最后一次修改：9 月 26, 2023

第 1415 号政策 执行局会议的记录和纪要

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公开会议记录和会议纪要

所有公开的董事会会议均应保留书面记录和录音，但董事会不进行表决或采取行 动的实地考察或巡回参观除外，这些会议只应保留书面记录。

书面会议记录应包括

1. 会议的日期、时间和地点；
2. 出席和缺席成员的姓名；
3. 执行局提议、讨论或决定的所有事项的实质内容，其中可包括执行局成员的评论摘要；
4. 按委员个人分列的每次表决记录；
5. 经主持会议的执行局成员确认后向执行局提交证词或意见的每位非执行局成员的 姓名及其证词或意见的简短摘要；
6. 任何成员要求记入会议记录和会议纪要的任何其他会议记录信息。

录音应完整、未经编辑地记录会议从开始到散会的所有公开部分，并应标明或标识会议的日期、时间和地点。

执行局会议记录的批准和提供

董事会公开会议的录音属于公共记录，应在会议结束后三个工作日内提供给公众收听。

董事会公开会议的书面记录为公共记录。董事会应制定并执行会议记录的更正和正式批准程序。在批准之前，会议记录被视为 "待批会议记录"。待批会议记录应在会议结束后的合理时间内向公众公布。经董事会正式批准后，书面会议记录即为会议所采取行动的正式记录。经批准的会议记录应在董事会批准后三个工作日内向公众公布。

待批的董事会会议记录应以醒目易见的字体注明如下内容"本会议记录尚未经教育委员会正式批准，在正式批准之前可能会有变动"。

闭门会议的记录和会议纪要

除非根据《政策》第 BEC 条的规定，闭门会议的原因是讨论个人信息（个人的品格、 专业能力或健康状况）或安全问题，否则所有闭门会议均应保留录音，并可保留闭门会 议的书面记录。此类录音和任何会议记录应包括

1. 会议的日期、时间和地点；
2. 出席和缺席成员的姓名；以及
3. 所有其他与会人员的姓名，除非披露姓名会损害所讨论问题的保密性或侵犯其他与会人员的隐私权。

保存非公开会议的记录时，应对非公开会议的所有部分进行完整和未经编辑的记录， 并应标明或标识非公开会议的日期、时间和地点。

根据《政策》第 BEC 条的规定，如果闭门会议的目的是讨论安全问题或个人的品格、专业 能力或健康问题，则会议不得记录在案，也不得保存会议记录。

无记名投票

表决不采用无记名投票方式。

闭门会议的记录和会议记录受保护

根据《政府记录访问管理法》，所有非公开会议的记录和会议记录均被指定为 "受保护记 录"。

法律参考资料和简介

犹他州法典汇编§ 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

公开会议记录和会议纪要

犹他州法典§ 52-4-203(4)(f) (2013)

会议记录和录音的批准与提供

犹他州法典汇编§ 52-4-206 (2006)

闭门会议的记录和会议纪要

犹他州法典§ 52-4-203(2)(d) (2013)

无记名投票

犹他州法典汇编§ 52-4-206(5) (2006)

闭门会议的记录和会议记录受保护

犹他州法典§ 63G-2-101 et seq.

闭门会议的记录和会议记录受保护

教育委员会批准

2013 年 8 月 13 日