Résumé de la réunion du conseil d'administration du 28 novembre

30 novembre 2023 /
Caleb Price /
Résumé du conseil d'administration, Conseil scolaire PCSD

Session d'étude

Formation sur le manuel du conseil d'administration : 1:15

La présidente Rebecca Nielsen passe en revue la section "Demande d'informations" du manuel du conseil d'administration. Elle rappelle la charge de travail du personnel du district qui rassemble les informations.

Mise à jour sur la construction : 4:00

L'administrateur des entreprises, Derek Anderson, fait une présentation.

Timpview
- Le projet de commencer les cours dans la nouvelle section le 4 décembre a changé. L'école maintiendra ses trois journées de sortie anticipée cette semaine (29/11, 30/11, 01/12) pour permettre au personnel de commencer à emménager dans le nouveau bâtiment. L'emménagement des élèves et les cours dans le nouveau bâtiment auront lieu le 11 décembre. Cela permettra de finaliser certaines choses, en particulier l'inspection de l'ascenseur, et donnera plus de temps au personnel pour installer les salles de classe. Les enseignants retiendront ce dont ils ont besoin pour enseigner dans les anciennes salles de classe pendant la semaine du 4 au 8 décembre. Une journée portes ouvertes est prévue le 11 décembre.

Rapport d'audit : 7:13

L'administrateur des entreprises, Derek Anderson, fait une présentation.

Les comptables ont fait un rapport sur l'audit. Voici les conclusions

L'opinion de l'auditeur indépendant indique qu'il a vérifié les états financiers et qu'il s'agit d'une représentation fidèle de l'exercice fiscal. Il indique que le district a reçu une opinion non modifiée ou sans réserve.
Ils ont identifié un facteur de risque :
- Facteur de risque - Environnement de la paie
  - Il a été noté qu'il existe de nombreuses listes de contrôle dans le cadre de la paie. L'une d'entre elles est le rapport sur les poinçons manqués. La politique relative au traitement des poinçons manqués n'est pas très claire. Ce qui se passe actuellement, c'est que le superviseur direct d'un employé est informé du poinçon manqué et qu'il lui est demandé de l'aider à clôturer le rapport de poinçonnage. Souvent, le service de la paie n'obtient pas la réponse nécessaire de la part des superviseurs et doit clôturer lui-même le rapport de poinçonnage. Cette situation n'est pas souhaitable. L'auditeur recommande de retirer les rapports de poinçonnage non clôturés et de retarder le paiement jusqu'à ce que le superviseur de l'employé s'occupe des poinçonnages manqués.
Contrôles internes au sens large - contrôles des logiciels et qui a le pouvoir de faire quoi.
- De meilleurs contrôles sont nécessaires. L'absence de ces contrôles permet aux employés de commettre des fraudes. Les auditeurs ont conseillé que le département des finances soit impliqué dans toutes les questions susceptibles d'impliquer des entrées ou des sorties de fonds. Il a été décidé que cela ne nécessiterait qu'un commentaire verbal cette année. Les auditeurs assureront un suivi lors de l'audit de l'année prochaine ; si rien n'a changé, cela pourrait éventuellement figurer dans les conclusions écrites officielles.
Rapport de contrôle unique :
- Aucune constatation écrite - la constatation écrite de l'année dernière a été entièrement traitée.
Subventions :
- Aucune déficience n'a été constatée. Les deux principales subventions testées n'ont donné lieu à aucune constatation écrite. Le district est considéré comme présentant un risque faible en matière de subventions.
Les critères de conformité de l'audit des États ont été testés dans sept domaines.
- Pas de problèmes - pas de constatations écrites.
La question du montant du budget de l'année précédente a été entièrement réglée.

Camp Big Springs : 30:25

L'administrateur des affaires, Derek Anderson, fait une présentation. Le surintendant et l'administrateur des affaires ont rencontré Chad Duncan et Bill Sprunger qui supervisent le camp Big Springs pour le district chaque été. À plusieurs reprises, ils ont également rencontré la ville de Provo pour discuter du déplacement du camp vers une prairie située en dessous du terrain de camping habituel. La recommandation suivante a été faite au conseil scolaire :

Si le conseil d'administration estime que l'expérience et l'apprentissage offerts par le Camp Big Springs sont conformes à notre vision et à notre mission en matière d'apprentissage des élèves et d'offre d'une expérience unique aux élèves, nous recommandons que pour 2024, le Camp Big Springs soit maintenu à son emplacement actuel.
- Nous reconstruirons les plates-formes pour qu'elles durent jusqu'à la saison 2024.
- Le camp se déroulera de la même manière que par le passé.
- Une personne sera désignée pour suivre Chad Duncan afin qu'à un moment donné, une autre personne qui n'a pas un contrat de 242 jours puisse prendre la relève en tant que coordinateur du camp.
Si le Camp Big Springs se poursuit au-delà de 2024, nous suivrons tous les coûts de l'année en cours, nous obtiendrons des estimations et nous lancerons un appel d'offres pour les structures permanentes sur les deux sites, ce qui nous permettra de comparer le coût du maintien du camp à son emplacement actuel par rapport à celui de son transfert dans le pré. Nous présenterons ensuite ces chiffres au Conseil de l'éducation pour avis.

Sécurité à l'école : 49:25

Jason Garrison, directeur des services aux étudiants, fait une présentation. Par précaution, la présentation n'a pas été trop détaillée afin de préserver l'efficacité des mesures de sécurité prises. Le district dispose d'un plan de sécurité multidisciplinaire qui fait appel à tous les départements. Certains des efforts mis en avant sont les suivants :

Système de gestion des visiteurs RAPTOR
- Tous sont en place, sauf dans les deux lycées polyvalents. Ils en sont à différents stades de mise en œuvre en raison de la nécessité de former le personnel sur place.
Sous-comité sur l'accès aux bâtiments
- Le comité s'est réuni deux fois. Il s'agit des personnes suivantes
  - Révision des politiques et rationalisation du contenu.
  - Discussion sur les avantages et les inconvénients des portes extérieures donnant sur les bâtiments.
  - Discussion sur l'accès aux alarmes et les heures d'ouverture des sites du district.
Systèmes de détection précoce
- BARK - communication en ligne des étudiants
- Conseils anonymes SafeUT
- Alertes/rapports du Contentkeeper
- Évaluation des menaces pesant sur les élèves fondée sur des données probantes
Le stratifié de protection des fenêtres est désormais présent dans toutes les écoles.
Subvention pour la sécurité et le soutien à l'école
- HB61 Exigences de sécurité
  - Projets
    - Augmentation du nombre de caméras de surveillance intérieures
    - Fenêtres extérieures en stratifié de protection augmentation du nombre
School Safety Specialist Stipend Grant - il doit y en avoir un pour chaque école selon la loi HB61.

M. McCabe demande si l'éclairage extérieur des écoles fait partie du projet de loi. Ce sujet a été abordé, mais ne fait pas partie du projet de loi.

Will Weidner, membre étudiant du conseil d'administration, s'est interrogé sur la désinformation en matière de sécurité et a utilisé l'exemple des enfants qui ne savent pas s'il s'agit d'un exercice ou non. Le directeur Garrison a parlé de l'erreur humaine et de la nécessité d'une communication claire. Il a également précisé que dans les situations d'urgence, le directeur de la communication du district coordonne la communication afin de s'assurer qu'elle est claire et cohérente.

Le conseil d'administration s'est félicité de ces efforts.

Examen des politiques : 1:15:19

Judy Rose, directrice des programmes scolaires, et Karen Brock, directrice du développement professionnel, ont présenté ces mises à jour au conseil d'administration.

Politique 4020 Développement et adoption des programmes d'études : 1:15:36

Cette politique a fait l'objet de quelques modifications, notamment des mises à jour dues à la loi de l'Utah, des titres de postes mis à jour et un souci de clarté. Il s'agit de la première lecture et elle sera publiée sur le site web pour recueillir les commentaires du public.

Politique 4040 - Développement professionnel : 1:16:50

Cette politique a été éditée pour plus de clarté et pour tenir compte des changements de titres de postes. Cette politique traite de la manière dont les éducateurs peuvent obtenir des crédits pour avancer dans le calendrier des salaires. Cette question est abordée chaque année lors des négociations et vise à clarifier le processus pour les employés. Il s'agit de la première lecture et le texte sera publié sur le site web pour recueillir les commentaires du public.

Demande d'achat important : 1:23:35

L'administrateur Derek Anderson a expliqué que les tables prévues pour les salles de sciences de la nouvelle école Shoreline Middle School n'étaient pas suffisantes pour répondre aux besoins des classes. Le district demande l'achat de nouvelles tables équipées de prises électriques et d'un revêtement épais pour la protection contre les produits chimiques.

Ajout d'un poste pour le département des affaires : 1:28:55

Devyn Dayley, directeur de la comptabilité, a expliqué qu'en raison du besoin important de temps du département des finances en dehors des heures de travail normales pour effectuer le travail requis, un ETP supplémentaire a été demandé. Le département des affaires demande la création d'un nouveau poste au sein du service des affaires. Ce poste offrira un large éventail de services aux écoles et aux départements et permettra au bureau des finances de bénéficier d'un soutien supplémentaire en matière d'achats, de budget et de comptabilité. Depuis plusieurs années, les exigences supplémentaires de l'État et du gouvernement fédéral en matière de services aux entreprises, les divers besoins budgétaires, les analyses supplémentaires nécessaires pour prendre de meilleures décisions et les nouveaux programmes créés ou attribués ont eu pour conséquence que seules les tâches les plus importantes ont pu être accomplies (et avec un temps considérable en dehors de la journée de travail normale) et qu'il a été impossible d'analyser les données sur les tendances et de créer des informations budgétaires plus significatives pour l'administration et les écoles. Un soutien supplémentaire permettra de mener à bien davantage de projets qui permettront au conseil de prendre des décisions davantage fondées sur des données et de s'assurer que les écoles et les départements sont mieux soutenus dans leurs décisions financières.

Réunion d'affaires

Serment d'allégeance : 1:48:50

Jarod Sites, directeur adjoint de l'enseignement élémentaire

Participation du public : 1:49:19

Pas de contribution du public

Examen de l'approbation du rapport d'audit : 1:49:50

Chaque année, les résultats financiers doivent faire l'objet d'un audit indépendant et être approuvés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration approuve les résultats de l'audit de l'exercice 22-23.

La motion est adoptée à l'unanimité

Examen de l'approbation d'une demande d'achat important : 1:55:22

Les laboratoires scientifiques ont besoin de tables uniques qui résistent aux produits chimiques et de prises électriques pour l'équipement utilisé. Les tables prévues à l'origine ne répondaient pas aux besoins. Ces nouvelles tables seront équipées de prises électriques. Elles sont également dotées d'une épaisse couche de protection contre les produits chimiques.

La motion est adoptée à l'unanimité

Examen de la possibilité d'approuver l'ajout d'un poste dans le département des affaires : 1:57:43

En raison du besoin important de temps du département des finances en dehors des heures de travail normales pour accomplir le travail requis, un ETP supplémentaire a été demandé.

La motion est adoptée à l'unanimité