вопросов - нет письменных заключений.
• Бюджетная сумма, выданная в предыдущем году, была полностью удовлетворена.

Лагерь "Биг Спрингс": 30:25

Бизнес-администратор Дерек Андерсон представил доклад. Суперинтендант и управляющий делами встречались с Чадом Дунканом и Биллом Спрунгером, которые каждое лето курируют лагерь Биг-Спрингс для округа. В отдельных случаях они также встречались с представителями администрации города Прово, чтобы обсудить перенос лагеря на луг, расположенный ниже обычного места для кемпинга. Школьному совету была дана следующая рекомендация:

• Если Совет считает, что опыт и обучение в лагере Биг-Спрингс соответствуют нашему видению и миссии по обучению студентов и обеспечению уникального опыта для них, то мы рекомендуем в 2024 году продолжить работу лагеря Биг-Спрингс на его нынешнем месте.
  • Мы перестроим платформы, чтобы они прослужили до сезона 2024 года.
  • Лагерь будет работать так же, как и в прошлом.
  • Необходимо найти человека, который будет работать в качестве "тени" Чеда Дункана, чтобы в определенный момент его место занял другой человек, не имеющий контракта на 242 дня.
• Если лагерь Биг-Спрингс будет существовать и после 2024 года, мы отследим все расходы текущего года, составим смету и проведем тендер на строительство постоянных сооружений в обоих местах, чтобы сравнить стоимость сохранения лагеря на его нынешнем месте и его переноса на луг. Затем мы представим эти цифры Совету по образованию для принятия решения.

Обновление информации о школьной безопасности: 49:25

С докладом выступил Джейсон Гаррисон, директор по работе со студентами. В целях предосторожности презентация не была слишком подробной, чтобы сохранить эффективность принимаемых мер по обеспечению безопасности. В округе действует многопрофильный план по обеспечению безопасности, в котором задействованы все департаменты. Ниже перечислены некоторые из них:

• Система управления посетителями RAPTOR
  • Все они уже введены в действие, кроме двух общеобразовательных средних школ. Они находятся на разных стадиях внедрения, поскольку необходимо обучить персонал в этих местах. 
• Подкомитет по доступу в здания
  • Комитет провел два заседания. Это:
    • Пересмотр политик и оптимизация их содержания. 
    • Обсудили плюсы и минусы наружных дверей, ведущих в здания. 
    • Обсудили доступ к сигнализации и время ее работы в округе.
• Системы раннего обнаружения
  • BARK - студенческие онлайн-коммуникации
  • Анонимные советы SafeUT
  • Оповещения/отчеты Contentkeeper
  • Оценка угроз для учащихся на основе фактических данных
• Защитный ламинат для окон теперь во всех школах.
• Грант на обеспечение безопасности и поддержку школ 
  • Требования безопасности HB61
    • Проекты
      • Камеры внутреннего наблюдения увеличивают количество
      • Внешние окна Защитный ламинат увеличить количество
• Грант на стипендию специалистам по школьной безопасности - согласно HB61, он должен быть выделен для каждой школы. 

Член совета Маккейб спросил, является ли частью законопроекта наружное освещение школ. Эта тема поднималась, но не является частью законопроекта.  

Член студенческого совета Уилл Вайднер спросил о дезинформации о безопасности и привел пример, когда дети не знают, является ли что-то учениями или нет. Директор Гаррисон рассказал о человеческом факторе и необходимости четкой коммуникации. Он также заявил, что в чрезвычайных ситуациях директор по связям с общественностью округа координирует коммуникацию, чтобы все сообщения были четкими и последовательными.

Совет выразил признательность за эти усилия.

Обзор политики: 1:15:19

Джуди Роуз, директор по учебным программам, и Карен Брок, директор по профессиональному развитию, представили совету обновленную политику.  

Политика 4020 Разработка и утверждение учебных программ: 1:15:36

В эту политику внесено несколько правок, включая обновления в связи с законом штата Юта, обновление названий должностей и внесение ясности. Это первое чтение, и оно будет размещено на веб-сайте для получения отзывов общественности.

Политика 4040 - Профессиональное развитие: 1:16:50

Эта политика была отредактирована для ясности и изменения названия должности. В этом документе обсуждается, как педагоги могут получить кредит для продвижения по шкале окладов. Этот вопрос ежегодно поднимается на переговорах и призван внести ясность в этот процесс для сотрудников. Это первое чтение, и оно будет размещено на веб-сайте для получения отзывов общественности.

Запрос на крупную покупку: 1:23:35

Бизнес-администратор Дерек Андерсон рассказал, что столы, запланированные для кабинетов естественных наук в новой средней школе Shoreline, не соответствуют потребностям классов. Округ просит приобрести обновленные столы с электрическими розетками, а также с толстым химическим покрытием на поверхности для защиты.

Добавление должности в бизнес-отдел: 1:28:55

Девин Дэйли, директор по бухгалтерскому учету, рассказал, что в связи с тем, что финансовому отделу требуется много времени в нерабочее время, чтобы выполнить необходимую работу, был запрошен дополнительный FTE. Департамент бизнеса просит создать новую должность в отделе обслуживания бизнеса. Эта должность будет оказывать широкую поддержку школам и департаментам, а также позволит обеспечить дополнительную закупочную, бюджетную и бухгалтерскую поддержку в финансовом отделе. В течение нескольких лет дополнительные государственные и федеральные требования к бизнес-услугам, различные бюджетные потребности, дополнительная аналитика, необходимая для принятия лучших решений, и новые программы, созданные или награжденные, привели к тому, что мы можем выполнять только самые важные задачи (и при этом тратим огромное количество времени вне обычного рабочего дня) и не можем анализировать данные о тенденциях и создавать более значимую бюджетную информацию для администрации и школ. Дополнительная поддержка позволит завершить больше проектов, которые позволят совету принимать решения, основанные на данных, и убедиться, что школы и департаменты получают лучшую поддержку при принятии финансовых решений.

Деловая встреча

Клятва верности: 1:48:50

Джарод Сайтс, помощник суперинтенданта по начальному образованию 

Публичные выступления: 1:49:19

Без участия общественности

Рассмотрение вопроса об утверждении аудиторского отчета: 1:49:50

Каждый год финансовые результаты должны проходить независимый аудит и утверждаться советом директоров. Правление одобряет результаты аудита за 22-23 финансовый год.

Предложение принято единогласно

Рассмотрение вопроса об утверждении заявки на крупные закупки: 1:55:22

Научным лабораториям нужны уникальные столы, устойчивые к химическим веществам, и электрические розетки для используемого оборудования. Первоначально запланированные столы не отвечали необходимым требованиям. Обновленные столы будут оснащены электрическими розетками. Кроме того, поверхность стола имеет толстое химическое покрытие для защиты.

Предложение принято единогласно

Рассмотрение вопроса об утверждении добавления должности в Департаменте бизнеса: 1:57:43

В связи с тем, что финансовому отделу требуется много времени в нерабочее время для выполнения необходимых работ, был запрошен дополнительный ЭПЗ.

Предложение принято единогласно

• Смотрите учебную сессию и деловое собрание на YouTube

Студенты программы CAPS в Прово выступают в капитолии штата Юта

• 17 мая 2024 года

Взаимодействовать с политиками с помощью электронных писем - это одно, а посещать здание Капитолия и представлять...

Пенсионеры года: 2024

• 17 мая 2024 года

Перед завершением года мы прощаемся с некоторыми из наших лучших преподавателей и сотрудников, которые уходят на пенсию в этом году...

Благодарственный обед для бизнес-партнеров CTE 2024

• Май 16, 2024

В Прово работают самые разные специалисты - от учителей, помогающих студентам с нейродивергенцией, до...