Paskutinį kartą pakeista: 13 lapkričio, 2023

6211 1 procedūra Pirkimo kortelė

• Parsisiųsti 6211 procedūra 1 Pirkimo kortelė

Kaip gauti P kortelę

1.  Administratorius arba tarpininkas gali paprašyti kortelės savo darbuotojui, kreipdamasis į Verslo paslaugų tarnybą.
2. Verslo paslaugų tarnyba lieps darbuotojui užpildyti P kortelės paraišką.
3.  Darbuotojo administratorius arba tarpininkas pasirašo visas P kortelės paraiškas.
4. P kortelės nebus išduodamos ne visą darbo dieną dirbantiems darbuotojams.
5. Patvirtinę paraišką, grąžinkite ją Verslo tarnyboms.
6.  Patvirtintas paraiškas Verslo paslaugos pateiks JAV bankui apdoroti.
7. Kortelės išduodamos darbuotojo vardu. Darbuotojas privalo pasirašyti kortelės kitoje pusėje ir visada laikyti ją saugioje vietoje. Visos kortelės yra Provo miesto mokyklų rajono nuosavybė ir gali būti naudojamos tik autorizuotiems rajono pirkiniams. Pirkimo kortelės turėtų būti laikomos atskirai nuo asmeninių kredito kortelių, kad būtų sumažinta asmeninių daiktų įkrovimo į pirkimo kortelę rizika.
8. Kai kortelė bus gauta, Verslo paslaugų skyrius susisieks su darbuotoju, kad suplanuotų jos atsiėmimo laiką ir trumpai apmokys. Viešųjų pirkimų kortelės bus išduodamos pagal šias gaires:
   • Kanceliarinės gairės
     • Direktoriaus sekretorius (viena sekretoriaus kortelė pradinei mokyklai, dvi sekretoriaus kortelės vidurinei mokyklai)
     • Programos vadovo sekretorė (vienam vadovui - viena sekretorės kortelė)
     • Direktoriaus sekretorius (vienam direktoriui - viena sekretoriaus kortelė)
     • Tarybos nario sekretorius (vienam tarybos nariui - viena sekretoriaus kortelė)
     • Kiti, gavę verslo administratoriaus patvirtinimą
     • Vienai dienai galima išduoti ne daugiau kaip $5 000 kortelių.
   • Priežiūros / globos gairės
     • Mokyklų prižiūrėtojai gali gauti ne daugiau kaip $500 per mėnesį.
     • Techninės priežiūros darbuotojams per dieną galima skirti ne daugiau kaip $500.
   • Administratoriaus gairės
     • Direktoriai, asistentai ir programų vadovai (po vieną kortelę kiekvienai programai). Išimtis tvarkys Verslo paslaugos.
     • Per dieną galima išduoti ne daugiau kaip $5 000 kortelių.
   • Mokyklos kortelės
     • Pradinės mokyklos gaus tris korteles su mokyklos pavadinimu, kurias prireikus galės išsitraukti darbuotojai.
     • Vidurinėms mokykloms bus išduotos keturios kortelės su mokyklos pavadinimu, kurias prireikus galės patikrinti darbuotojai.
     • Vidurinėms mokykloms bus išduotos penkios kortelės su mokyklos pavadinimu, kurias prireikus galės patikrinti darbuotojai.
     • Mokyklos korteles mokinių kelionėms galima naudoti tik gavus Verslo paslaugų tarnybos sutikimą.
     •  Prieš naudodamiesi išvykimo kortele, darbuotojai turi gauti direktoriaus patvirtinimą.
   • Superintendento ir tarybos narių gairės
     • Vienai dienai bus galima išduoti ne daugiau kaip $5 000 kortelių.
   • Technologijų departamentas
     • Per dieną kortele galima įsigyti tik $5 000 įprastinių technologijų pirkinių.
     • Specialioms kortelėms, naudojamoms dideliems technologiniams pirkiniams, bus nustatyti didesni dienos limitai.
9. Jei bet kuriuo metu kortelės turėtojas nebedirba Provo miesto mokyklų apygardoje, kortelę reikia grąžinti verslo tarnyboms.
10. Pirkimai, viršijantys $5 000, turi būti apdorojami kaip užklausa "Linq" sistemoje. Šios taisyklės išimtis tvarko Verslo paslaugos.

Bendra informacija

1. Visi pirkiniai, atliekami rajono reikmėms, neapmokestinami Jutos apyvartos mokesčiu. Pirkiniai, atlikti už darbuotojų "Sunshine" lėšas, yra apmokestinami. Pasirašytas neapmokestinamojo pajamų mokesčio pažymas (Jutos forma TC-721G) galima gauti Verslo tarnyboje.
2. Visos apygardos pirkimo taisyklės taikomos nepriklausomai nuo mokėjimo būdo.
3. Pirkimo skaidymas ar dirbtinis skaidymas į du ar daugiau mažesnių pirkimų yra Valstybinio viešųjų pirkimų kodekso pažeidimas. Už pažeidimus gali būti taikomos baudžiamosios sankcijos.
4. Kvitai ir ataskaitos turi būti nuskenuoti į "Linq Archive". Išrašus galima rasti JAV banko interneto svetainėje kitą dieną po išrašo paskelbimo. Išrašai baigiasi kiekvieno mėnesio 12 d., išskyrus atvejus, kai ši diena tenka savaitgaliui, tuomet išrašai baigiami kitą pirmadienį.
5. Peržiūrėkite visus mėnesio ataskaitoje nurodytus mokesčius. Bet kokius neatitikimus būtina užprotestuoti raštu ir apie nesąžiningus mokesčius nedelsiant pranešti JAV bankui telefonu 1-800-523-9078.
6.  Verslo tarnybos pasilieka teisę įšaldyti arba uždaryti P kortelę, jei nesilaikoma politikos ir (arba) procedūrų.
7. Jei kortelę pametėte arba pavogė, nedelsdami kreipkitės į JAV banko klientų aptarnavimo skyrių telefonu 1-800-344-5696.
8. Dėl bet kokių su pirkimu susijusių problemų kreipkitės į verslo tarnybas.

Pirkimas su P kortele

• Pirkimo kortelės išduodamos įgaliotiems darbuotojams, kad jie galėtų įsigyti mokykloje ar skyriuje naudojamų prekių.
• Mėnesio derinimai turi būti pateikti iki paskutinės ataskaitinio mėnesio dienos. Patvirtinimai bus atliekami "Linq" programoje. Direktoriaus ataskaitų ataskaitos bus pateikiamos jo vadovui peržiūrėti ir pasirašyti. Šios formos bus įkeltos į p-kortelės ataskaitą, nuskaitytą į "Linq" archyvą.
• Pirkimo kortelių negalima dalytis su kitais darbuotojais. Kortele gali naudotis tik jos turėtojas. Vienintelė išimtis - vyriausioji sekretorė gali naudotis administratoriaus kortele, gavusi įgaliojimą.
• Mokyklines korteles darbuotojams galima išduoti pagal poreikį. Direktoriai turėtų patvirtinti pirkinius prieš juos atliekant.
• Pirkimo kortelės neturėtų būti naudojamos vadovėliams, dovanų kortelėms, kelionių išlaidoms, ilgalaikiam turtui, asmeninėms paslaugų sutartims ar asmeniniams pirkiniams įsigyti.
• Pirkimo kortelės neturėtų būti naudojamos "Amazon".
• Perkant maistą turi būti pasirašyta maitinimo leidimo forma (6270 F1).
• Įsigyjant bet kokį pirkinį būtina laikytis sveikatingumo politikos.
• Kortelės turėtojas:
  • Atlieka pirkimą. Užtikrina, kad nebūtų mokami mokesčiai. (Jei reikia, remkitės Jutos valstijos atleidimo nuo mokesčių sertifikato TC-721G forma).
  • Išsaugo visus kvitus.
  • Įveda sąskaitų numerius ir aprašymus į "Linq".
  • nuskaito dokumentus, kartu su mėnesio ataskaita ir visais pasiūlymų dokumentais, į "Linq Archive", kad juos peržiūrėtų ir patvirtintų.

Mėnesiniai auditai

• Verslo paslaugos kas mėnesį atliks p-kortelės operacijų auditą.
• Nesilaikant taisyklių gali būti prarastos p-kortelės privilegijos.
  • Dėl netinkamų pirkinių reikės pateikti raštišką paaiškinimą ir, jei reikia, kompensacijos įrodymą.
  • Už kelis pažeidimus gali būti laikinai arba visam laikui atimtos p-kortelės privilegijos.

Vartotojai turi užbaigti derinimą per paskirtą laiką. Už nebaigtą derinimą gali būti laikinai prarastos p-kortelės teisės.

• Žurnalo įrašai gali būti neleidžiami, jei derinimas neatliktas laiku.

Susijusi politika, procedūros ir formos

• 6211 Politika Pirkimo kortelė 
• 6211 1 forma 1 Pirkimo kortelės mėnesio kontrolinis sąrašas vokas
• 6211 2 forma Trūkstamas kvitas