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Última modificação: novembro 13, 2023

6211 Procedimento 1 Cartão de compras

Para obter um P-Card

  1.  Um Administrador ou Facilitador pode solicitar um cartão para seu funcionário entrando em contato com o Business Services.
  2. O Business Services solicitará que o funcionário preencha um pedido de cartão P-Card.
  3.  O administrador ou facilitador do funcionário deverá assinar todos os pedidos de cartão P-Card.
  4. Os cartões P não serão emitidos para funcionários de meio período.
  5. Depois que a solicitação for aprovada, devolva-a ao Business Services.
  6.  O Business Services enviará as solicitações aprovadas ao US Bank para processamento.
  7. Os cartões serão emitidos em nome do funcionário. O funcionário deve assinar o verso do cartão e mantê-lo sempre em um local seguro. Todos os cartões são de propriedade do Provo City School District e devem ser usados somente para compras autorizadas pelo distrito. Os cartões de compra devem ser mantidos separados dos cartões de crédito pessoais para minimizar o risco de cobrança de itens pessoais em um cartão de compra.
  8. Quando o cartão chegar, os Serviços de Negócios entrarão em contato com o funcionário para agendar um horário de retirada e fornecer um breve treinamento. Os cartões de compras serão emitidos de acordo com as seguintes diretrizes:
    • Diretrizes administrativas
      • Secretária do diretor (um cartão de secretária por escola primária, dois cartões de secretária por escola secundária)
      • Secretária do gerente do programa (um cartão de secretária por gerente)
      • Secretária do diretor (um cartão de secretária por diretor)
      • Secretário do membro do conselho (um cartão de secretário por membro do conselho)
      • Outros, mediante aprovação do administrador da empresa
      • Os cartões são limitados a $5.000 por dia.
    • Diretrizes de manutenção/custódia
      • Os zeladores de escolas estão limitados a $500 por mês.
      • Os funcionários de manutenção estão limitados a $500 por dia.
    • Diretrizes do administrador
      • Diretores, assistentes e gerentes de programas (um cartão por programa). As exceções a isso serão gerenciadas pelo Business Services.
      • Os cartões são limitados a $5.000 por dia.
    • Cartões escolares
      • As escolas de ensino fundamental receberão três cartões com o nome da escola, que poderão ser distribuídos aos funcionários conforme necessário.
      • As escolas de ensino médio receberão quatro cartões com o nome da escola, que poderão ser distribuídos aos funcionários conforme necessário.
      • As escolas de ensino médio receberão cinco cartões com o nome da escola, que poderão ser distribuídos aos funcionários conforme necessário.
      • Os cartões escolares podem ser usados para viagens de estudantes somente após a aprovação dos Serviços de Negócios.
      •  A equipe deve obter aprovação do diretor antes de usar o cartão de check-out.
    • Diretrizes do superintendente e dos membros do conselho
      • Os cartões serão limitados a $5.000 por dia.
    • Departamento de Tecnologia
      • Os cartões são limitados a $5.000 por dia para compras normais de tecnologia.
      • Os cartões específicos usados para grandes compras de tecnologia terão limites diários mais altos.
  9. Se, a qualquer momento, o titular do cartão não for mais funcionário do Distrito Escolar Municipal de Provo, o cartão deverá ser devolvido ao Serviço de Negócios.
  10. As compras acima de $5.000 devem ser processadas como uma requisição no Linq. As exceções a essa regra serão gerenciadas pelo Business Services.

Informações gerais

  1. Todas as compras feitas para uso do distrito estão isentas do imposto sobre vendas de Utah. As compras feitas com os Fundos Sunshine dos funcionários são tributáveis. Certificados assinados de isenção de impostos (Formulário TC-721G de Utah) podem ser obtidos no Business Services.
  2. Todas as normas de compras do Distrito são aplicáveis independentemente do método de pagamento.
  3. É uma violação do Código de Aquisições do Estado dividir ou dividir artificialmente uma compra em duas ou mais compras menores. As violações podem resultar em penalidades criminais.
  4. Os recibos e extratos devem ser digitalizados no Linq Archive. Os extratos estão disponíveis no site do US Bank no dia seguinte à publicação do extrato. Os extratos terminam no dia 12 de cada mês, a menos que caia em um fim de semana e, nesse caso, será na segunda-feira seguinte.
  5. Analise todas as cobranças no extrato mensal. Qualquer discrepância deve ser protestada por escrito e as cobranças fraudulentas devem ser informadas imediatamente ao US Bank pelo telefone 1-800-523-9078.
  6.  O Business Services se reserva o direito de congelar ou encerrar um cartão P-Card quando a política e/ou os procedimentos não forem seguidos.
  7. Se o seu cartão for perdido ou roubado, entre em contato imediatamente com o atendimento ao cliente do US Bank pelo telefone 1-800-344-5696.
  8. Qualquer problema relacionado a compras, entre em contato com o Business Services.

Compras com seu P-Card

  • Os cartões de compra são emitidos para funcionários autorizados a comprar itens para uso na escola/departamento.
  • As reconciliações mensais devem ser enviadas até o último dia do mês do extrato. As aprovações serão feitas no Linq. Os relatórios de extrato do diretor serão enviados ao supervisor para revisão e assinatura. Esses formulários serão carregados no extrato do cartão p-card digitalizado no Linq Archive.
  • Os cartões de compra não podem ser compartilhados com outros funcionários. Somente o titular do cartão pode usar o cartão. A única exceção é que a secretária principal pode usar o cartão do administrador com autorização.
  • Os cartões da escola podem ser retirados para os funcionários conforme necessário. Os diretores devem aprovar as compras antes de serem feitas.
  • Os cartões de compra não devem ser usados para comprar livros didáticos, cartões-presente, despesas de viagem, ativos fixos, contratos de serviços pessoais ou compras pessoais.
  • Os cartões de compra não devem ser usados na Amazon.
  • As refeições compradas devem ter um Formulário de autorização de refeição (6270 F1) assinado.
  • A política de bem-estar deve ser seguida para qualquer compra.
  • O titular do cartão:
    • Efetua a compra. Assegure-se de que nenhum imposto seja pago. (Se necessário, consulte o formulário de isenção de impostos TC-721G do Certificado de Isenção do Estado de Utah).
    • Guarde todos os recibos.
    • Insere números e descrições de contas no Linq.
    • Digitaliza os documentos, juntamente com o extrato mensal e qualquer documentação de oferta, no Linq Archive para revisão e aprovação.

Auditorias mensais

  • Os Serviços de Negócios realizarão auditorias mensais nas transações de cartões P.
  • A não conformidade com a política pode resultar na perda dos privilégios do cartão P.
    • As compras inadequadas exigirão uma explicação por escrito e comprovante de reembolso, se aplicável
    • Múltiplas infrações podem resultar na perda temporária ou permanente dos privilégios do cartão P

Os usuários devem concluir a reconciliação no tempo designado. As reconciliações não concluídas podem estar sujeitas à perda temporária dos privilégios do cartão P

  • Os lançamentos contábeis podem não ser permitidos se a reconciliação não for concluída em tempo hábil.

Políticas, procedimentos e formulários relacionados

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