第36話：行政アシスタントを祝う

2024年4月26日
ショーナ・スプランガー /

スーパーとスーパー

第36話：行政アシスタントを祝う

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プロボ市学区のWhat's Up With The Supポッドキャストへようこそ。教育長のウェンディ・ダウです。今週は「行政職の日」でした。今週のポッドキャストでは、ここプロボ市学区のオフィスと学校にいる素晴らしい管理職の方々をお訪ねし、それぞれの仕事について少しお話しいただいたり、彼らの仕事すべてに感謝の言葉を述べたりしました。

しかし、その前に近況を報告する必要がある。

学区では、建設および施設に関する情報を地域住民と共有し、話し合うため、4回の説明会を開催する。各集会は午後6時から始まり、以下の日程と場所で開催される。
- 月1日（水）、センテニアル中学校にて。
- 月6日（月）、ディクソン中学校にて。
- 5月15日（水）、テンプビュー・ハイスクールと
- 月16日（木）、プロボ高校にて。
- 来週の水曜日、センテニアルでの最初のミーティングは講堂で行われる。
5月11日（土）午後5時から7時まで、プロボ市学区LGBTQプラス諮問委員会は毎年恒例の「Night for All Families」を開催します。夕食、お菓子、絞り染め、芝生ゲーム、フェイスペインティング、カラオケ、景品、ラベンダー卒業式、コミュニティ情報ブースなどをお楽しみください。このイベントはジョーダン通り1591番地のグランドビュー学習センターで開催される。
月29日（月）、ディクソン中学校は「ディクソンとのお別れ」イベントを開催する。このイベントは一般に公開されます。学校側は特に、ディクソン中学校の過去の生徒や従業員の参加を望んでいる。私たちもこの場所に別れを告げるお手伝いに伺います。イベントは午後6時に始まる。
あなたのスイング・ピンを見つけてください。本を読み終えたら、ピンを受け取るために学校の事務室にチェックインしてください。
地区内で進行中の建設プロジェクトに関する最新情報をお聞きになりたい方は、地区ウェブサイトをご覧になり、新建設ニュースレターの登録リンクをクリックしてください。
教育委員会では、現在、地区のウェブサイトで、地域社会の皆様のご意見をお伺いするための新しい方針の草案を1つ掲載しています。地区ウェブサイトのメインページから、「方針、書式、文書」ボタンをクリックします。次のページの左上に、オレンジ色の「方針の草案はこちら」ボタンがあります。検討可能な新しい方針は、「学校キャンパスにおける超小型モビリティおよび歩行者用運搬具の使用に関する方針（案）」です。
次回の教育委員会は4月30日（火）です。勉強会は区役所の第1会議室で行われます。開始時刻は近日中に発表されます。この会議は一般公開されています。
プロボ市学区の全ご家庭にキャンプ・ビッグ・スプリングスに関するアンケートをお送りしました。私たちは、生徒たちに素晴らしい学習体験を提供し続けるために、このプログラムと私たちのコミュニティにおけるその重要性についてご意見をいただきたいと思います。このアンケートは4月30日までです。すでにアンケートにご協力いただいた皆様、ありがとうございました。
そしてまた、毎週金曜日に私からのビデオキャストをご覧ください。この短いビデオでは、地区全体で起きている仕事に関する重要な情報や最新情報をお伝えします。

さて、ゲストの紹介だ。

ウェンディ：今日はメラニー・シェリーさんとご一緒しています。彼女は地区オフィスの人事部で事務アシスタントを務めています。ようこそ、メラニー。

メラニー：こんにちは。

ウェンディ今週のポッドキャストでは、行政書士感謝週間についてお話しします。お集まりいただきありがとうございます。

メラニー：ああ、呼んでくれてありがとう。

ウェンディ：では、あなたにとっての典型的な1日について少し教えてください。

メラニー：そうね。典型的な一日は、早く始まって、ここに来て、事務所を開けて、準備をして、それから一日中仕事をこなすという感じね。主に先生たちと一緒に仕事をします。教師はすべて私が雇う。先生たちは私と1対1で面談します。給料のこととかね。だいたい6、7カ月はそれで忙しいんだ。それに加えて、私はこの地区事務所のみんなと仕事をするのが大好きです。フロントや従業員の監督をしていますが、彼らと一緒に働き、彼らの成長を見ることができるのはとてもやりがいがあります。また、ビザや入国管理局、教師の雇用、合法的な入国手続き、弁護士との連携にも携わっています。だからかなり忙しいんだ。それ以外は、私はただここにいて手助けをするだけです。必要なことがあれば、何でもご相談ください。

ウェンディ：一日にいろいろなことをするのね。あなたがしていることの多くは、人々の世話をしているようなものです。そして、この地区事務所で私たちのニーズがすべて満たされるようにしてくれている。

メラニー：その通り。それが一番好きなところなの。初日から、みんなと一緒に仕事をするのは、私をとても満足させてくれるの。このオフィスを去る人みんなに、友達がいて、いつも頼りにしていると知ってほしいから。

ウェンディ：今朝、私たちのチームと話したことのひとつに、私がプロボ市学区に足を踏み入れたとき、最初に出会ったのがあなただったということがあります。だから、そのことを知っておいてほしい。

メラニー：それは私にとってとても意味のあることだわ。だから、さっきも言ったように、私が望んでいることだから感慨深いわ。

ウェンディ：福利厚生について少し教えてください。あなたの仕事の一番いいところ、あるいは2つくらい強調してください。

メラニー：私の仕事の一番いいところは、間違いなく人々と一緒に仕事をすることです。私はとても思いやりがあるの。人柄もいいし、親切だしね。それが一番大切なことだと思うわ。つまり、仕事もとても重要なんだ。でも、人々にどう感じてもらえるか、どうすれば彼らが助かるか。それがすべてに勝ると思う。

ウェンディすべてに勝る。メラニーの仕事は素晴らしいわ。ここに来る人はみんな、あら、あの人は誰って言うし、彼女はとても安心させてくれるし、みんなの質問に答えてくれるし、チョコレートが必要なときも、飲み物が必要なときも、何でも持ってきてくれる。あなたはいつも、そういうことすべてに喜んで協力してくれる。もうひとつ、あなたが素晴らしいと思うことを強調したい。私たちが候補者を面接するとき、どのようなプロセスを経て面接に至るのか、そのすべての仕事について話してください。

メラニー：そう言っていただけてとても嬉しいです。私は応募者ポータルを監督し、すべての応募者を集め、すべての準備を整え、求人を掲載し、適切な人材を確保します。そして、基本的にはあなた方が仕事をするために必要な書類を手に入れることです。それがなければ、あなた方にとって不利になるし、私があなた方のために少しでも力になれると思うと、とても充実しています。

ウェンディ：あなたはすごいわ。私たちが受け取る小包や、整理整頓のされ方、ベストな人材を確保するために必要なことをするのがどれだけ簡単か。素晴らしい仕事をしてくれている。だから、今日も、そして毎日、私たちがどれだけあなたたちに感謝しているかを知っておいてほしい。プロボ市学区にあなたがいてくれて、私たちはとてもとても幸運です。

メラニー：ありがとう。聞いてくれてありがとう。感謝するわ。ありがとう。

ウェンディ：フランクリン小学校の事務アシスタントのショーナ・フェアバンクスです。今日はポッドキャストへのご出演、ありがとうございます。

ショーナ：光栄です。

ウェンディ：では、フランクリン小学校の事務アシスタントの仕事について教えてください。あなたにとってどんな一日なのか、少しだけ教えてください。

シャウナまあ、いろいろだね。悪くない日もあれば、クレイジーな日もある。新しいラプターシステムとかで、政府発行のIDを持っていない親がたくさんいるので、苦労することもあります。そのために余計な手続きを踏まなければならない。他の国から来た子も多いから、英語が話せない子も多いんだ。だから、ロサリオの出番が多いんだ。だから、毎朝来るんだ。最初にすることは、サブのチェック。私たちがカバーできているかどうかを確認するんだ。もしそうでなければ、ベンソンと協力してそれを済ませる。それから、役割分担とかの準備をする。通常は朝早く来て、保護者や一般の人たちからの電話がかかってくる前にそれを済ませる。でも、出席の電話もあるんだ。それがほぼ一日中、あるいはその翌日まで続くこともあるんだ。必要な教師、必要な保護者、必要な管理職やスタッフに柔軟に対応しなければならない。邪魔が入ったり、あっちへ行ったりこっちへ行ったり。どうやってこれまでやってこれたのかわからないような日もある。でも、それも悪くない。

ウェンディ：あなたは基本的に何でも屋さんで、誰でも必要なものがあれば、それを解決しなければならない。そして、おそらく他の誰も持っていないような学校についての知識をたくさん持っている。私の推測だけど。

ショーナまあ、知識が豊富かどうかはわからないけど、そうね、私たちは、子供たちの健康面のサポートから、調査業務、お迎えが来ないときの見守りまで、いろいろなことをやっているわ。つまり、起こることは何でも起こるんだ。

ウェンディ：フランクリン小学校にはいつからいらっしゃるのですか？

ショーナ：私は13年目だと思う。

ウェンディ：多くの家族や地域社会が、あなたのことを安定した存在として見ています。

ショーナベンソン校長は、私がここに来てから3人目の校長です。だから、確かに変化が多いわ。

ウェンディ：あなたの仕事の醍醐味を教えてください。

ショーナ：子どもたちはもちろん素晴らしいけど、たぶんここにいる人たちと一緒に仕事をするのが好きなんだと思う。素晴らしい両親もいる。

ウェンディ：では、仕事で一番好きなことは何だと思いますか？

ショーナ私が好きなのは、毎日8時間1つのことだけでなく、とても多様性があること。それが大変でイライラすることもあるけれど、いろいろなことができるのが一番の魅力かもしれない。

ウェンディ：もしあなたが、保護者や地域の人たちに、学校が子供たちのためにしていることについて、こんなことを知ってほしいんだけど、一般の人たちは知らないかもしれない、と思うようなことを知らせたいとしたら、それは何ですか？どんなことを伝えたいですか？

ショーナ：通常の仕事以外に、どれだけ多くの時間を割いているのか、そしてそれは先生たちだけでなく、事務員や管理職など、人々を助けるために多くのことが行われていることを、多くの人が知っているのか、見ているのかわかりません。

ウェンディ：まったく同感です。ですから、あなたがプロボ市学区で仕事をしてくれていること、教師、校長、そして生徒たちをどれだけ助けてくれているか、私たちがどれだけ感謝しているかを知ってほしいのです。それでは、素晴らしい一日をお過ごしください。今日、皆さんがお世話になったことを願っています。

ショーナ：うん。いい一日だった。

ウェンディ：とてもいいわ。ありがとう。

ショーナ：ええ。ありがとう。

ウェンディゲストはボニー・タウトカスさんです。彼女は私の事務アシスタントで、事務担当者感謝週間や感謝デー、その他もろもろでぜひ彼女にスポットを当てたいと思っています。ようこそ、ボニー。

ボニー：ありがとう。ここに来れてうれしいです。

ウェンディ：ボニーさんはプロボ市学区に移って何年になりますか？

ボニー：私は2018年にここに入った。

ウェンディ：COVIDの前からここにいたんですね。

ボニー：ええ。

ウェンディどのようなポジションから始めて、どのような経緯で監督室に入ることになったのですか？

ボニー：私はアレックス・ジャッドとトッド・マッキーの初等・中等教育のアシスタントから始めました。

ウェンディいつから監督室に移られたのですか？

ボニー：私は2020年の7月にここに引っ越してきた。

ウェンディ：それはエキサイティングなことで、同時に怖いことでもありますね。典型的な......いや、あなたには典型的な毎日というものはないのでしょうね。でも、ボニー・タウツカスの1日はどんな感じなのか教えてください。

ボニー：だから私はいつも、かなり早い時間からここに来て、ミーティングの準備を手伝っているの。私は食事係のようなものなの。スナックや水を運んで、みんなが退屈なミーティングを乗り切れるようにするの。とても長い。長いミーティング。だから、私はたいていそうやって一日を始める。ミーティングの間、私は皆のコメントについていき、彼らが毎日を過ごし、プロジェクトを終わらせるのに役立つようなメモを取るようにしている。私は電話応対をするのですが、実は、不機嫌な人たちから電話をもらうのがとても好きなんです。それが終わると、彼らは気分が良くなる。誰でも気分が良くなる。そして、「大丈夫だよ。だから、私はそういうことをたくさんしている。

ウェンディ：教育委員会について、また教育委員会をどのようにサポートしているのか、教えてください。

ボニー：教育委員会のメンバーは7人いるんだけど、彼らはときどき私に電話をかけてきて、彼らの仕事を手伝うためにあることを私に頼んでくる。

ウェンディ：あなたが理事会のアジェンダをすべて計画し、それをまとめ、文書をすべて掲示し、食事をすべて処理し、実際に理事会を運営しているんでしょう？あなたがいないとき、私たちは何をすればいいのかわからない。

ボニー：ええ、少しね。他の人たちにもそういったことを理解してもらう必要がある。ちょっとしたことだけど、アジェンダをまとめたり、ある項目が何時に始まるのかを確認したりすることで、ミーティングを円滑に進めることができる。たとえ守れなかったとしても、それはそれで構わない。そして、プレゼンテーションや会議のアジェンダをプロジェクターで投影し、会議が迅速に進行するようにする。

ウェンディ：それで、そのすべてを公開するわけですね。サマリーや議事録を作成し、透明性を確保する。

ボニー：ええ、公示ウェブサイトに掲載しています。これは誰もが知っていることではありませんが、学校に関する情報を得るには良い場所です。議題も議事録も、地区で何が起きているのか、いつ会議があるのか、必要なことはすべて掲載されています。

ウェンディ：そして、あなたが私のカレンダーを管理してくれる。いつもは、「今日は5回もダブルブッキングがあるの知ってる？どんな感じですか？

ボニー：それはいつも楽しいわ。というのも、すべての定例会議を準備し、開催する場所を確保しなければならないからです。地区内には大きな会議場があまりないので、難しいこともあります。それにダウ監督は超多忙で、予定をダブルブッキングするのが大好きなんだ。だから、どうしたらうまくいくだろう？校長たちに電話したりして、彼女がすべてを合わせられるように少し調整する。それが楽しいし、エキサイティングなんだ。

ウェンディ：ええ。ボニー、あなたは素晴らしいわ、特に一般の人たちと接するのが。では、あなたの仕事の一番いいところを教えてください。

ボニー：人です。一緒に働く人たちは本当に楽しい。ダウ監督は素晴らしい。彼女はいつもとても褒めてくれるし、私たちよりもずっとエネルギーがあるけど、私たちがついていけなくても怒らない。だから本当に感謝している。そして、私は彼女のお手本から学ぶことを楽しんでいます。また、地区事務所にいる他の素晴らしい人たち、コミュニケーション・チーム、校長、教師、保護者、そして理事会メンバーなど、本当に多くの良い人たちが、最終的に地区の生徒たちのためにすべてをうまく運営しようと懸命に努力しています。

ウェンディ：これ以上の言葉はないわ。素晴らしいわ。ありがとう、ボニー。私たちがどれだけあなたに感謝し、愛しているかを知ってほしい。あなたがいなければ、私たちの仕事はできなかった。それをわかってほしい。

ウェンディ次のゲストはエリザベス・モリナーロで、彼女はディクソン中学校の事務主任です。ようこそ。

エリザベスお招きいただきありがとうございます。

ウェンディ：では、ディクソン中学校にはいつからいらっしゃるのですか？

エリザベスもう3年くらいになるわ。以前はプロボ・ピークスの司書をしていたんだけど、一日の過ごし方を少し変えたいと思っていたときに、この機会が巡ってきて、ここに来ることができて、これ以上嬉しいことはないわ。

ウェンディ：あなたにはとてもポジティブなエネルギーがある。玄関から入ってくる人みんなを、ディクソンで歓迎されていると感じさせてくれる。学校全体のムードを作っているんです。あなたはそれを知っていますか？あなたがそうしていることを知っていますか？

エリザベスそうね、ありがとう。私たちはいつも、誰もが歓迎されていると感じ、オフィスが親しみやすいものであってほしいと願っています。それが、私がこの仕事を引き受けたかった理由のひとつでもあるの。街の反対側にあるセンテニアル校で、自分の生徒たちに親として、また生徒である私の子どもたちにとてもよくしてもらった経験があったので、この機会が巡ってきたとき、ぜひ恩返しをして、他の生徒たちにもそうしてあげたいと思ったんです。だから、ここに来ることができたし、自分の立てた目標が実際に実現していることを知ることができてうれしい。ありがとう。

ウェンディよくやった！ディクソン中学校での典型的な一日を教えてください。

エリザベス私は生徒が来る前にここに来て、来客を歓迎するための技術が整っているかを確認したり、一日が始まる前に必要なことがあれば直前までお手伝いしたりします。そして一日中、保護者、教師、生徒、ゲストがオフィスに来て、彼らがディクソンを訪れた理由が何であれ、ドアを出たときにポジティブなものになるように心がけています。それはどんなことでもよいのです。忘れ物であったり、質問であったり。この国に来たばかりの保護者や生徒もいます。引っ越しをする人もいます。つらい日々を過ごしている生徒もいます。前向きな良いことを分かち合いたい生徒もいます。オフィス・エイドと私は、誰でも気軽にオフィスに来てもらえるようにしたいと思っています。いつも気持ちよくオフィスに来てもらい、その目標を達成できることを願っています。

ウェンディ：そうね、あなたは間違いなくその目標を達成しているわ。では、あなたの仕事の一番いいところを教えてください。

エリザベス私の仕事で一番うれしいのは、生徒や保護者が悩みを抱えて来たり、動揺して来たりしたときに、帰り際に「ありがとう」「来てよかった」と言ってもらえることです。私にとってはちょっと面白い話なのですが、1年目にある保護者の方がいらっしゃったんです。その保護者の方は、これまでの学校生活に満足していないようでした。私はその親を見て、その親が去ってしまう前に、そしてこの学年が終わる前に、その親が学校に来るのが大好きになるようにしようと言った。そして、学年が終わるころには、「本当にありがとうございました。とてもいい経験になりました。そして、彼らが帰るとき、私は、そう、彼らが私たちがここにいるのは助けるためであって、邪魔するためではないと理解してくれたことにとても興奮した。だから私は、満足できない人たちが入ってきたときに、私たちには多くのリソースがあり、多くのスタッフや教師が彼らの経験を歓迎したいと願っていることを知ってもらうために何ができるかという課題に挑戦するのが好きなんだ。

ウェンディ：あなたは素晴らしい。あなたは毎日それを成し遂げている。だから今日、あなたにスポットを当てることができてとてもうれしいです。プロボ市学区のため、そして私たちディクソン・コミュニティ全体のためにしてくださっていることすべてに感謝します。ショアラインの新校舎への移転で、最も楽しみにしていることは何ですか？

エリザベス生徒たちが私たちの提供する最高のものを体験してくれることを本当に楽しみにしているわ。ディクソンには、アットホームで心地よく、伝統的な雰囲気があり、それは素晴らしいものです。しかし、私は教師たちが同じ大きさの教室を持てることに興奮している。Wi-Fiが全校舎で常時使えるような、最新のテクノロジーが導入されるのも楽しみだ。

この技術によって、私たちが提供できる追加的なものに彼らがアクセスできるようになることに興奮している。スペースの拡大。私は、生徒のためのより良い体育施設に興奮している。生徒たちがプロボ高校に移行する際に、今以上にシームレスな移行ができるよう、同じような環境で体験できることをとても楽しみにしています。私は、生徒たちがそのような環境を体験できることをとても楽しみにしています。そして、私たちのコミュニティが、追加のミーティングや、コンサートを開催するためのスペースを確保することで、みんなを収容するのに十分な広さを確保することができます。本当に楽しみです。

ウェンディ：あなたの熱意はとても伝染しやすい。それが今私が言いたいことです。そして、お店を通るすべての人が、あなたのおかげでここディクソンが愛され、歓迎されていると感じています。本当にありがとう。

エリザベスありがとうございます。

ウェンディ：トーニャ・ロバーツと一緒です。彼女はワサッチ小学校の事務アシスタントです。ようこそ、そして今週のポッドキャストにご出演いただきありがとうございます。

トンヤ：ありがとう。

ウェンディ：では、ワサッチ小学校に着任してどのくらいになるのか、少し教えてください。

トンヤ：ワサッチ小学校に勤めて11年ですが、この地区に勤めて26年になります。

ウェンディ：それは素晴らしい。では、ワサッチでの典型的な一日の過ごし方を教えてください。

トンヤ：8:30の開校に向けて準備することがたくさんあるので、早めに到着します。学校が始まると、オフィスは少し騒がしくなり、生放送でアナウンスしている場合ではなくなるからです。だから、アナウンスを事前に録音して流すんだ。代役の準備をしたり、開校の準備をしたり。だから、早めに来て、すべての準備が整っているのを確認するのが好きなんだ。

ウェンディ学校が始まったら、1日の残りの時間はどんなふうに過ごすのですか？というのも、あなたは1日に500種類くらいの帽子をかぶっているような気がするんです。

トンヤ：私はそれが大好きなの。通常、学校が始まってからは、子供たちの出入りのチェックに多くの時間を費やします。ワサッチ校の生徒たちは忙しく、社交的なことが多いので、子供たちの出入りをチェックしたり、先生が必要としていることを教えたり、校長先生のお手伝いをしたり、財政的な面倒を見たり、必要なときに必要な場所にみんながいるようにするのが、私たちの大きな仕事のひとつです。

ウェンディ：給食の配達もするんでしょ。生徒のためにピーナッツバターとゼリーのサンドイッチがあるんだけど、その生徒が今日それを食べられるようにする責任があるわね。トンヤ：もちろんです。健康的なランチを食べることはとても大切なので、生徒には必ずランチを持たせています。

ウェンディ：朝のアナウンスはとても楽しいそうですね。どんな感じなんですか？

トンヤ：朝のアナウンスは大好きだよ。歌ったり、いろいろな声を出したり、自分の好きなことをする機会だから。いろいろな観客のために、たくさんの歌を用意するの。メニューは、チキンにコーンにピザとか、そういうものばかり。子供たちを笑顔にする機会を与えてくれるんだ。子供たちが笑顔で一日を始め、バースデーソングなどを繰り返し歌うことができれば、それは私が子供たちに提供できることのひとつだと思うんだ。

ウェンディ仕事で一番楽しいことは何ですか？

トンヤ：この仕事で一番うれしいのは、生徒たちと触れ合えることです。生徒たちがやってきて、落ち込んでいたり、苦しんでいるのがわかる。そして、彼らが外に出て行くときには笑顔になっている。それだけでも価値がある。

ウェンディ：ワサッチ・エレメンタリーに来ると、誰もが歓迎されているように感じるのは、間違いなくあなたがここの雰囲気を作っているからです。先生、生徒、家族、そして校長先生をサポートするために、毎日毎日してくださっていることすべてに感謝しています。

トンヤ：ありがとう。

ウェンディ：皆さん、今週の「What's Up with the Soup」のエピソードにお付き合いいただきありがとうございます。いつものように、すべてのエピソードはSpotify、YouTube、そして地区のウェブサイトに掲載されます。

ポッドキャストで取り上げてほしいトピックや質問がありましたら、podcast at provo dot eduまでEメールをお送りください。それでは良い週末を。