Ultima modifica: 26 settembre 2023

Politica n. 1415 Registrazioni e verbali delle riunioni del Consiglio di amministrazione

• Scarica il Regolamento n. 1415 Registrazioni e verbali delle riunioni del Consiglio di amministrazione

Registrazione e verbale delle riunioni aperte

Tutte le riunioni aperte del Consiglio di Legislazione devono essere verbalizzate e registrate, ad eccezione delle visite in loco o dei viaggi in cui il Consiglio di Legislazione non prende decisioni o votazioni, per le quali è previsto solo un verbale scritto.

I verbali scritti devono includere:

1. La data, l'ora e il luogo della riunione;
2. I nomi dei membri presenti e assenti;
3. Il contenuto di tutte le questioni proposte, discusse o decise dal Consiglio, che può includere una sintesi dei commenti dei membri del Consiglio;
4. Un registro, per singolo membro, di ogni votazione effettuata;
5. Il nome di ogni persona non membro del Consiglio di Legislazione che, dopo essere stata riconosciuta dal membro del Consiglio di Legislazione che presiede, ha presentato testimonianze o commenti al Consiglio di Legislazione e un breve riassunto della testimonianza o dei commenti;
6. Qualsiasi altra informazione che rappresenti un resoconto dei lavori della riunione e che ogni membro richieda di inserire nella registrazione e nel verbale.

La registrazione deve essere completa e non modificata di tutte le parti aperte della riunione, dall'inizio della riunione fino al suo termine, e deve essere etichettata o identificata con la data, l'ora e il luogo della riunione.

Approvazione e disponibilità dei verbali e delle registrazioni delle riunioni del Consiglio di amministrazione

La registrazione di una riunione aperta del Consiglio centrale è un documento pubblico e deve essere messa a disposizione del pubblico per l'ascolto entro tre giorni lavorativi dalla fine della riunione.

Il verbale scritto di una riunione aperta del Consiglio centrale è un documento pubblico. Il Consiglio deve stabilire e implementare procedure per la correzione e l'approvazione formale dei verbali delle riunioni. Prima dell'approvazione, i verbali sono considerati "verbali in sospeso". I verbali in sospeso devono essere messi a disposizione del pubblico entro un tempo ragionevole dopo la riunione. Dopo l'approvazione formale da parte del Consiglio, il verbale scritto della riunione costituirà il resoconto ufficiale delle azioni intraprese durante la riunione. I verbali approvati saranno resi disponibili al pubblico entro tre giorni lavorativi dalla loro approvazione da parte del Consiglio.

I verbali in sospeso di una riunione del consiglio devono includere il seguente avviso in caratteri ben visibili: "Il presente verbale non è ancora stato formalmente approvato dal Consiglio d'istruzione e fino a tale approvazione formale è soggetto a modifiche".

Registrazione e verbale della riunione a porte chiuse

Tranne quando il motivo della chiusura della riunione è la discussione di informazioni personali (carattere, competenza professionale o salute di un individuo) o di questioni di sicurezza, come specificato nella Politica BEC, tutte le riunioni a porte chiuse devono essere registrate e le riunioni a porte chiuse possono essere verbalizzate per iscritto. Tali registrazioni e i verbali devono includere:

1. La data, l'ora e il luogo della riunione;
2. I nomi dei membri presenti e assenti; e
3. I nomi di tutti gli altri presenti, a meno che tale divulgazione non comprometta la natura riservata delle questioni discusse o violi in altro modo i diritti alla privacy degli altri presenti.

Quando vengono conservate, le registrazioni delle riunioni a porte chiuse devono essere complete e inedite di tutte le parti della riunione a porte chiuse e devono essere etichettate o identificate con la data, l'ora e il luogo della riunione a porte chiuse.

Quando una riunione è chiusa per discutere di questioni di sicurezza o di carattere, competenza professionale o salute di un individuo, come specificato nella Politica BEC, la riunione non sarà registrata e non sarà redatto alcun verbale.

Nessun voto segreto

Nessuna votazione sarà effettuata a scrutinio segreto.

Le registrazioni e i verbali delle riunioni a porte chiuse sono protetti

Tutte le registrazioni e i verbali delle riunioni a porte chiuse sono designati come "documenti protetti" ai sensi della legge sulla gestione dell'accesso ai documenti governativi.

Riferimenti legali e sinossi

Codice dello Utah Ann. § 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

Registrazione e verbale delle riunioni aperte

Utah Code Ann. § 52-4-203(4)(f) (2013)

Approvazione e disponibilità di verbali e registrazioni

Codice dello Utah Ann. § 52-4-206 (2006)

Registrazione e verbale della riunione a porte chiuse

Utah Code Ann. § 52-4-203(2)(d) (2013)

Nessun voto segreto

Codice dello Utah Ann. § 52-4-206(5) (2006)

Le registrazioni e i verbali delle riunioni a porte chiuse sono protetti

Codice dello Utah Ann. § 63G-2-101 e seguenti.

Le registrazioni e i verbali delle riunioni a porte chiuse sono protetti

Approvato dal Consiglio d'istruzione

13 agosto 2013