Última modificação: setembro 26, 2023

Política nº 1415 Registros e atas de reuniões da diretoria

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Registro de reuniões abertas e atas

Deverão ser mantidas atas escritas e um registro de todas as reuniões abertas da diretoria, exceto visitas ao local ou viagens em que nenhuma votação ou ação seja tomada pela diretoria, para as quais somente deverão ser mantidas atas escritas.

As atas escritas devem incluir:

1. A data, a hora e o local da reunião;
2. Os nomes dos membros presentes e ausentes;
3. A substância de todos os assuntos propostos, discutidos ou decididos pela Diretoria, que pode incluir um resumo dos comentários dos membros da Diretoria;
4. Um registro, por membro individual, de cada voto realizado;
5. O nome de cada pessoa que não seja membro da Diretoria e que, após ser reconhecida pelo membro da Diretoria que estiver presidindo a reunião, tenha apresentado testemunho ou comentários à Diretoria e um breve resumo de seu testemunho ou comentários;
6. Qualquer outra informação que seja um registro dos procedimentos da reunião que qualquer membro solicite que seja inserida no registro e nas atas.

A gravação deverá ser uma gravação completa e não editada de todas as partes abertas da reunião, desde o início até o encerramento da reunião, e deverá ser rotulada ou identificada com a data, hora e local da reunião.

Aprovação e disponibilidade de atas e gravações das reuniões da diretoria

A gravação de uma reunião aberta da diretoria é um registro público e deve estar disponível ao público para ser ouvida dentro de três dias úteis após o término da reunião.

As atas escritas de uma reunião aberta da diretoria são registros públicos. A Diretoria estabelecerá e implementará procedimentos para correção e aprovação formal das atas das reuniões. Antes da aprovação, as atas são consideradas "atas pendentes". As atas pendentes devem ser disponibilizadas ao público em um prazo razoável após a reunião. Após a aprovação formal pela Diretoria, as atas escritas da reunião serão o registro oficial das ações tomadas na reunião. As atas aprovadas deverão ser disponibilizadas ao público em até três dias úteis após a aprovação pela Diretoria.

As atas pendentes de uma reunião da diretoria devem incluir o seguinte aviso em destaque e facilmente visível: "Estas atas ainda não foram formalmente aprovadas pelo Conselho de Educação e, até essa aprovação formal, estão sujeitas a alterações."

Registro de reuniões fechadas e atas

Exceto quando o motivo para encerrar a reunião for a discussão de informações pessoais (o caráter, a competência profissional ou a saúde de um indivíduo) ou questões de segurança, conforme especificado na Política BEC, deverá ser mantida uma gravação de todas as reuniões fechadas e poderão ser mantidas atas escritas das reuniões fechadas. Essas gravações e quaisquer atas devem incluir:

1. A data, a hora e o local da reunião;
2. Os nomes dos membros presentes e ausentes; e
3. Os nomes de todas as pessoas presentes, exceto quando essa divulgação comprometer a natureza confidencial das questões que estão sendo discutidas ou violar os direitos de privacidade das pessoas presentes.

Quando mantidas, as gravações de reuniões fechadas devem ser gravações completas e não editadas de todas as partes da reunião fechada, e devem ser rotuladas ou identificadas com a data, hora e local da reunião fechada.

Quando uma reunião for fechada com a finalidade de discutir questões de segurança ou o caráter, a competência profissional ou a saúde de um indivíduo, conforme especificado na Política BEC, a reunião não deverá ser registrada e nenhuma ata deverá ser mantida.

Sem votação secreta

Nenhuma votação será realizada por voto secreto.

As gravações e atas de reuniões fechadas são protegidas

Todas as gravações e atas de reuniões fechadas são aqui designadas como "Registros Protegidos" de acordo com a Lei de Gerenciamento de Acesso a Registros Governamentais.

Referências legais e sinopse

Código de Utah Ann. § 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

Registro de reuniões abertas e atas

Código de Utah Ann. § 52-4-203(4)(f) (2013)

Aprovação e disponibilidade de atas e registros

Código de Utah Ann. § 52-4-206 (2006)

Registro de reuniões fechadas e atas

Código de Utah Ann. § 52-4-203(2)(d) (2013)

Sem votação secreta

Código de Utah Ann. § 52-4-206(5) (2006)

As gravações e atas de reuniões fechadas são protegidas

Código de Utah Ann. § 63G-2-101 et seq.

As gravações e atas de reuniões fechadas são protegidas

Aprovado pelo Conselho de Educação

13 de agosto de 2013