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最終更新日11月 13, 2023

6211 手順1 購買カード

Pカードを取得するには

  1.  管理者またはファシリテーターは、ビジネスサービスに連絡することにより、従業員用のカードを要求することができる。
  2. ビジネスサービスは、従業員にPカード申請書を記入させます。
  3.  従業員の管理者またはファシリテーターは、すべてのPカード申請書に署名するものとする。
  4. パートタイム従業員にはPカードは発行されない。
  5. 申請書が承認されたら、ビジネスサービスに返送してください。
  6.  ビジネスサービスは、承認された申請書をUSバンクに提出し、手続きを行います。
  7. カードは従業員の名前で発行される。従業員はカードの裏面に署名し、常に安全な場所に保管する必要があります。すべてのカードは、プロボ市学区の所有物であり、学区の許可された購入品にのみ使用するものとします。購入カードに私物をチャージするリスクを最小限に抑えるため、購入カードは個人のクレジットカードとは別に保管する必要があります。
  8. カードが到着すると、ビジネスサービスが従業員に連絡し、受け取り時間を決め、簡単な研修を行います。調達カードは以下のガイドラインに基づいて発行されます:
    • 事務ガイドライン
      • 校長秘書(小学校1校につき秘書カード1枚、中学校1校につき秘書カード2枚)
      • プログラム・マネージャーの秘書(マネージャー1人につき秘書カード1枚)
      • 取締役秘書(取締役1名につき秘書カード1枚)
      • 議員の秘書(議員1人につき秘書カード1枚)
      • その他、事業管理者の承認による
      • カードは1日$5,000枚まで。
    • メンテナンス/託児ガイドライン
      • 学校の管理人は月$500まで。
      • メンテナンス従業員は1日$500まで。
    • 管理者ガイドライン
      • 校長、アシスタント、プログラムマネージャー(1プログラムにつき1枚)。例外はビジネスサービスが管理する。
      • カードは1日$5,000枚まで。
    • スクールカード
      • 小学校には学校名の入ったカードが3枚配布され、必要に応じて職員に貸し出すことができる。
      • 中学校には、必要に応じて職員に貸し出すことができる学校名入りのカードが4枚支給される。
      • 高校には、必要に応じてスタッフに貸し出すことができる学校名入りのカードが5枚支給される。
      • スクールカードは、ビジネスサービスの承認を得た後にのみ、学生の旅行に使用することができます。
      •  職員は、チェックアウトカードを使用する前に校長の承認を得なければならない。
    • 教育長と評議員のガイドライン
      • カードは1日あたり$5,000枚に制限される。
    • 技術部
      • 通常のテクノロジー製品購入の場合、カードは1日$5,000枚まで。
      • 大規模な技術購入に使用される特定のカードには、より高い1日あたりの限度額が割り当てられる。
  9. カード所有者がプロボ市学区に雇用されなくなった場合、カードはビジネスサービスに返却する必要があります。
  10. $5,000を超える購入は、Linqで請求として処理されなければならない。このルールの例外はビジネスサービスが管理する。

一般情報

  1. 地区で使用するために購入したものは、ユタ州の売上税が免除されます。従業員のサンシャイン・ファンドで購入したものは課税対象となります。署名入りの非課税証明書(Utah Form TC-721G)はビジネスサービスから入手できます。
  2. 支払方法にかかわらず、地区の購買方針はすべて適用される。
  3. 購入品を2つ以上の少額の購入品に分割又は人為的に分割することは、州調達規 則の違反となります。違反は刑事罰の対象となる場合があります。
  4. 領収書および明細書はLinq Archiveにスキャンする必要があります。明細書は、US Bankのウェブサイトに掲載された翌日からご覧いただけます。明細書の締め日は毎月12日ですが、週末にあたる場合は翌月曜日となります。
  5. 毎月の明細書に記載されているすべての請求額を確認してください。不一致がある場合は、書面で抗議し、不正請求は直ちにUS Bank(1-800-523-9078)に報告してください。
  6.  ビジネスサービスは、ポリシーおよび/または手続きに従わない場合、Pカードを凍結または閉鎖する権利を有します。
  7. カードを紛失または盗難された場合は、ただちにUS Bankカスタマーサービス(1-800-344-5696)までご連絡ください。
  8. 購買に関する問題があれば、ビジネス・サービスまでご連絡ください。

Pカードでの購入

  • 購入カードは、学校/部署で使用する物品を購入するために、権限を与えられた職員に発行される。
  • 月次照合は明細月の最終日までに提出しなければならない。承認はLinqで行われる。校長の明細レポートは上司に提出され、レビューと署名が求められます。これらのフォームは、LinqアーカイブにスキャンされたPカード明細書にアップロードされます。
  • 購入カードを他の従業員と共有することはできません。カード所有者のみがPカードを使用できる。唯一の例外は、主席秘書が承認を受けて管理者のカードを使用できることである。
  • スクールカードは必要に応じて従業員に貸し出すことができる。校長は、購入前に購入品を承認する必要がある。
  • 購入カードは、教科書、ギフトカード、旅費、固定資産、個人的なサービス契約、個人的な買い物の購入に使用してはならない。
  • 購入カードはアマゾンで使用してはならない。
  • 購入した食事には、署名入りの食事承認書(6270 F1)が必要です。
  • 購入の際にはウェルネス・ポリシーに従わなければならない。
  • カードホルダー:
    • 購入する。税金が支払われていないことを確認する。(必要であれば、ユタ州免税証明書TC-721G tax exemption formを参照)
    • すべての領収書を保管する。
    • アカウント番号と説明をLinqに入力する。
    • 月次報告書や入札書類とともに書類をスキャンし、Linq Archiveで確認・承認する。

月次監査

  • ビジネスサービスは、Pカード取引について毎月監査を実施する。
  • ポリシーに従わない場合、Pカードの特典を失うことがあります。
    • 不適切な購入には、書面による説明と、該当する場合は払い戻しの証明が必要となります。
    • 違反が複数回に及ぶと、一時的または恒久的にPカードの特典を失う場合があります。

利用者は、指定された時間内に照合を完了しなければなりません。照合が完了していない場合は、一時的にPカード権限を失う場合があります。

  • 照合が適時に完了していない場合、仕訳入力が認められないことがある。

関連ポリシー、手続き、フォーム

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