Última modificação: setembro 27, 2023

3210 P1 Conformidade com a FERPA

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1. Procedimentos gerais:
   • Uma cópia do Aviso Anual da FERPA deve ser incluída no processo de registro do aluno.
   • O Aviso Anual da FERPA será publicado no site do Distrito Escolar Municipal de Provo e/ou amplamente distribuído e disponibilizado aos pais/responsáveis.
   • O Aviso do Distrito Escolar da Cidade de Provo sobre Informações de Diretório será incluído no processo de registro escolar, publicado no site do Distrito Escolar da Cidade de Provo e/ou amplamente distribuído e disponível aos pais/responsáveis.
2. Negação de liberação de informações do aluno:
   • Quando uma escola receber uma solicitação por escrito dos pais/responsáveis ou de um aluno qualificado (maior de 18 anos ou emancipado), usando o processo de registro de alunos do distrito, para negar a divulgação das informações de diretório do aluno, a escola inserirá a solicitação no sistema de informações do aluno em tempo hábil e de forma que qualquer funcionário solicitado a fornecer informações sobre o aluno possa determinar prontamente se foi feita uma solicitação para negar a divulgação das informações do aluno.
   • Quando o(s) pai(s)/tutor(es) ou o aluno qualificado escolhe a opção de negar a divulgação de informações de diretório, ele(a) está optando por não divulgar todas as informações designadas, exceto na medida em que a FERPA autorize a divulgação considerada pelo distrito como necessária para proteger a saúde ou a segurança do aluno ou de outros indivíduos e a divulgação para funcionários da escola com interesses educacionais legítimos. Um funcionário da escola é uma pessoa empregada pelo distrito como administrador, supervisor, instrutor ou membro da equipe de apoio (incluindo a equipe médica ou de saúde e o pessoal da unidade de aplicação da lei); uma pessoa que faz parte do conselho escolar; uma pessoa ou empresa com a qual o distrito contratou para realizar uma tarefa especial (como um advogado, auditor, consultor médico, terapeuta ou aplicativo/site); ou um pai/responsável ou aluno que faz parte de um comitê oficial, como um comitê disciplinar ou de reclamação, ou que auxilia outro funcionário da escola na realização de suas tarefas. Um funcionário da escola tem interesse educacional legítimo se precisar analisar um registro educacional para cumprir sua responsabilidade profissional.
   • Os pais/responsáveis não podem selecionar itens ou circunstâncias em que algumas informações podem ou não ser divulgadas.
   • Depois que um aluno qualificado ou pai(s)/tutor(es) tiver(em) feito uma solicitação para negar a divulgação das informações do aluno, a solicitação entrará em vigor em anos letivos sucessivos, a menos que seja alterada por escrito pelo aluno qualificado ou pai(s)/tutor(es).
   • Cada escola monitorará as solicitações para negar a liberação das informações de diretório de seus alunos para garantir que a solicitação seja atendida.
   • No nível do ensino médio, todas as solicitações de nomes de alunos, endereços e listas telefônicas recebidas de recrutadores militares ou instituições de ensino superior serão encaminhadas ao Escritório de Serviços ao Aluno do Distrito Escolar da Cidade de Provo para uma resposta.
   • Antes de liberar as informações de diretório do aluno, o Superintendente Assistente de Serviços ao Aluno, a administração da escola ou a pessoa designada analisará o banco de dados do distrito para verificar se as solicitações dos pais/responsáveis ou do aluno qualificado para negar a liberação das informações do aluno foram inseridas corretamente no Sistema de Informações do Aluno.
   • O distrito não divulgará informações de diretório de nenhum aluno qualificado que tenha solicitado, ou cujos pais/responsáveis tenham solicitado, que as informações não sejam divulgadas.
3. Solicitações de revisão de registros de alunos:
   • Os pais e responsáveis legais de alunos atualmente matriculados ou alunos qualificados podem enviar uma solicitação por escrito ao diretor da escola ou pessoa designada para analisar ou obter cópias dos registros do aluno.
   • Antes de permitir que uma pessoa tenha acesso aos registros do aluno, os funcionários da escola devem verificar a identidade da pessoa que está fazendo a solicitação. O distrito designa certas informações do aluno como Informações de Diretório. Essas informações podem ser divulgadas sem o consentimento dos pais/responsáveis; entretanto, as informações dos alunos não devem ser divulgadas rotineiramente mediante solicitação do público. Os funcionários da escola devem entrar em contato com o Serviço de Atendimento ao Aluno caso tenham dúvidas sobre as solicitações que possam receber.
   • O acesso aos registros escolares de acordo com a FERPA refere-se apenas aos registros educacionais oficiais, como notas, frequência e outras informações encontradas no arquivo cumulativo. Não se estende aos registros de sala de aula mantidos por um professor, diretor, orientador ou outro funcionário.
   • As escolas não são obrigadas a preparar relatórios especiais ou a recriar registros perdidos ou destruídos para atender a uma solicitação de registros de alunos.
   • As cópias dos registros devem ser fornecidas aos pais/responsáveis e aos alunos a um custo razoável. A incapacidade de pagar os custos de reprodução não pode proibir o acesso ao registro em si.
   • As solicitações de acesso a registros devem ser concedidas em tempo hábil e não mais do que 45 dias a partir da data da solicitação.
   • As escolas devem manter um registro de cada solicitação de acesso e de cada divulgação que fizerem de um registro educacional.
   • O registro de acesso deve incluir o(s) nome(s) da(s) parte(s) que solicitou ou recebeu informações dos registros e o motivo da solicitação.
   • Uma cópia do consentimento assinado pelos pais/responsáveis para NÃO liberar um registro deve ser mantida em arquivo.
4. Questões de custódia e solicitações de informações e contato de pais sem custódia:
   • Os pais/responsáveis sem custódia têm o direito de acessar o registro de seus alunos, a menos que a escola receba uma ordem judicial que proíba o acesso dos pais/responsáveis sem custódia.
   • O pai/responsável pela custódia não pode proibir o acesso do pai/responsável que não tem a custódia ao registro de seu filho, a menos que seja proibido por ordem judicial.
   • O pai/responsável que não tem a custódia deve fazer uma solicitação por escrito para obter o registro educacional do aluno.
   • As escolas não aceitarão nem honrarão nenhuma solicitação permanente de liberação periódica de registros para pais/responsáveis sem custódia.
   • A FERPA aplica-se somente a registros educacionais escritos. Ela não rege contatos pessoais, visitas ou conferências.
   • Normalmente, os pais/responsáveis não visitam as crianças na escola durante o horário escolar, independentemente de terem ou não a guarda. Se a escola permitir que o(s) pai(s)/tutor(es) visite(m) seu filho durante o horário escolar e houver uma ordem judicial referente à custódia, o pai/responsável que não tem a custódia só poderá ter acesso à criança com a permissão do pai que tem a custódia ou conforme especificamente autorizado na ordem judicial.
   • Os funcionários da escola estão proibidos de escrever cartas de apoio aos pais/responsáveis que estejam envolvidos em disputas ou processos de custódia legal, nem podem atuar como mediadores em disputas de custódia ou desacordos de visitação.
   • Em situações em que a custódia legal não puder ser verificada ou a equipe não puder determinar quem tem autoridade legal sobre a criança e acesso a ela, a escola o fará:
     • Permitir que apenas a pessoa que matriculou o aluno cancele sua matrícula;
     • Entre em contato com um policial ou com o DCFS e libere o aluno para um deles quando as partes estiverem em conflito e não chegarem a um acordo sobre a quem o aluno deve ser liberado.
   • Se qualquer pessoa causar perturbação no campus da escola, o diretor tem autoridade legal para exigir que os pais/responsáveis ou outros adultos perturbadores se abstenham de entrar na propriedade da escola sem tomar providências por meio dele. Os diretores podem negar a essas pessoas qualquer acesso à propriedade da escola se houver preocupações com segurança, incômodo ou possíveis lesões, Código de Utah 53A-3-503. O diretor deve notificar a pessoa por escrito de sua decisão sobre o acesso.
5. Solicitações de alteração de registros de alunos:
   • Se o(s) pai(s)/tutor(es) acreditar(em) que o registro do aluno contém informações imprecisas, enganosas ou que violam o direito de privacidade do aluno, ele(s) poderá(ão) solicitar que o registro seja alterado ou corrigido.
   • Os pais ou responsáveis devem enviar uma solicitação por escrito ao diretor para que seja feita uma revisão do registro do aluno. Os pais/responsáveis devem citar as informações que acreditam ser imprecisas, enganosas ou que violem os direitos de privacidade de seus filhos e fornecer qualquer documentação que comprove sua crença.
   • O diretor analisará o registro e reunirá mais informações, o que pode incluir uma conferência com os pais/responsáveis para esclarecer suas preocupações. O diretor tomará uma decisão em até 20 dias letivos após o recebimento da solicitação.
   • Se o(s) pai(s)/tutor(es) desejar(em) recorrer da decisão do diretor, poderá(ão) enviar uma solicitação por escrito para uma audiência ao Teaching and Learning Office (Escritório de Ensino e Aprendizagem) dentro de dez (10) dias letivos da decisão do diretor.
   • O Escritório de Ensino e Aprendizagem encaminhará a apelação ao Superintendente Assistente de Serviços ao Aluno, que conduzirá uma audiência no prazo de 20 dias letivos, na qual o(s) pai(s)/tutor(es) terá(ão) a oportunidade de apresentar evidências que sustentem sua solicitação de alteração do registro.
   • Os pais/responsáveis podem ser assistidos ou representados por um ou mais indivíduos, incluindo seu advogado; entretanto, os pais/responsáveis devem avisar com antecedência se pretendem trazer um advogado para que o distrito tenha a oportunidade de ter representação legal também.
   • O Superintendente Assistente de Serviços ao Aluno apresentará uma decisão por escrito no prazo de 20 dias letivos. A decisão incluirá um resumo das evidências e os motivos da decisão.
   • Se for tomada a decisão de alterar ou corrigir o registro do aluno, a alteração será feita e o(s) pai(s)/tutor(es) será(ão) informado(s) da alteração por escrito.
   • Se o Superintendente Assistente de Serviços ao Aluno determinar que o registro não será alterado, o(s) pai(s)/tutor(es) poderá(ão) colocar uma declaração no registro comentando as informações contestadas e/ou uma explicação do motivo pelo qual discordam da decisão do distrito.
6. Solicitações de registros por intimação ou em caso de emergência:
   • Antes de divulgar as informações do aluno quando intimada por lei (a menos que a intimação determine o contrário), a escola deve notificar os pais/responsáveis de que o registro de seu filho foi intimado, para que eles tenham a oportunidade de buscar aconselhamento jurídico.
   • Os funcionários da escola podem divulgar as informações do aluno às partes apropriadas em uma situação de emergência, se o compartilhamento de informações for necessário para proteger a saúde ou a segurança do aluno ou de outras pessoas.
7. Notificação e solicitações de revisão de materiais de acordo com a PPRA:
   • Os pais ou responsáveis devem ser notificados pelo menos duas semanas antes que qualquer pesquisa, análise ou avaliação possa ser aplicada aos alunos ou que quaisquer atividades planejadas ou tarefas de classe sejam implementadas, se o conteúdo estiver relacionado a uma ou mais das oito áreas protegidas pela PPRA.
   • Os pais ou responsáveis devem dar consentimento por escrito para que seu aluno participe de qualquer uma das atividades mencionadas acima.
   • A equipe da escola fornecerá os formulários de consentimento apropriados aos pais/responsáveis e monitorará a participação do aluno de acordo com o consentimento por escrito dos pais/responsáveis.
   • Os pais ou responsáveis podem dispensar o período mínimo de notificação de duas semanas.
   • Os pais ou responsáveis terão acesso e a oportunidade de revisar todo e qualquer material, pesquisa, tarefa ou avaliação se o conteúdo estiver relacionado a qualquer uma das áreas protegidas pela PPRA.
8. Solicitações de mídia e segurança na Internet:
   • A menos que a divulgação das informações de um aluno tenha sido negada, conforme descrito no Aviso Anual da FERPA, o aluno pode ser fotografado ou filmado pela mídia de notícias durante a cobertura de eventos ou programas escolares.

Política e formulários

• Política nº 3210 Conformidade com a FERPA
• Formulário de liberação FERPA