Последнее изменение: 26 сентября, 2023

Политика № 1415 Записи и протоколы заседаний Совета директоров

Скачать Политику № 1415 Записи и протоколы заседаний Совета директоров

Протокол и запись открытого заседания

На всех открытых заседаниях Совета директоров, за исключением посещений объектов или поездок, на которых Совет директоров не принимает решений и не проводит голосований, ведутся письменные протоколы.

Письменный протокол должен содержать:

Дата, время и место проведения заседания;
Фамилии присутствующих и отсутствующих членов;
Содержание всех вопросов, предложенных, обсужденных или решенных Советом директоров, которое может включать краткое изложение замечаний членов Совета директоров;
Запись каждого проведенного голосования с разбивкой по отдельным членам;
Имя каждого лица, не являющегося членом Совета директоров, которое после признания его председательствующим членом Совета директоров представило показания или комментарии Совету директоров, а также краткое изложение его показаний или комментариев;
Любая другая информация, отражающая ход заседания, которую любой член Совета просит внести в запись и протокол.

Запись должна представлять собой полную и неотредактированную запись всех открытых частей заседания с момента начала заседания до его закрытия и должна быть маркирована или идентифицирована с указанием даты, времени и места проведения заседания.

Утверждение и доступность протоколов и записей заседаний Совета директоров

Запись открытого заседания совета директоров является общественным протоколом и должна быть доступна для прослушивания в течение трех рабочих дней после окончания заседания.

Письменный протокол открытого заседания совета директоров является публичным документом. Совет директоров должен установить и применять процедуры исправления и официального утверждения протоколов заседаний. До утверждения протокол считается "протоколом, находящимся на рассмотрении". Протоколы должны быть доступны общественности в течение разумного времени после заседания. После официального утверждения Советом директоров письменный протокол заседания является официальным отчетом о действиях, предпринятых на заседании. Утвержденные протоколы должны быть доступны общественности в течение трех рабочих дней после их утверждения Советом директоров.

Протокол заседания совета директоров, который еще не утвержден, должен содержать следующее сообщение, напечатанное заметным, легко различимым шрифтом: "Данный протокол еще не был официально утвержден Советом по образованию и до его официального утверждения может быть изменен".

Протокол и запись закрытого заседания

За исключением случаев, когда причиной закрытия заседания является обсуждение личной информации (характера, профессиональной компетентности или здоровья человека) или вопросов безопасности, как указано в Политике BEC, на всех закрытых заседаниях ведется запись, а на закрытых заседаниях могут вестись письменные протоколы. Такие записи и протоколы должны включать:

Дата, время и место проведения заседания;
фамилии присутствующих и отсутствующих членов; и
Имена всех присутствующих, за исключением случаев, когда такое раскрытие может поставить под угрозу конфиденциальный характер обсуждаемых вопросов или иным образом нарушить права присутствующих на неприкосновенность частной жизни.

При ведении записей закрытых заседаний они должны быть полными и неотредактированными записями всех частей закрытого заседания, а также должны быть помечены или идентифицированы с указанием даты, времени и места проведения закрытого заседания.

В случае закрытого совещания для обсуждения вопросов безопасности, характера, профессиональной компетентности или здоровья человека, как указано в Политике BEC, совещание не протоколируется, и протокол не ведется.

Отсутствие тайного голосования

Тайное голосование не проводится.

Записи и протоколы закрытых заседаний подлежат защите

Все записи и протоколы закрытых заседаний настоящим определяются как "защищенные записи" в соответствии с Законом об управлении доступом к правительственным документам.

Юридические ссылки и синопсис

Utah Code Ann. § 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

Протокол и запись открытого заседания

Utah Code Ann. § 52-4-203(4)(f) (2013)

Утверждение и доступность протоколов и записей

Utah Code Ann. § 52-4-206 (2006)

Протокол и запись закрытого заседания

Utah Code Ann. § 52-4-203(2)(d) (2013)

Отсутствие тайного голосования

Utah Code Ann. § 52-4-206(5) (2006)

Записи и протоколы закрытых заседаний подлежат защите

Utah Code Ann. § 63G-2-101 и последующие.

Записи и протоколы закрытых заседаний подлежат защите

Утверждено Советом по образованию

13 августа 2013 г.