Riassunto della riunione del Consiglio di amministrazione del 28 novembre

30 novembre 2023 /
Prezzo Caleb /
Riassunto del consiglio di amministrazione, Consiglio scolastico PCSD

Sessione di studio

Formazione sul Manuale del Consiglio: 1:15

La Presidente Rebecca Nielsen ha esaminato la sezione "Richiesta di informazioni" del Manuale del Consiglio di Amministrazione. Ha ricordato il carico di lavoro del personale del distretto che prepara le informazioni.

Aggiornamento sulla costruzione: 4:00

L'amministratore degli affari Derek Anderson ha presentato.

Timpview
- Il piano per l'inizio delle lezioni nella nuova sezione il 4 dicembre è cambiato. La scuola continuerà a tenere i tre giorni di uscita anticipata questa settimana (29/11, 30/11 e 1/12) per consentire al personale di iniziare il trasloco nel nuovo edificio. Il trasloco degli studenti e la frequenza delle lezioni nel nuovo edificio avverrà invece l'11 dicembre. In questo modo si potranno sbrigare le pratiche, in particolare l'ispezione dell'ascensore, e il personale avrà più tempo per sistemare le aule. Gli insegnanti tratterranno quanto necessario per insegnare nelle vecchie aule nella settimana dal 4 all'8 dicembre. L'11 dicembre si terrà un'inaugurazione pubblica.

Relazione di revisione: 7:13

L'amministratore degli affari Derek Anderson ha presentato.

I contabili hanno presentato una relazione sulla revisione contabile. Questi sono i risultati

Il parere del revisore indipendente dichiara di aver controllato il bilancio e che esso rappresenta correttamente l'esercizio finanziario. Hanno presentato che il distretto ha ricevuto un parere non modificato o pulito.
Hanno identificato un fattore di rischio:
- Fattore di rischio: l'ambiente delle paghe
  - È stato notato che ci sono molte liste di controllo come parte del libro paga. Una di queste è il rapporto sulle mancate timbrature. La politica sulla gestione delle mancate timbrature non è molto chiara. Attualmente, il supervisore diretto di un dipendente viene messo al corrente della mancata timbratura e gli viene chiesto di aiutare a chiudere il rapporto di timbratura. Spesso il reparto paghe non riceve la risposta necessaria dai supervisori e deve chiudere da solo il rapporto di timbratura. Questo non è preferibile. Il revisore raccomanda di ritirare i rapporti di timbratura non chiusi e di ritardare il pagamento finché il supervisore del dipendente non si occupa delle timbrature mancate.
Controlli interni in generale - controlli software e chi ha l'autorità di fare cosa.
- I controlli devono essere migliori. La mancanza di questi controlli sfrutta i dipendenti per le frodi. I revisori hanno consigliato di coinvolgere il dipartimento finanziario in tutte le questioni che potrebbero coinvolgere le finanze in entrata o in uscita. Quest'anno è stato deciso di richiedere solo un commento verbale. I revisori si occuperanno del controllo durante la revisione del prossimo anno; se non è cambiato nulla, potrebbe essere inserito nei risultati ufficiali scritti.
Rapporto di audit unico:
- Non ci sono rilievi scritti - i rilievi scritti dell'anno scorso sono stati affrontati in modo completo.
Sovvenzioni:
- Non sono state riscontrate carenze. Le due principali sovvenzioni esaminate non hanno evidenziato rilievi scritti. Il Distretto è considerato a basso rischio per le sovvenzioni.
I criteri di conformità della revisione contabile statale sono stati verificati in 7 aree.
- Nessun problema, nessun risultato scritto.
L'importo del bilancio dell'anno precedente è stato interamente soddisfatto.

Campo Big Springs: 30:25

L'Amministratore commerciale Derek Anderson ha presentato. Il Sovrintendente e l'Amministratore commerciale hanno incontrato Chad Duncan e Bill Sprunger, che ogni estate si occupano del campeggio Big Springs per il distretto. In diverse occasioni, hanno anche incontrato la città di Provo per discutere lo spostamento del campo in un prato sotto il campeggio regolare. Il consiglio scolastico ha ricevuto la seguente raccomandazione:

Se il Consiglio ritiene che l'esperienza e l'apprendimento forniti da Camp Big Springs siano in linea con la nostra visione e missione per l'apprendimento degli studenti e per fornire un'esperienza unica agli studenti, allora raccomandiamo che per il 2024 il Camp Big Springs continui nella sua sede attuale.
- Ricostruiremmo le piattaforme per la stagione 2024.
- Il campo si svolgerà in modo simile a come si è svolto in passato.
- Verrebbe individuata una persona da affiancare a Chad Duncan, in modo che a un certo punto possa subentrare come coordinatore del campo un'altra persona che non abbia un contratto di 242 giorni.
Se il campo di Big Springs continuerà oltre il 2024, terremo traccia di tutti i costi dell'anno in corso, otterremo delle stime e pubblicheremo una gara d'appalto per le strutture permanenti in entrambe le sedi, che potrebbe fornirci un confronto tra il costo del mantenimento del campo nella sede attuale e quello del suo trasferimento nel prato. Poi presenteremo questi numeri al Consiglio d'istruzione per avere indicazioni.

Aggiornamento sulla sicurezza scolastica: 49:25

Jason Garrison, Direttore dei Servizi agli Studenti, ha presentato la situazione. Per precauzione, la presentazione non è stata troppo dettagliata, al fine di preservare l'efficacia delle misure di sicurezza adottate. Il distretto ha un piano di sicurezza multidisciplinare che coinvolge tutti i dipartimenti. Alcuni degli sforzi evidenziati sono i seguenti:

Sistema di gestione dei visitatori RAPTOR
- Sono tutti in funzione, tranne i due licei comprensivi. Sono in varie fasi di attuazione a causa della necessità di formare il personale delle sedi.
Sottocomitato per l'accesso agli edifici
- Il comitato si è riunito due volte. Sono:
  - Revisione delle politiche e semplificazione dei contenuti.
  - Si è discusso dei pro e dei contro delle porte esterne che danno accesso agli edifici.
  - Si è discusso dell'accesso agli allarmi e degli orari di funzionamento delle sedi distrettuali.
Sistemi di rilevamento precoce
- BARK - comunicazione online degli studenti
- Suggerimenti anonimi di SafeUT
- Avvisi/rapporti del Contentkeeper
- Valutazione delle minacce per gli studenti basata su prove di efficacia
Il laminato protettivo per finestre è ora presente in tutte le scuole.
Sovvenzione per la sicurezza e il sostegno delle scuole
- HB61 Requisiti di sicurezza
  - Progetti
    - Le telecamere di sorveglianza per interni aumentano di numero
    - Finestre esterne Laminato protettivo aumentare il numero
Sovvenzione per gli specialisti della sicurezza scolastica - deve essercene uno per ogni scuola, secondo la legge HB61.

Il Consigliere McCabe ha chiesto se l'illuminazione esterna delle scuole fa parte del progetto di legge. L'argomento è stato affrontato, ma non fa parte del progetto di legge.

Il membro del Consiglio studentesco Will Weidner ha chiesto informazioni errate sulla sicurezza e ha fatto l'esempio dei ragazzi che non sanno se si tratta di un'esercitazione o meno. Il Direttore Garrison ha parlato dell'errore umano e della necessità di una comunicazione chiara. Ha inoltre affermato che nelle situazioni di emergenza, il Direttore delle comunicazioni del distretto coordina la comunicazione per garantire che tutte le comunicazioni siano chiare e coerenti.

Il Consiglio ha espresso apprezzamento per questi sforzi.

Revisione della politica: 1:15:19

Judy Rose, direttrice del curriculum, e Karen Brock, direttrice dello sviluppo professionale, hanno presentato al consiglio questi aggiornamenti delle politiche.

Politica 4020 Sviluppo e adozione del curriculum: 1:15:36

Questa politica presenta alcune modifiche, tra cui gli aggiornamenti dovuti alla legge dello Utah, l'aggiornamento dei titoli delle mansioni e la chiarezza. Questa è la prima lettura e sarà pubblicata sul sito web per ottenere un feedback pubblico.

Politica 4040 - Sviluppo professionale: 1:16:50

Questa politica è stata modificata per chiarezza e per le modifiche ai titoli di lavoro. La politica discute il modo in cui gli educatori possono ottenere crediti per avanzare nella tabella degli stipendi. La questione viene sollevata ogni anno durante le negoziazioni e ha lo scopo di fornire chiarezza sul processo ai dipendenti. Questa è la prima lettura e sarà pubblicata sul sito web per ottenere un feedback pubblico.

Richiesta di acquisto di grandi dimensioni: 1:23:35

L'amministratore aziendale Derek Anderson ha condiviso che i tavoli previsti per le aule di scienze nella nuova scuola media di Shoreline non sono sufficienti per le esigenze delle classi. Il distretto ha richiesto l'acquisto di tavoli aggiornati, dotati di prese elettriche e di una spessa protezione chimica sulla superficie.

Aggiunta di una posizione per il Dipartimento Affari: 1:28:55

Devyn Dayley, Direttore della contabilità, ha dichiarato che, a causa della notevole necessità di tempo del dipartimento finanziario al di fuori del normale orario di lavoro per completare il lavoro richiesto, è stato richiesto un FTE aggiuntivo. Il dipartimento commerciale chiede una nuova posizione nei Servizi aziendali. Questa posizione fornirà un'ampia gamma di supporto alle scuole e ai dipartimenti e consentirà di aumentare il supporto agli acquisti, al bilancio e alla contabilità dell'Ufficio finanziario. Per diversi anni, i requisiti statali e federali aggiuntivi per i Servizi aziendali, le varie esigenze di bilancio, le analisi aggiuntive necessarie per prendere decisioni migliori e i nuovi programmi creati o assegnati, hanno portato alla possibilità di completare solo i compiti più importanti (e con un'enorme quantità di tempo al di fuori della normale giornata lavorativa) e all'incapacità di analizzare i dati di tendenza e creare informazioni di bilancio più significative per l'amministrazione e le scuole. Un sostegno aggiuntivo consentirà di portare a termine un maggior numero di progetti che permetteranno al Consiglio di Amministrazione di prendere decisioni più basate sui dati e di assicurare che le scuole e i dipartimenti siano meglio supportati nelle loro decisioni finanziarie.

Riunione d'affari

Giuramento di fedeltà: 1:48:50

Jarod Sites, Sovrintendente aggiunto per l'istruzione elementare

Ingresso del pubblico: 1:49:19

Nessun contributo pubblico

Considerazione sull'approvazione del rapporto di revisione contabile: 1:49:50

Ogni anno i risultati finanziari devono essere sottoposti a una revisione contabile indipendente e approvati dal Consiglio di amministrazione. Il Consiglio approva i risultati della revisione contabile dell'esercizio 22-23.

La mozione è approvata all'unanimità

Considerazione sull'approvazione della richiesta di acquisto di grandi quantità: 1:55:22

I laboratori scientifici hanno bisogno di tavoli unici resistenti alle sostanze chimiche e di prese elettriche per le attrezzature utilizzate. I tavoli originali che erano stati progettati non avevano le esigenze richieste. Questi tavoli aggiornati saranno dotati di prese elettriche. Inoltre, sono dotati di una spessa protezione chimica sulla superficie.

La mozione è approvata all'unanimità

Considerazione sull'approvazione dell'aggiunta di una posizione nel Dipartimento Affari: 1:57:43

A causa della notevole necessità di tempo del dipartimento finanziario al di fuori del normale orario di lavoro per completare il lavoro richiesto, è stato richiesto un FTE aggiuntivo.

La mozione è approvata all'unanimità