Dernière modification : 13 novembre 2023

6211 Procédure 1 Carte d'achat

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Pour obtenir une carte P

1.  Un administrateur ou un animateur peut demander une carte pour son employé en contactant le service commercial.
2. Le service commercial demandera à l'employé de remplir un formulaire de demande de carte postale.
3.  L'administrateur ou le facilitateur de l'employé doit signer toutes les demandes de carte P.
4. Les cartes P ne sont pas délivrées aux employés à temps partiel.
5. Une fois la demande approuvée, renvoyez-la à Business Services.
6.  Les services aux entreprises soumettront les demandes approuvées à l'US Bank pour traitement.
7. Les cartes sont délivrées au nom de l'employé. L'employé doit signer le verso de la carte et la conserver en lieu sûr. Toutes les cartes sont la propriété du Provo City School District et ne doivent être utilisées que pour des achats autorisés par le district. Les cartes d'achat doivent être conservées séparément des cartes de crédit personnelles afin de minimiser le risque d'imputer des articles personnels à une carte d'achat.
8. Lorsqu'une carte arrive, les services commerciaux contactent l'employé pour fixer une heure de retrait et lui donner une brève formation. Les cartes d'achat seront délivrées conformément aux directives suivantes :
   • Directives administratives
     • Secrétaire du directeur (une carte de secrétaire par école primaire, deux cartes de secrétaire par école secondaire)
     • Secrétaire du gestionnaire du programme (une carte de secrétaire par gestionnaire)
     • Secrétaire du directeur (une carte de secrétaire par directeur)
     • Secrétaire du membre du conseil (une carte de secrétaire par membre du conseil)
     • Autres sur approbation de l'administrateur d'entreprise
     • Les cartes sont limitées à $5 000 par jour.
   • Lignes directrices relatives à l'entretien et à la garde des enfants
     • Les gardiens d'école sont limités à $500 par mois.
     • Les employés de maintenance sont limités à $500 par jour.
   • Lignes directrices pour les administrateurs
     • Les directeurs, les assistants et les gestionnaires de programmes (une carte par programme). Les exceptions à cette règle seront gérées par les services commerciaux.
     • Les cartes sont limitées à $5 000 par jour.
   • Cartes scolaires
     • Les écoles élémentaires recevront trois cartes portant le nom de l'école, qui pourront être distribuées au personnel en fonction des besoins.
     • Les collèges et lycées recevront quatre cartes portant le nom de l'établissement, qui pourront être distribuées au personnel en fonction des besoins.
     • Les écoles secondaires recevront cinq cartes portant le nom de l'école, qui pourront être distribuées au personnel en fonction des besoins.
     • Les cartes scolaires ne peuvent être utilisées pour les déplacements des étudiants qu'après approbation du service commercial.
     •  Le personnel doit obtenir l'approbation du directeur avant d'utiliser la carte de sortie.
   • Lignes directrices à l'intention du surintendant et des membres du conseil
     • Les cartes seront limitées à $5 000 par jour.
   • Département de la technologie
     • Les cartes sont limitées à $5 000 par jour pour les achats normaux de technologie.
     • Les cartes spécifiques utilisées pour des achats technologiques importants se verront attribuer des limites journalières plus élevées.
9. Si, à un moment quelconque, le titulaire d'une carte n'est plus employé par le Provo City School District, la carte doit être retournée au Business Services.
10. Les achats d'un montant supérieur à $5 000 doivent faire l'objet d'une demande d'achat dans Linq. Les exceptions à cette règle seront gérées par les services commerciaux.

Informations générales

1. Tous les achats effectués pour l'usage du district sont exonérés de la taxe sur les ventes de l'Utah. Les achats effectués avec les Sunshine Funds des employés sont taxables. Des certificats d'exonération fiscale signés (formulaire TC-721G de l'Utah) peuvent être obtenus auprès des services commerciaux.
2. Toutes les politiques d'achat du district sont applicables, quel que soit le mode de paiement.
3. Le fait de fractionner ou de diviser artificiellement un achat en deux ou plusieurs achats de moindre importance constitue une violation du code des marchés publics de l'État. Les violations peuvent entraîner des sanctions pénales.
4. Les reçus et les relevés doivent être scannés dans Linq Archive. Les relevés sont disponibles sur le site web de la US Bank le jour suivant leur publication. Les relevés se terminent le 12 de chaque mois, sauf s'il s'agit d'un week-end, auquel cas ils se terminent le lundi suivant.
5. Examinez tous les frais figurant sur le relevé mensuel. Toute anomalie doit faire l'objet d'une réclamation écrite et les frais frauduleux doivent être immédiatement signalés à l'US Bank au 1-800-523-9078.
6.  Le service commercial se réserve le droit de geler ou de fermer une carte P lorsque la politique et/ou les procédures ne sont pas respectées.
7. En cas de perte ou de vol de votre carte, veuillez contacter immédiatement le service clientèle de US Bank au 1-800-344-5696.
8. Pour tout problème lié aux achats, contactez le service commercial.

Achats avec votre carte P

• Les cartes d'achat sont délivrées aux employés autorisés pour l'achat d'articles destinés à l'école ou au département.
• Les rapprochements mensuels doivent être soumis au plus tard le dernier jour du mois du relevé. Les approbations seront effectuées dans Linq. Les rapports sur les relevés des directeurs d'école seront soumis à leur supérieur hiérarchique pour examen et signature. Ces formulaires seront téléchargés sur le relevé de la p-card scanné dans Linq Archive.
• Les cartes d'achat ne peuvent pas être partagées avec d'autres employés. Seul le titulaire de la carte peut l'utiliser. La seule exception est que la secrétaire principale peut utiliser la carte de l'administrateur avec son autorisation.
• Les cartes scolaires peuvent être remises aux employés en cas de besoin. Les directeurs d'école doivent approuver les achats avant qu'ils ne soient effectués.
• Les cartes d'achat ne doivent pas être utilisées pour l'achat de manuels scolaires, de cartes-cadeaux, de frais de voyage, d'immobilisations, de contrats de services personnels ou d'achats personnels.
• Les cartes d'achat ne doivent pas être utilisées sur Amazon.
• Les repas achetés doivent être accompagnés d'un formulaire d'autorisation de repas signé (6270 F1).
• La politique de bien-être doit être respectée pour tout achat.
• Le porte-cartes :
  • Effectue l'achat. S'assurer qu'aucune taxe n'est payée. (Si nécessaire, se référer au certificat d'exonération de l'État de l'Utah TC-721G, formulaire d'exonération fiscale).
  • Conserve tous les reçus.
  • Saisit les numéros de compte et les descriptions dans Linq.
  • Scanne les documents, ainsi que les relevés mensuels et toute documentation relative aux appels d'offres, dans Linq Archive pour examen et approbation.

Audits mensuels

• Les services commerciaux procéderont à des audits mensuels des transactions effectuées au moyen de cartes p.
• Le non-respect de cette politique peut entraîner la perte des privilèges de la carte personnelle.
  • Les achats abusifs devront faire l'objet d'une explication écrite et d'une preuve de remboursement, le cas échéant.
  • Les infractions multiples peuvent entraîner la perte temporaire ou permanente des privilèges de la carte personnelle.

Les utilisateurs doivent effectuer le rapprochement dans le délai imparti. Les rapprochements non effectués peuvent donner lieu à une perte temporaire des privilèges de la carte-p.

• Les écritures de journal peuvent ne pas être autorisées si le rapprochement n'est pas effectué en temps voulu.

Politiques, procédures et formulaires connexes

• 6211 Politique relative à la carte d'achat 
• 6211 Form 1 Procurement Card Monthly Checklist Enveloppe
• 6211 Formulaire 2 Reçu manquant