Ultima modifica: Maggio 9, 2025

Politica 7120 P1 Organizzazioni di supporto scolastico

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Panoramica:

Il Consiglio d'istruzione, il Distretto e la scuola locale sono neutrali nella scelta di un'associazione/organizzazione di sostegno scolastico per genitori. Non viene dato alcun avallo, né deve essere sottinteso. L'uso dei loghi del Distretto o della scuola non è consentito senza l'autorizzazione del Distretto.

Procedura per la costituzione di un'associazione/organizzazione nuova o alternativa

I. Fase uno: avviso di intenzione/candidatura

L'associazione/organizzazione richiedente presenta una comunicazione di intenti all'Ufficio del Sovrintendente, includendo:
- Proposte di statuto e politiche dell'associazione/organizzazione
- 25 firme individuali (non sono ammesse firme elettroniche) di un genitore/tutore legale con uno studente iscritto alla scuola locale, come elencato nei file ufficiali di registrazione, che indichino il supporto
Gli statuti e le politiche proposte devono includere:
1. Una struttura di governance sostenibile, che includa funzionari e rappresentanti delle scuole.
2. Disposizioni sull'adesione:
  - Opt-in annuale
  - Partecipazione dei dipendenti
  - Componente studentesca secondaria (se applicabile)
3. Politiche di non discriminazione
4. Pratiche e procedure di responsabilità fiscale che richiedono una revisione annuale e un audit indipendente.
5. Una procedura per l'approvazione del bilancio annuale da parte dei soci, comprese le eventuali quote associative.
Il distretto accetterà la notifica di intenzione e la domanda di iscrizione solo se ricevute tra il 1° maggio e il 1° ottobre per l'anno scolastico successivo.
L'avviso di intenzione e la domanda vengono esaminati e verificati dal Sovrintendente o da chi ne fa le veci. L'esame può richiedere fino a 30 giorni di calendario.
Il distretto comunicherà all'associazione/organizzazione richiedente, all'associazione/organizzazione di sostegno scolastico dei genitori in carica e al Consiglio d'istruzione l'approvazione e la verifica dell'avviso di intenzione e della domanda.
Una volta approvati e verificati, il distretto fornirà al richiedente e alle associazioni/organizzazioni in carica:
- Un elenco di genitori/tutori legali con uno studente iscritto alla scuola locale (cioè, informazioni locali di directory, come consentito dal FERPA).
- Un elenco dei dipendenti interessati a ricevere comunicazioni e informazioni dalle associazioni/organizzazioni (i dipendenti devono esprimere l'interesse per iscritto)
L'emissione degli elenchi di cui sopra dà inizio al periodo del ciclo quinquennale.

II. Fase 2: petizione per l'elezione

Una volta ricevuta la notifica di approvazione e verifica, l'associazione/organizzazione richiedente ha a disposizione 30 giorni di calendario per presentare una petizione elettorale. Entrambe le organizzazioni possono fare campagna elettorale durante il periodo di presentazione della petizione.
1. La petizione per l'elezione richiede le firme (non sono ammesse firme elettroniche) di almeno 25% dei genitori/tutori legali della scuola locale, come elencati nei file ufficiali di registrazione, a sostegno di un'elezione per determinare l'associazione/organizzazione di sostegno scolastico riconosciuta dai genitori. Durante il periodo di petizione di 30 giorni di calendario, il richiedente
2. Durante il periodo di petizione di 30 giorni di calendario, l'associazione/organizzazione richiedente e l'associazione/organizzazione in carica non possono raccogliere le firme per la petizione o fare campagna elettorale nelle proprietà della scuola/del distretto durante l'orario scolastico (compresi i 60 minuti prima o dopo l'orario scolastico), o durante le attività o le funzioni relative alla scuola/del distretto, né utilizzare le attrezzature, le forniture o qualsiasi altra risorsa del distretto per raccogliere le firme per la petizione o fare campagna elettorale.
  1. La scuola locale faciliterà la distribuzione di un (1) volantino elettronico dell'organizzazione richiedente e dell'organizzazione attuale durante il periodo della petizione.
  2. Il distretto faciliterà e fisserà un ordine del giorno per una (1) riunione comunitaria in cui ogni associazione/organizzazione avrà l'opportunità di presentare informazioni ai genitori/tutori legali della scuola.
3. Una volta presentata la petizione elettorale all'Ufficio del Sovrintendente, il Sovrintendente o chi per esso ha a disposizione fino a 30 giorni di calendario per la verifica della petizione elettorale.
  1. Se la petizione elettorale viene verificata dal Sovrintendente, il Sovrintendente o chi per lui fisserà la data delle elezioni e comunicherà il periodo elettorale.
  2. Se la petizione elettorale non viene verificata, non è possibile presentare una successiva notifica di intenzione e domanda per quella scuola per almeno cinque (5) anni.

III. Fase 3: Elezione

Dopo la verifica e la notifica di una petizione elettorale approvata, il Sovrintendente o chi per lui designerà un periodo elettorale di 15 giorni di calendario.
1. L'organizzazione richiedente e l'organizzazione in corso non possono fare campagne attive sulla proprietà del Distretto durante l'orario scolastico (compresi i 60 minuti prima o dopo l'orario scolastico), né durante le attività o le funzioni legate alla scuola o al Distretto, né utilizzare le attrezzature, le forniture o qualsiasi altra risorsa del Distretto per raccogliere le firme delle petizioni o fare campagne.
2. Regole e procedure elettorali:
  1. Il Sovrintendente o chi per lui fisserà la data delle elezioni. Le votazioni si svolgeranno a scrutinio segreto.
  2. L'Amministrazione distrettuale spedirà una scheda elettorale ufficiale con le istruzioni per l'espressione del voto agli aventi diritto all'indirizzo di registrazione del distretto. I genitori sono tenuti ad aggiornare il proprio indirizzo prima dell'invio delle schede elettorali.
    1. Un elettore idoneo è un genitore/tutore legale, come indicato nei registri ufficiali della scuola locale, o un dipendente adulto della scuola. Se un genitore/tutore legale è anche un dipendente della scuola locale, ha diritto a un voto.
3. Saranno verificate e scrutinate solo le schede ricevute o spedite entro la data di scadenza delle elezioni e conformi alle istruzioni per la votazione.
4. L'associazione/organizzazione di sostegno scolastico dei genitori che ottiene la maggioranza dei voti espressi diventa l'associazione/organizzazione di sostegno scolastico dei genitori riconosciuta per l'anno scolastico successivo, a partire dal 1° luglio.
5. Il Consiglio d'istruzione ratificherà l'elezione durante una riunione del Consiglio.

IV. Fase 4: Approvazione finale

L'associazione/organizzazione prevalente ha sessanta (60) giorni di calendario per fornire la verifica delle seguenti informazioni:
1. Prova della richiesta di status di esenzione fiscale, del numero EIN e di un accordo di sollecitazione di beneficenza o di un accordo con il Distretto per la supervisione finanziaria al fine di rispettare le esenzioni previste dalla legge sulla sollecitazione di beneficenza.
2. Documentazione che attesti che i leader e i membri saranno adeguatamente formati sulla gestione finanziaria, sui protocolli di raccolta fondi, sulle procedure di riunione, ecc. In genere questo viene fornito dal PTA, ma i PTO dovranno presentare la documentazione che attesti che sono stati formati in tutte le stesse aree in cui lo sono i dirigenti del PTA.
Una volta verificate le informazioni di cui sopra, il Consiglio d'istruzione riconoscerà l'associazione/organizzazione di sostegno scolastico dei genitori a partire dal 1° luglio.
Se l'associazione/organizzazione di sostegno scolastico dei genitori richiedente non è in grado di soddisfare i requisiti dell'agave, il Consiglio d'istruzione non concederà il riconoscimento.

V. Varie

Se un'associazione/organizzazione di sostegno scolastico per genitori si scioglie prima del 1° luglio dell'anno scolastico in corso, un'associazione/organizzazione di sostegno scolastico per genitori precedente può essere riconosciuta a discrezione del Consiglio.
In caso di situazioni o controversie riguardanti la validità di un documento, la firma di un genitore/tutore legale, le procedure elettorali o qualsiasi altra circostanza derivante da queste procedure, il Sovrintendente o un suo delegato prenderà la decisione finale seguendo le politiche e le procedure del Consiglio.
La richiesta di revisione di una decisione presa dal Sovrintendente o da un suo delegato deve essere presentata entro cinque (5) giorni di calendario.

Requisiti per le organizzazioni di supporto scolastico

Una volta scelta l'organizzazione di supporto alla scuola, l'organizzazione vera e propria inizia con una riunione iniziale in cui si formano due comitati: un comitato per il regolamento e un comitato per le nomine. Ogni comitato deve essere composto da almeno tre persone. Il luogo, la data e l'ora delle due riunioni devono essere comunicati con largo anticipo. Lo scopo dei comitati è il seguente:

Comitato per il Regolamento:
- Creare il regolamento e affiggerlo per 30 giorni presso l'ufficio della scuola.
- La commissione per il regolamento dovrà stabilire l'importo delle quote. Le quote non devono mai essere considerate una raccolta di fondi per la scuola.
- Se l'organizzazione di supporto alla scuola è una PTA, la Utah PTA e la Regione 10 PTA forniranno supporto a questa organizzazione sotto forma di formazione, informazioni, supporto, materiali, leadership, ecc.
- Se l'organizzazione di supporto alla scuola è un PTO, l'organizzazione deve fornire la documentazione di come formerà la propria leadership sull'uso appropriato dei fondi, sulle procedure appropriate di raccolta fondi, ecc.
Comitato di nomina: Individuare un candidato per ogni carica:
- Presidente
- Presidente eletto
- Vicepresidente/i
- Tesoriere
- Segretario

Dopo aver affisso il regolamento per 30 giorni, si terrà una riunione organizzativa:

Votazione per l'approvazione dello statuto
Raccogliere i moduli di adesione, distribuire informazioni sui soci e raccogliere le quote.
Per costituire un nuovo PTA o PTO sono necessari almeno 10 membri.
Nominare e votare i dirigenti.
Firmare i documenti e restituirli al Direttore regionale o al Consiglio dell'Utah PTA, se l'organizzazione di supporto della scuola è una PTA, o al preside, se si tratta di una PTO. Il presidente dell'organizzazione di sostegno della scuola fornirà tutti i documenti necessari e assisterà in questa fase.

Raccolta fondi come organizzazione di supporto alla scuola

Tutte le raccolte di fondi devono seguire le procedure del Distretto. L'organizzazione deve disporre di un EIN e di un permesso di sollecitazione di beneficenza. Per le PTA, entrambi sono coperti dall'Utah PTA senza alcun costo. L'Utah PTA fornisce anche una formazione per tesorieri, assiste nella compilazione del modulo IRS 990 e lo presenta. Per le PTO, i dirigenti sono responsabili di tutti i documenti.

Riferimenti legali e normative:

Politica 6110 Politica sulle donazioni e le raccolte di fondi
Politica 7260 Uso delle strutture e dei terreni scolastici

Approvato dal Consiglio d'istruzione

13 gennaio 2015

Rivisto:

28 marzo 2025