Последнее изменение: 13 ноября, 2023

6211 Процедура 1 Закупочная карта

• Скачать 6211 Процедура 1 Закупочная карта

Чтобы получить P-карту

1.  Администратор или координатор может запросить карту для своего сотрудника, обратившись в службу поддержки.
2. Сотрудники бизнесслужбы заполнят заявление на получение P-карты.
3.  Администратор или координатор сотрудника должен подписывать все заявления на получение P-карты.
4. P-карты не выдаются сотрудникам, работающим неполный рабочий день.
5. После одобрения заявки верните ее в отдел обслуживания клиентов.
6.  Бизнес-служба передаст одобренные заявки в US Bank для обработки.
7. Карты выдаются на имя сотрудника. Сотрудник должен расписаться на обратной стороне карты и всегда хранить ее в надежном месте. Все карты являются собственностью школьного округа Provo City School District и должны использоваться только для санкционированных покупок округа. Карты покупок должны храниться отдельно от личных кредитных карт, чтобы свести к минимуму риск списания личных средств с карты покупок.
8. Когда карта будет получена, служба поддержки свяжется с сотрудником, чтобы назначить время получения и провести краткий инструктаж. Закупочные карты будут выдаваться в соответствии со следующими правилами:
   • Руководства по делопроизводству
     • Секретарь директора (одна карточка секретаря на начальную школу, две карточки секретаря на среднюю школу)
     • Секретарь руководителя программы (одна карточка секретаря на руководителя)
     • Секретарь директора (одна карточка секретаря на директора)
     • Секретарь члена совета (одна карточка секретаря на члена совета)
     • Другие по согласованию с администратором
     • Количество карт ограничено $5 000 в день.
   • Руководство по содержанию/опеке
     • Школьные сторожа имеют ограничение в $500 в месяц.
     • Сотрудники, занимающиеся техническим обслуживанием, имеют ограничение в $500 в день.
   • Рекомендации для администраторов
     • Директора, ассистенты и руководители программ (одна карта на программу). Исключения из этого правила будут регулироваться Службой бизнеса.
     • Количество карт ограничено $5,000 в день.
   • Школьные карточки
     • Начальные школы получат три карточки с названием школы, которые можно будет выдавать сотрудникам по мере необходимости.
     • Средние школы получат четыре карточки с названием школы, которые можно будет выдавать сотрудникам по мере необходимости.
     • Старшим школам будут предоставлены пять карточек с названием школы, которые можно будет выдавать сотрудникам по мере необходимости.
     • Школьные карты можно использовать для поездок студентов только после получения разрешения от Службы бизнеса.
     •  Сотрудники должны получить одобрение директора школы перед использованием карты выезда.
   • Рекомендации для суперинтенданта и членов совета
     • Количество карт будет ограничено $5,000 в день.
   • Департамент технологий
     • Количество карт ограничено $5 000 в день для обычных покупок в сфере технологий.
     • Специальные карты, используемые для крупных покупок техники, будут иметь более высокий дневной лимит.
9. Если в какой-то момент владелец карты перестает работать в Provo City School District, карта должна быть возвращена в Службу бизнеса.
10. Закупки на сумму свыше $5 000 должны оформляться как заявка в Linq. Исключения из этого правила будут регулироваться Службой бизнеса.

Общая информация

1. Все покупки, сделанные для нужд округа, освобождаются от налога с продаж штата Юта. Покупки, сделанные на средства фонда Sunshine Funds сотрудников, облагаются налогом. Подписанные сертификаты об освобождении от налога (форма TC-721G штата Юта) можно получить в отделе обслуживания бизнеса.
2. Все правила закупок округа применяются независимо от способа оплаты.
3. Дробление или искусственное разделение закупки на две или более мелкие закупки является нарушением Кодекса государственных закупок. Нарушение может повлечь за собой уголовное наказание.
4. Квитанции и выписки должны быть отсканированы в Linq Archive. Выписки доступны на веб-сайте US Bank на следующий день после их публикации. Выписки заканчиваются 12 числа каждого месяца, если только этот день не выпадает на выходные, тогда это будет следующий понедельник.
5. Проверьте все расходы, указанные в ежемесячной выписке. Любые несоответствия должны быть опротестованы в письменном виде, а о мошеннических платежах следует немедленно сообщить в US Bank по телефону 1-800-523-9078.
6.  Бизнес-служба оставляет за собой право заморозить или закрыть P-карту, если не соблюдаются правила и/или процедуры.
7. Если ваша карта утеряна или украдена, немедленно свяжитесь со службой поддержки US Bank по телефону 1-800-344-5696.
8. По всем вопросам, связанным с закупками, обращайтесь в службу поддержки бизнеса.

Покупки с помощью P-карты

• Карты покупок выдаются уполномоченным сотрудникам для приобретения товаров для использования в школе/департаменте.
• Ежемесячные выверки должны быть представлены до последнего дня отчетного месяца. Утверждения будут производиться в Linq. Отчеты о выписках директора будут переданы его руководителю для проверки и подписи. Эти формы будут загружены в выписку по p-карте, отсканированную в Linq Archive.
• Карты покупок нельзя передавать другим сотрудникам. Только владелец карты может использовать р-карту. Единственное исключение - ведущий секретарь может использовать карту администратора с разрешения.
• Школьные карты могут выдаваться сотрудникам по мере необходимости. Директора должны утверждать покупки до их совершения.
• Карты покупок не должны использоваться для приобретения учебников, подарочных карт, командировочных расходов, основных средств, договоров на оказание персональных услуг или личных покупок.
• Карты покупок не должны использоваться на Amazon.
• Приобретенные блюда должны иметь подписанную форму разрешения на питание (6270 F1).
• При любой покупке необходимо соблюдать правила здорового образа жизни.
• Держатель карты:
  • Совершает покупку. Убедитесь, что налоги не уплачены. (При необходимости обратитесь к форме освобождения от налогов TC-721G (Utah State Exemption Certificate TC-721G)).
  • Сохраняет все квитанции.
  • Вводит номера и описания счетов в Linq.
  • Сканирует документы вместе с ежемесячным отчетом и любой конкурсной документацией в архив Linq для проверки и утверждения.

Ежемесячные аудиты

• Бизнес-служба будет проводить ежемесячный аудит операций по p-карте.
• Несоблюдение правил может привести к потере привилегий по p-карте.
  • Неправильные покупки потребуют письменного объяснения и подтверждения возмещения, если это применимо
  • Многократные нарушения могут привести к временной или постоянной потере привилегий по p-карте

Пользователи должны завершить сверку в отведенное время. Незавершенные сверки могут повлечь за собой временную потерю привилегий по p-карте

• Записи в журнале могут быть не разрешены, если сверка не была выполнена своевременно.

Соответствующие политики, процедуры и формы

• 6211 Политика Закупочная карта 
• 6211 Форма 1 "Карта закупок" Ежемесячный контрольный лист Конверт
• 6211 Форма 2 Отсутствие квитанции