Resumo da reunião da diretoria de 28 de novembro

30 de novembro de 2023 /
Caleb Price /
Resumo da diretoria, Conselho Escolar do PCSD

Sessão de estudo

Treinamento sobre o Manual da Diretoria: 1:15

A presidente Rebecca Nielsen analisou a seção "Solicitação de informações" do Manual da Diretoria. Ela lembrou a carga de trabalho dos funcionários do distrito que estão reunindo as informações.

Atualização da construção: 4:00

O administrador de empresas Derek Anderson fez a apresentação.

Timpview
- O plano de iniciar as aulas na nova seção em 4 de dezembro foi alterado. A escola ainda realizará seus três dias de saída antecipada nesta semana (29/11, 30/11 e 1/12) para permitir que os funcionários comecem a se mudar para o novo prédio. Os alunos que se mudarem e assistirem às aulas no novo prédio agora serão no dia 11 de dezembro. Isso permite que as coisas sejam concluídas - especificamente a inspeção do elevador - e dará mais tempo para que a equipe prepare as salas de aula. Os professores reterão o que precisam ensinar nas salas de aula antigas na semana de 4 a 8 de dezembro. Haverá uma casa aberta ao público em 11 de dezembro.

Relatório de auditoria: 7:13

O administrador de empresas Derek Anderson fez a apresentação.

Os contadores fizeram um relatório sobre a auditoria. Estas são as conclusões

O parecer do auditor independente declara que eles auditaram os demonstrativos financeiros e afirmam que é uma representação justa do ano fiscal. Eles apresentaram que o distrito recebeu um parecer não modificado ou limpo
Eles identificaram um fator de risco:
- Fator de risco - ambiente de folha de pagamento
  - Foi observado que há muitas listas de verificação como parte da folha de pagamento. Uma delas é o relatório de falta de registro de ponto. A política sobre como lidar com as punções perdidas não é muito clara. O que está acontecendo atualmente é que o supervisor direto do funcionário é informado sobre a falta de marcação de ponto e é solicitado a ajudar a fechar o relatório de marcação de ponto. Muitas vezes, o departamento de folha de pagamento não obtém a resposta necessária dos supervisores e tem de fechar o relatório de punção por conta própria. Isso não é preferível. A recomendação do auditor é retirar os relatórios de punção não fechados e atrasar o pagamento até que o supervisor do funcionário cuide das punções perdidas.
Controles internos em geral - controles de software e quem tem autoridade para fazer o quê.
- É preciso haver controles melhores. A falta desses controles explora os funcionários para fraudes. Os auditores aconselharam o envolvimento do departamento financeiro em todos os itens que possam envolver a entrada ou saída de recursos financeiros. Foi determinado que isso exigiria apenas um comentário verbal este ano. Os auditores farão o acompanhamento durante a auditoria do próximo ano; se nada tiver mudado, isso poderá ser incluído nas conclusões oficiais por escrito.
Relatório de auditoria única:
- Não há constatações escritas - as constatações escritas do último ano foram totalmente resolvidas
Subsídios:
- Não foram encontradas deficiências. Os dois principais subsídios testados não apresentaram constatações por escrito. O distrito é considerado de baixo risco para subsídios.
Os critérios de conformidade da auditoria estadual foram testados em 7 áreas.
- Nenhum problema - nenhuma descoberta por escrito.
A emissão do valor do orçamento do ano anterior foi totalmente atendida.

Acampamento Big Springs: 30:25

O administrador de empresas Derek Anderson apresentou. O Superintendente e o Administrador de Negócios se reuniram com Chad Duncan e Bill Sprunger, que supervisionam o Camp Big Springs para o distrito todos os verões. Em ocasiões diferentes, eles também se reuniram com a cidade de Provo para discutir a mudança do local do acampamento para um prado abaixo do acampamento regular. A seguinte recomendação foi feita ao conselho escolar:

Se o Conselho considerar que a experiência e o aprendizado proporcionados pelo Camp Big Springs estão alinhados com nossa visão e missão de aprendizado e de proporcionar uma experiência única aos alunos, recomendamos que, em 2024, continuemos com o Camp Big Springs em seu local atual.
- Nós reconstruiríamos as plataformas para durar até a temporada de 2024.
- O acampamento seria realizado de forma semelhante ao que foi realizado no passado.
- Alguém seria identificado para acompanhar Chad Duncan para que, em algum momento, outro indivíduo pudesse assumir o cargo de coordenador do acampamento que não estivesse em um contrato de 242 dias.
Se o Camp Big Springs continuar depois de 2024, rastrearemos todos os custos do ano atual, obteremos estimativas e emitiremos uma RFP para as estruturas permanentes em ambos os locais, o que nos daria uma comparação entre o custo de manter o acampamento no local atual e o custo de transferi-lo para o prado. Em seguida, apresentaremos esses números ao Conselho de Educação para orientação.

Atualização sobre segurança escolar: 49:25

Jason Garrison, Diretor de Serviços aos Alunos, fez a apresentação. Por precaução, a apresentação não foi muito detalhada, a fim de preservar a eficácia das medidas de segurança que estão sendo tomadas. O distrito tem um plano multidisciplinar de segurança e proteção que utiliza todos os departamentos. Alguns dos esforços destacados são os seguintes:

Sistema de gerenciamento de visitantes RAPTOR
- Todos já foram implementados, exceto nas duas escolas de ensino médio abrangentes. Elas estão em vários estágios de implementação devido à necessidade de treinar a equipe nos locais.
Subcomitê de acesso a edifícios
- O comitê se reuniu duas vezes. Eles são:
  - Revisão de políticas e simplificação do conteúdo.
  - Discutiram os prós e contras das portas externas que levam aos edifícios.
  - Discutiram o acesso ao alarme e os horários de funcionamento nos locais do distrito.
Sistemas de detecção precoce
- BARK - comunicações on-line dos alunos
- Dicas anônimas da SafeUT
- Alertas/Relatórios do Contentkeeper
- Avaliação de ameaças a alunos com base em evidências
O laminado protetor de janelas está agora em todas as escolas.
Subsídio para segurança e apoio escolar
- Requisitos de segurança do HB61
  - Projetos
    - Câmeras de vigilância interna aumentam o número
    - Aumento do número de janelas externas com laminado protetor
Subsídio para Especialista em Segurança Escolar - deve haver um para cada escola, de acordo com a HB61.

O membro do Conselho McCabe perguntou se a iluminação externa das escolas fazia parte do projeto de lei. Esse tópico foi abordado, mas não faz parte do projeto de lei.

O membro do Conselho Estudantil Will Weidner perguntou sobre a desinformação a respeito da segurança e usou o exemplo das crianças que não sabiam se algo era um exercício ou não. O Diretor Garrison falou sobre o erro humano e a necessidade de uma comunicação clara. Ele também afirmou que, em situações de emergência, o Diretor de Comunicações do distrito está coordenando a comunicação para garantir que todas as comunicações sejam claras e consistentes.

A diretoria expressou seu agradecimento por esses esforços.

Revisão da política: 1:15:19

Judy Rose, Diretora de Currículo, e Karen Brock, Diretora de Desenvolvimento Profissional, apresentaram essas atualizações de normas à diretoria.

Política 4020 Desenvolvimento e adoção de currículo: 1:15:36

Essa política tem algumas edições, incluindo atualizações devido à lei de Utah, títulos de cargos atualizados e para maior clareza. Esta é a primeira leitura e ela será publicada no site para receber feedback do público.

Política 4040 - Desenvolvimento profissional: 1:16:50

Esta política foi editada para maior clareza e para alterações no título do cargo. A política discute como os educadores podem obter crédito para avançar na tabela salarial. Esse assunto é abordado anualmente nas negociações e tem como objetivo esclarecer o processo para os funcionários. Esta é a primeira leitura e ela será publicada no site para receber feedback do público.

Solicitação de compra grande: 1:23:35

O administrador de empresas Derek Anderson compartilhou que as mesas planejadas para as salas de aula de ciências na nova Shoreline Middle School não eram suficientes para as necessidades das aulas. O distrito está solicitando a compra de mesas atualizadas que terão tomadas elétricas, bem como uma proteção química espessa na superfície para proteção.

Adição de cargo no Departamento de Negócios: 1:28:55

Devyn Dayley, Diretor de Contabilidade, compartilhou que, devido à necessidade significativa de tempo do departamento financeiro fora do horário normal de trabalho para concluir o trabalho necessário, foi solicitado um FTE adicional. O departamento comercial está solicitando um novo cargo em Serviços Comerciais. Esse cargo fornecerá uma ampla gama de suporte às escolas e aos departamentos e permitirá suporte adicional para compras, orçamento e contabilidade no Escritório Financeiro. Durante vários anos, os requisitos estaduais e federais adicionais em todos os Serviços de Negócios, várias necessidades orçamentárias, análises adicionais necessárias para tomar melhores decisões e novos programas criados ou concedidos resultaram na capacidade de concluir apenas as tarefas mais importantes (e com uma quantidade enorme de tempo fora do dia normal de trabalho) e na incapacidade de analisar dados de tendências e criar informações orçamentárias mais significativas para a administração e as escolas. O apoio adicional possibilitará a conclusão de mais projetos que permitirão à diretoria tomar mais decisões baseadas em dados e garantir que as escolas e os departamentos recebam mais apoio em suas decisões financeiras.

Reunião de negócios

Juramento de fidelidade: 1:48:50

Jarod Sites, Superintendente Assistente do Ensino Fundamental

Opinião do público: 1:49:19

Nenhuma contribuição pública

Consideração sobre a aprovação do relatório de auditoria: 1:49:50

A cada ano, os resultados financeiros devem ser auditados de forma independente e aprovados pela diretoria. A diretoria está aprovando os resultados da auditoria do ano fiscal de 22-23.

A moção é aprovada por unanimidade

Consideração sobre a aprovação da solicitação de compras grandes: 1:55:22

Os laboratórios de ciências precisam de mesas exclusivas que sejam resistentes a produtos químicos e tomadas elétricas para os equipamentos utilizados. As mesas originais que foram planejadas não tinham as necessidades exigidas. Essas mesas atualizadas terão tomadas elétricas. Elas também têm uma proteção química espessa na superfície para proteção.

A moção é aprovada por unanimidade

Consideração sobre a aprovação da adição de um cargo no Departamento de Negócios: 1:57:43

Devido à necessidade significativa de tempo do departamento financeiro fora do horário normal de trabalho para concluir o trabalho necessário, foi solicitado um FTE adicional.

A moção é aprovada por unanimidade