Zusammenfassung der Vorstandssitzung vom 28. November

30. November 2023 /
Caleb Preis /
Zusammenfassung des Vorstands, PCSD-Schulbehörde

Studiensitzung

Schulung zum Vorstandshandbuch: 1:15

Präsidentin Rebecca Nielsen erläuterte den Abschnitt "Informationsanfragen" im Handbuch des Verwaltungsrats. Sie erinnerte an die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter des Distrikts, die die Informationen zusammenstellen.

Aktualisierung der Bauarbeiten: 4:00

Geschäftsverwalter Derek Anderson präsentierte.

Timpview
- Der Plan, den Unterricht in der neuen Abteilung am 4. Dezember zu beginnen, hat sich geändert. Die Schule wird in dieser Woche weiterhin ihre drei vorzeitigen Schließtage abhalten (29.11., 30.11., 1.12.), damit das Personal mit dem Umzug in das neue Gebäude beginnen kann. Die Schüler, die in das neue Gebäude einziehen und den Unterricht dort besuchen, werden nun am 11. Dezember eingeschult. Dies ermöglicht es, einige Dinge zu erledigen - insbesondere die Inspektion des Aufzugs - und gibt den Lehrkräften zusätzliche Zeit für die Einrichtung der Klassenräume. Die Lehrer werden in der Woche vom 4. bis 8. Dezember das, was sie in den alten Klassenzimmern unterrichten müssen, zurückhalten. Am 11. Dezember findet ein Tag der offenen Tür statt.

Prüfungsbericht: 7:13

Geschäftsverwalter Derek Anderson präsentierte.

Die Wirtschaftsprüfer haben über die Prüfung berichtet. Dies sind die Ergebnisse

Das Gutachten der unabhängigen Prüfer besagt, dass sie den Jahresabschluss geprüft haben und dass er ein angemessenes Abbild des Haushaltsjahres darstellt. Sie legten dar, dass der Distrikt einen uneingeschränkten oder sauberen Bestätigungsvermerk erhalten hat.
Sie identifizierten einen Risikofaktor:
- Risikofaktor - Umfeld der Gehaltsabrechnung
  - Es wurde festgestellt, dass es viele Checklisten als Teil der Gehaltsabrechnung gibt. Ein Teil davon ist der Bericht über versäumte Stempel. Die Richtlinien für den Umgang mit versäumten Stempeln sind nicht sehr klar. Derzeit wird der direkte Vorgesetzte eines Mitarbeiters auf den versäumten Stempel aufmerksam gemacht und gebeten, bei der Erstellung des Stempelberichts zu helfen. Die Lohnbuchhaltung erhält oft nicht die erforderliche Antwort von den Vorgesetzten und muss den Stempelbericht selbst abschließen. Dies ist nicht wünschenswert. Der Prüfer empfiehlt, die nicht abgeschlossenen Stempelberichte herauszuziehen und die Zahlung zu verzögern, bis der Vorgesetzte des Mitarbeiters die fehlenden Stempel nachgeholt hat.
Interne Kontrollen im Großen und Ganzen - Softwarekontrollen und die Frage, wer wozu befugt ist.
- Es müssen bessere Kontrollen durchgeführt werden. Das Fehlen dieser Kontrollen ermöglicht es den Mitarbeitern, Betrug zu begehen. Die Prüfer rieten, die Finanzabteilung in alle Vorgänge einzubeziehen, bei denen es um Geldein- oder -ausgänge gehen könnte. In diesem Jahr wurde beschlossen, dass dies nur eine mündliche Bemerkung erfordert. Die Prüfer werden bei der Prüfung im nächsten Jahr nachhaken; wenn sich nichts geändert hat, könnte dies möglicherweise in die offiziellen schriftlichen Feststellungen aufgenommen werden.
Bericht über die Einzige Prüfung:
- Keine schriftlichen Feststellungen - die schriftlichen Feststellungen des letzten Jahres wurden vollständig berücksichtigt
Zuschüsse:
- Es wurden keine Unzulänglichkeiten festgestellt. Die beiden geprüften größeren Zuschüsse ergaben keine schriftlichen Feststellungen. Der Distrikt wird als risikoarm für Zuschüsse eingestuft.
Die Kriterien für die Einhaltung der staatlichen Prüfungskriterien wurden in 7 Bereichen geprüft.
- Keine Probleme - keine schriftlichen Feststellungen.
Der im Vorjahr ausgegebene Haushaltsbetrag wurde vollständig erfüllt.

Camp Big Springs: 30:25

Geschäftsverwalter Derek Anderson präsentierte. Der Superintendent und der Wirtschaftsverwalter haben sich mit Chad Duncan und Bill Sprunger getroffen, die jeden Sommer das Camp Big Springs für den Bezirk betreuen. Bei verschiedenen Gelegenheiten haben sie sich auch mit der Stadt Provo getroffen, um die Verlegung des Camps auf eine Wiese unterhalb des regulären Campingplatzes zu besprechen. Die folgende Empfehlung wurde dem Schulausschuss vorgelegt:

Wenn der Vorstand der Meinung ist, dass die Erfahrungen und Lernmöglichkeiten, die das Camp Big Springs bietet, mit unserer Vision und Mission für das Lernen der Schüler und die Bereitstellung einer einzigartigen Erfahrung für die Schüler übereinstimmen, dann empfehlen wir, dass wir das Camp Big Springs für 2024 an seinem jetzigen Standort weiterführen.
- Wir würden die Bahnsteige so umbauen, dass sie bis zur Saison 2024 halten.
- Das Camp würde ähnlich wie in der Vergangenheit ablaufen.
- Es wird eine Person bestimmt, die Chad Duncan beschattet, so dass zu einem bestimmten Zeitpunkt eine andere Person, die keinen 242-Tage-Vertrag hat, das Amt des Camp-Koordinators übernehmen kann.
Wenn das Camp Big Springs über das Jahr 2024 hinaus weitergeführt werden soll, werden wir alle laufenden Kosten verfolgen, Schätzungen einholen und eine Ausschreibung für die dauerhaften Strukturen an beiden Standorten durchführen, die uns einen Vergleich der Kosten für die Beibehaltung des Camps am jetzigen Standort und die Verlegung auf die Wiese ermöglichen würde. Anschließend würden wir diese Zahlen dem Bildungsrat zur Entscheidung vorlegen.

Aktuelles zur Schulsicherheit: 49:25

Jason Garrison, Direktor des Studentenwerks, hielt einen Vortrag. Vorsichtshalber wurde die Präsentation nicht zu detailliert, um die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen zu wahren. Der Bezirk hat einen multidisziplinären Sicherheitsplan, der alle Abteilungen einbezieht. Einige der hervorgehobenen Bemühungen sind die folgenden:

RAPTOR Besucherverwaltungssystem
- Bis auf die beiden Gesamtschulen sind alle bereits eingerichtet. Sie befinden sich in verschiedenen Stadien der Umsetzung, da das Personal an den Standorten noch geschult werden muss.
Unterausschuss für den Zugang zu Gebäuden
- Der Ausschuss ist zweimal zusammengetreten. Sie sind:
  - Überprüfung der Politik und Straffung des Inhalts.
  - Erörterte die Vor- und Nachteile von Außentüren, die in Gebäude führen.
  - Erörterte den Zugang zu Alarmanlagen und die Betriebszeiten an den Standorten des Distrikts.
Früherkennungssysteme
- BARK - studentische Online-Kommunikation
- SafeUT - Anonyme Hinweise
- Contentkeeper-Warnungen/Berichte
- Evidenzbasierte Bewertung der Bedrohung durch Schüler
Fensterschutzlaminat gibt es jetzt an allen Schulen.
Zuschuss für Schulsicherheit und Unterstützung
- HB61 Sicherheitsanforderungen
  - Projekte
    - Innenraum-Überwachungskameras erhöhen Anzahl
    - Außenfenster Schutzlaminat Anzahl erhöhen
Stipendium für Schulsicherheitsspezialisten - gemäß HB61 muss es für jede Schule ein Stipendium geben.

Vorstandsmitglied McCabe fragte, ob die Außenbeleuchtung an Schulen Teil des Gesetzentwurfs sei. Dieses Thema wurde angesprochen, ist aber nicht Teil des Gesetzentwurfs.

Das studentische Vorstandsmitglied Will Weidner fragte nach Fehlinformationen über die Sicherheit und verwendete das Beispiel von Kindern, die nicht wissen, ob etwas eine Übung ist oder nicht. Direktor Garrison sprach über menschliches Versagen und die Notwendigkeit einer klaren Kommunikation. Er erklärte auch, dass in Notfallsituationen der Kommunikationsdirektor des Bezirks die Kommunikation koordiniert, um sicherzustellen, dass alle Mitteilungen klar und einheitlich sind.

Der Verwaltungsrat würdigte diese Bemühungen.

Überprüfung der Politik: 1:15:19

Judy Rose, Direktorin für Lehrpläne, und Karen Brock, Direktorin für berufliche Entwicklung, stellten dem Vorstand die aktualisierten Richtlinien vor.

Richtlinie 4020 Lehrplanentwicklung und -verabschiedung: 1:15:36

Diese Richtlinie wurde in einigen Punkten überarbeitet, u.a. aufgrund des Utah-Gesetzes, der aktualisierten Berufsbezeichnungen und aus Gründen der Klarheit. Dies ist die erste Lesung, und sie wird auf der Website für öffentliches Feedback veröffentlicht werden.

Richtlinie 4040 - Berufliche Entwicklung: 1:16:50

Diese Richtlinie wurde überarbeitet, um sie klarer zu gestalten und um Änderungen der Berufsbezeichnungen zu berücksichtigen. In der Richtlinie wird erörtert, wie Pädagogen eine Anrechnung auf die Gehaltsliste erhalten können. Diese Frage wird jedes Jahr bei Verhandlungen aufgeworfen und soll den Mitarbeitern Klarheit über das Verfahren verschaffen. Dies ist die erste Lesung, und die Richtlinie wird auf der Website veröffentlicht, damit die Öffentlichkeit dazu Stellung nehmen kann.

Großer Kaufantrag: 1:23:35

Wirtschaftsverwalter Derek Anderson teilte mit, dass die für die naturwissenschaftlichen Unterrichtsräume in der neuen Shoreline Middle School geplanten Tische den Anforderungen der Klassen nicht genügen. Der Bezirk beantragt die Anschaffung neuer Tische, die mit Steckdosen und einem dicken Chemikalienschutz auf der Oberfläche ausgestattet sind.

Hinzufügung einer Position für die Wirtschaftsabteilung: 1:28:55

Devyn Dayley, Leiterin des Rechnungswesens, teilte mit, dass aufgrund des erheblichen Zeitbedarfs der Finanzabteilung außerhalb der regulären Arbeitszeiten, um die erforderliche Arbeit zu erledigen, zusätzliche VZÄ beantragt worden seien. Die Wirtschaftsabteilung bittet um eine neue Stelle im Bereich Business Services. Diese Stelle wird ein breites Spektrum an Unterstützung für Schulen und Abteilungen bieten und zusätzliche Unterstützung in den Bereichen Einkauf, Haushalt und Buchhaltung im Finanzamt ermöglichen. Seit mehreren Jahren haben zusätzliche staatliche und föderale Anforderungen an die Geschäftsdienste, verschiedene Budgetanforderungen, zusätzliche Analysen, die für bessere Entscheidungen benötigt werden, und neue Programme, die geschaffen oder vergeben wurden, dazu geführt, dass nur die wichtigsten Aufgaben erledigt werden konnten (und das mit einem enormen Zeitaufwand außerhalb des normalen Arbeitstages) und die Unfähigkeit, Trenddaten zu analysieren und aussagekräftigere Budgetinformationen für die Verwaltung und die Schulen zu erstellen. Mit zusätzlicher Unterstützung können mehr Projekte durchgeführt werden, die es dem Vorstand ermöglichen, mehr datengestützte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Schulen und Abteilungen bei ihren finanziellen Entscheidungen besser unterstützt werden.

Geschäftstreffen

Treueschwur: 1:48:50

Jarod Sites, Stellvertretender Superintendent für Grundschulbildung

Öffentliche Beiträge: 1:49:19

Kein öffentlicher Beitrag

Erwägung, den Prüfungsbericht zu genehmigen: 1:49:50

Jedes Jahr müssen die Finanzergebnisse unabhängig geprüft und vom Verwaltungsrat genehmigt werden. Der Verwaltungsrat genehmigt die Ergebnisse der Prüfung des GJ 22-23.

Antrag einstimmig angenommen

Erwägung der Genehmigung eines Antrags auf Großeinkauf: 1:55:22

Wissenschaftliche Labors benötigen spezielle Tische, die gegen Chemikalien resistent sind, und Steckdosen für die verwendeten Geräte. Die ursprünglich geplanten Tische erfüllten nicht die erforderlichen Anforderungen. Die aktualisierten Tische werden mit Steckdosen ausgestattet. Außerdem sind sie mit einem dicken Chemikalienschutz auf der Oberfläche versehen.

Antrag einstimmig angenommen

Erwägung, die Schaffung einer zusätzlichen Stelle in der Wirtschaftsabteilung zu genehmigen: 1:57:43

Da die Finanzabteilung viel Zeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten benötigt, um die erforderlichen Arbeiten zu erledigen, wurde ein zusätzliches VZÄ beantragt.

Antrag einstimmig angenommen