最終更新日9月 26, 2023

方針第1415号 理事会会合の記録と議事録

• ポリシーNo.1415 取締役会の記録と議事録のダウンロード

公開会議の記録と議事録

書面による議事録および記録は、理事会による投票または決定が行われない視察または巡回を除き、すべての開かれた理事会の会合について保管するものとする。

議事録には、以下の事項を記載する：

1. 会議の日時と場所；
2. 出席メンバーおよび欠席メンバーの氏名；
3. 理事会により提案、討議、決定されたすべての事項の内容（理事会メンバーによるコメントの要約を含む場合もある）；
4. 各会員による各投票の記録；
5. 理事会議長により認められた後、理事会に対して証言または意見を述べた理事会メンバー以外の各人の氏名、および証言または意見の簡単な要約；
6. 会合の議事録となるその他の情報で、会員が記録と議事録への記載を要請したもの。

録画は、会議の開始から閉会までのすべての公開部分の完全かつ編集されていない録画でなければならず、会議の日付、時間、場所がラベル付けされるか、または特定されるものとする。

理事会の議事録および記録の承認と利用可能性

開かれた理事会の会合の録音は公の記録であり、会合終了後3営業日以内に一般の人が聴くことができるようにしなければならない。

開かれた理事会の議事録は公文書である。理事会は、議事録の訂正と正式承認の手続を定め、実施するものとする。承認前の議事録は「保留議事録」とみなされる。保留中の議事録は、会合後、妥当な期間内に一般に公開されるものとする。理事会により正式に承認された場合、書面による議事録は、その会合で行われた決定 の公式記録となるものとする。承認された議事録は、理事会の承認後3営業日以内に一般に公開されるものとする。

理事会会合の保留中の議事録には、見やすい目立つ活字体で次のような告知を含めるものとする：「これらの議事録はまだ教育委員会によって正式に承認されておらず、正式に承認されるま では、変更される可能性がある。

非公開会議の記録と議事録

会議閉鎖の理由が、ポリシーBECに明記されているように、個人情報（個人の性格、職業上の能力、または健康状態）またはセキュリティ問題の議論である場合を除き、すべての非公開会議については録音を行い、書面による議事録を作成することができる。このような記録および議事録には、以下が含まれるものとする：

1. 会議の日時と場所；
2. 出席者と欠席者の氏名
3. 出席者全員の氏名。ただし、開示することで協議事項の機密性が損なわれる場合、または出席者のプライバシー権が侵害される場合を除く。

非公開会合の記録を保管する場合、非公開会合の全過程を完全かつ無編集で記録するものとし、非公開会合の日時と場所をラベル付けするか、または特定するものとする。

方針BECに明記されているように、安全保障上の問題、または個人の性格、職業上の能力、健康のいずれかを議論する目的で会議が非公開とされる場合、その会議は記録されず、議事録も作成されないものとする。

無記名投票なし

無記名投票による投票は行わないものとする。

非公開会議の記録と議事録は保護される

非公開会合の記録および議事録はすべて、政府記録アクセス管理法に基づく「保護記録」に指定される。

参考文献とあらすじ

ユタ州法§ 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

公開会議の記録と議事録

ユタ州法§ 52-4-203(4)(f) (2013)

議事録および記録の承認と利用可能性

ユタ州法§ 52-4-206 (2006)

非公開会議の記録と議事録

ユタ州法§ 52-4-203(2)(d) (2013)

無記名投票なし

ユタ州法§ 52-4-206(5) (2006)

非公開会議の記録と議事録は保護される

ユタ州法§ 第63G-2-101条ほか。

非公開会議の記録と議事録は保護される

教育委員会承認

2013年8月13日