Ultima modifica: 13 novembre 2023

6211 Procedura 1 Carta acquisti

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Per ottenere una P-Card

1.  Un Amministratore o un Facilitatore può richiedere una tessera per il proprio dipendente contattando i Servizi aziendali.
2. I Servizi aziendali faranno compilare al dipendente una domanda di P-Card.
3.  L'amministratore o il facilitatore del dipendente deve firmare tutte le richieste di P-Card.
4. Le carte P non saranno rilasciate ai dipendenti part-time.
5. Una volta approvata la domanda, restituirla ai Servizi aziendali.
6.  I Servizi aziendali presenteranno le domande approvate alla US Bank per l'elaborazione.
7. Le tessere saranno emesse a nome del dipendente. Il dipendente deve firmare il retro della carta e conservarla sempre in un luogo sicuro. Tutte le carte sono di proprietà del Provo City School District e devono essere utilizzate solo per gli acquisti autorizzati dal distretto. Le carte d'acquisto devono essere tenute separate dalle carte di credito personali per ridurre al minimo il rischio di addebitare articoli personali su una carta d'acquisto.
8. All'arrivo della carta, i Servizi aziendali contatteranno il dipendente per fissare un orario di ritiro e fornire una breve formazione. Le carte di approvvigionamento saranno emesse in base alle seguenti linee guida:
   • Linee guida per gli impiegati
     • Segreteria del preside (una scheda di segreteria per scuola elementare, due schede di segreteria per scuola media)
     • Segretaria del responsabile del programma (una scheda di segreteria per ogni responsabile)
     • Segretaria del direttore (una scheda di segreteria per ogni direttore)
     • Segretario del Consiglio (una tessera di segretario per ogni membro del Consiglio)
     • Altri con l'approvazione dell'amministratore aziendale
     • Le carte sono limitate a $5.000 al giorno.
   • Linee guida per la manutenzione e la custodia
     • I custodi scolastici sono limitati a $500 al mese.
     • Gli addetti alla manutenzione sono limitati a $500 al giorno.
   • Linee guida per gli amministratori
     • Presidi, assistenti e responsabili dei programmi (una tessera per programma). Le eccezioni saranno gestite dai Servizi aziendali.
     • Le carte sono limitate a $5.000 al giorno.
   • Schede scolastiche
     • Le scuole elementari riceveranno tre schede con il nome della scuola che potranno essere consegnate al personale secondo le necessità.
     • Le scuole medie avranno a disposizione quattro schede con il nome della scuola che potranno essere consegnate al personale a seconda delle necessità.
     • Le scuole superiori riceveranno cinque schede con il nome della scuola che potranno essere consegnate al personale secondo le necessità.
     • Le carte scolastiche possono essere utilizzate per i viaggi degli studenti solo dopo l'approvazione dei Servizi aziendali.
     •  Il personale deve ottenere l'approvazione del preside prima di utilizzare la carta per il check-out.
   • Linee guida del sovrintendente e dei membri del consiglio
     • Le carte saranno limitate a $5.000 al giorno.
   • Dipartimento di tecnologia
     • Le carte sono limitate a $5.000 al giorno per i normali acquisti di tecnologia.
     • Alle carte specifiche utilizzate per grandi acquisti tecnologici saranno assegnati limiti giornalieri più elevati.
9. Se in qualsiasi momento il titolare della carta non è più dipendente del Provo City School District, la carta deve essere restituita al Business Services.
10. Gli acquisti superiori a $5.000 devono essere elaborati come requisizione in Linq. Le eccezioni a questa regola saranno gestite dai Servizi aziendali.

Informazioni generali

1. Tutti gli acquisti effettuati per uso distrettuale sono esenti dall'imposta sulle vendite dello Utah. Gli acquisti effettuati con i Sunshine Funds dei dipendenti sono imponibili. I certificati di esenzione fiscale firmati (modulo Utah TC-721G) possono essere richiesti ai Servizi aziendali.
2. Tutte le politiche di acquisto del Distretto sono applicabili indipendentemente dal metodo di pagamento.
3. È una violazione del Codice degli appalti pubblici suddividere o dividere artificialmente un acquisto in due o più acquisti più piccoli. Le violazioni possono comportare sanzioni penali.
4. Le ricevute e gli estratti conto devono essere scansionati in Linq Archive. Gli estratti conto sono disponibili sul sito web di US Bank il giorno successivo alla pubblicazione dell'estratto conto. Gli estratti conto terminano il 12 di ogni mese, a meno che non cada in un fine settimana, nel qual caso la scadenza è il lunedì successivo.
5. Esaminate tutti gli addebiti sull'estratto conto mensile. Eventuali discrepanze devono essere contestate per iscritto e le spese fraudolente devono essere segnalate immediatamente a US Bank al numero 1-800-523-9078.
6.  I Servizi aziendali si riservano il diritto di bloccare o chiudere una P-Card in caso di mancato rispetto delle politiche e/o delle procedure.
7. In caso di smarrimento o furto della carta, contattare immediatamente il servizio clienti di US Bank al numero 1-800-344-5696.
8. Per qualsiasi problema relativo agli acquisti, contattare i Servizi aziendali.

Acquisti con la carta P

• Le carte d'acquisto vengono rilasciate ai dipendenti autorizzati per l'acquisto di articoli da utilizzare presso la scuola/il dipartimento.
• Le riconciliazioni mensili devono essere presentate entro l'ultimo giorno del mese di riferimento. Le approvazioni saranno effettuate in Linq. I resoconti degli estratti conto dei presidi saranno sottoposti al loro supervisore per la revisione e la firma. Tali moduli saranno caricati nell'estratto conto della p-card scansionato nell'Archivio Linq.
• Le carte d'acquisto non possono essere condivise con altri dipendenti. Solo il titolare della carta può utilizzarla. L'unica eccezione è rappresentata dalla segretaria capo che può utilizzare la carta dell'amministratore previa autorizzazione.
• Le carte scolastiche possono essere date in prestito ai dipendenti secondo le necessità. I presidi devono approvare gli acquisti prima di effettuarli.
• Le carte d'acquisto non devono essere utilizzate per acquistare libri di testo, carte regalo, spese di viaggio, immobilizzazioni, contratti di servizio personali o acquisti personali.
• Le carte d'acquisto non devono essere utilizzate su Amazon.
• I pasti acquistati devono essere accompagnati da un modulo di autorizzazione ai pasti firmato (6270 F1).
• La politica del benessere deve essere seguita per qualsiasi acquisto.
• Il titolare della carta:
  • Effettua l'acquisto. Assicurarsi che non vengano pagate tasse. (Se necessario, consultare il modulo di esenzione fiscale TC-721G dello Stato dello Utah).
  • Conserva tutte le ricevute.
  • Inserisce i numeri di conto e le descrizioni in Linq.
  • Scansiona i documenti, insieme all'estratto conto mensile e a qualsiasi documentazione di gara, nell'archivio Linq per la revisione e l'approvazione.

Audit mensili

• I Servizi aziendali effettueranno controlli mensili sulle transazioni con la p-card.
• La mancata osservanza della politica può comportare la perdita dei privilegi della p-card.
  • Gli acquisti impropri richiederanno una spiegazione scritta e la prova del rimborso, se applicabile.
  • Le infrazioni multiple possono comportare la perdita temporanea o permanente dei privilegi della p-card.

Gli utenti devono completare la riconciliazione nel tempo assegnato. Le riconciliazioni non completate possono comportare la perdita temporanea dei privilegi della p-card.

• Se la riconciliazione non viene completata tempestivamente, le registrazioni del giornale potrebbero non essere consentite.

Politiche, procedure e moduli correlati

• 6211 Politica Carta Acquisti 
• 6211 Modulo 1 Carta acquisti Busta di controllo mensile
• 6211 Modulo 2 Ricevuta mancante