Dernière modification : 19 avril 2021

FAQ sur les données des élèves

Comment puis-je partager mes IIP avec un autre membre du personnel du Provo City School District ?

En règle générale, essayez toujours de limiter les IPI que vous devez communiquer afin d'obtenir les résultats souhaités pour vous-même et pour la partie avec laquelle vous partagez des données.

Si vous devez partager des quantités plus importantes d'IPI, la meilleure pratique consiste à partager ces données dans un document Google et à ne les partager qu'avec le(s) destinataire(s) prévu(s). Pour ce faire, le ou les destinataires doivent être connectés à leur propre compte Google afin de s'assurer de leur identité. Il convient également de désactiver les fonctions de téléchargement, d'impression et de copie afin d'empêcher le(s) destinataire(s) d'en modifier l'accès.

Vous pouvez également utiliser le "mode confidentiel" de Gmail pour : Fixer une date d'expiration pour les courriels sensibles ; Exiger un code d'accès pour les courriels sensibles ; Empêcher le transfert, le téléchargement, le copier/coller de données sensibles dans un courriel.

Comment puis-je partager des dossiers d'élèves avec un autre district scolaire ? Le partage de données en dehors du PCSD est plus risqué car elles ne sont pas couvertes par notre accord de non-divulgation et notre politique d'utilisation acceptable. Si des IPI doivent être partagées avec un autre district, comme des dossiers d'élèves, la meilleure approche consiste à scanner le(s) document(s) en PDF et à exiger un mot de passe pour ouvrir le document PDF. Envoyez le PDF dans un courriel, puis le code d'accès dans un autre courriel.

Comment puis-je partager mes IIP avec le Conseil de l'éducation de l'État de l'Utah (USBE) ?

L'USBE utilise un système de transfert de fichiers sécurisé appelé MOVEit. Il s'agit du système le plus sûr pour partager les IIP avec l'USBE. Dans la plupart des cas, un administrateur de district devrait faciliter ce niveau de partage de données avec l'USBE.

Puis-je partager des données avec des parents/tuteurs par courrier électronique ?

Si un parent/tuteur envoie un courriel à un membre du personnel de la PCSD pour demander des IPI d'élèves, le membre du personnel peut partager ces informations directement avec le parent par courriel, comme demandé. Cependant, c'est le parent qui doit être à l'origine de la demande, et non le membre du personnel de la PCSD. Il est toujours plus sûr de partager des informations importantes sur l'élève par le biais d'un appel téléphonique sécurisé ou lors d'une réunion en face à face. Lorsque vous communiquez par téléphone, gardez ces idées à l'esprit :

Évitez de laisser des IPI dans un message vocal ; n'envoyez pas de texte contenant des IPI ; assurez-vous que l'environnement est sécurisé avant d'écouter ou de parler à voix haute au téléphone.

Puis-je partager des données par message texte ?

Les textos ne constituent pas une méthode sécurisée de transmission des IIP des élèves. Si vous communiquez des IIP à des parents/tuteurs ou à d'autres personnes extérieures au Provo City School District, il est préférable d'utiliser le serveur sécurisé du PCSD. L'envoi d'IIP par texto n'est jamais une méthode sûre de partage de données et doit être évité.

Questions supplémentaires concernant la confidentialité des données des élèves

Si vous avez d'autres questions sur la confidentialité des données des élèves, veuillez consulter le site web Connect Safely à l'adresse suivante : https://www.connectsafely.org