Resumen de la reunión de la Junta Directiva del 28 de noviembre

30 de noviembre de 2023 /
Caleb Price /
Resumen de la Junta, Consejo Escolar del PCSD

Sesión de estudio

Formación sobre el Manual del Consejo: 1:15

La Presidenta Rebecca Nielsen repasó la sección "Solicitud de información" del Manual de la Junta. Ella ofreció un recordatorio de la carga de trabajo del personal en el distrito que están poniendo la información juntos.

Actualización de la construcción: 4:00

El Administrador de Empresas Derek Anderson presentó.

Timpview
- El plan para comenzar las clases en la nueva sección el 4 de diciembre ha cambiado. La escuela todavía tendrá sus tres días de salida temprana esta semana (11/29, 11/30, 12/1) para permitir que el personal comience a mudarse al nuevo edificio. Los estudiantes que se muden y asistan a clases en el nuevo edificio lo harán el 11 de diciembre. Esto permite que las cosas se envuelven - específicamente la inspección en el ascensor y permitirá tiempo adicional para el personal para establecer las aulas. Los profesores retendrán lo que necesiten enseñar en las antiguas aulas durante la semana del 4 al 8 de diciembre. Habrá una jornada de puertas abiertas el 11 de diciembre.

Informe de auditoría: 7:13

El Administrador de Empresas Derek Anderson presentó.

Los contables informaron sobre la auditoría. Estas son las conclusiones

La opinión del auditor independiente indica que han auditado los estados financieros y afirman que es una representación justa del ejercicio fiscal. Presentaron que el distrito recibió una opinión No Modificada o Limpia
Identificaron un factor de riesgo:
- Factor de riesgo - Entorno de nómina
  - Se señaló que hay muchas listas de control como parte de la nómina. Una de ellas es el informe de fichajes fallidos. La política de gestión de los fichajes fallidos no está muy clara. Lo que ocurre actualmente es que se informa al supervisor directo del empleado de la falta de fichaje y se le pide que ayude a cerrar el informe de fichaje. A menudo, el departamento de nóminas no recibe la respuesta necesaria de los supervisores y tiene que cerrar el informe de fichajes él mismo. Esto no es preferible. La recomendación del auditor es retirar los informes de fichajes no cerrados y retrasar el pago hasta que el supervisor del empleado se ocupe de los fichajes omitidos.
Controles internos en general: controles de software y quién tiene autoridad para hacer qué.
- Es necesario mejorar los controles. La falta de estos controles aprovecha a los empleados para cometer fraudes. Los auditores aconsejaron que el departamento financiero participara en todos los asuntos que pudieran implicar entradas o salidas de fondos. Se decidió que este año sólo sería necesario un comentario verbal. Los auditores harán un seguimiento durante la auditoría del año que viene; si no ha cambiado nada, podría incluirse en las conclusiones oficiales por escrito.
Informe de auditoría única:
- No hay conclusiones escritas: las conclusiones escritas del año pasado se abordaron en su totalidad.
Subvenciones:
- No se encontraron deficiencias. En las dos subvenciones principales que comprobaron no se hallaron hallazgos por escrito. El Distrito se considera de bajo riesgo en materia de subvenciones.
Se comprobaron los criterios de cumplimiento de las auditorías estatales en 7 ámbitos.
- Sin problemas, sin conclusiones escritas.
La emisión del importe presupuestario del año anterior se satisfizo íntegramente.

Campamento Big Springs: 30:25

Administrador de Empresas Derek Anderson presentó. El Superintendente y Administrador de Empresas se han reunido con Chad Duncan y Bill Sprunger que supervisan Camp Big Springs para el distrito cada verano. En ocasiones separadas, también se han reunido con Provo City para discutir el traslado de la ubicación del campamento a un prado por debajo del camping regular. La siguiente recomendación se hizo a la junta escolar:

Si la Junta considera que la experiencia y el aprendizaje proporcionados por Camp Big Springs están en consonancia con nuestra visión y misión para el aprendizaje de los estudiantes y para proporcionar una experiencia única para los estudiantes, entonces recomendamos que para 2024, continuemos con Camp Big Springs en su ubicación actual.
- Reconstruiríamos las plataformas para que durasen hasta la temporada 2024.
- El campamento se desarrollaría de forma similar a como lo ha hecho en el pasado.
- Se identificaría a alguien que siguiera a Chad Duncan para que, en algún momento, otra persona que no tuviera un contrato de 242 días pudiera asumir el cargo de coordinador del campamento.
Si el campamento de Big Springs continuará más allá de 2024, realizaremos un seguimiento de todos los costes del año en curso, obtendremos estimaciones y emitiremos una RFP para las estructuras permanentes en ambas ubicaciones que podría darnos una comparación del coste de mantener el campamento en su ubicación actual frente a trasladarlo a la pradera. A continuación, presentaremos estas cifras al Consejo de Educación para que nos dé su opinión.

Seguridad escolar: 49:25

Jason Garrison, Director de Servicios Estudiantiles, hizo la presentación. Como precaución, la presentación no fue demasiado detallada para preservar la eficacia de la seguridad y la protección que se están tomando. El distrito tiene un plan multidisciplinario de seguridad y protección que utiliza todos los departamentos. Algunos de los esfuerzos destacados son los siguientes:

Sistema de gestión de visitas RAPTOR
- Todos están en marcha excepto en los dos institutos de enseñanza secundaria general. Se encuentran en distintas fases de aplicación debido a la necesidad de formar al personal de los centros.
Subcomité de Acceso a los Edificios
- El comité se ha reunido dos veces. Ellos son:
  - Revisar las políticas y racionalizar su contenido.
  - Debate sobre los pros y los contras de las puertas exteriores de acceso a los edificios.
  - Se ha debatido sobre el acceso a las alarmas y los horarios de funcionamiento en las sedes de los distritos.
Sistemas de detección precoz
- BARK - comunicaciones en línea para estudiantes
- SafeUT denuncias anónimas
- Alertas/informes de Contentkeeper
- Evaluación de la amenaza estudiantil basada en pruebas
El laminado protector de ventanas está ahora en todas las escuelas.
Subvención de seguridad y apoyo escolar
- Requisitos de seguridad HB61
  - Proyectos
    - Aumenta el número de cámaras de vigilancia interior
    - Ventanas exteriores Laminado protector aumentar el número
Especialista en Seguridad Escolar Stipend Grant - tiene que haber uno para cada escuela de acuerdo con HB61.

El miembro del Consejo McCabe preguntó si la iluminación exterior de las escuelas formaba parte del proyecto de ley. Ese tema ha surgido, pero no es parte del proyecto de ley.

El miembro de la Junta Estudiantil Will Weidner preguntó sobre la desinformación acerca de la seguridad y utilizó el ejemplo de los niños que no saben si algo es un simulacro o no. El Director Garrison habló sobre el error humano y la necesidad de una comunicación clara. También declaró que en situaciones de emergencia, el Director de Comunicaciones del distrito coordina la comunicación para garantizar que todas las comunicaciones sean claras y coherentes.

La Junta expresó su agradecimiento por estos esfuerzos.

Revisión de la política: 1:15:19

Judy Rose, Directora de Currículo, y Karen Brock, Directora de Desarrollo Profesional, presentaron estas actualizaciones de política a la junta.

Política 4020 Desarrollo y adopción de planes de estudios: 1:15:36

Esta política tiene algunos cambios, incluyendo actualizaciones debido a la Ley de Utah, títulos de trabajo actualizados y para mayor claridad. Esta es la primera lectura y se publicará en el sitio web para recibir comentarios del público.

Política 4040 - Desarrollo profesional: 1:16:50

Esta política ha sido editada para mayor claridad y para los cambios de título de trabajo. La política discute cómo los educadores pueden obtener crédito para avanzar en la escala salarial. Esto surge anualmente en las negociaciones y tiene por objeto proporcionar claridad sobre el proceso a los empleados. Esta es la primera lectura y se publicará en el sitio web para recibir comentarios del público.

Solicitud de grandes compras: 1:23:35

Administrador de Empresas Derek Anderson compartió que las mesas previstas para las aulas de ciencias en la nueva Shoreline Middle School no eran suficientes para las necesidades de las clases. El distrito está solicitando la compra de mesas actualizadas que tendrán tomas de corriente, así como un protector químico grueso en la superficie para la protección.

Adición de un puesto para el Departamento de Negocios: 1:28:55

Devyn Dayley, Director de Contabilidad, compartió que debido a la necesidad significativa de tiempo del departamento de finanzas fuera de las horas regulares de trabajo para obtener el trabajo requerido completado, se ha solicitado FTE adicional. El departamento de negocios solicita un nuevo puesto en Servicios Empresariales. Este puesto proporcionará una amplia gama de apoyo a las escuelas y departamentos y permitirá un apoyo adicional en materia de compras, presupuesto y contabilidad en la Oficina de Finanzas. Durante varios años, los requisitos estatales y federales adicionales en todos los Servicios Empresariales, las diversas necesidades presupuestarias, los análisis adicionales necesarios para tomar mejores decisiones y los nuevos programas creados o adjudicados, han dado como resultado que sólo se puedan completar las tareas más importantes (y con una enorme cantidad de tiempo fuera de la jornada laboral normal) y la incapacidad de analizar los datos de tendencias y crear información presupuestaria más significativa para la administración y las escuelas. El apoyo adicional proporcionará la capacidad de completar más proyectos que permitirán a la junta tomar decisiones más basadas en datos y asegurarse de que las escuelas y los departamentos están mejor apoyados en sus decisiones financieras.

Reunión de trabajo

Juramento a la bandera: 1:48:50

Jarod Sites, Superintendente Adjunto Educación Primaria

Aportaciones del público: 1:49:19

Sin aportaciones públicas

Examen de la aprobación del informe de auditoría: 1:49:50

Cada año, los resultados financieros deben ser auditados de forma independiente y aprobados por el consejo. El consejo aprueba los resultados de la auditoría del ejercicio 22-23.

Moción aprobada por unanimidad

Examen de la aprobación de la solicitud de compra de grandes cantidades: 1:55:22

Los laboratorios de ciencias necesitan mesas únicas resistentes a los productos químicos y tomas de corriente para los equipos utilizados. Las mesas originales que se planearon no tenían las necesidades requeridas. Estas mesas actualizadas tendrán tomas eléctricas. También tienen un grueso protector químico en la superficie para su protección.

Moción aprobada por unanimidad

Consideración para aprobar la adición de un puesto en el Departamento de Negocios: 1:57:43

Debido a la importante necesidad de tiempo del departamento financiero fuera de las horas de trabajo regulares para completar el trabajo requerido, se han solicitado ETC adicionales.

Moción aprobada por unanimidad