Última modificação: maio 9, 2025

Política 7120 P1 Organizações de apoio escolar

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Visão geral:

A Diretoria de Educação, o Distrito e a escola local são neutros na seleção de uma associação/organização de apoio à escola dos pais. Nenhum endosso é dado ou deve estar implícito. O uso de logotipos do distrito ou da escola não é permitido sem a permissão do distrito.

Procedimento para o estabelecimento de uma associação/organização nova ou alternativa

I. Primeira etapa: Notificação de intenção/pedido

Uma associação/organização candidata envia uma notificação de intenção ao Gabinete do Superintendente, incluindo:
- Proposta de estatuto e normas da associação/organização
- 25 assinaturas individuais (não são permitidas assinaturas eletrônicas) de um dos pais/responsável legal com um aluno matriculado na escola local, conforme listado nos arquivos oficiais de registro, indicando apoio
Os estatutos e políticas propostos devem incluir:
1. Uma estrutura de governança sustentável, incluindo diretores e representantes das escolas
2. Disposições de filiação:
  - Opção anual
  - Participação dos funcionários
  - Componente do aluno secundário (se aplicável)
3. Políticas de não discriminação
4. Práticas e procedimentos de responsabilidade fiscal que exigem uma revisão anual e uma auditoria independente
5. Um processo para a aprovação de um orçamento anual pelos associados, incluindo as taxas, se houver
O distrito só aceitará a notificação de intenção e a inscrição se forem recebidas entre 1º de maio e 1º de outubro para o próximo ano letivo.
O aviso de intenção e a solicitação são analisados e verificados pelo superintendente ou pessoa designada. Essa análise pode levar até 30 dias corridos.
O distrito notificará a associação/organização solicitante, a associação/organização atual de apoio aos pais e à escola e a Diretoria de Educação se a notificação de intenção e a solicitação foram aprovadas e verificadas.
Depois de aprovado e verificado, o distrito fornecerá o candidato e as associações/organizações atuais:
- Uma lista de pais/responsáveis legais com um aluno matriculado na escola local (ou seja, informações de diretório local, conforme permitido pela FERPA)
- Uma lista de funcionários interessados em receber comunicações e informações das associações/organizações (os funcionários devem manifestar interesse por escrito)
A emissão das listas acima dá início ao período do ciclo de cinco anos.

II. Etapa 2: Petição para eleição

Assim que a associação/organização candidata receber a notificação de aprovação e verificação, a associação/organização candidata terá 30 dias corridos para apresentar uma petição para a eleição. Ambas as organizações podem fazer campanha durante o período da petição.
1. A petição para eleição requer assinaturas (não são permitidas assinaturas eletrônicas) de pelo menos 25% dos pais/responsáveis legais da escola local, conforme listado nos arquivos oficiais de registro, em apoio a uma eleição para determinar a associação/organização reconhecida de apoio à escola de pais. Durante o período de 30 dias corridos da petição, o candidato
2. Durante o período da petição de 30 dias corridos, a associação/organização solicitante e a associação/organização atual não poderão coletar assinaturas ou fazer campanha na propriedade da escola/distrito durante o horário escolar (incluindo 60 minutos antes ou depois do horário escolar), ou em atividades ou funções relacionadas à escola/distrito, ou usar equipamentos, suprimentos ou qualquer outro recurso do distrito para coletar assinaturas ou fazer campanha.
  1. A escola local facilitará a distribuição de um (1) folheto eletrônico da organização candidata e da organização atual durante o período da petição.
  2. O distrito facilitará e definirá uma agenda para uma (1) reunião comunitária na qual cada associação/organização terá a oportunidade de apresentar informações aos pais/responsáveis legais da escola.
3. Depois que uma petição de eleição é enviada ao Gabinete do Superintendente, o Superintendente ou pessoa designada tem até 30 dias corridos para verificar a petição de eleição.
  1. Se a petição para a eleição for verificada pelo Superintendente, o Superintendente ou pessoa designada marcará uma data para a eleição e fornecerá um aviso sobre o período eleitoral.
  2. Se a petição para a eleição não for verificada, não será possível enviar um aviso de intenção e uma solicitação subsequentes para essa escola por pelo menos cinco (5) anos.

III. Etapa 3: Eleição

Após a verificação e notificação de uma petição aprovada para eleição, o Superintendente ou pessoa designada designará um período de eleição de 15 dias corridos.
1. A organização solicitante e a organização atual não podem fazer campanha ativa na propriedade do Distrito durante o horário escolar (incluindo 60 minutos antes ou depois do horário escolar), ou em atividades ou funções relacionadas à escola/Distrito, ou usar equipamentos, suprimentos ou qualquer outro recurso do Distrito para coletar assinaturas de petições ou fazer campanha.
2. Regras e procedimentos de eleição:
  1. O superintendente ou pessoa designada agendará a data da eleição. A votação será realizada por voto secreto.
  2. A administração do distrito enviará pelo correio uma cédula oficial com instruções sobre como votar para os eleitores qualificados no endereço de registro do distrito. Os pais são responsáveis por atualizar seu endereço de registro antes que as cédulas sejam enviadas pelo correio.
    1. Um eleitor qualificado é um pai/responsável legal, conforme listado nos arquivos oficiais de registro da escola local, ou um funcionário adulto da escola. Se um pai/responsável legal também for funcionário da escola local, ele terá direito a um voto.
3. Somente as cédulas recebidas ou enviadas pelo correio até o prazo final da eleição e que estejam de acordo com as instruções da cédula serão verificadas e contadas.
4. A associação/organização de apoio à escola de pais com a maioria dos votos expressos se tornará a associação/organização de apoio à escola de pais reconhecida para o próximo ano letivo, começando em 1º de julho.
5. O Conselho de Educação ratificará a eleição em uma reunião do Conselho.

IV. Etapa 4: Aprovação final

A associação/organização predominante tem 60 (sessenta) dias corridos para fornecer a verificação das seguintes informações:
1. Comprovante de solicitação de isenção de impostos, número EIN e um acordo de solicitação de caridade ou um acordo com o distrito para supervisão financeira para cumprir as isenções da Lei de Solicitação de Caridade.
2. Documentação de que os líderes e membros serão devidamente treinados em gestão financeira, protocolos de captação de recursos, procedimentos de reuniões, etc. Normalmente, isso é fornecido pela PTA, mas as PTOs terão de apresentar documentação que comprove que foram treinadas em todas as mesmas áreas que os líderes da PTA.
Após a verificação das informações acima, o Conselho de Educação reconhecerá a associação/organização de apoio à escola dos pais a partir de 1º de julho.
Se a associação/organização de apoio à escola de pais do candidato não puder atender aos requisitos do Agave, o Conselho de Educação não concederá o reconhecimento.

V. Diversos

Se uma associação/organização de apoio à escola de pais for dissolvida antes de 1º de julho em um ano letivo atual, uma associação/organização de apoio à escola de pais anterior poderá ser reconhecida a critério da Diretoria.
Em quaisquer situações ou disputas que surjam com relação à validade de um documento, assinatura dos pais/responsáveis legais, procedimentos eleitorais ou quaisquer outras circunstâncias decorrentes desses procedimentos, o Superintendente ou pessoa designada tomará a decisão final de acordo com as políticas e procedimentos da Diretoria.
Uma solicitação de revisão de uma decisão tomada pelo Superintendente ou pessoa designada deve ser feita dentro de cinco (5) dias corridos.

Requisitos para organizações de apoio escolar

Uma vez escolhida a organização de apoio escolar, a organização propriamente dita começa com uma reunião inicial na qual são formados dois comitês: um comitê de estatutos e um comitê de nomeação. Cada comitê deve ser composto por pelo menos três pessoas. O local, a data e o horário das duas reuniões devem ser anunciados com bastante antecedência. O objetivo dos comitês é o seguinte:

Comitê de Estatutos:
- Crie o regimento interno e afixe-o por 30 dias na secretaria da escola.
- O comitê de estatutos precisará definir o valor das anuidades. As anuidades nunca devem ser consideradas a arrecadação de fundos para a escola.
- Se a organização de apoio escolar for uma Associação de Pais e Mestres, a Associação de Pais e Mestres de Utah e a Região 10 fornecerão apoio a essa organização na forma de treinamento, informações, apoio, materiais, liderança etc.
- Se a organização de apoio escolar for uma PTO, a organização deverá fornecer documentação sobre como treinará sua liderança para o uso adequado de fundos, procedimentos apropriados de captação de recursos etc.
Comitê de Nomeação: Encontre um candidato para cada cargo:
- Presidente
- Presidente eleito
- Vice-presidente(s)
- Tesoureiro
- Secretário

Depois de publicar os estatutos por 30 dias, será realizada uma reunião de organização para:

Votação para aprovar o estatuto social
Coletar formulários de filiação, distribuir informações sobre filiação e cobrar taxas.
São necessários pelo menos 10 membros para formar uma nova PTA ou PTO.
Indicar e votar nos dirigentes.
Assine a documentação e devolva-a ao Diretor Regional ou ao Conselho da Associação de Pais e Mestres de Utah, se a organização de apoio à escola for uma Associação de Pais e Mestres, ou ao diretor da escola, se estiver formando uma Associação de Pais e Mestres. O presidente da organização de apoio à escola fornecerá toda a documentação necessária e ajudará nessa etapa.

Captação de recursos como uma organização de apoio escolar

Toda arrecadação de fundos deve seguir os procedimentos do distrito. A organização deve ter um EIN e uma Licença de Solicitação de Caridade. Para as associações de pais e mestres, ambos são cobertos pela Utah PTA sem nenhuma taxa. A Utah PTA também oferece treinamento para tesoureiros, auxilia no Formulário 990 do IRS e o envia. No caso das PTOs, os diretores são responsáveis por toda a documentação.

Referências legais e regulamentos:

Política 6110 Política de doações e captação de recursos
Política 7260 Uso das instalações e do terreno da escola

Aprovado pelo Conselho de Educação

13 de janeiro de 2015

Revisado:

28 de março de 2025