Ultima modifica: 27 settembre 2023

3210 P1 Conformità al FERPA

• Scarica 3210 P1 Conformità al FERPA 

1. Procedure generali:
   • Una copia dell'avviso annuale FERPA deve essere inclusa nel processo di registrazione degli studenti.
   • L'avviso annuale FERPA sarà pubblicato sul sito web del Provo City School District e/o altrimenti ampiamente distribuito e disponibile ai genitori/tutori.
   • L'avviso del Distretto scolastico di Provo City per le informazioni riservate sarà incluso nel processo di iscrizione alla scuola, pubblicato sul sito web del Distretto scolastico di Provo City e/o altrimenti ampiamente distribuito e disponibile ai genitori/tutori.
2. Rifiuto di rilascio di informazioni sugli studenti:
   • Quando la scuola riceve la richiesta scritta di un genitore/tutore o di uno studente idoneo (maggiorenne o emancipato), tramite la procedura di registrazione distrettuale degli studenti, di negare la divulgazione delle informazioni di directory dello studente, la scuola inserirà la richiesta nel sistema informativo degli studenti in modo tempestivo e in modo tale che qualsiasi dipendente a cui viene chiesto di fornire informazioni sullo studente possa determinare facilmente se è stata presentata una richiesta di rifiuto della divulgazione delle informazioni dello studente.
   • Quando un genitore/tutore o uno studente idoneo sceglie l'opzione di negare la divulgazione delle informazioni dell'annuario, rinuncia alla divulgazione di tutte le informazioni designate, ad eccezione della misura in cui la FERPA autorizza la divulgazione ritenuta necessaria dal distretto per proteggere la salute o la sicurezza dello studente o di altri individui e la divulgazione a funzionari scolastici con interessi educativi legittimi. Per funzionario scolastico si intende una persona impiegata dal distretto in qualità di amministratore, supervisore, istruttore o membro del personale di supporto (compreso il personale sanitario o medico e il personale delle forze dell'ordine); una persona che fa parte del consiglio scolastico; una persona o una società con cui il distretto ha stipulato un contratto per l'esecuzione di un compito speciale (ad esempio un avvocato, un funzionario di udienza, un revisore dei conti, un consulente medico, un terapista o un'applicazione/sito web); un genitore/tutore o uno studente che fa parte di una commissione ufficiale, ad esempio una commissione disciplinare o di reclamo, o che assiste un altro funzionario scolastico nell'esecuzione dei suoi compiti. Un funzionario scolastico ha un interesse educativo legittimo se ha bisogno di esaminare un documento educativo per adempiere alle proprie responsabilità professionali.
   • I genitori/tutori non possono selezionare gli elementi o le circostanze in cui alcune informazioni possono o non possono essere rilasciate.
   • Una volta che uno studente idoneo o i genitori/tutori hanno fatto richiesta di negare il rilascio di informazioni sullo studente, la richiesta sarà valida per gli anni scolastici successivi, a meno che non venga modificata per iscritto dallo studente idoneo o dai genitori/tutori.
   • Ogni scuola controllerà le richieste di rifiuto del rilascio delle informazioni sugli elenchi dei propri studenti per garantire che la richiesta venga accolta.
   • A livello di scuola superiore, tutte le richieste di nomi, indirizzi e numeri di telefono di studenti ricevute da reclutatori militari o da istituti di istruzione superiore saranno inoltrate all'Ufficio servizi agli studenti del Distretto scolastico della città di Provo per una risposta.
   • Prima di rilasciare le informazioni sugli studenti, l'Assistente Sovrintendente ai Servizi agli Studenti, l'amministrazione scolastica o un suo incaricato esamineranno il database distrettuale per verificare che le richieste dei genitori/tutori o degli studenti idonei di negare il rilascio delle informazioni sugli studenti siano state correttamente inserite nel Sistema Informativo Studenti.
   • Il distretto non divulgherà le informazioni sugli elenchi degli studenti idonei che abbiano richiesto, o i cui genitori/tutori abbiano richiesto, di non divulgare tali informazioni.
3. Richieste di revisione dei documenti degli studenti:
   • I genitori e i tutori legali degli studenti attualmente iscritti o idonei possono presentare una richiesta scritta al preside della scuola o a chi ne fa le veci per esaminare o ottenere copie dei documenti dello studente.
   • Prima di consentire l'accesso ai documenti degli studenti, il personale scolastico deve verificare l'identità della persona che ne fa richiesta. Il distretto definisce alcune informazioni sugli studenti come informazioni di repertorio. Tali informazioni possono essere divulgate senza il consenso dei genitori/tutori; tuttavia, le informazioni sugli studenti non devono essere divulgate di routine su richiesta del pubblico. I dipendenti della scuola devono contattare il Servizio studenti in caso di domande sulle richieste ricevute.
   • L'accesso ai documenti scolastici ai sensi del FERPA riguarda solo i documenti scolastici ufficiali, come voti, frequenza e altre informazioni contenute nel fascicolo cumulativo. Non si estende ai registri di classe tenuti da un singolo insegnante, preside, consulente o altro personale.
   • Le scuole non sono tenute a preparare relazioni speciali o a ricreare documenti persi o distrutti per soddisfare una richiesta di documenti degli studenti.
   • Le copie dei documenti devono essere fornite ai genitori/tutori e agli studenti a un costo ragionevole. L'impossibilità di pagare i costi di riproduzione non può impedire l'accesso alla documentazione stessa.
   • Le richieste di accesso ai documenti devono essere accolte tempestivamente e non oltre 45 giorni dalla data della richiesta.
   • Le scuole devono tenere un registro di ogni richiesta di accesso e di ogni divulgazione di un documento educativo.
   • La registrazione dell'accesso deve includere i nomi delle parti che hanno richiesto o ricevuto informazioni dai registri e il motivo della richiesta.
   • Una copia del consenso firmato dal genitore/tutore a NON rilasciare un documento deve essere conservata in archivio.
4. Problemi di custodia e richieste di informazioni e contatti da parte dei genitori non affidatari:
   • Il genitore/tutore non affidatario ha il diritto di accedere alla documentazione del proprio studente, a meno che alla scuola non venga presentata un'ordinanza del tribunale che vieti al genitore/tutore non affidatario tale accesso.
   • Il genitore/tutore affidatario non può vietare al genitore/tutore non affidatario l'accesso alla documentazione del figlio, a meno che non sia vietato da un'ordinanza del tribunale.
   • I genitori/tutori non affidatari devono presentare una richiesta scritta per ottenere il fascicolo scolastico dello studente.
   • La scuola non accetterà né onorerà alcuna richiesta permanente di rilascio periodico dei documenti al genitore/tutore non affidatario.
   • Il FERPA si applica solo ai documenti educativi scritti. Non regola i contatti personali, le visite o le conferenze.
   • In genere, i genitori/tutori non visitano i bambini a scuola durante l'orario scolastico, indipendentemente dal fatto che i genitori/tutori abbiano o meno la custodia. Se la scuola consente ai genitori/tutori di visitare il bambino durante l'orario scolastico e se esiste un'ordinanza del tribunale in merito alla custodia, il genitore/tutore non affidatario può avere accesso al bambino solo con il permesso del genitore affidatario o come specificamente autorizzato nell'ordinanza del tribunale.
   • Al personale scolastico è vietato scrivere lettere di sostegno per i genitori/tutori coinvolti in controversie o procedimenti legali di custodia, né può fungere da mediatore in controversie di custodia o di visita.
   • Nelle situazioni in cui non è possibile verificare la custodia legale o il personale non è in grado di determinare chi ha l'autorità legale sul bambino e l'accesso allo stesso, la scuola provvederà:
     • Consentire solo alla persona che ha iscritto lo studente di disiscriverlo;
     • Contattare un agente di polizia o il DCFS e rilasciare lo studente a uno di loro quando le parti sono in conflitto e non riescono ad accordarsi su chi possa essere rilasciato.
   • Se una persona causa un disturbo all'interno del campus scolastico, il preside ha l'autorità legale di richiedere ai genitori/tutori o ad altri adulti che causano il disturbo di astenersi dall'entrare nella proprietà della scuola senza aver preso accordi con lui. Il preside può negare a queste persone l'accesso alla proprietà della scuola in caso di problemi di sicurezza, di fastidio o di potenziale lesione (Codice dello Utah 53A-3-503). Il preside deve notificare per iscritto alla persona in questione la sua decisione in merito all'accesso.
5. Richieste di modifica dei registri degli studenti:
   • Se i genitori/tutori ritengono che la scheda dello studente contenga informazioni inesatte, fuorvianti o in violazione del diritto alla privacy, possono chiedere che la scheda venga modificata o corretta.
   • I genitori o i tutori devono presentare al preside una richiesta scritta di revisione della scheda del proprio studente. I genitori/tutori devono citare le informazioni che ritengono imprecise, fuorvianti o che violano i diritti alla privacy del proprio figlio e fornire qualsiasi documentazione a sostegno della loro convinzione.
   • Il preside esaminerà la documentazione e raccoglierà ulteriori informazioni che possono includere una conferenza con i genitori/tutori per chiarire le loro preoccupazioni. Il preside prenderà una decisione entro 20 giorni scolastici dal ricevimento della richiesta.
   • Se i genitori/tutori desiderano appellarsi alla decisione del preside, possono inviare una richiesta scritta di audizione all'Ufficio Insegnamento e apprendimento entro dieci (10) giorni scolastici dalla decisione del preside.
   • L'Ufficio per l'Insegnamento e l'Apprendimento sottoporrà il ricorso all'Assistente Sovrintendente ai Servizi agli Studenti, che terrà un'udienza entro 20 giorni scolastici in cui i genitori/tutori avranno l'opportunità di presentare prove a sostegno della loro richiesta di modifica del verbale.
   • I genitori/tutori possono essere assistiti o rappresentati da una o più persone, compreso il loro avvocato; tuttavia, i genitori/tutori devono comunicare in anticipo se intendono avvalersi di un legale, in modo che anche il distretto abbia l'opportunità di avere una rappresentanza legale.
   • L'Assistente Sovrintendente ai Servizi agli Studenti prenderà una decisione scritta entro 20 giorni scolastici. La decisione includerà una sintesi delle prove e le ragioni della decisione.
   • Se si decide di modificare o correggere la scheda dello studente, la modifica sarà effettuata e i genitori/tutori saranno informati per iscritto della modifica.
   • Se l'Assistente Sovrintendente ai Servizi agli Studenti stabilisce che la documentazione non sarà modificata, i genitori/tutori possono inserire nella documentazione una dichiarazione in cui commentano le informazioni contestate e/o spiegano perché non sono d'accordo con la decisione del distretto.
6. Richieste di documenti tramite citazione o in caso di emergenza:
   • Prima di divulgare le informazioni sugli studenti in caso di citazione in giudizio (a meno che la citazione non disponga diversamente), la scuola deve informare i genitori/tutori che la documentazione del figlio è stata citata in giudizio, in modo che i genitori/tutori abbiano la possibilità di rivolgersi a un legale.
   • I funzionari scolastici possono divulgare le informazioni sugli studenti a soggetti appropriati in una situazione di emergenza, se la condivisione delle informazioni è necessaria per proteggere la salute o la sicurezza dello studente o di altri.
7. Notifica e richiesta di revisione dei materiali ai sensi del PPRA:
   • I genitori o i tutori devono ricevere una notifica almeno due settimane prima che un sondaggio, un'analisi o una valutazione possano essere somministrati agli studenti o che vengano implementate attività o compiti in classe pianificati, se il contenuto si riferisce a una o più delle otto aree protette dal PPRA.
   • I genitori o i tutori devono dare il consenso scritto affinché il loro studente partecipi a una qualsiasi delle attività sopra menzionate.
   • Il personale della scuola fornirà i moduli di consenso appropriati ai genitori/tutori e controllerà la partecipazione degli studenti in base al consenso scritto dei genitori/tutori.
   • I genitori o i tutori possono rinunciare al periodo di notifica minimo di due settimane.
   • I genitori o i tutori avranno accesso e l'opportunità di rivedere tutti i materiali, i sondaggi, i compiti o le valutazioni se il contenuto si riferisce a una delle aree protette dal PPRA.
8. Richieste dei media e sicurezza di Internet:
   • A meno che non sia stato negato il rilascio di informazioni su uno studente, come descritto nell'Avviso annuale FERPA, lo studente può essere fotografato o videoregistrato dai media durante la copertura di eventi o programmi scolastici.

Politica e moduli

• Politica n. 3210 Conformità al FERPA
• Modulo di rilascio FERPA