Dernière modification : 27 septembre 2023

3210 P1 Respect de la FERPA

• Télécharger 3210 P1 Conformité avec FERPA 

1. Procédures générales :
   • Une copie de la notice annuelle FERPA doit être jointe à la procédure d'inscription de l'étudiant.
   • La notification annuelle FERPA sera publiée sur le site Internet du Provo City School District, et/ou sera largement distribuée et mise à la disposition des parents/tuteurs.
   • L'avis du district scolaire de Provo City concernant les informations du répertoire sera inclus dans le processus d'inscription à l'école, affiché sur le site Internet du district scolaire de Provo City et/ou largement distribué et mis à la disposition des parents ou des tuteurs.
2. Refus de communiquer des informations sur les étudiants :
   • Lorsqu'une école reçoit la demande écrite d'un parent/tuteur ou d'un élève admissible (âgé de plus de 18 ans ou émancipé), par le biais de la procédure d'inscription des élèves du district, de refuser la divulgation des informations de l'annuaire de l'élève, l'école saisit la demande dans le système d'information sur les élèves en temps opportun et de manière à ce que tout employé à qui l'on demande de fournir des informations sur l'élève puisse facilement déterminer si une demande a été faite pour refuser la divulgation des informations sur l'élève.
   • Lorsque le(s) parent(s), le(s) tuteur(s) ou l'élève éligible choisit de refuser la divulgation des informations de l'annuaire, il(s) refuse(nt) la divulgation de toutes les informations désignées, sauf dans la mesure où la FERPA autorise la divulgation jugée nécessaire par le district pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes, ainsi que la divulgation aux responsables de l'école ayant des intérêts légitimes en matière d'éducation. Un responsable scolaire est une personne employée par le district en tant qu'administrateur, superviseur, instructeur ou membre du personnel de soutien (y compris le personnel médical ou de santé et le personnel des forces de l'ordre) ; une personne siégeant au conseil scolaire ; une personne ou une société avec laquelle le district a passé un contrat pour effectuer une tâche spéciale (comme un avocat, un auditeur, un vérificateur, un consultant médical, un thérapeute ou une application/un site web) ; ou un parent/tuteur ou un élève siégeant à un comité officiel, comme un comité disciplinaire ou un comité des griefs, ou aidant un autre responsable scolaire dans l'exécution de ses tâches. Un fonctionnaire scolaire a un intérêt légitime en matière d'éducation s'il a besoin d'examiner un dossier scolaire pour s'acquitter de ses responsabilités professionnelles.
   • Le(s) parent(s)/tuteur(s) ne peut(vent) pas choisir les éléments ou les circonstances dans lesquels certaines informations peuvent ou ne peuvent pas être divulguées.
   • Une fois qu'un élève admissible ou ses parents/tuteurs ont demandé à refuser la divulgation des informations le concernant, cette demande sera valable pour les années scolaires suivantes, à moins qu'elle ne soit modifiée par écrit par l'élève admissible ou ses parents/tuteurs.
   • Chaque école contrôlera les demandes de refus de divulgation des informations de l'annuaire de leurs élèves afin de s'assurer que la demande est honorée.
   • Au niveau de l'école secondaire, toutes les demandes de noms, d'adresses et de numéros de téléphone d'élèves émanant de recruteurs militaires ou d'établissements d'enseignement supérieur seront transmises au bureau des services aux élèves du district scolaire de la ville de Provo pour qu'il y réponde.
   • Avant de divulguer les informations de l'annuaire de l'élève, le surintendant adjoint des services aux élèves, l'administration de l'école ou la personne désignée examinera la base de données du district pour vérifier que les demandes des parents/tuteurs ou de l'élève admissible de refuser la divulgation des informations de l'élève ont été correctement saisies dans le système d'information de l'élève.
   • Le district ne divulguera pas les informations d'annuaire d'un élève éligible qui a demandé, ou dont les parents/tuteurs ont demandé, que ces informations ne soient pas divulguées.
3. Demandes d'examen du dossier de l'élève :
   • Les parents et les tuteurs légaux des élèves actuellement inscrits ou des élèves admissibles peuvent soumettre une demande écrite au directeur de l'école ou à la personne désignée pour examiner ou obtenir des copies des dossiers de l'élève.
   • Avant de permettre à une personne d'accéder aux dossiers des élèves, le personnel de l'école doit vérifier l'identité de la personne qui fait la demande. Le district désigne certaines informations sur les élèves comme étant des informations de répertoire. Ces informations peuvent être divulguées sans le consentement des parents ou des tuteurs ; toutefois, les informations relatives aux élèves ne doivent pas être systématiquement divulguées à la demande du public. Les employés de l'école doivent contacter les services aux élèves s'ils ont des questions sur les demandes qu'ils peuvent recevoir.
   • L'accès aux dossiers scolaires en vertu de la FERPA ne concerne que les dossiers scolaires officiels, tels que les notes, l'assiduité et d'autres informations figurant dans le dossier cumulatif. Il ne s'étend pas aux dossiers scolaires détenus par un enseignant, un directeur, un conseiller ou un autre membre du personnel.
   • Les écoles ne sont pas tenues de préparer des rapports spéciaux ou de recréer des dossiers perdus ou détruits pour répondre à une demande de dossiers d'élèves.
   • Des copies des dossiers doivent être fournies aux parents, aux tuteurs et aux élèves à un coût raisonnable. L'impossibilité de payer les frais de reproduction ne doit pas empêcher l'accès au dossier lui-même.
   • Les demandes d'accès aux dossiers doivent être satisfaites en temps utile et dans un délai maximum de 45 jours à compter de la date de la demande.
   • Les établissements scolaires doivent tenir un registre de chaque demande d'accès à un dossier scolaire et de chaque divulgation qu'ils effectuent à partir de ce dossier.
   • Le registre d'accès doit inclure le nom de la (des) partie(s) qui a (ont) demandé ou reçu des informations contenues dans les dossiers, ainsi que le motif de la demande.
   • Une copie du consentement signé du parent/tuteur pour NE PAS divulguer un dossier doit être conservée dans le dossier.
4. Questions relatives à la garde des enfants et demandes d'information et de contact des parents non gardiens :
   • Le parent/tuteur non gardien a le droit d'accéder au dossier de son élève, à moins que l'école ne soit saisie d'une décision de justice interdisant cet accès au parent/tuteur non gardien.
   • Le parent ou tuteur qui a la garde de l'enfant ne peut pas interdire au parent ou tuteur qui n'a pas la garde d'accéder au dossier de son enfant, sauf si une décision de justice l'interdit.
   • Le parent/tuteur non gardien doit faire une demande écrite pour obtenir le dossier scolaire de son élève.
   • Les écoles n'accepteront ni n'honoreront aucune demande permanente de communication périodique des dossiers au parent/tuteur n'ayant pas la garde.
   • La FERPA ne s'applique qu'aux dossiers pédagogiques écrits. Elle ne régit pas les contacts personnels, les visites ou les conférences.
   • En règle générale, les parents ou les tuteurs ne rendent pas visite à leurs enfants à l'école pendant les heures de cours, qu'ils en aient ou non la garde. Si une école autorise les parents ou les tuteurs à rendre visite à leur enfant pendant les heures de cours et qu'il existe une décision de justice concernant la garde de l'enfant, un parent ou un tuteur non gardien ne peut avoir accès à l'enfant qu'avec la permission du parent gardien ou avec l'autorisation spécifique de la décision de justice.
   • Il est interdit au personnel de l'école de rédiger des lettres de soutien pour les parents ou les tuteurs qui sont impliqués dans des litiges ou des procédures en matière de garde légale, et d'agir en tant que médiateur pour des litiges en matière de garde ou de visite.
   • Dans les cas où la garde légale ne peut être vérifiée ou si le personnel ne peut déterminer qui a l'autorité légale sur l'enfant et qui a le droit de visite, l'école s'y engage :
     • Ne permettre qu'à la personne qui a inscrit l'étudiant de le désinscrire ;
     • Contacter un officier de police ou le DCFS et confier l'élève à l'un d'entre eux lorsque les parties sont en conflit et ne parviennent pas à se mettre d'accord sur la personne à qui confier l'élève.
   • Si une personne perturbe le campus d'une école, le directeur a l'autorité légale d'exiger des parents, tuteurs ou autres adultes perturbateurs qu'ils s'abstiennent de pénétrer dans l'enceinte de l'école sans passer par lui. Le directeur peut refuser à ces personnes l'accès à la propriété de l'école s'il y a des raisons de sécurité, de nuisance ou de blessure potentielle, Utah Code 53A-3-503. Le directeur doit informer la personne par écrit de sa décision concernant son accès.
5. Demandes de modification du dossier de l'élève :
   • Si le(s) parent(s) ou tuteur(s) pense(nt) que le dossier de l'élève contient des informations inexactes, trompeuses ou en violation du droit à la vie privée de l'élève, il(s) peut(vent) demander que le dossier soit modifié ou corrigé.
   • Les parents ou tuteurs doivent soumettre une demande écrite au directeur pour une révision du dossier de leur élève. Le(s) parent(s)/tuteur(s) doit(vent) citer les informations qu'il(s) estime(nt) inexactes, trompeuses ou en violation du droit à la vie privée de son(leur) enfant et fournir tout document étayant sa(leur) conviction.
   • Le principal examinera le dossier et recueillera davantage d'informations, ce qui peut inclure une conférence avec le(s) parent(s) ou le(s) tuteur(s) afin de clarifier leurs préoccupations. Le directeur rendra sa décision dans les 20 jours scolaires suivant la réception de la demande.
   • Si le(s) parent(s) ou tuteur(s) souhaite(nt) faire appel de la décision du directeur, il(s) peut(vent) envoyer une demande écrite d'audience au Bureau de l'enseignement et de l'apprentissage dans les dix (10) jours de classe suivant la décision du directeur.
   • Le bureau de l'enseignement et de l'apprentissage transmet le recours au surintendant adjoint des services aux élèves, qui organise une audience dans un délai de 20 jours scolaires, au cours de laquelle le(s) parent(s) ou le(s) tuteur(s) ont la possibilité de présenter des preuves à l'appui de leur demande de modification du dossier.
   • Les parents ou tuteurs peuvent être assistés ou représentés par une ou plusieurs personnes, y compris leur avocat. Toutefois, les parents ou tuteurs doivent notifier à l'avance leur intention de se faire représenter par un avocat afin que le district ait également la possibilité d'être représenté par un avocat.
   • Le surintendant adjoint des services aux élèves rendra une décision écrite dans un délai de 20 jours scolaires. La décision comprendra un résumé des preuves et les raisons de la décision.
   • Si la décision est prise de modifier ou de corriger le dossier de l'élève, la modification sera effectuée et le(s) parent(s)/tuteur(s) en sera(ont) informé(s) par écrit.
   • Si le surintendant adjoint des services aux élèves décide que le dossier ne sera pas modifié, le(s) parent(s)/tuteur(s) peut(vent) faire figurer dans le dossier une déclaration commentant l'information contestée et/ou expliquant pourquoi il(s) n'est(sont) pas d'accord avec la décision du district.
6. Demandes d'archives par assignation ou en cas d'urgence :
   • Avant de divulguer des informations sur l'élève lorsque la loi l'y contraint (à moins que l'assignation n'en dispose autrement), l'école doit informer les parents ou les tuteurs que le dossier de leur enfant a été cité à comparaître, afin que les parents ou les tuteurs aient la possibilité de demander l'assistance d'un avocat.
   • Les responsables de l'école peuvent divulguer des informations sur l'élève à des parties appropriées dans une situation d'urgence, si le partage des informations est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes.
7. Notification et demandes d'examen des documents dans le cadre de la PPRA :
   • Les parents ou tuteurs doivent recevoir une notification au moins deux semaines avant qu'une enquête, une analyse ou une évaluation puisse être administrée aux élèves ou que des activités planifiées ou des devoirs de classe soient mis en œuvre, si le contenu se rapporte à un ou plusieurs des huit domaines protégés par la PPRA.
   • Les parents ou tuteurs doivent donner leur accord écrit pour que leur élève participe à l'une des activités susmentionnées.
   • Le personnel de l'école fournira les formulaires de consentement appropriés aux parents ou tuteurs et contrôlera la participation des élèves conformément au consentement écrit des parents ou des tuteurs.
   • Les parents ou les tuteurs peuvent renoncer à la période de notification minimale de deux semaines.
   • Les parents ou tuteurs auront accès à tous les documents, enquêtes, devoirs ou évaluations et auront la possibilité de les examiner si leur contenu se rapporte à l'un des domaines protégés par la loi sur les droits de la personne.
8. Demandes des médias et sécurité sur Internet :
   • À moins que la divulgation des informations relatives à l'élève n'ait été refusée comme indiqué dans la notice annuelle FERPA, l'élève peut être photographié ou filmé par les médias lors de la couverture d'événements ou de programmes scolaires.

Politique et formulaires

• Politique n° 3210 Respect de la FERPA
• Formulaire de décharge FERPA