最後修訂：13 11 月, 2023

6211 程序 1 采购卡

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获取 P 卡

管理员或协助员可联系企业服务部，为其员工申请一卡通。
业务服务部门将让员工填写 P 卡申请表。
员工的行政主管或协调人应在所有 P 卡申请表上签字。
不向兼职员工发放 P 卡。
申请获得批准后，请将申请表交回企业服务部。
企业服务部将把批准的申请提交给美国银行进行处理。
卡将以员工姓名发放。员工必须在卡背面签名，并始终将其妥善保管。所有卡都是普罗沃市教育局的财产，只能用于教育局授权的消费。购物卡应与个人信用卡分开保管，以尽量减少将个人物品记入购物卡的风险。
采购卡到货后，业务服务部门将联系员工，安排取卡时间并提供简短培训。采购卡将根据以下准则发放：
- 办事指南
  - 校长秘书（每所小学一张秘书卡，每所中学两张秘书卡）
  - 计划负责人的秘书（每位负责人一张秘书卡）
  - 董事秘书（每位董事一张秘书卡）
  - 理事秘书（每位理事一张秘书卡）
  - 其他经业务主管批准
  - 卡片每天仅限 $5,000 张。
- 赡养/监护准则
  - 学校保管员每月的限额为 $500。
  - 维修员工每天仅限 $500。
- 管理员指南
  - 校长、助理和项目经理（每个项目一张卡）。例外情况将由商务处管理。
  - 卡片每天仅限 $5,000 张。
- 学校卡片
  - 小学将获得三张印有学校名称的卡片，可根据需要向教职员工发放。
  - 中学将获得四张印有学校名称的卡片，可根据需要向教职员工发放。
  - 高中将获得五张印有学校名称的卡片，可根据需要向教职员工发放。
  - 学校卡只有在获得商务处批准后才能用于学生旅行。
  - 工作人员在使用签出卡之前必须获得校长的批准。
- 总监和理事会成员准则
  - 卡片每天仅限 $5,000 张。
- 技术部
  - 卡的正常技术消费限额为每天 $5,000。
  - 用于大额技术采购的特定卡将获得更高的每日限额。
如果持卡人在任何时候不再受雇于普罗沃市教育局，必须将卡交还给商务服务部。
超过 $5,000 美元的采购必须在 Linq 中作为请购单处理。本规则的例外情况将由业务服务部门管理。

一般信息

所有供区政府使用的采购均免征犹他州销售税。使用员工阳光基金购买的物品则需纳税。签署的免税证明（犹他州 TC-721G 表）可从商业服务部门获取。
无论采用哪种付款方式，所有区采购政策均适用。
将一项采购拆分或人为分成两个或两个以上较小的采购是违反《州采购法》的行为。违规行为可能导致刑事处罚。
收据和对账单必须扫描到 Linq Archive 中。对账单可在对账单发布的次日在 US Bank 网站上查阅。对账单截止日期为每月 12 日，除非当天是周末，则为下周一。
查看月结单上的所有费用。如有任何不符，必须以书面形式提出异议，并立即拨打 1-800-523-9078 向美邦银行报告欺诈性收费。
如果不遵守政策和/或程序，商务处保留冻结或关闭 P 卡的权利。
如果您的银行卡丢失或被盗，请立即拨打 1-800-344-5696 联系 US Bank 客户服务中心。
任何与采购有关的问题，请联系商务服务部。

使用 P 卡购物

采购卡发放给经授权的员工，用于购买学校/部门使用的物品。
每月对账必须在报表月的最后一天之前提交。审批将在 Linq 中完成。校长的报表报告将提交给其主管审核并签字。这些表格将上传到 Linq 档案中的 p 卡报表扫描件。
采购卡不得与其他员工共用。只有持卡人可以使用采购卡。唯一的例外是首席秘书可以在获得授权的情况下使用管理员的卡。
学校卡可根据需要借给员工使用。采购前应由校长批准。
采购卡不得用于购买教科书、礼品卡、差旅费、固定资产、个人服务协议或个人消费。
购物卡不得在亚马逊上使用。
所购膳食必须有已签名的膳食授权表（6270 F1）。
任何购买行为都必须遵守健康政策。
持卡人
- 进行购买。确保无需缴税。(如有需要，请参阅犹他州免税证明 TC-721G 免税表）。
- 保留所有收据。
- 将帐号和说明输入 Linq。
- 将文件连同月度报表和任何投标文件扫描到 Linq 档案中，以供审查和批准。

每月审计

业务服务处将对 P 卡交易进行月度审计。
不遵守政策可能会导致失去 P 卡特权。
- 如有不当采购，将要求提供书面解释和报销证明（如适用
- 多次违规可能导致暂时或永久丧失 P 卡使用权

用户必须在指定时间内完成对账。未完成对账的用户可能会暂时失去 P 卡使用权

如果未及时完成对账，可能不允许记入日记账。

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每月审计

相关政策、程序和表格