Dernière modification : 26 septembre 2023

Politique n° 1415 Enregistrements et procès-verbaux des réunions du conseil d'administration

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Enregistrement et procès-verbal de la réunion publique

Toutes les réunions publiques du conseil d'administration font l'objet d'un procès-verbal écrit et d'un enregistrement, à l'exception des visites de sites ou des visites itinérantes au cours desquelles le conseil d'administration ne vote pas et ne prend pas de mesures, pour lesquelles seul un procès-verbal écrit est conservé.

Le procès-verbal écrit comprend

1. La date, l'heure et le lieu de la réunion ;
2. Les noms des membres présents et absents ;
3. Le contenu de toutes les questions proposées, discutées ou décidées par le conseil d'administration, qui peut inclure un résumé des commentaires des membres du conseil d'administration ;
4. Un compte rendu, par membre individuel, de chaque vote effectué ;
5. Le nom de chaque personne qui n'est pas membre du conseil d'administration et qui, après avoir été reconnue par le président du conseil d'administration, a présenté un témoignage ou des commentaires au conseil d'administration, ainsi qu'un bref résumé de son témoignage ou de ses commentaires ;
6. Toute autre information qui constitue un compte rendu des délibérations de l'assemblée et dont un membre demande qu'elle soit consignée dans l'enregistrement et le procès-verbal.

L'enregistrement est un enregistrement complet et non édité de toutes les parties ouvertes de la réunion, depuis le début de la réunion jusqu'à son ajournement, et il est étiqueté ou identifié avec la date, l'heure et le lieu de la réunion.

Approbation et mise à disposition des procès-verbaux et des enregistrements des réunions du conseil d'administration

L'enregistrement d'une réunion publique du conseil d'administration est un document public et est mis à la disposition du public pour écoute dans les trois jours ouvrables suivant la fin de la réunion.

Le procès-verbal écrit d'une réunion publique du conseil d'administration est un document public. Le conseil d'administration établit et met en œuvre des procédures de correction et d'approbation formelle des procès-verbaux des réunions. Avant d'être approuvé, le procès-verbal est considéré comme "en attente". Les procès-verbaux en attente sont mis à la disposition du public dans un délai raisonnable après la réunion. Après approbation formelle par le conseil d'administration, le procès-verbal écrit de la réunion constitue le compte rendu officiel des mesures prises lors de la réunion. Les procès-verbaux approuvés sont mis à la disposition du public dans les trois jours ouvrables suivant leur approbation par le conseil d'administration.

Les procès-verbaux en attente d'une réunion du conseil d'administration doivent comporter la mention suivante, en caractères bien visibles et bien en évidence : "Ce procès-verbal n'a pas encore été formellement approuvé par le Conseil de l'éducation et, jusqu'à cette approbation formelle, il est susceptible d'être modifié".

Enregistrement et procès-verbal des réunions à huis clos

Sauf lorsque la raison de la clôture de la réunion est la discussion d'informations personnelles (la moralité, la compétence professionnelle ou la santé d'une personne) ou de questions de sécurité, comme spécifié dans la politique BEC, un enregistrement est conservé de toutes les réunions à huis clos et un procès-verbal écrit peut être établi pour les réunions à huis clos. Ces enregistrements, ainsi que les procès-verbaux, doivent inclure :

1. La date, l'heure et le lieu de la réunion ;
2. Les noms des membres présents et absents ; et
3. Les noms de toutes les autres personnes présentes, sauf dans les cas où cette divulgation compromettrait la nature confidentielle des questions discutées ou porterait atteinte au droit à la vie privée des autres personnes présentes.

Lorsqu'ils sont conservés, les enregistrements des réunions à huis clos sont des enregistrements complets et non édités de toutes les parties de la réunion à huis clos et sont étiquetés ou identifiés avec la date, l'heure et le lieu de la réunion à huis clos.

Lorsqu'une réunion est fermée dans le but de discuter soit de questions de sécurité, soit de la moralité, de la compétence professionnelle ou de la santé d'une personne, comme le prévoit la politique BEC, la réunion n'est pas enregistrée et aucun procès-verbal n'est établi.

Pas de vote à bulletin secret

Aucun vote n'a lieu au scrutin secret.

Les enregistrements et les procès-verbaux des réunions à huis clos sont protégés

Tous les enregistrements et procès-verbaux des réunions à huis clos sont désignés par la présente comme "documents protégés" en vertu de la loi sur la gestion de l'accès aux documents du gouvernement (Government Records Access Management Act).

Références juridiques et synopsis

Utah Code Ann. § 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

Enregistrement et procès-verbal de la réunion publique

Utah Code Ann. § 52-4-203(4)(f) (2013)

Approbation et mise à disposition des procès-verbaux et des enregistrements

Utah Code Ann. § 52-4-206 (2006)

Enregistrement et procès-verbal des réunions à huis clos

Utah Code Ann. § 52-4-203(2)(d) (2013)

Pas de vote à bulletin secret

Utah Code Ann. § 52-4-206(5) (2006)

Les enregistrements et les procès-verbaux des réunions à huis clos sont protégés

Utah Code Ann. § 63G-2-101 et seq.

Les enregistrements et les procès-verbaux des réunions à huis clos sont protégés

Approuvé par le Conseil d'éducation

13 août 2013