Letzte Änderung: November 13, 2023

6211 Verfahren 1 Purchasing Card

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Um eine P-Card zu erhalten

Ein Verwalter oder Moderator kann eine Karte für seinen Mitarbeiter beantragen, indem er sich an die Unternehmensdienste wendet.
Die Geschäftsabteilung lässt den Mitarbeiter einen P-Card-Antrag ausfüllen.
Alle P-Card-Anträge müssen vom Verwalter oder Betreuer des Mitarbeiters unterzeichnet werden.
Für Teilzeitbeschäftigte werden keine P-Karten ausgestellt.
Sobald der Antrag genehmigt ist, senden Sie ihn an Business Services zurück.
Business Services wird genehmigte Anträge zur Bearbeitung an die US Bank weiterleiten.
Die Karten werden auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt. Der Mitarbeiter muss die Rückseite der Karte unterschreiben und sie stets an einem sicheren Ort aufbewahren. Alle Karten sind Eigentum des Provo City School District und dürfen nur für genehmigte Einkäufe des Distrikts verwendet werden. Einkaufskarten sollten getrennt von persönlichen Kreditkarten aufbewahrt werden, um das Risiko zu minimieren, dass persönliche Gegenstände mit einer Einkaufskarte belastet werden.
Wenn eine Karte eintrifft, setzt sich der Wirtschaftsdienst mit dem Mitarbeiter in Verbindung, um einen Termin für die Abholung zu vereinbaren und eine kurze Schulung durchzuführen. Die Ausgabe von Einkaufsausweisen erfolgt nach den folgenden Richtlinien:
- Klerikale Leitlinien
  - Sekretärin des Schulleiters (eine Sekretärinnenkarte pro Grundschule, zwei Sekretärinnenkarten pro Sekundarschule)
  - Sekretärin des Programmleiters (eine Sekretärinnenkarte pro Leiter)
  - Sekretärin des Direktors (eine Sekretärinnenkarte pro Direktor)
  - Sekretärin des Ratsmitglieds (eine Sekretärinnenkarte pro Ratsmitglied)
  - Andere mit Genehmigung des Geschäftsführers
  - Die Karten sind auf $5.000 pro Tag begrenzt.
- Leitlinien für die Instandhaltung/Verwahrung
  - Für Hausmeister an Schulen gilt eine Höchstgrenze von $500 pro Monat.
  - Für Wartungspersonal gilt eine Obergrenze von $500 pro Tag.
- Leitlinien für Administratoren
  - Direktoren, Assistenten und Programmmanager (eine Karte pro Programm). Ausnahmen hiervon werden von der Abteilung Business Services verwaltet.
  - Die Karten sind auf $5.000 pro Tag begrenzt.
- Schulkarten
  - Die Grundschulen erhalten drei Karten mit dem Namen der Schule, die bei Bedarf an das Personal ausgegeben werden können.
  - Die Schulen der Mittelstufe erhalten vier Karten mit dem Namen der Schule, die je nach Bedarf an das Personal ausgegeben werden können.
  - Gymnasien erhalten fünf Karten mit dem Namen der Schule, die je nach Bedarf an das Personal ausgegeben werden können.
  - Die Schülerkarten können nur nach Genehmigung durch die Abteilung Business Services für Schülerreisen verwendet werden.
  - Das Personal muss die Genehmigung des Schulleiters einholen, bevor es die Check-out-Karte benutzt.
- Leitlinien für den Superintendenten und die Ratsmitglieder
  - Die Anzahl der Karten ist auf $5.000 pro Tag begrenzt.
- Abteilung Technologie
  - Die Karten sind auf $5.000 pro Tag für normale Technologiekäufe begrenzt.
  - Für bestimmte Karten, die für größere technische Anschaffungen verwendet werden, gelten höhere Tageslimits.
Wenn ein Karteninhaber zu irgendeinem Zeitpunkt nicht mehr beim Provo City School District beschäftigt ist, muss die Karte an die Abteilung Business Services zurückgegeben werden.
Einkäufe über $5.000 müssen als Bestellanforderung in Linq bearbeitet werden. Ausnahmen von dieser Regel werden von Business Services verwaltet.

Allgemeine Informationen

Alle Einkäufe, die für den Distrikt getätigt werden, sind von der Umsatzsteuer in Utah befreit. Einkäufe, die mit Sunshine Funds von Mitarbeitern getätigt werden, sind steuerpflichtig. Unterschriebene Bescheinigungen zur Steuerbefreiung (Utah-Formular TC-721G) sind bei Business Services erhältlich.
Alle Einkaufsrichtlinien des Distrikts sind unabhängig von der Zahlungsmethode anwendbar.
Es ist ein Verstoß gegen das staatliche Beschaffungsrecht, einen Kauf in zwei oder mehrere kleinere Käufe aufzuteilen oder künstlich zu unterteilen. Verstöße können strafrechtlich geahndet werden.
Belege und Auszüge müssen in Linq Archive eingescannt werden. Die Kontoauszüge sind am Tag nach ihrer Veröffentlichung auf der Website der US Bank verfügbar. Die Auszüge enden am 12. eines jeden Monats, es sei denn, dieser fällt auf ein Wochenende, dann ist es der folgende Montag.
Überprüfen Sie alle Abbuchungen auf dem Monatsauszug. Alle Unstimmigkeiten müssen schriftlich beanstandet und betrügerische Abbuchungen sofort der US Bank unter 1-800-523-9078 gemeldet werden.
Business Services behält sich das Recht vor, eine P-Card einzufrieren oder zu sperren, wenn die Richtlinien und/oder Verfahren nicht eingehalten werden.
Bei Verlust oder Diebstahl Ihrer Karte wenden Sie sich bitte umgehend an den Kundendienst der US Bank unter 1-800-344-5696.
Bei Problemen im Zusammenhang mit der Beschaffung wenden Sie sich bitte an Business Services.

Einkaufen mit Ihrer P-Card

Kaufkarten werden an autorisierte Mitarbeiter ausgegeben, um Artikel für den Gebrauch in der Schule/Abteilung zu kaufen.
Die monatlichen Abgleiche müssen bis zum letzten Tag des Abrechnungsmonats eingereicht werden. Genehmigungen werden in Linq vorgenommen. Die Abrechnungsberichte der Direktoren werden ihrem Vorgesetzten zur Überprüfung und Unterschrift vorgelegt. Diese Formulare werden in den p-card-Auszug hochgeladen und in das Linq-Archiv gescannt.
Einkaufskarten können nicht mit anderen Mitarbeitern geteilt werden. Nur der Karteninhaber kann die P-Karte benutzen. Die einzige Ausnahme ist, dass die leitende Sekretärin die Karte des Verwalters mit Genehmigung benutzen kann.
Die Schulkarten können je nach Bedarf an Mitarbeiter ausgegeben werden. Die Schulleiter sollten die Einkäufe genehmigen, bevor sie getätigt werden.
Kaufkarten dürfen nicht für den Kauf von Lehrbüchern, Geschenkkarten, Reisekosten, Anlagevermögen, persönliche Dienstleistungsvereinbarungen oder persönliche Einkäufe verwendet werden.
Kaufkarten sollten nicht auf Amazon verwendet werden.
Für den Kauf von Mahlzeiten muss ein unterschriebenes Formular zur Genehmigung von Mahlzeiten (6270 F1) vorgelegt werden.
Die Wellness-Richtlinien müssen bei jedem Kauf beachtet werden.
Der Karteninhaber:
- Tätigt den Kauf. Stellen Sie sicher, dass keine Steuern gezahlt werden. (Falls erforderlich, siehe Steuerbefreiungsbescheinigung TC-721G für den Bundesstaat Utah).
- Bewahrt alle Belege auf.
- Gibt Kontonummern und Beschreibungen in Linq ein.
- Scannt die Dokumente zusammen mit den Monatsabrechnungen und allen Angebotsunterlagen zur Überprüfung und Genehmigung in das Linq-Archiv.

Monatliche Audits

Die Unternehmensdienste führen monatliche Prüfungen der p-card-Transaktionen durch.
Die Nichteinhaltung der Richtlinien kann zum Verlust der p-card Berechtigung führen.
- Unzulässige Käufe bedürfen einer schriftlichen Erklärung und ggf. eines Nachweises über die Rückerstattung.
- Mehrfache Verstöße können zu einem vorübergehenden oder dauerhaften Verlust der p-card Privilegien führen.

Die Benutzer müssen den Abgleich in der zugewiesenen Zeit abschließen. Nicht vollständig durchgeführte Abgleiche können zum vorübergehenden Verlust der Kartenprivilegien führen.

Journalbuchungen sind möglicherweise nicht zulässig, wenn der Abgleich nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.

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Monatliche Audits

Zugehörige Richtlinien, Verfahren und Formulare