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最後修訂:13 11 月, 2023

6211 程序 1 采购卡

获取 P 卡

  1.  管理员或协助员可联系企业服务部,为其员工申请一卡通。
  2. 业务服务部门将让员工填写 P 卡申请表。
  3.  员工的行政主管或协调人应在所有 P 卡申请表上签字。
  4. 不向兼职员工发放 P 卡。
  5. 申请获得批准后,请将申请表交回企业服务部。
  6.  企业服务部将把批准的申请提交给美国银行进行处理。
  7. 卡将以员工姓名发放。员工必须在卡背面签名,并始终将其妥善保管。所有卡都是普罗沃市教育局的财产,只能用于教育局授权的消费。购物卡应与个人信用卡分开保管,以尽量减少将个人物品记入购物卡的风险。
  8. 采购卡到货后,业务服务部门将联系员工,安排取卡时间并提供简短培训。采购卡将根据以下准则发放:
    • 办事指南
      • 校长秘书(每所小学一张秘书卡,每所中学两张秘书卡)
      • 计划负责人的秘书(每位负责人一张秘书卡)
      • 董事秘书(每位董事一张秘书卡)
      • 理事秘书(每位理事一张秘书卡)
      • 其他经业务主管批准
      • 卡片每天仅限 $5,000 张。
    • 赡养/监护准则
      • 学校保管员每月的限额为 $500。
      • 维修员工每天仅限 $500。
    • 管理员指南
      • 校长、助理和项目经理(每个项目一张卡)。例外情况将由商务处管理。
      • 卡片每天仅限 $5,000 张。
    • 学校卡片
      • 小学将获得三张印有学校名称的卡片,可根据需要向教职员工发放。
      • 中学将获得四张印有学校名称的卡片,可根据需要向教职员工发放。
      • 高中将获得五张印有学校名称的卡片,可根据需要向教职员工发放。
      • 学校卡只有在获得商务处批准后才能用于学生旅行。
      •  工作人员在使用签出卡之前必须获得校长的批准。
    • 总监和理事会成员准则
      • 卡片每天仅限 $5,000 张。
    • 技术部
      • 卡的正常技术消费限额为每天 $5,000。
      • 用于大额技术采购的特定卡将获得更高的每日限额。
  9. 如果持卡人在任何时候不再受雇于普罗沃市教育局,必须将卡交还给商务服务部。
  10. 超过 $5,000 美元的采购必须在 Linq 中作为请购单处理。本规则的例外情况将由业务服务部门管理。

一般信息

  1. 所有供区政府使用的采购均免征犹他州销售税。使用员工阳光基金购买的物品则需纳税。签署的免税证明(犹他州 TC-721G 表)可从商业服务部门获取。
  2. 无论采用哪种付款方式,所有区采购政策均适用。
  3. 将一项采购拆分或人为分成两个或两个以上较小的采购是违反《州采购法》的行为。违规行为可能导致刑事处罚。
  4. 收据和对账单必须扫描到 Linq Archive 中。对账单可在对账单发布的次日在 US Bank 网站上查阅。对账单截止日期为每月 12 日,除非当天是周末,则为下周一。
  5. 查看月结单上的所有费用。如有任何不符,必须以书面形式提出异议,并立即拨打 1-800-523-9078 向美邦银行报告欺诈性收费。
  6.  如果不遵守政策和/或程序,商务处保留冻结或关闭 P 卡的权利。
  7. 如果您的银行卡丢失或被盗,请立即拨打 1-800-344-5696 联系 US Bank 客户服务中心。
  8. 任何与采购有关的问题,请联系商务服务部。

使用 P 卡购物

  • 采购卡发放给经授权的员工,用于购买学校/部门使用的物品。
  • 每月对账必须在报表月的最后一天之前提交。审批将在 Linq 中完成。校长的报表报告将提交给其主管审核并签字。这些表格将上传到 Linq 档案中的 p 卡报表扫描件。
  • 采购卡不得与其他员工共用。只有持卡人可以使用采购卡。唯一的例外是首席秘书可以在获得授权的情况下使用管理员的卡。
  • 学校卡可根据需要借给员工使用。采购前应由校长批准。
  • 采购卡不得用于购买教科书、礼品卡、差旅费、固定资产、个人服务协议或个人消费。
  • 购物卡不得在亚马逊上使用。
  • 所购膳食必须有已签名的膳食授权表(6270 F1)。
  • 任何购买行为都必须遵守健康政策。
  • 持卡人
    • 进行购买。确保无需缴税。(如有需要,请参阅犹他州免税证明 TC-721G 免税表)。
    • 保留所有收据。
    • 将帐号和说明输入 Linq。
    • 将文件连同月度报表和任何投标文件扫描到 Linq 档案中,以供审查和批准。

每月审计

  • 业务服务处将对 P 卡交易进行月度审计。
  • 不遵守政策可能会导致失去 P 卡特权。
    • 如有不当采购,将要求提供书面解释和报销证明(如适用
    • 多次违规可能导致暂时或永久丧失 P 卡使用权

用户必须在指定时间内完成对账。未完成对账的用户可能会暂时失去 P 卡使用权

  • 如果未及时完成对账,可能不允许记入日记账。

相关政策、程序和表格

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